Activiteiten organiseren Er kunnen verschillende aanleidingen zijn om een activiteit te organiseren. Bijvoorbeeld iets gezelligs willen ondernemen of mensen met elkaar in contact laten komen. Activiteiten kunnen ook een middel zijn om deelnemers iets te leren of laten ervaren dat zij nog niet eerder hebben mee gemaakt. Samen iets doen maakt het makkelijker om elkaar (beter) te leren kennen en zorgt voor verbinding en wederzijds begrip. Aanleiding voor activiteit Behoefte: er is vraag naar een activiteit, soms is er al een concreet idee Probleem: er speelt iets en een activiteit kan (deels) oplossing zijn Doel: je wil iets bereiken en de activiteit is een middel Startpunt activiteit De volgende stap om een activiteit op te zetten is het beantwoorden van de 5 W-vragen: hiermee wordt al een heleboel duidelijk. 1. WAAROM wat is het doel, is een activiteit het juiste middel? 2. WIE wie wil je bereiken met de activiteit? 3. WAT welke activiteit ga je organiseren? 4. WANNEER wat is het beste moment voor de activiteit? 5. WAAR wat is de beste locatie voor je activiteit? Waarom - Wat is je doel? Maak het zo concreet mogelijk, zodat je achteraf het effect kunt meten. - Is een activiteit het juiste middel? - Is er voldoende draagvlak voor de activiteit? Krijg je het gewenste aantal mensen in beweging, zowel om je te helpen als deelnemers? Wie - Voor wie is de activiteit bedoeld? Wat weet je over deze mensen? Denk aan leefstijl, interesses, eventuele beperkingen, manieren om ze te informeren en betrekken. - Wie heb je nodig bij de activiteit, om je praktisch te helpen of in de rol van ambassadeur? Wat - Wat voor soort activiteit past bij je doel en de doelgroep? - Wat is haalbaar qua tijd, menskracht en financiën? - Wat kun je zelf en waar kun je anderen bij inschakelen? Wanneer - Welk dagdeel of tijdstip past het best bij je doelgroep? - Hoeveel tijd heb je nodig om de activiteit te organiseren en promoten? Waar - Wat voor locatie of accommodatie past het best bij de activiteit en doelgroep?
Checklist activiteiten organiseren: Met onderstaande checklist doorloop je alle stappen om een activiteit te organiseren. * Maak een korte beschrijving van de activiteit - Beantwoord de 5 W-vragen * Prik een aantal mogelijke data - Controleer de lokale evenementenkalender: het is natuurlijk niet slim je activiteit te plannen tijdens een ander groot evenement. - Check of er landelijke evenementen zijn die kunnen concurreren met jouw activiteit: denk aan belangrijke sportwedstrijden e.d. * Bepaal het budget - Geen budget? Kan de activiteit gratis of met deelnemersbijdragen worden uitgevoerd? Kom je in aanmerking voor subsidie of kun je sponsors werven? - Hou er rekening mee dat het aanvragen van subsidies en het werven van sponsors veel tijd kost. Begin hier ruim op tijd mee en vraag eventueel hulp bij de vrijwilligerscentrale of het buurtteam. - Ook als je wel budget hebt, is het handig na te denken welke zaken je gratis of goedkoop kan regelen via je netwerk of sponsors. * Locatie of accommodatie zoeken - Vraag of zoek prijzen van accommodatie(s) op. - Check de beschikbaarheid van beoogde accommodatie(s). - Bespreek met geschikt bevonden accommodatie(s) je wensen en reserveer de gekozen ruimte(s). Bespreek vooraf ook de huurvoorwaarden: ben je bijv. verplicht het personeel van de accommodatie in te huren, mag je eigen drank en etenswaren gebruiken, wat mag je wel en niet veranderen aan de ruimte? - Locatie in de openbare ruimte? Vraag de benodigde vergunning(en) aan. Op de website van de gemeente vindt je informatie over wanneer en hoe je een vergunning aan moet vragen. - Houdt rekening met de termijnen die de gemeente hanteert om je aanvraag te behandelen, gemiddeld 6 tot 8 weken. Vraag de vergunning(en) dus ruim op tijd aan. * Menskracht - Hoeveel mensen heb je nodig om de activiteit te organiseren en uit te voeren? - Start met het betrekken of werven van je hulptroepen. Maak gebruik van sociale media, (wijk)kranten, prikbord in supermarkt, school of buurtcentrum, vrijwilligersvacaturebank, flyers en je netwerk. - Bedenk hoe je mensen die helpen informeert over hun taken en wie hun aanspreekpunt is, zowel tijdens de voorbereidingen als de uitvoering van de activiteit. - Maak een taakverdeling waarin je benoemt wie voor welke taak verantwoordelijk is en wanneer het afgerond moet zijn. - Voor de uitvoering van de activiteit maak je een draaiboek, zie verderop. * Wat heb je nodig? - Maak een overzicht van alles dat je nodig hebt om de activiteit uit te voeren, denk aan: * Materialen (lenen, huren of kopen) * Eten & drinken * PR: uitnodiging, flyers, posters, advertentie enz. * Techniek: stroom, geluidsinstallatie, computer/beamer, licht enz. * Gastsprekers/artiesten/DJ enz.
