Voilà! Uw persoonlijke recept voor een efficiënte bedrijfsvoering.

Voilà! Uw persoonlijke recept voor een efficiënte bedrijfsvoering. Casestudy: Assessment Olympia In opdracht van: NewField's IT MPS Experts Exchange Uitgevoerd door Arnoud Krijgsman & Daniëlle van Breemen Consultants bij Xtandit, Nederland Januari 2015

Inhoudsopgave 1. VOORWOORD...2 2. DE KLANT...3 3. DE UITDAGING...5 4. DE OPLOSSING...6 4.1. METHODIEK ASSESSMENT... 6 4.2. DE ANALYSEFASE... 6 4.2.1. GEBRUIKERSANALYSE... 7 4.2.2. PRINTANALYSE... 9 5. HET RESULTAAT... 14 6. BIJLAGE: OVER XTANDIT... 18 Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 1

1. VOORWOORD Namens Xtandit bieden wij u deze casestudy over het assessment van Olympia 1 aan. De studie is uitgevoerd door Arnoud Krijgsman in samenwerking met Daniëlle van Breemen, beiden consultant bij Xtandit. Wij willen deze casestudy graag delen met NewField IT en de experts op het gebied van MPS om zo actief deel te kunnen nemen aan het programma van het NewField s IT MPS Experts Exchange Event. Ook willen we met deze casestudy meedingen naar een van de prijzen voor de drie meest unieke projecten. In deze casestudy laten we het ideale assessment zien met daarin een duidelijk beeld van de uitdaging, de oplossing en het resultaat voor onze goede klant Olympia. Het assessment is in maart 2014 gestart met de analyse van de toenmalige print- en documentomgeving. De hoofdredenen voor dit assessment, samen met de hoofddoelen en hoe we deze hebben bereikt, staan beschreven in de volgende hoofdstukken van deze casestudy. Olympia heeft ons voorstel met twee concurrerende voorstellen vergeleken en Xtandit uitgekozen tot zijn uiteindelijke partner. De belangrijkste redenen van Olympia om voor Xtandit te kiezen waren: de kwaliteit van het voorstel, de ontworpen oplossing gebaseerd op een brede analyse en de focus van onze teamleden. We danken u voor uw interesse in onze casestudy en kijken ernaar uit met u samen te werken op het NewField s IT MPS Experts Exchange Event. XTANDIT B.V. Arnoud Krijgsman Consultant Daniëlle van Breemen Consultant 1 Omwille van privacy redenen is de naam van dit bedrijf aangepast naar Olympia. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 2

2. DE KLANT OLYMPIA Olympia is van mening dat ieder persoon recht heeft op een goed en betaalbaar huis in een prettige buurt. Olympia zet zich met passie en overtuiging in om dit voor elkaar te krijgen. Olympia richt zich met name op het beschikbaar stellen van deze goede en betaalbare huizen voor mensen met een jaarinkomen lager dan 34.229. Daarnaast bieden ze ook huurhuizen in de vrije sector en betaalbare koophuizen aan. Deze twee doelen zorgen voor doorstroom, waardoor Olympia de mensen met lage tot middeninkomens goed kan helpen. Olympia zorgt goed voor zijn vastgoed en waar nodig pleegt het onderhoud en voert het renovaties uit. Daarnaast vinden ze het bij Olympia belangrijk nieuw vastgoed te ontwikkelen, waardoor ze nu en in de toekomst goede en betaalbare huizen kunnen leveren. Het is belangrijk dat in de omgeving van het vastgoed genoeg voorzieningen zijn, zoals winkels, kleine winkelcentra, kantoorruimte, scholen en dokters. Om deze reden verhuren ze ook commercieel en publiek vastgoed. Al meer dan een eeuw probeert Olympia zo goed en verantwoordelijk mogelijk mee te bewegen met de ontwikkelingen in de publieke en commerciële markt. Dit wordt bereikt op duurzame en innovatieve wijze. Olympia heeft vier kantoren. SAMENWERKING Xtandit werkt al sinds april 2005 met Olympia en zijn rechtsvoorganger Wonen Holland 2 samen. De meeste bedrijven werken om commerciële redenen samen. Xtandit heeft echter de overtuiging dat samenwerking een meerwaarde heeft en gebruikt dit dan ook als bedrijfsstrategie. Hieronder geven we een samenvatting van de laatste tien jaar samenwerking tussen Xtandit en Olympia, waarin we laten zien dat Xtandit Olympia in 2007 en 2008 al heeft geholpen efficiënter, productiever, eenvoudiger en goedkoper te werken. Voorbeeldprojecten van Xtandit bij Olympia in 2007-2008: Project postkamer Wonen Holland De voormalige postkamer had alleen de beschikking over een zwartwit print- en kopieerapparaat. Na het inventariseren van de behoeftes in 2007 bleek dat de organisatie graag kleurafdrukken wilde kunnen maken met als doel bewoners correct en professioneel te informeren. Vanwege het hoge aantal originele afbeeldingen en grafieken in kleur gaf Xtandit het advies om het zwartwitapparaat te vervangen door een kleurenapparaat. 2 Omwille van privacy redenen is de naam van dit bedrijf aangepast naar Wonen Holland. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 3

