1 van 6 V.z.w. De Hazelaar wenst uitdrukkelijk beroep te doen op vrijwillige medewerkers om haar zorg- en dienstverlening aan haar gebruikers te intensifiëren, te verruimen en de kwaliteit er van te verhogen. Bedoeling is dat enerzijds vrijwilligers en anderzijds gebruikers en betaalde medewerkers van De Hazelaar elkaar ontmoeten en voor elkaar een meerwaarde betekenen. Voor de vrijwilliger kan zijn inzet een persoonlijke verrijking betekenen, een zinvolle tijdsbesteding of een voldoening voor persoonlijke behoeften. Voor De Hazelaar betekent de inzet van vele vrijwilligers een welgekomen en ook noodzakelijk gegeven. Om de aanwezige vrijwilligers te bevestigen in hun aanwezigheid, maar ook om kandidaat-vrijwilligers te verwelkomen, ontwikkelden we een vrijwilligersbeleid. Hierin wordt de relatie tussen de vrijwilliger en De Hazelaar beschreven. 1. Wie beschouwen we als een vrijwilliger? Een vrijwilliger is een persoon die uit vrije wil en onvoorwaardelijk zorg of diensten verleent aan de gebruikers van De Hazelaar, binnen een vooraf afgesproken kader. De uitgeoefende functie vormt een evenwicht tussen de capaciteiten, competenties en voorkeuren van de vrijwilliger met de behoeften van De Hazelaar. Elke vrijwilliger heeft een overeenkomst voor vrijwilligers (zie bijlage). Alle vrijwilligers zijn gelijkwaardig, ongeacht de aard of intensiteit van hun inzet. Familieleden van een gebruikers die deze gebruiker zelf begeleiden, zijn mantelzorgers. Indien dezelfde familieleden andere gebruikers begeleiden, verrichten zij vrijwilligerswerk en is in principe voorliggend beleid op hen van toepassing. Voor elke vrijwilliger duiden we een begeleider van een vrijwilliger aan. Dit zijn in de dagelijkse werking verantwoordelijken van een bepaalde zorgverleningsvorm in De Hazelaar. In dit kader zijn zij de eindverantwoordelijken voor de vrijwilligers die aan hen zijn toegewezen. De effectieve opvolging en begeleiding van een vrijwilliger kunnen door deze coördinatoren gedelegeerd worden aan andere medewerkers op basis van de functie-inhoud van de vrijwilliger.
2 van 6 2. Zorg voor vrijwilligers Onthaal van een kandidaat-vrijwilliger: In een kennismakingsgesprek tussen elke kandidaat en de directeur wordt naar de motieven van de vrijwilliger gepeild. Doel is een kennismaking tussen vrijwilliger en De Hazelaar, een inventarisatie van het aanbod van vrijwilliger en een peiling naar de integriteit van de kandidaat. Actuele noden en behoeften aan vrijwilligers worden verzameld op de website. Op basis van een compromis tussen vraag en aanbod geeft de directeur een afspraak aan de kandidaat voor een gesprek met de betrokken verantwoordelijke. De verantwoordelijke bespreekt de functie met de kandidaat. Het besluit van het gesprek mondt uit in vrijwilligersovereenkomst. Vanaf de opmaak van de overeenkomst voert de directeur de relevante gegevens in in het adressenbestand van De Hazelaar. De vrijwilligersovereenkomst wordt op alfabetische volgorde gearchiveerd in het bureel van het lokaal dienstencentrum. Verantwoordelijke, c.q. begeleider van de vrijwilliger, verzorgt de nodige interne communicatie (b.v. voorstelling aan gebruikers en medewerkers, collegae-vrijwilligers, taakinhoud, enz.). Vanaf dat moment volgt deze nieuwe vrijwilliger het beleid voor alle vrijwilligers. Een kandidaat vrijwilliger wordt pas aanvaard als vrijwilliger op basis van openstaande vacatures voor vrijwilligers. Dit betekent dat de intensiteit van inzet door reeds aanwezige vrijwilligers niet in vraag wordt gesteld naar aanleiding van het aanbod van een nieuwe vrijwilliger, tenzij de reeds aanwezige vrijwilliger hiertoe zelf een toelating heeft gegeven. Het inzetten van vrijwilligers gebeurt dus vraaggestuurd. Indien een kandidaat-vrijwilliger op dat moment geen vrije plaats kan krijgen, wordt hij geïnformeerd over andere uitzichten van vrijwillige taken en indien geen soelaas brengt, genoteerd op een zgn. werfreserve. In principe bewaken we dat elke vrijwilliger één begeleider wordt toegewezen. Dit sluit niet uit dat een vrijwilliger in verschillende zorgvoorzieningen prestaties levert. Het kan ook dat een andere vrijwilligersbegeleider deze vrijwilliger contacteert, maar het overzicht over en coördinatie van de vrijwilliger wordt waargenomen