Instructie voor de Student Voordat je een semester in het buitenland kunt verblijven als onderdeel van je studie, moet je eerst via Osiris Student een aanvraag doen voor een buitenlandperiode. Log in Osiris Student in en klik op tab Buitenland. Let op! Vanaf hier is Osiris in het Engels. Je hebt 3 verschillende mogelijkheden voor het registreren van een verzoek buitenland, afhankelijk van je gaat studeren (2 opties) stage lopen/afstuderen (1 optie). Maak je keuze 1. STUDEREN IN HET BUITENLAND... 2 STUDY ABROAD...2 FREEMOVER 4 2. STAGE LOPEN/AFSTUDEREN IN HET BUITENLAND. 6 TRAINEESHIP ABROAD.. 6 3. AANVRAGEN BEURS.8 3A. AANVRAGEN ERASMUSBEURS VOOR STUDIE.. 8 3B. AANVRAGEN ERASMUSBEURS VOOR STAGE /AFSTUDEREN... 101 Pagina 1 van 11
1. Studeren in het buitenland Study Abroad Kies links bovenaan het scherm voor een New request. Je komt nu in het volgende scherm: Vul de gegevens als volgt in: Blok General : Request for: Current degree programme = standaard, dus niet veranderen! Degree programme: Staat reeds ingevuld! Stay abroad: Study abroad Start date: 01-09-yyyy mogelijk voor het 1 e semester 01-02-yyyy mogelijk voor het 2 e semester End date: 31-01-yyyy mogelijk voor het 1 e semester, 31-08-yyyy mogelijk voor het 2 e semester. Maar als je de juiste actuele data weet, vul deze dan in! Tip: Save af en toe je gegevens. Als je te lang inactief bent op dit scherm moet je namelijk opnieuw beginnen! Vul hierna bij het blok Destination je eerste, tweede (= verplicht) en derde keuze (= kan optioneel zijn) in voor zover die bekend zijn. Als je alles goed hebt ingevuld, druk je op de Continue button. Op de pagina Formalities geef je aan dat je akkoord gaat met het uitwisselen van gegevens tussen Avans en de gastinstelling. Dit is noodzakelijk om je aanvraag te kunnen doorzetten. Vergeet niet op Submit te klikken ter bevestiging Zodra de Backfice van je academie de aanvraag in behandeling heeft genomen en een Besluit heeft (voorwaardelijk) toegekend, krijg je een mail. Check het blok Stay abroad requests. Zie schermafbeelding: Pagina 2 van 11
Word je geplaatst bij een Erasmus partner onderwijsinstelling, zorg op termijn dat de data van je verzoek buitenland kloppen. Indien nodig, moet de academie dit voor je aanpassen. Deze data worden namelijk gecontroleerd door Studentinfo bij het invullen/ondertekenen van OV vergoeding buitenland. Wil je een Erasmusbeurs aanvragen, ga dan verder naar 3a. Word je geplaatst bij een non-erasmus partner onderwijsinstelling, zorg op termijn dat de data van je verzoek buitenland kloppen. Indien nodig, moet de academie dit voor je aanpassen. Deze data worden namelijk gecontroleerd door Studentinfo bij het invullen/ondertekenen van OV vergoeding buitenland. Nadat je verzoek voor een buitenlandperiode is toegekend moet je de Contact Information invullen. Hierin geef je aan wanneer en met welk transportmiddel je naar je bestemming reist, wat daar je verblijfplaats is en wie Avans kan contacteren in geval van nood. Heb je nog geen adres vul voorlopig datgene in van de buitenlandse onderwijsinstelling bedrijf om daarna te wijzigen. Deze gegevens kunnen altijd worden aangepast. Het volledig invullen van de Contact Information is verplicht! Sla deze gegevens op middels de button onder boven aan het scherm. Pagina 3 van 11