Project totaaloplossing Wonen Holland In 2008 werd de toenmalige print- en documentomgeving geanalyseerd met als uitkomst een groot aantal verbeteringen voor het verwerken van documenten en het printmanagement. In 2009 werd het ontworpen advies geïmplementeerd en ontstond er een totaal nieuwe, geoptimaliseerde situatie. VOORDELEN De nieuwe oplossingen leverden de Wonen Holland de volgende voordelen op: Een kostenbesparing van 20.300 per jaar door alles op eigen print- en kopieerapparatuur te printen in plaats van het uit te besteden. Een kostenbesparing op het salaris van de postkamermedewerker: hij hoefde vanwege het nieuwe print- en kopieerapparaat niet meer over te werken, omdat de printsnelheid van dit apparaat veel hoger was dan die van het oude apparaat. Wonen Holland hoefde deze overwerkuren dus niet meer te betalen. Een kostenbesparing van 10.000 per jaar op verbruiksgoederen door het vervangen van de HP-printers door multifunctionele apparaten van Xerox met een onderhoudscontract inclusief service en verbruiksgoederen. Vereenvoudiging van het voorraadbeheer van verbruiksgoederen door het aantal soorten printapparaten te verminderen. Hierdoor hoefde het ondersteunende team niet langer meer allerlei verschillende verbruiksgoederen te bestellen, maar slechts een paar die op meerdere apparaten van hetzelfde type passen. Dit leverde een tijdsbesparing op doordat er minder menselijke handelingen nodig waren voor het bestel- en facturatieproces. Transparantie van de kosten door registratie van het totaal aantal geprinte pagina s per team en door het afsluiten van een contract voor alle apparaten binnen de organisatie. Afname van papierverspilling door het creëren van een beleid van printen middels identificatie. Elke medewerker heeft een identificatieplaatje om het gebouw binnen te komen. Met dit plaatje kunnen medewerkers nu hun eigen printopdrachten uitvoeren door zich bij het apparaat te identificeren. Verhogen van de efficiëntie van medewerkers door op elke etage een multifunctioneel kleurenapparaat te installeren. Hierdoor hoeven medewerkers niet langer meer naar een andere etage om te scannen of te kopiëren. Realisatie van een scanoplossing voor stafleden. Met deze oplossing kunnen stafleden hun HR-files digitaliseren. Hierdoor zijn er geen archiefkasten meer nodig en kunnen documenten doordat ze gedigitaliseerd zijn gemakkelijker gevonden worden. Dit levert tijdbesparing op en er wordt minder papier verbruikt. Verhoging van het gebruiksgemak van de apparaten door overal dezelfde soort apparaten met eenzelfde touchscreen en printmethode te installeren. Hiermee wordt ook de tijd die aan printen, scannen of kopiëren wordt besteed, verminderd. FUSIE In 2013 vond er een fusie plaats tussen Olympia en Wonen Holland. Het bedrijf ging onder de naam Olympia verder. Na de fusie voldeed de printomgeving niet langer aan de wensen en behoeftes van de nieuwe organisatie. Daarom vroeg Olympia Xtandit de printsituatie te analyseren en een nieuwe, verbeterde situatie voor de toekomst te ontwerpen. In 2014 begon Arnoud Krijgsman, consultant bij Xtandit, met het assessment met als doel advies te geven voor een optimale printomgeving. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 4