* Vervoer van spullen of deelnemers * Prijsjes, bedankjes of aandenken - Ga na wat je kunt lenen of laten sponsoren, gebruik je netwerk! - Zoek uit wat alles kost, vooral bij huurmaterialen is het handig verschillende aanbieders te vergelijken. * Veiligheid - Zitten er risico s aan de activiteit? Inventariseer wat er mis kan gaan en neem preventieve maatregelen: * Inzetten EHBO-vrijwilligers. * Wegnemen van obstakels voor mensen met beperkingen. * Gedragsregels en afspraken over de handhaving. * Brandvertragende aankleding en/of brandblusapparatuur. * Uitgangen en vluchtroutes * Gecertificeerde vrijwilligers: voor bijv. verkeer regelen of alcohol schenken zijn certificaten nodig. Denk ook aan Verklaringen omtrent Gedrag (VOG) als je met kwetsbare doelgroepen werkt. - Wie is aansprakelijk in geval van ongelukken/calamiteiten? Als je attracties of materialen huurt, lees dan goed de Algemene Voorwaarden. - Ben je (voldoende) verzekerd? Op de website van Galant kun je informatie vinden over de gemeentelijke vrijwilligersverzekering. * Maak een begroting (zie voorbeeld begroting) - Maak een schema met alle benodigde zaken, de verwachte en de werkelijk gemaakte kosten. - Denk ook aan leges voor vergunning(en), vergoeding EHBO, aankleding enz. - Bepaal welke zaken essentieel zijn en welke geschrapt kunnen worden als de kosten te hoog dreigen te worden. * Publiciteit verzorgen (zie checklist communicatieplan) - Maak een communicatieplan. - Stem de vorm, inhoud en manier van communiceren af op je doelgroep. - In ieder geval vermelden: * Naam activiteit * Doelgroep van de activiteit * Datum en tijd van de activiteit * Locatie * Eventuele kosten en wijze van aanmelden * Contactgegevens voor meer informatie * Draaiboek maken - Maak een schema met tijden en alle taken die vooraf, tijdens en na de activiteit uitgevoerd moeten worden. Omschrijf de taken zo concreet mogelijk. - Kies een manier om werkzaamheden te verdelen: vooraf bepalen of keuzetaken. - Bepaal wie de werkzaamheden coördineert. - Zorg voor een goede instructie vooraf met alle vrijwilligers en geef aan wie aanspreekpunt is. - Wees flexibel en improviseer als dat nodig is: de beleving van je bezoekers/deelnemers staat voorop!
* Afronding - Bedanken van iedereen die een bijdrage geleverd heeft aan de activiteit. - Maak een overzicht van definitieve uitgaven (en eventueel inkomsten) en bewaar dit samen met alle bonnen. - Succesvolle activiteit? Deel foto s en ervaringen via een persbericht, sociale media, nieuwsbrief etc. Bedank daarin ook je vrijwilligers, sponsors en deelnemers. * Evaluatie - bepaal hoe betrokkenen (deelnemers, vrijwilligers) hun mening kunnen geven: * Tips en tops opschrijven * Evaluatieformulier of -bijeenkomst * Mondeling: vraag mensen naar hun beleving - Voor de organisatie: is met deze activiteit het beoogde doel behaald? - Maak een kort verslagje of tip/top-lijst van de successen en verbeterpunten. Dit kun je weer gebruiken als je opnieuw een activiteit organiseert.
