Library and IT Services Handleiding Business Connect Deze handleiding is voor het grootste deel gebaseerd op een bestaande handleiding van Business Connect client (BCT) zelf, maar is herschreven voor de situatie van de UvT. BCT client is een programma waarmee je je telefoon kan bedienen en verschillende instellingen kan doen. Op de UvT is de telefoongids gekoppeld aan die van de telefooncentrale. Mocht je onjuistheden tegenkomen in de telefoongids (bijvoorbeeld je kamernummer), dan kan je dit zelf wijzigen via BCT. Let op! Wijzigingen van naam, titulatuur kan niet via BCT, deze dienen doorgegeven te worden bij je personeelsfunctionaris. Aan- en afmelden Wanneer je Business ConneCT wilt openen, klik je: Start, Programma's, BusinessConneCT Klik BusinessConneCT. Zodra je BCT hebt gestart, wordt het dialoogvenster voor aanmelding weergegeven. Augustus 2011 1
Selecteer Basisverificatie gebruiken Voer de volgende gegevens in: Gebruikersnaam: je aanmeldingsnaam is gelijk aan je username en telefoonnummer aan elkaar Wachtwoord: je wachtwoord is standaard gelijk aan je telefoonnummer. Let op! Het is verstandig om je wachtwoord te wijzigen. Ga naar pagina 13 om je wachtwoord te wijzigen. Eventueel kan je bij Opstartconfiguratie de aanmeldinstellingen bewaren en automatisch aanmelden na start van de toepassing aanvinken. Klik op Account valideren. Na succesvolle validatie verschijnt de volgende tekst: Account gevalideerd. Augustus 2011 2
De bovenste balk BCT bevat twee groepen weergaveknoppen namelijk: 1. Knoppen voor afwisselen tussen o o weergave van oproepafhandeling instellingen venster 2. Knoppen voor weergaven van specifieke lijsten o lijst met oproepen; slaat alle ontvangen en verzonden oproepen op en geeft deze weer, ongeacht je rol. o lijst met voicemailberichten (indien beschikbaar); bevat de maximaal 30 meest recent ontvangen voicemailberichten o o groepslijsten; geven de oproepstatus en bereikbaarheidsstatus van groepsleden weer. eigen gids; je eigen telefoongids. Augustus 2011 3
Zones van het venster Het scherm van BusinessConneCT is verdeeld in zones, namelijk: 1. Gesprekszone: voor binnenkomende, voorbereide en verbonden oproepen. 2. Zone voor wachten/doorverbinden: bevat details over oproepen die je in de wacht hebt gezet of die worden doorverbonden. 3. Eind zone: samenvatting beëindigde oproepen. 4. Bereikbaarheidzone (optioneel): hierin kan je een reden voor afwezigheid en moment van terugkeer opgeven. 5. Gidszone: hierin kan je zoeken naar nummers in de verschillende gidsen. 6. Wat je hier ziet, is afhankelijk van de lijstknop waarop je hebt geklikt. Je kunt dit venster ook verbergen door op de knop voor vleugel verbergen ( ) te klikken. De bereikbaarheidszone (4) is standaard uitgeschakeld. Desgewenst kan je deze zone inschakelen. Raadpleeg hiertoe de sectie Bereikbaarheidsinstellingen (pagina 12) Augustus 2011 4
Groepslijst Klik op de knop voor de groepslijst ( ) voor weergave van de groepsleden. Opmerking: als de knop voor de groepslijst niet wordt weergegeven, moet je misschien eerst op de knop Lijst weergeven ( ) klikken. Je kunt de inhoud van de knop voor de groepslijst definiëren in het venster voor instellingen. o Klik op de knop Instellingen ( ) in de bovenste balk van de toepassing. o Klik op het tabblad voor het groepsveld. o Selecteer de gewenste groep(en). Wanneer je met de rechtermuisknop op een groepslid klikt, wordt een menu met meer opties weergegeven. Augustus 2011 5
Lijst met oproepen (gemist, gekozen of beantwoord) Klik op de knop Lijst met oproepen ( ). Deze lijst bevat: o Lijst met gemiste oproepen o Lijst met laatst gekozen nummers o Lijst met beantwoorde oproepen Wanneer je met de rechtermuisknop op een item in een van de lijsten klikt, wordt een menu met meer opties weergegeven. Lijst met voicemailberichten (indien beschikbaar) Klik op de knop Lijst voicemailberichten ( ). Een klein geel oortje geeft een nieuw voicemailbericht aan. Zodra je het bericht afspeelt, wordt het pictogram blauw. Als de knop Lijst voicemailberichten niet wordt weergegeven, moet je misschien eerst op de knop Lijst weergeven ( ) klikken. Klik op het item in de lijst waarvan je het voicemailbericht wilt afspelen. Kies het medium waarmee je de voicemailberichten wilt afspelen. Klik op de knop Afspelen. Als je het afspelen tijdelijk wilt stopzetten, klik je op de knop Pauze. Als je het afspelen wilt afbreken, klik je op de knop Stoppen. Als je een bericht wilt verwijderen, klik je op de knop Verwijderen. Wanneer je met de rechtermuisknop op een item in de lijst klikt, wordt een menu met meer opties weergegeven. Augustus 2011 6