Freemover Kies links bovenaan het scherm voor een New request. Je komt nu in het beginscherm van je aanvraag Blok General : Request for: Current degree programme = standaard, dus niet veranderen! Degree programme: Staat reeds ingevuld! Stay abroad: Study as a Freemover Start date: 01-09-yyyy mogelijk voor het 1 e semester 01-02-yyyy mogelijk voor het 2 e semester End date: 31-01-yyyy mogelijk voor het 1 e semester, 31-08-yyyy mogelijk voor het 2 e semester. Maar als je de juiste actuele data weet, vul deze dan in! Tip: Save af en toe je gegevens. Als je te lang inactief bent op dit scherm moet je namelijk opnieuw beginnen! Vul hierna bij het blok Destination het land, de stad en de naam van de instelling in waar je naartoe gaat en druk op Continue In het volgende scherm moet je alle gegevens van de gast-instelling invullen. Zorg dus dat je deze gegevens bij de hand hebt! Pagina 4 van 11
Op de pagina Formalities geef je aan dat je akkoord gaat met het uitwisselen van gegevens tussen Avans en de gastinstelling. Dit is noodzakelijk om je aanvraag te kunnen doorzetten. Vergeet niet op Submit te klikken ter bevestiging Zodra de Backfice van je academie de aanvraag in behandeling heeft genomen en een Besluit heeft (voorwaardelijk) toegekend, krijg je een mail. Check het blok Stay abroad requests. Zie schermafbeelding: Nadat je verzoek voor een buitenlandperiode is toegekend moet je de Contact Information invullen. Hierin geef je aan wanneer en met welk transportmiddel je naar je bestemming reist, wat daar je verblijfplaats is en wie Avans kan contacteren in geval van nood. Heb je nog geen adres vul voorlopig datgene in van de buitenlandse onderwijsinstelling bedrijf om daarna te wijzigen. Deze gegevens kunnen altijd worden aangepast. Het volledig invullen van de Contact Information is verplicht! Sla deze gegevens op middels de button onder boven aan het scherm. Pagina 5 van 11
2. Stage lopen afstuderen in het buitenland Traineeship abroad Kies links bovenaan het scherm voor een New request. Je komt nu in het beginscherm van je aanvraag Vul de gegevens als volgt in: Blok General : Request for: Current degree programme = standaard, dus niet veranderen! Degree programme: Staat reeds ingevuld! Stay abroad: Traineeship abroad Start date: 01-09-yyyy mogelijk voor het 1 e semester 01-02-yyyy mogelijk voor het 2 e semester End date: 31-01-yyyy mogelijk voor het 1 e semester, 31-08-yyyy mogelijk voor het 2 e semester. Maar als je de juiste actuele data weet, vul deze dan in! Tip: Save af en toe je gegevens. Als je te lang inactief bent op dit scherm moet je namelijk opnieuw beginnen! Vul hierna bij het blok Destination het land, de stad en de naam van je stagebedrijf in en druk op Continue Op de volgende pagina Traineeship information vul je de gegevens in van je stagebedrijf. Alle vragen zijn verplicht. Zorg dus dat je alle gegevens bij de hand hebt. Pagina 6 van 11
Druk op Continue, controleer je gegevens en indien deze juist zijn dien je middels Submit je verzoek in. Zodra de Backfice van je academie de aanvraag in behandeling heeft genomen en een Besluit heeft (voorwaardelijk) toegekend, krijg je een mail. Check het blok Stay abroad requests. Zie schermafbeelding: Nadat je verzoek voor een buitenlandperiode is toegekend moet je de Contact Information invullen. Hierin geef je aan wanneer en met welk transportmiddel je naar je bestemming reist, wat daar je verblijfplaats is en wie Avans kan contacteren in geval van nood. Heb je nog geen adres vul voorlopig datgene in van de buitenlandse onderwijsinstelling bedrijf om daarna te wijzigen. Deze gegevens kunnen altijd worden aangepast. Het volledig invullen van de Contact Information is verplicht! Pagina 7 van 11
Sla deze gegevens op middels de button onder boven aan het scherm. Je kunt nu Erasmusbeurs voor Stage aanvragen. Ga hiervoor door naar Hodstuk 3b. 3. Aanvragen Beurs 3a. Aanvragen Erasmusbeurs voor Studie Je begint op het scherm Stay abroad en klik op Grant. Pas hier de Start en End date aan en vul het bankrekeningnummer in waarop je de Beurs wilt ontvangen. Ga verder met Continue. Hierna verschijnt het blok Erasmus related questions. Hier worden vragen gesteld over wat details van je buitenlandperiode en over je mogelijk eerdere buitenlandervaring met Erasmus. Pagina 8 van 11