3. DE UITDAGING Olympia zocht een partner die meer voor hun kon betekenen dan het leveren en beheren van multifunctionele apparaten. Ze zochten een partner die mee kon denken in toekomstige ontwikkelingen en die flexibel was als er veranderingen plaats vonden binnen de organisatie. Aan het begin van het assessment had Olympia geen duidelijk overzicht van het totaal aantal apparaten en de daaraan gerelateerde kosten. Na de fusie tussen Olympia en Wonen Holland waren er drie verschillende leveranciers en veel verschillende soorten apparaten. Zelfs reservetoner werd apart besteld. Om een duidelijk beeld van deze versnipperde printomgeving te krijgen en om de risico s en gevolgen te analyseren, vroeg Olympia Xtandit om een geavanceerd assessment. Olympia had de volgende onderzoeksdoelstellingen vastgesteld: DOELSTELLINGEN OLYMPIA Voorafgaand aan dit assessment heeft Olympia de volgende onderzoeksdoelstellingen geformuleerd: 1. Compleet beeld van de print- en daaraan gerelateerde kosten (Total Cost of Ownership) 2. Compleet overzicht van alle apparaten 3. Optimalisatie van de Follow You-printfunctie. 4. Vermindering van het totale aantal en aantal soorten apparaten 5. Kostenoptimalisatie 6. Verbetering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen 7. Proactief apparaatbeheer 8. Vermindering van het printvolume 9. Ontwikkeling van slimme workflows voor het vastleggen, verzenden, opslaan en ophalen van documenten Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 5

4. DE OPLOSSING 4.1. METHODIEK ASSESSMENT De door Xtandit gebruikte methodiek voor Xtandit Managed Services (XMS) bestaat uit 5 fasen. De activiteiten van de consultant doen zich vooral in de eerste twee fasen voor: Analyse Ontwerp Implementatie Beheer Optimalisatie Inzicht krijgen in de bestaande omgeving, processen, wensen en eisen Vertalen van wensen en eisen naar een maatwerkoplossing (Levering), implementatie en installatie Proactief beheren van de print- en/of softwareomgeving Optimaliseren van de print- en/of softwareomgeving Volgens onafhankelijk onderzoek (IDC) is de printomgeving binnen een organisatie een van de weinige sectoren waar nog veel bespaard kan worden. Het hoofddoel van een assessment, dat wij een Assessment documentprocessen noemen, is om een duidelijk beeld van de printomgeving van de klant te krijgen. We richten hiervoor onze aandacht op de totale levenscyclus van een document die we van begin tot eind beschrijven. Dit betekent dat we de creatie, de distributie, de workflow en de vernietiging van een document analyseren. Aan de hand van de resultaten en de zakelijke doelen en behoeften van de klant kunnen we zo een maatwerk-oplossing voor een ideale nieuwe printomgeving bieden. 4.2. DE ANALYSEFASE Het assessment bestaat uit drie verschillende analyses: de gebruikersanalyse, de printanalyse en de documentanalyse. Wij zijn ervan overtuigd dat we met deze drie analyses alle belangrijke onderdelen van de print- en documentomgeving in beeld kunnen laten komen. Uit deze analyses kwamen waardevolle en essentiële gegevens die ons in staat stelden Olympia een advies gebaseerd op werkelijke feiten te geven. De figuur aan de rechterkant laat de stappen per analyse zien; de volgende pagina geeft een verklaring van de verschillende analyses. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 6

GEBRUIKERSANALYSE DOOR MIDDEL VAN EEN ONLINE VRAGENLIJST Tijdens de gebruikersanalyse sturen we een e-mail naar alle gebruikers die met een computer werken. Deze e- mail bevat een link naar een online vragenlijst. Deze vragenlijst bevat verschillende onderwerpen: van printgedrag tot tevredenheid en behoeftes. PRINTANALYSE DOOR MIDDEL VAN XDA, ASSET DB EN COMPLETE VIEW Tijdens de printanalyse verzamelen we alle gegevens met betrekking tot apparaten, zoals printers, multifunctionele apparaten en faxmachines. Nadat we de gegevens via de geïnstalleerde Xerox Device Agent hebben verkregen, worden deze in een nieuw Asset DB-project geïmporteerd. Hierna wordt ter plaatse een floorwalk uitgevoerd om alle verschillende assets op de digitale plattegronden in kaart te brengen. Tijdens deze floorwalk worden ook een paar medewerkers kort geïnterviewd. De resultaten van deze Complete View laten we tijdens de evaluatievergadering en de presentatie van de huidige situatie zien. ANALYSE VAN PRINTGEDRAG DOOR MIDDEL VAN PRETON Naast de installatie van XDA en het gebruik van Asset DB-software om de printomgeving in kaart te brengen en gegevens te verzamelen, installeren we ook Preton-software. Met deze assessmenttool kunnen we de paginadekking en het printgedrag meten. Hieruit komen gedetailleerde rapporten met printactiviteit per gebruiker, printer en applicatie. Via deze rapporten met het aantal printers, serienummers, modellen en paginadekking kunnen we ook lokaal geïnstalleerde printers vinden. Deze gegevens waren erg nuttig om de workflows en werkmethodiek van Olympia te begrijpen. DOCUMENTANALYSE DOOR MIDDEL VAN INTERVIEWS Door stakeholders te interviewen, kunnen we de documentworkflows beter begrijpen. Analyse van de inkomende, interne en uitgaande processtromen voor documenten geeft een goed beeld van de huidige situatie. De huidige workflows kunnen indien wenselijk ook met flowcharts in kaart worden gebracht. 4.2.1. GEBRUIKERSANALYSE De gebruikers van de apparaten speelden een belangrijke rol tijdens de onderzoeksfase van het assessment bij Olympia. Zij konden via een online vragenlijst vragen beantwoorden en hun mening geven over allerlei onderwerpen met betrekking tot de print- en documentomgeving. In totaal vulden 24 medewerkers van verschillende teams deze vragenlijst in. In de volgende figuren laten we een deel van de inhoud van de vragenlijst voor Olympia zien. De figuur aan de rechterkant laat zien welke functies gebruikers missen bij de huidige Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 7

