Outsourcen van poets- en onderhoudstaken in sportaccommodaties
Inhoud: 1. Voorstelling FARYS TMVW 2. Voor- en nadelen outsourcing 3. Valkuilen/aandachtspunten 4. Lastenboek: Aandachtspunten 5. Prijsindicatie 6. Conclusie 2
1. Voorstelling FARYS TMVW Actief in zwembaden, sporthallen, fitnesscentra, buitenterreinen, finse pistes en voetbalstadia Ruim 70 accommodaties in beheer Werkingsdomeinen: Algemeen beheer verzekeren Beleid uitvoeren Brede expertise aanreiken ad hoc en op maat Investeringsprojecten begeleiden, renovatie of nieuwbouw Operationele exploitatie en onderhoud, zowel bouwkundig als technisch 3
2. Voor- en nadelen outsourcing Voordelen Snelle vervanging bij slecht functioneren, ziekte, Permanentie is verzekerd Flexibele uren zijn mogelijk Loonkosten vallen weg, onderhoudscontract in de plaats Mogelijkheid om na x-jaar van firma te wisselen indien ontevreden. Nadelen Nederlandstaligheid van de werknemer Wisselend personeel Geen direct gezag over het personeel Bij problemen moeilijk om directe maatregelen te treffen omweg via het bedrijf Wet overheidsopdrachten goedkoopste = beste? 4
3. Valkuilen/aandachtspunten Omschrijving van de opdrachten (+ checklist) Goede en duidelijke werkschema s en deze opvolgen! Afspraken mbt controle aanwezigheid (aankomst en vertrek) aanwezigheidslijsten (+ controleregister) Gebruik producten/machines (best in opdracht voorzien) + ruimte Dragen van werkkledij Toegang tot de accommodaties (sleutels, codes, ) Communicatie naar de gebruiker Persoonlijk contact met personeel poetsfirma! Opvolging klachten Bereikbaarheid van verantwoordelijken bij problemen en afwezigheid (wachtdienst) Periodiek structureel overleg met bijsturing/evaluatie. Controle door personeel/beheerder en verantwoordelijke vd. firma. 5
4. Lastenboek Opdracht van diensten Onderhandelingsprocedure of open offerteaanvraag Opdracht tegen prijslijst Verplicht plaatsbezoek 6
Technische bepalingen: - Situering van de opdracht (plaatsen, omschrijving opdracht, ) - Technische beschrijving - Te gebruiken onderhoudsproducten, machines en materialen - Andere belangrijke opmerkingen (veiligheidsmaatregelen, wijziging poetsschema s, bereikbaarheid verantwoordelijke, werkkledij, continuïteit onderhoud, rookverbod, taal, ) - Bepalingen mbt rapportering (aanwezigheidslijst, uitvoeringsregister, evaluatie, opvolgingsstaat) Voorbeeld beoordeling: - 70% prijs 4. Lastenboek (2) - 30% technische kwalificaties en zekerheden van uitvoering - Toelichting plan van aanpak - Analyse schoonmaakhandelingen - Personeel (ervaring, opleiding, capaciteit, continuïteit) - Milieuvriendelijke aspecten 7
4. Lastenboek: aandachtspunten Startschoonmaak: begintoestand! Detailomschrijving van de opdrachten (dagelijks, wekelijks, maandelijks, tijdens sluitingsperiodes) Referenties! Beschrijving door inschrijvers van producten, machines, methoden Prijs en kwaliteit dienstverlening en zekerheden uitvoering opdracht. Opties: reiniging ramen en raamwerk/extra prestaties (kostprijs regie-uren) Overname van (goede) werknemers moet mogelijk zijn. Hoeveel personen heeft de firma nodig? rekening mee houden in het aantal uren (doenbaar met 1 personeelslid = goedkoper) Procedure werken met derden 8
5. Prijsindicatie Berekening prijs volgens geraamde man-uren/man-dagen Prijs per beurt ipv per uur (normale werkdagen, zaterdag en zondag) Regieprijs voor extra werken op normale werkdagen, zaterdag en zondagen. Indicatief: sterk afhankelijk van de inhoud van de taken, frequentie, oppervlaktes, : +/- 70 000 tot 120 000 voor 4 jaar 9
6. Conclusie Outsourcing is aan te bevelen. MAAR Nauwgezet opvolgen Controle en directe communicatie met de bedrijfsverantwoordelijken Onmiddellijke bijsturing door eigen personeel op de werkvloer/beheerder is noodzakelijk met melding aan de bedrijfsverantwoordelijken. Tip: Kies voor een firma die zijn personeel goed opvolgt! 10