door de toegewezen persoonlijke begeleider. In deze gevallen zal de begeleider ook het nodige doen om -in geval van een evaluatiegesprek- dit gesprek te kunnen stofferen met informatie over de prestaties van de vrijwilliger in de andere zorgvoorzieningen (b.v. overleg met anderen). Elke wijziging aan de overeenkomst van een vrijwilliger wordt besproken tussen vrijwilliger en begeleider en daarna doorgegeven aan de directeur. Intervisie tussen vrijwilligers wordt georganiseerd aansluitend bij een vormingsmoment voor vrijwilligers. Dit vormingsmoment wordt georganiseerd tijdens de week van de vrijwilliger. De stuurgroep vrijwilligerswerk is hier opdrachthouder. Ervaringsuitwisseling tussen vrijwilligers vindt ook plaats tijdens voorkomende recreatieve activiteiten voor vrijwilligers. Vrijwilligers die een bepaalde grote activiteit zullen begeleiden, proberen we reeds van bij aanvang te betrekken bij de organisatie ervan tot en met de nazorg. Dit lijkt de meest gepaste methode van samenwerking te zijn om de betrokkenheid van de vrijwilligers op die activiteit te verhogen. Vrijwilligers worden niet systematisch betrokken in teamvergaderingen of besprekingen over gebruikers. Zij kunnen hierop wel uitgenodigd worden.
3 van 6 In de beleidsvorming omtrent vrijwilligers wensen we de vrijwilligers zelf te betrekken. Hiertoe wordt een Stuurgroep Vrijwilligerswerk opgericht waarin vrijwilligers participeren. Dit betekent minstens één vrijwilliger per zorgvorm EN de bewaking dat de grootste deelfuncties ook een vertegenwoordiging hebben. Concreet: 2 personen voor het dagverzorgingscentrum, 1 à 2 personen voor het lokaal dienstencentrum en 3 personen voor het rusthuis (vanuit functie maaltijdbegeleiding, begeleiding activiteiten en bediening cafetaria). 3. Inhoud van het vrijwilligerswerk Globaal gesproken zijn er twee soorten vrijwilligerswerk. Enerzijds vrijwilligerswerk gericht naar een individuele gebruiker. Denk hierbij aan kamerbezoeken bij bewoners in het rusthuis, begeleiden van een gebruiker bij een wandeling, uitstap of een consultatie van een geneesheer, maaltijdbegeleiding, ziekenbezoek, vervoer naar de kapel, en dergelijke zinvolle activiteiten meer. Anderzijds zetten sommige vrijwilligers zich in voor een min of meer grote groep van gebruikers. Hierbij kunnen onder meer worden vernoemd: begeleiding van de hobby-club of bewonerskoor, bibliothecaris zijn, begeleiden van rolstoeldansen, vervoer van gebruikers van en naar het dagverzorgingscentrum, en andere. Wat het begeleidingsconcept betreft, opteren we voor het systeem van begeleider en aandachtspersoon. Dit betekent dat elke vrijwilliger zich toelegt op de begeleiding van één individuele gebruiker. De vrijwilliger draagt zorg voor alle aspecten van deze gebruiker tijdens de begeleidingsperiode. Dit betekent nochtans niet dat een vrijwilliger ook zelf alle zorg aan deze gebruiker moet realiseren. De vrijwilliger bewaakt dat al de noden en behoeften van de gebruiker voldaan worden, hetzij doordat de vrijwilliger deze zelf invult hetzij door beroep te doen op andere begeleiders. Deelzorg door een vrijwilliger is dus mogelijk, afhankelijk van zijn competenties. Voor overname van te verrichten handelingen spreekt de vrijwilliger de betaalde medewerkers aan. Vrijwilligers staan steeds onder toezicht van betaalde medewerkers. Op vlak van aansprakelijkheid is de burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers verzekerd zoals die geregeld is voor betaalde medewerkers. We streven ook naar continuïteit in de relatie begeleider te begeleiden persoon. Er wordt rekening gehouden met de voorkeur van de gebruiker en van de vrijwilliger. De toewijzing is de verantwoordelijkheid van de organisator. Activiteiten die worden begeleid door vrijwilligers, kunnen ook plaatsvinden indien de begeleider of organisator van een bepaalde activiteit op dat moment niet werkt (b.v. activiteiten op wettelijke feestdagen voor personeel). De organisator van die activiteit beslist over de mogelijkheid en wenselijkheid. De vrijwilliger beslist natuurlijk over zijn bereidheid op dat moment. Dit principe geldt enkel voor regelmatig weerkerende activiteiten, niet voor éénmalige. De vrijwilliger dient ook te worden opgeleid om deze continuïteit van activiteit te waarborgen.