apparaten. De blauwe balk laat zien dat men naast de al bestaande functies geen extra functies nodig heeft. De oranje balk geeft aan dat men graag een scan-functie met doorzoekbare PDF-documenten wil hebben. De gele balk geeft de behoefte aan faxen vanaf de pc weer. De figuur aan de linkerkant laat zien in welke mate de gebruikers tevreden zijn met de volgende drie componenten: gebruiksgemak, betrouwbaarheid en printkwaliteit. De oranje balk betekent zeer tevreden, de blauwe balk is tevreden, de paarse balk is neutraal, de rode balk betekent ontevreden, de groene balk is zeer ontevreden en de bruine balk betekent geen ervaring mee. De figuur aan de rechterkant laat zien hoe gebruikers denken over de storingsgevoeligheid van de apparaten. De blauwe balk betekent tevreden, de paarse balk is neutraal, de rode balk betekent ontevreden en de groene balk is zeer ontevreden. De figuur aan de linkerkant laat zien welke methode men gebruikt om documenten te bewaren. De oranje balk betekent: de documenten waarmee ik werk worden meestal in papieren vorm bewaard. De blauwe balk betekent: documenten zijn geheel digitaal beschikbaar en gemakkelijk te raadplegen. De paarse balk betekent: documenten zijn digitaal beschikbaar, maar worden bewaard in verschillende applicaties. De rode balk betekent: ik moet mijn collega s regelmatig raadplegen om de documenten of bestanden die ik nodig heb te vinden. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 8

4.2.2. PRINTANALYSE Alle contractinformatie van de diverse apparaten hebben we samen met de aanschafkosten en de kosten voor de afzonderlijk bestelde verbruiksartikelen in het Asset DBproject ingevoerd. Daarnaast hebben we het energieverbruik en de uitstoot van de apparaten en het verbruikte papier in kaart gebracht. Met deze informatie konden we een compleet beeld van de print- en de daaraan gerelateerde kosten (Total Cost of Ownership) geven. Voordat we deze cijfers bekijken, bespreken we eerst de verkregen informatie over printvolume, functies, loopafstanden en MVO. PRINTVOLUME Via de Xerox Device Agent kon over dertien maanden het aantal geprinte pagina s per apparaat gegeven worden. De belangrijkste gegevens staan in de volgende twee figuren: De onderstaande tabel laat het totale maandelijkse volume per apparaatsoort zien. Gebaseerd op de meetpunten is het totale maandelijkse volume 378.570 pagina s waarvan 29% kleurenpagina s. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 9