Voorbeeld begrotingsschema Voorbeeld begroting Burendagborrel Verwachte kosten Locatie: hofje Legeskosten vergunning 32,40 Huur statafels 125,- Bankjes/stoelen Vlaggetjes/ballonnen 25,- Lampjes Werkelijk gemaakte kosten Eten & drinken Boodschappen hapjes 80,- Ranja Sponsoring Jumbo Uitdeelzakjes chips Sponsoring Jumbo Bier/wijn/fris 200,- Nootjes/chips 35,- Techniek Huur geluidsinstallatie 100,- Haspels Stroomvergoeding 15,- Materialen Kleurplaat kinderen Via buurthuis Stiften/potloden Via buurthuis Plastic bekers 20,- Vuilniszakken 3,- Afzetlint Burendagpakket Bezems PR Uitnodiging Burendagwebsite Printkosten 7,- Poster Burendagwebsite Printkosten 2,50 Overig Bloemetje Trees en Gerda 25,- (hapjes maken) Onvoorzien 50,- Totaal 729,90
Checklist: Communicatieplan Een communicatieplan maak je om jouw boodschap zo effectief mogelijk over te brengen aan de mensen voor wie dit bedoeld is. Je plant hoe en wanneer je de boodschap overbrengt en kunt ook achteraf checken of dit succesvol is geweest. Stap 1: Doel van de communicatie Wat wil je bereiken met je communicatie? Om een activiteit aan te kondigen gebruik je een andere boodschap dan om bijv. vrijwilligers voor de activiteit te werven. Stap 2: Doelstelling bepalen Maak je doel concreet en meetbaar: dit doe je om achteraf het resultaat te meten en het effect van de communicatie vast te stellen. Een gewenst resultaat kan bijv. zijn om 20% meer deelnemers te interesseren voor je activiteiten; het effect kun je meten door het aantal bezoekers bij te houden. Je doel kan ook over een langere periode en met meer acties behaald worden. Stap 3: Doelgroep(en) bepalen Wie wil je bereiken en wat weet je over je deze mensen? Denk aan bijv. interesses, leefstijl, talenten of problemen waarop je kunt inspelen, manieren waarop men informatie tot zich neemt. Als je meerdere doelgroepen hebt, benoem ze dan apart. Stap 4: Formuleer je boodschap(pen) Jouw doel hoeft niet het doel te zijn van de ontvanger. Waar heeft de ontvanger behoefte aan? Denk aan de interesses of problemen die je in de vorige stap benoemt hebt. Voor verschillende doelgroepen formuleer je verschillende boodschappen. Als je een activiteit organiseert werf je deelnemers op een andere manier dan vrijwilligers. Voorbeeld: je houdt een high-tea voor ouderen. Voor de deelnemers is de boodschap gezelligheid, ontmoeten, samenzijn. Om vrijwilligers te werven voor de activiteit is de boodschap kleine investering, groot plezier, voorkomen eenzaamheid in de wijk, dankbaarheid Pas het taalgebruik en -niveau aan aan de doelgroep. Jongeren spreek je anders aan dan ouderen, bij mensen die het Nederlands (nog) niet goed beheersen gebruik je geen ingewikkelde woorden of zinnen. Begin met dat wat belangrijk is voor je doelgroep, praat pas daarna over jezelf of de organisatie. Stap 5: Bepaal je communicatiemiddel(en) Met welke middelen kun je jouw doelgroep(en) het best bereiken? Ouderen lezen vaker huis-aanhuisbladen, bij jongeren werkt een filmpje vaak beter dan geschreven informatie. Naast taal kun je gebruik maken van foto s, film, muziek, infographic, picto s enz. Bepaal welke communicatiemiddelen geschikt zijn voor je doelgroep(en), je boodschap(pen), de beschikbare tijd en het budget.
Soorten communicatiemiddelen: Gratis Betaald Mailing naar e-mailadressen (alleen met toestemming van ontvangers) Sociale media zoals Facebook, Twitter, Instagram, Youtube WhatsApp groep(en) Lokale media: wijkkrant, wijkwebsite, lokale krant, radio of TV Publieksactie of flashmob (Voorlichtings)bijeenkomst Ambassadeurs of sponsors Folder brochure flyer Posters (thema)krant Website Digitale nieuwsbrief (alleen met toestemming van ontvangers) Advertentie in kranten, busreclame, narrowcasting (schermen in publieke ruimtes zoals bibliotheek of ziekenhuis) Digitaal adverteren op websites/sociale media Radio- of TV spotjes Gadgets/promotie artikelen Stap 6: Werk volgens een planning Je kunt je activiteit het beste op meerdere momenten en manieren promoten. Dus bijvoorbeeld een persbericht naar de lokale krant sturen, de week daarna een uitnodiging huis-aan-huis verspreiden in de wijk en via de buurtapp regelmatig een leuke foto posten van de voorbereidingen. Maak een planning met de verschillende acties en wie wat uitvoert. Stap 8: Evaluatie Bepaal wanneer je gaat evalueren: per activiteit of na een langere periode. Is de doelstelling behaald? Welke concreet meetbare resultaten heb je geboekt? Wat werkte goed en wat niet? Vraag je deelnemers en/of vrijwilligers hoe zij de informatie ontvangen hebben.