Bij 1 vul je in hoeveel hele studiejaren je al hebt afgerond op het moment dat je buitenlandperiode start; Bij 3 is de vraag stage een onderdeel is van deze studie periode buitenland. Tevens moet je hier je compleet ingevuld en ondertekend Learning Agreement BEFORE uploaden. Let op! De bestanden moeten in PDF format worden geüpload en zijn te vinden op iavans > Studentinfo > Studie en stage in het buitenland > Erasmus+ Als je alle bestanden geüpload hebt, klik je op de Continue button en verschijnt er een scherm met Uploads after returning. Hier staan nu nog geen vragen maar deze vragen moet je beantwoorden als je terug bent uit het buitenland om het laatste gedeelte van je beurs te kunnen ontvangen. Druk op Continue. Je komt nu in het laatste scherm. Controleer hier alles voor de laatste keer je ingevulde gegevens en druk op Submit. Op het scherm dat volgt, zie je de status van de bestanden nu op Submitted staan. Je aanvraag is nu ficieel ingediend en zal worden behandeld door Avans International Office. Osiris > Stay abroad > Contact Information (nog) niet ingevuld bij controle Erasmus+ beurs aanvraag, betekent dat je een mededeling ontvangt om in te vullen. Ga daarna naar Stay abroad > Grant, beantwoordt wederom vraag 8) in het blok Erasmus related questions en klik uiteindelijk op SUBMIT. Pagina 9 van 11
3b. Aanvragen Erasmusbeurs voor Stage/Afstuderen Je begint op het scherm Stay abroad en klik op Grant. Pas hier de Start en End date aan en vul het bankrekeningnummer in waarop je de Beurs wilt ontvangen. Druk op Continue om verder te gaan met je Beursaanvraag. Op de volgende pagina moet je informatie invullen over je Stage/afstudeer/project. 1. Wat voor bedrijf is het? 2. Is het een overheidsinstelling niet? 3. En is het een non-prit bedrijf? 4. Verder vul je een korte omschrijving van de bedrijfsactiviteiten in. Wat is de core business? Is het een internationaal bedrijf? Pagina 10 van 11
Tot slot geef je nog aan 5. welke taal je spreekt op je stage/afstudeer organisation, 6. hoeveel uur je werkt, 7. je een stagevergoeding krijgt en zo ja, 8. hoeveel euro s en 9. het bedrijf meer minder dan 250 medewerkers heeft. Druk op Continue. Hierna verschijnt het blok Erasmus related questions. Bij 10 vul je in hoeveel hele studiejaren je al hebt afgerond op het moment dat je buitenlandperiode start. Verder worden hier vragen gesteld over de details van je buitenlandperiode en over je mogelijk eerdere buitenlandervaring met Erasmus. Tevens moet je hier je compleet ondertekende Learning Agreement Before uploaden. Let op! De bestanden moeten in PDF format worden geüpload en zijn te vinden op iavans > Studentinfo > Studie en stage in het buitenland > Erasmus+ Als je alle bestanden geüpload hebt, klik je op de Continue button en verschijnt er een scherm met Uploads after returning. Hier staan nu nog geen vragen maar deze vragen moet je beantwoorden als je terug bent uit het buitenland om het laatste gedeelte van je beurs te kunnen ontvangen. Druk op Continue. Je komt nu in het laatste scherm. Controleer hier alles voor de laatste keer je ingevulde gegevens en druk op Submit. Op het scherm dat volgt, zie je de status van de bestanden nu op Submitted staan. Je aanvraag is nu ingediend en zal worden behandeld door International Office. Osiris > Stay abroad > Contact Information (nog) niet ingevuld bij controle Erasmus+ beurs aanvraag, betekent dat je een mededeling ontvangt om in te vullen. Ga daarna naar Stay abroad > Grant, beantwoordt wederom vraag 15) in het blok Erasmus related questions en klik uiteindelijk op SUBMIT. Pagina 11 van 11