De onderstaande tabel laat de top tien van de apparaten met het hoogste totale maandelijkse volume zien. Etage Serienummer Merk Model Volume per maand (zwartwit) Volume per maand (kleur) Begane grond L5570700383 Ricoh NRGMP9000 27454 Begane grond L9073800587 Ricoh NRGMPC4500 27436 7338 1 ste etage L9084300520 Ricoh AficioMPC4500 25030 5385 1 ste etage L9074500034 Ricoh NRGMPC4500 19777 3940 1 ste etage L9064500242 Ricoh NRGMPC4500 14544 6324 1 ste etage L9074500012 Ricoh NRGMPC4500 12876 4997 Begane grond L9074800286 Ricoh AficioMPC4500 12850 4541 2 de etage L9074400831 Ricoh NRGMPC4500 12087 3946 2 de etage L9074500022 Ricoh NRGMPC4500 11321 8337 Begane grond L9073700029 Ricoh NRGMPC4500 10906 2698 De onderstaande tabel laat de top tien van de apparaten met het hoogste totale maandelijkse kleurvolume zien. Etage Serienummer Merk Model Volume per maand (zwartwit) Volume per maand (kleur) Begane grond - Ricoh NRGCS555 8661 17390 2 de etage L9074500016 Ricoh NRGMPC4500 8493 8568 2 de etage L9074500022 Ricoh NRGMPC4500 11321 8337 Begane grond L9073800587 Ricoh NRGMPC4500 27436 7338 1 ste etage L9074500019 Ricoh NRGMPC4500 9202 6743 1 ste etage L9064500242 Ricoh NRGMPC4500 14544 6324 1 ste etage L9084300520 Ricoh AficioMPC4500 25030 5385 1 ste etage L9074500012 Ricoh NRGMPC4500 12876 4997 1 ste etage L9074800286 Ricoh AficioMPC4500 12850 4541 Begane grond L9074400831 Ricoh NRGMPC4500 12087 3946 FUNCTIES De eerste figuur laat het totale aantal verschillende apparaten zien. De tweede figuur laat het percentage functies van het totale aantal apparaten zien. Dubbelzijdig Het percentage apparaten dat dubbelzijdig kon printen was 64%. Dubbelzijdig printen draagt bij aan het doel om milieuvriendelijker te printen. Wanneer gebruikers dubbelzijdig kunnen printen, wordt de bijdrage aan het milieu vergroot. Met een printbeleid is het mogelijk om gebruikers te dwingen dubbelzijdig te printen, wat het beste resultaat geeft voor dit specifieke doel. Het totale aantal gebruikte bomen is ongeveer 532,72 bomen per jaar en dit kan door dubbelzijdig printen met 30% verminderd worden. KLEUR Het jaarlijkse kleurenprintvolume is 1.336.440 pagina s, wat neerkomt op 29% van het totale volume. Bij een gemiddeld kantoor ligt dit percentage tussen 5 en 15%. Wanneer Olympia een printbeleid invoert en de apparaten proactief beheert en bewaakt, kan dit kleurenprintvolume afnemen. Dit levert meteen een kostenbesparing op. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 10

NETWERK Op één na waren alle apparaten aangesloten op het netwerk. Tijdens de floorwalk hebben we dit lokaal geïnstalleerde apparaat ontdekt. De apparaten die op het netwerk zijn aangesloten, zijn gemakkelijk op afstand te beheren. Olympia dient ernaar te streven alle apparaten op het netwerk aan te sluiten. Dit is de beste manier om kosten en volume in de gaten te houden. SCANNEN Medewerkers gebruiken op de multifunctionele apparaten de volgende scan-functies: scannen naar e-mail, standaard mappen voor scans en rechtstreeks scannen naar een applicatie (DB Visma). Deze functies worden belangrijker naarmate medewerkers steeds meer de voorkeur krijgen voor het digitaal gebruiken van informatie. Wij hebben Olympia geadviseerd een grondige analyse te doen van de gebruikte methodes om informatie te digitaliseren en hoe deze digitale informatie opgeslagen wordt. Volgens de gebruikersanalyse heeft 52,2% van de medewerkers moeite het uitvoeren en beheren hiervan. FAXEN De faxapparaten worden nauwelijks meer gebruikt. Dit is een trend in de huidige markt. Maar Olympia wil graag een faxapparaat houden voor het geval er een fax naar hen verstuurd wordt. We hebben Olympia geadviseerd deze inkomende faxdocumenten via e-mail te beheren. Dit is een efficiëntere, kostenbesparende manier om documenten veilig op te slaan. LOOPAFSTANDEN Bij Olympia staan verschillende apparaten centraal in het hoofdkantoor opgesteld. Er zijn geen apparaten voor persoonlijk gebruik. Dit betekent dat de medewerkers van Olympia gewend zijn aan een moderne manier van printen. Volgens de gebruikersanalyse was slechts 4,2% van de medewerkers niet tevreden over de loopafstand naar een apparaat. In de onderstaande figuur is een plattegrond te zien van een van de verdiepingen van het hoofdkantoor met een loopafstand van 35 meter. Via Asset DB konden we een goed beeld krijgen van de loopafstand per apparaat op elke verdieping (rode lijn). Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 11