4 van 6 4. Rechten en plichten van een vrijwilliger 4.1 De Plichten Elke vrijwilliger voert bij voorrang- de functies uit die specifiek in zijn overeenkomst staan vermeld. Indien bijkomend beroep wordt gedaan op een vrijwilliger, kan dit pas op drie voorwaarden: 1) onvoorwaardelijk akkoord van de vrijwilliger; 2) voldoende tijdig gepland; 3) in overleg met en akkoord van de begeleider van de vrijwilliger. Vrijwilligers mogen attenties ontvangen van gebruikers of hun familie op voorwaarde van dit te melden aan de begeleider. Schenkingen of fooien aanvaarden is verboden. Initiatieven die gebruikers van de dienstverlening zelf ontwikkelen ter attentie van één of meerdere vrijwilligers worden zo door hen gewenst mee mogelijk gemaakt, maar niet zelf opgestart noch gepromoot. Elke vrijwilliger registreert op een daartoe specifiek document zijn prestatie-uren. Doel is het volume uren vrijwilligerswerk dat als basis dient voor de premieberekening van de verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid juist in te schatten en dus te verzekeren. 4.2 De Rechten 4.2.1 Tussentijdse evaluaties Een tussentijdse evaluatie is gekoppeld aan de duurtijd van de vrijwilligersovereenkomst. De duurtijd daarvan bedraagt maximaal 1 jaar. Hoe meer intens de inzet van de vrijwilliger en hoe meer complex de uit te voeren functie is, hoe meer frequent een evaluatiegesprek voorzien wordt; De begeleider geeft feedback aan de directeur na elk evaluatiegesprek over de verlenging van de overeenkomst en de afspraken over de taakinvulling. Als communicatie-instrument wordt hiervoor een ontwerp van verlenging van de overeenkomst ingevuld. Voorbeeld hiervan in bijlage. 4.2.2 Attenties als uitdrukking van onze dankbaarheid voor de vrijwillige inzet De Hazelaar bezorgt een verjaardagskaart aan de vrijwilliger op diens verjaardag. De animator van het rusthuis regelt dit voor alle vrijwilligers. De datums zijn opvraagbaar aan de receptie. Ze worden niet vermeld in de activiteitenkalender om de privacy van de vrijwilliger niet te schenden, om niet positief te discrimineren ten aanzien van de medewerkers en om het volume van de kalender niet te vergroten. Elke vrijwilliger ontvangt in de (jaarlijkse) Week van de Vrijwilliger een gepaste gelegenheidsdank-kaart. Gepast betekent: bij voorkeur gepersonaliseerd door enkele begunstigden van het vrijwilligerswerk. De coördinator Vrijwilligerswerk doet hiervoor het nodige. Indien een vrijwilliger een persoonlijke gebeurtenis meldt aan De Hazelaar, wordt hier gepast op gereageerd door de begeleider en/of de directeur. Bijvoorbeeld: uitvaart van een overleden familielid tot 1 ste graad van een vrijwilliger: aanwezigheid van de begeleider op de uitvaart.