Gesprekszone: Basisafhandeling van oproepen 1. Een oproep beantwoorden De telefoon gaat over en er verschijnt een pictogram voor de oproep in de gesprekszone. o Klik op de knop Oproep beantwoorden ( ) en het gesprek zal handsfree worden gestart. Neem de hoorn van het toestel op wanneer je niet handsfree wilt bellen. Opmerking: Als de knop Oproep beantwoorden grijs wordt weergegeven, is handsfree bellen voor de telefoon uitgeschakeld. In dat geval kan je oproepen alleen beantwoorden door de hoorn op te nemen. 2. Opbellen met het toetsenbord van de computer o Zorg dat het nummerveld in de gesprekszone de focus heeft. o Voer het nummer in met het toetsenbord van de computer. o Druk op Enter op het numerieke toetsenblok. De telefoon gaat over of schakelt over naar de handsfree modus. Augustus 2011 7
3. Het laatste nummer herhalen o Klik op de pijl omlaag van de keuzelijst met het nummerveld in de gesprekszone. o Kies het gewenste nummer uit de laatste vijf gekozen nummers. o Druk op Enter op het numerieke toetsenblok van het toetsenbord van de computer. Je kunt ook de Lijst met oproepen gebruiken. Hier worden de laatste 30 gekozen telefoonnummers weergegeven. 4. Een gesprek in de wacht plaatsen Klik tijdens een gesprek op de knop Wacht ( zone voor wachten/doorverbinden. Vervolgens kun je een ander gesprek voeren. ) of sleep het bijbehorende pictogram naar de 5. Een gesprek uit de wacht halen Als je een gesprek uit de wacht wilt halen, klik je op de knop Uit wacht halen of sleep je het bijbehorende pictogram naar de gesprekszone. Augustus 2011 8
6. Afwisselen tussen de verbonden beller en de beller in de wachtrij o Je hebt verbinding met een beller en er staat een beller in de wachtstand. o Klik op de knop Afwisselen ( ) of druk op de plustoets (+) op het numerieke toetsenblok van het toetsenbord van de computer. 7. Een beller doorverbinden Er zijn verschillende manier om door te verbinden. Doorverbinden zonder spreken met beller B (blind doorverbinden) Je bent in gesprek met beller A. Klik met de rechtermuisknop op een groepslid (beller B) of een item in de gids (beller B) en kies Blind doorverbinden. Doorverbinden met spreken met beller B Je bent in gesprek met beller A. Klik op de knop Wachten ( ). Voer de naam van beller B in (of gebruik het nummerveld) en druk op Enter. Of dubbelklik op een groepslid of item in de gids. Je kunt nu spreken met beller B. Klik op de knop Doorverbinden ( ) om de oproep door te verbinden. Augustus 2011 9
8. Een driegesprek instellen Je hebt verbinding met een beller en er staat een beller in de wachtstand: Klik op de knop Driegesprek ( ). Beide bellers worden weergegeven in de gesprekszone en je hoort een geluidssignaal. Klik op de knop Einde gesprek ( ) of leg de hoorn op de haak van het toestel om een driegesprek te beëindigen. Je hebt je uit het driegesprek teruggetrokken en de beide andere bellers zijn nog met elkaar verbonden. 9. Een oproep weigeren De telefoon gaat over. Je kunt een inkomende oproep weigeren zonder deze eerst te beantwoorden door op de knop Einde gesprek ( ) te klikken. De oproep zal worden opgeslagen in je Lijst met gemiste oproepen en de beller krijgt bezettoon. Augustus 2011 10
Instellingen 1. Voicemail instellingen Met BCT is het mogelijk om een welkomstboodschap in te spreken en/of in een bericht doorverwijzen naar andere collega's. Dit kan via onderstaand scherm. Om bij je voicemailinstellingen te komen: o Klik op instellingen ( ) o Klik op tabblad Voicemail Je kan via de telefoon of je pc (indien er een microfoon op is aangesloten) een voicemailbericht inspreken. Het is ook mogelijk om een voicemailbericht per e-mail af te leveren. Dit kan je aanvragen bij de LIS Service Desk of je Lokale Automatiserings Unit (LAU). Augustus 2011 11
2. Bereikbaarheidsinstellingen In onderstaand scherm kan je bereikbaarheidsinstellingen doen. Ook kan je bereikbaarheidsprofielen definiëren en via de planning automatisch tussen de verschillende bereikbaarheidsprofielen laten wisselen. Bijvoorbeeld van 09:00-10:00 is het Kantooruren profiel, van 10:00-11:00 heb je een vergadering (Vergaderprofiel) enz. Per profiel kan je instellen wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld het profiel Vergaderprofiel, dan schakelt hij automatisch door naar de voicemail of wordt hij direct doorgeschakeld naar een collega. Om bij je bereikbaarheidsinstellingen te komen: o Klik op instellingen ( ) o Klik op tabblad Bereikbaarheid Augustus 2011 12
3. Algemene instellingen In onderstaand scherm kan je algemene instellingen doen. Klik op instellingen ( ) Klik op tabblad Algemeen Wanneer je op de knop Persoonlijke gegevens ( ) drukt, kan je bijvoorbeeld je kamernummer wijzigen. Let op! Wijzigingen van naam, titulatuur kan niet via BCT, deze dienen doorgegeven te worden bij je personeelsfunctionaris. Nog veel belangrijker je kan hier ook je wachtwoord wijzigen. Denk er bij het wijzigen van je pincode aan dat deze uit minimaal 5 cijfers bestaat en uniek moet zijn. Augustus 2011 13
Let op! Om ervoor te zorgen dat de juist instellingen worden bewaard, druk na elke wijziging op Toepassen. Augustus 2011 14