PRINTGEDRAG De figuur aan de rechterkant laat de informatie zien die we via de Preton-software hebben verkregen. Hierin is de top 10 in volume per applicatie te zien. GEBRUIK De onderstaande figuur laat het gebruik per apparaat zien: MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN Een van de doelen van Olympia is om het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) te verbeteren. Met behulp van de Xerox Device Agent kunnen we de juiste informatie over de verschillende soorten apparaten verkrijgen en door de consultancy toolset Asset DB te gebruiken, kunnen we de verkregen cijfers in kaart brengen. De Asset DB-software geeft informatie over de uitstoot en het energie- en papierverbruik van de apparaten. De onderstaande figuren laten de huidige resultaten van de MVOinformatie zien. Het energieverbruik is berekend voor een driepersoons huishouden met een verbruik van 4.120 kwh per jaar (bron: Nibud). Het papier- en energieverbruik en de uitstoot worden ook berekend naar het aantal verbruikte bomen per jaar. ENERGIEVERBRUIK Het huidige energieverbruik kan verminderd worden door de huidige apparaten te vervangen door nieuwe, energiebesparende apparaten. Daarnaast is het belangrijk om de printworkflows te analyseren: wat kan er gedigitaliseerd en geëlimineerd worden om papier en kosten te besparen en duurzamer te werken. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 12

PAPIERVERBRUIK Een groot aantal printopdrachten wordt verkeerd geprint of per ongeluk door een collega meegenomen, met papierverspilling tot gevolg. Met dubbelzijdig printen en gedigitaliseerde workflows kan het MVO verbeterd worden. Volgens door ons uitgevoerd marktonderzoek kunnen we ervoor zorgen dat door middel van identificatiesoftware met een Follow Me-printoptie het afdrukvolume met minstens 10% verminderd wordt. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 13

5. HET RESULTAAT Olympia had een duidelijke lijst met doelen die ze door middel van het assessment van Xtandit wilden bereiken. Aan de hand van de resultaten en de zakelijke doelen en behoeften van Olympia konden we een maatwerkoplossing voor een ideale nieuwe printomgeving bieden. Per onderdeel presenteren wij het advies dat wij aan Olympia hebben gegeven: 1. Doel: compleet beeld van de print- en daaraan gerelateerde kosten (Total Cost of Ownership) De jaarlijkse totale kosten voor de printomgeving zijn gebaseerd op de volgende onderdelen: Afschrijvingskosten Contracten per apparaat voor onderhoud, verbruiksartikelen en huur Afdrukvolume Verbruiksartikelen (buiten het contract om) Energiekosten Kosten voor identificatiesoftware Kosten voor apparaatbeheer De totale print- en daaraan gerelateerde kosten voor Olympia zijn 338.372 per jaar. 2. Doel: compleet overzicht van alle apparaten Gebaseerd op de meetpunten is het totale volume 4.504.248 pagina s per jaar. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 14

3. Doel: optimalisatie van de Follow You-printfunctie Door het optimaliseren van de huidige Equitracsoftware met identificatie via ID-pasje en de invoering van een printbeleid kan het afdrukvolume met ten minste 10% verminderd worden. We verwachten door het gebruik van ID-pasjes en de Follow Me-methode een sterke daling in foute afdrukken en andere vormen van papierverspilling. Deze methode biedt het grootste voordeel voor de medewerkers van Olympia. Een printopdracht wordt in een printrij vastgehouden en pas geprint als de medewerker zichzelf heeft geïdentificeerd. De methode is op elke verdieping en in elk gebouw van Olympia beschikbaar. 4. Doel: vermindering van het totale aantal en aantal soorten apparaten Vanwege de wens minder apparaten te gebruiken, hebben we geadviseerd om apparaten met een hogere printcapaciteit te gebruiken die meer printopdrachten in minder tijd kunnen verwerken. We hebben ook geadviseerd om een maximale loopafstand van 35 meter voor zowel zwartwit- als kleurenapparaten in te stellen. Het resultaat hiervan is dat het aantal apparaten afneemt van 69 naar 46 (scanapparaten en plotters niet meegeteld) en dat het aantal soorten apparaten afneemt van 20 naar 3. Dit levert een eenduidiger apparatenvoorraad met slechts een leverancier op. De voordelen hiervan zijn o.a.: Compleet beeld van kosten en volumes Eenvoudiger facturatieproces Eén contactpunt Gebruiksgemak voor medewerkers Eenvoudiger IT-beheer van printerdrivers en -applicaties. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 15