5 van 6 4.2.3 Recht op informatie De Hazelaar bezorgt de vrijwilligers alle voor hen relevante informatie. Daarnaast informeert De Hazelaar de begeleidende vrijwilligers over de activiteit. Indien kandidaat deelnemers aan een bepaalde activiteit worden uitgenodigd per brief of een affiche, dan ontvangt de begeleidende vrijwilliger dezelfde uitnodiging. Als geheugensteun voor de vrijwilliger. Tot slot informeert de organisator van een activiteit de vrijwilliger over relevante gegevens over de te begeleiden gebruiker. 4.2.4 Gelijkstelling van vrijwillige met betaalde medewerkers op vlak van sociale voordelen 4.2.4.1 Vrijwilligers krijgen een voorkeurregeling in het opnamebeleid, op voorwaarde van minimum vijf jaar vrijwilligersstatuut in De Hazelaar (verworven recht); 4.2.4.2 De gebruikelijke prijskorting bij het huren van de feestzaal; 4.2.4.3 Kosten van maaltijden: 4.2.4.3.1 Begeleiding van een kookactiviteit impliceert het gratis mee nuttigen van de bereide maaltijd; 4.2.4.3.2 De kostprijs van de maaltijd voor helpende vrijwilligers bij activiteiten die plaatsvinden in De Hazelaar is gelijk aan de verkoopprijs van warme maaltijden aan betaalde medewerkers, d.w.z. op 15.10.04 twee euro, ongeacht de inschrijvingskost voor andere deelnemers en ongeacht de aard van de maaltijd; 4.2.4.3.3 Kostprijs voor vrijwilligers bij maaltijden extern is integraal ten laste van de vrijwilliger. 4.2.4.4 Begeleidende vrijwilligers ontvangen per dag één gratis consummatie. 4.2.4.5 Het verbruik van bruisend en niet-bruisend water, koffie en thee is onbeperkt en gratis tijdens de uitoefening van het vrijwilligerswerk. 4.2.4.6 De organisator van een activiteit kan een extra consummatie aanbieden aan de helpende vrijwilligers. 4.2.4.7 Prospectie van uitstappen en er bij horende kosten worden niet vergoed voor vrijwilligers. 4.2.4.8 Verplaatsingsonkosten worden vergoed indien de organisator de vrijwilliger vraagt eigen vervoer te gebruiken. 4.2.4.9 Vrijwilligers betalen zelf het inkomgeld bij externe activiteiten. Vermindering van de kosten voor de vrijwilligers kan door het organiseren van andere winstgevende activiteiten waarvan de opbrengst voor dit doel kan gebruikt worden. Alle genoemde sociale voordelen gelden voor alle vrijwilligers, uitgezonderd de specifieke voorwaarde bij de voorrangsregeling in het opnamebeleid. 4.2.4.9 Afscheid van een vrijwilliger Indien de vrijwilliger zelf de vrijwilligersovereenkomst wenst te beëindigen, bezorgt de begeleider van de vrijwilliger deze vrijwilliger een dankkaart, ook ondertekend door de directeur. Indien gebruikers zelf beslissen de vrijwilliger op een gepaste manier te willen bedanken bij dit afscheid, hebben zij die vrijheid. De Hazelaar neemt hierin geen initiatief, maar kan het initiatief van de gebruikers wel ondersteunen.
6 van 6 4 Kwaliteitsborging Het ontwikkelde beleid wordt intern besproken met en goedgekeurd door de Raad van Beheer en alle verantwoordelijken. Ook de Stuurgroep Vrijwilligerswerk zal semesterieel de realisatie van het beleid bewaken en verder laten evolueren. Elke vrijwilliger wordt benaderd vanuit voorliggende visie. Elke begeleider van een vrijwilliger voert het uitgestippelde beleid uit. P.S. Voor de volledigheid en uit dankbaarheid voor de medewerking volgt de samenstelling van de initiële werkgroep: Mv. A Dyck, Mv. A Sente (Mv. E. Geuens), Mv. E. Wouters (Mv. M Peeters, Mv. L Adams), Mv. C Goossens (Dhr. P Op De Beeck, Mv. C Janssens), C Rogier.