5. Doel: kostenoptimalisatie De kostenverbetering loopt op tot 43%. De figuur hieronder laat de huidige kosten zien: Kostenoverzicht Kosten per jaar Optimalisatie Besparing Ricoh contractkosten 196.971,12-196.971,12 Ricoh kosten voor meer afdrukken 35.370,00-35.370,00 Canon contractkosten 48.327,36-48.327,36 Xtandit contractkosten 35.199,72 183.588,24-148.388,52 - Equitrac Ricoh (incl. onderhoud) 4.620,00-4.620,00 Equitrac Xtandit (incl. onderhoud) 6.817,68 3.786,84 3.030,84 - Energiekosten 2.408,44 1.754,22 654,22 IT-beheer (8-10h p/week à 18,50) 8.658,00 3.848,00 4.810,00 Totale kosten per jaar 338.372,32 192.977,30 145.395,02 6. Doel: verbetering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen De nieuwe, geoptimaliseerde printomgeving levert Olympia de volgende mogelijkheden om het MVO te verbeteren: Dankzij een proactieve service is de levering van verbruiksartikelen beter georganiseerd. Hierdoor is minder transport nodig wat tot minder uitstoot leidt. Dankzij de uniformiteit van de apparaten zijn er minder verschillende verbruiksartikelen nodig. Dankzij de Equitrac-software worden er minder onnodige afdrukken gemaakt. Dit betekent dat er minder papier verspild wordt. Dankzij vermindering van het aantal apparaten neemt het energieverbruik af. Door het digitaliseren van de documentomgeving met een documentbeheersysteem en digitale workflows wordt er minder papier gebruikt. 7. Doel: proactief apparaatbeheer Om de doelstellingen van Olympia te realiseren, hebben wij geadviseerd gebruik te maken van Xtandit Managed Services (XMS). Met XMS worden alle zorgen uit handen genomen en wordt het complete printerpark beheerd, ongeacht de fabrikant. Xtandit kan ook de printers van andere fabrikanten beheren. Dit heeft als grootste voordeel dat we Olympia kunnen ontlasten door het beheer van het gehele printerpark over te nemen, waardoor Olympia zich volledig op zijn core business kan richten. Daarbij adviseren wij doorlopend hoe de verschillende printoplossingen zo efficiënt en rendabel mogelijk kunnen worden ingezet. Met XMS kan het printerpark actief beheerd worden, zonder dat er verbruiksartikelen besteld hoeven te worden. Voordelen van XMS: Alle processen in eigen beheer Assessment en tools Projectmanagementaanpak Merk-onafhankelijk beheer Internationale servicedesk Ons netwerk van samenwerkende partners Flexibiliteit in contractafspraken Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 16

Accountmanagement door vertegenwoordigers Proactief beheer op basis van een Service Level Agreement Rapportages op basis van budget Vermindering IT-beheer van apparaten In overleg met Olympia hebben we een printbeleid ontworpen. Met dit document geven we advies over de duur van de overeenkomst waarin de optimalisatie van de printprocessen voortgezet kan worden. Het beleid voor Olympia zal zich beperken tot standaard zwartwit printen en gebruikersrechten voor specifieke apparaten of kleurenprint. Dit printbeleid is een eerste stap richting een nieuwe, geoptimaliseerde printomgeving. 8. Vermindering van het printvolume Dankzij de vermindering van het aantal apparaten en de implementatie van de Follow Me -printsoftware neemt het printvolume met ten minste 10% af. 9. Ontwikkeling van slimme workflows voor het vastleggen, verzenden, opslaan en ophalen van documenten Uit de interviews en de resultaten van de Preton-software komt naar voren dat Xtandit Olympia van dienst kan zijn met het implementeren van scantoepassingen. Dankzij deze verandering kunnen medewerkers efficiënter en productiever werken, doordat zij nu rechtstreeks naar een map kunnen scannen in plaats van te scannen naar e- mail. Xtandit kan aan Olympia ook software voor het vastleggen van documenten leveren. Met deze software kunnen logo s rechtstreeks op blanco documenten geprint worden in plaats van voorbedrukt postpapier met briefhoofd en logo s te gebruiken. Hiermee worden de kosten voor het bestellen van voorbedrukt papier bespaard. Het is goedkoper om deze via een Xerox-apparaat te printen. Verder leidt dit tot minder papierverspilling: wanneer het logo of het kantooradres verandert, is het niet meer nodig om het voorbedrukte papier weg te gooien, maar hoeft alleen de software aangepast te worden. Verdere aanbevelingen voor Olympia Olympia kan nog meer verbeteringen realiseren door zich te verdiepen in kantoorartikelen en IT-ontwikkelingen zoals Bring Your Own Device (BYOD) en Big Data-oplossingen. Xtandit wil graag van dienst zijn bij deze onderwerpen. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 17

6. BIJLAGE: OVER XTANDIT MISSIE EN VISIE VAN XTANDIT Onze missie is het proactief beheren van informatie- en printprocessen met als doel het reduceren van printvolume en apparatuur door het digitaliseren van op papier gebaseerde processen. In de visie van Xtandit staat de Document Lifecycle centraal. Kort samengevat: Onze meerwaarde zit m in het proactief beheren van informatie-, communicatie- en documentprocessen. Doel is het reduceren van printvolume en apparatuur door het digitaliseren van op papier gebaseerde processen. Op 1 november 1989 is Xtandit (www.xtandit.nl) met 10 medewerkers gestart in Woerden. Inmiddels zijn we stabiel gegroeid naar 120 medewerkers. We zijn sterk vertegenwoordigd in heel Nederland, maar bedienen ook internationaal klanten. Ons hoofdkantoor zit in Woerden en we hebben vestigingen in Capelle aan den IJssel, Groningen en Amsterdam-Zuidoost. Xtandit is de grootste samenwerkingspartner van marktleider Xerox (www.xerox.nl) in Europa. Medio jaren 90 is Xtandit door Xerox gecertificeerd en Premier Partner geworden. Om deze certificering te behouden, is Xtandit verplicht te voldoen aan strenge eisen wat betreft kwaliteit en kennisniveau. Omdat Xtandit ruim aan deze criteria voldoet, is Xtandit in 2010 en 2011 beloond met de Xerox Partner of the Year Award en in 2012 met de Managed Print Services Partner of the Year Award. Managed Print Services behelst het op afstand beheren en optimaliseren van print- en documentprocessen. XEROX PARTNER OF THE YEAR: XTANDIT Xtandit heeft drie jaar op rij (2010, 2011 en 2012) een Xerox Partner of the Year-award gewonnen. Xtandit ontving de award op basis van kpi s als het verkoopresultaat van Xerox Multifunctionals en Production Printapparatuur, de interne kwaliteitsprocessen, financieel management, skills & competenties van de medewerkers van Xtandit, en de implementatie en het verkoop- en operationeel resultaat van Managed Print Services. Xtandit heeft in 2012, 2013 en 2014 ook de Xerox Managed Print Services Partner-award gewonnen. "Xtandit heeft ruimschoots voldaan aan de criteria die wij hanteren voor het toekennen van deze award. Xtandit heeft laten zien dat zij uitblinken in hun interne processen als certificering en kwaliteit, en in de realisatie van hun doelstellingen. Ook heeft Xtandit op verdienstelijke wijze het Managed Print Servicesconcept in de markt gezet. Wilco van Bezooijen, algemeen directeur Nederland, European Channels Group Xerox WINNAAR 2 MPSA AWARDS Xtandit is lid van de MPSA, de enige wereldwijde, onafhankelijke non profit-autoriteit op het gebied van Managed Print Services. In juli 2013 heeft Xtandit twee MPSA awards gewonnen, vanwege de onderscheidende visie op en uitvoering van Managed Print Services en additionele oplossingen rondom documentmanagement, documentworkflows en -processen. Casestudy Xtandit Newfield IT s Expert Exchange 2015 pagina 18

Awards win je samen met je relaties Mede dankzij onze zakelijke relaties hebben wij een aantal internationale awards mogen winnen. Daar zijn wij best een beetje trots op. Maar belangrijker is dat u weet dat Xtandit wereldwijd toonaangevend is als het gaat om het optimaliseren van de bedrijfsvoering - iets wat we graag met u delen. Voor de volledigheid hierbij onze erelijst: Xerox Partner of the Year 2010 Xerox Partner of the Year 2011 Xerox Managed Print Services Partner 2012 Xerox Managed Print Services Partner 2013 MPSA Best Regional MPS Provider 2013. Eerste Europese reseller die deze award wint. MPSA Best Independent Plus MPS Provider 2013. Beste wereldwijde reseller op het vlak van Managed Print Services, Document Management en Document Workflow. Xtandit is de eerste wereldwijde Xerox Concessionaire die deze award wint. Xtandit Managed Services in het kort: Xtandit Managed Print Services - PROFESSIONEEL GEREEDSCHAP Optimalisatie van printprocessen, maximale efficiëntie en rendabele oplossingen. Besparing op kosten tot wel 30%, geschikt voor elke organisatie, geen omkijken meer. Xtandit Managed Supplies Services - TOONAANGEVENDE INGREDIËNTEN Cartridgebeheer, monitoren van verbruik, tijdige levering, scherpe tarieven. Xtandit Managed Document Services - UITGEBALANCEERDE BASIS Analyse documentstromen, verscherpte aandacht voor complexe werkprocessen, maximale efficiëntie. Xtandit Managed IT Services - VERBINDENDE FACTOR Probleemloze automatisering, plaatsing bedrijfsnetwerk in datacenter Xtandit, beschikbaarstelling bedrijfstoepassingen aan medewerkers via beveiligde internetverbinding. We zitten er bovenop met een efficiënte bedrijfsvoering