Workspace Design Onderzoeksopzet voor SOZAWE Datum: 16 december 2010 Ir. Jan Gerard Hoendervanger Docent-onderzoeker Lectoraat Vastgoed Kenniscentrum Gebiedsontwikkeling NoorderRuimte Hanzehogeschool Groningen Dr. Heico van der Blonk Onderzoeker Lectoraat Arbeidsproductiviteit Kenniscentrum Arbeid Hanzehogeschool Groningen Inleiding en context Bij SOZAWE spelen min of meer gelijktijdig twee ingrijpende transitieprocessen: de implementatie van een nieuw dienstverleningsconcept en de verhuizing naar een nieuw gebouw. Dit maakt SOZAWE een zeer interessante casus voor praktijkonderzoek naar de relatie tussen het ontwerp van het gebouw en het werkproces dat in dat gebouw plaatsvindt (of moet gaan plaatsvinden). De afgelopen maanden zijn de mogelijkheden en uitgangspunten voor dergelijk onderzoek in een aantal gesprekken verkend. In deze notitie wordt een globale onderzoeksopzet gepresenteerd, bedoeld om in overleg met de directie van SOZAWE concrete afspraken te maken over het uitvoeren van een vooronderzoek. Wij willen middels dit onderzoeksproject een brug tot stand brengen tussen enerzijds de concepten en beelden van architecten, interieurdesigners en kantoorinrichters, en anderzijds de concepten en beelden over de inrichting van de arbeidsorganisatie. Het uitgangspunt achter ons bredere onderzoeksproject is dat beide disciplines vaak in hoge mate gescheiden van elkaar opereren, een beeld dat zowel in vele praktijkvoorbeelden naar voren komt, als ook in de beschikbare literatuur over dit thema. Zowel vanuit de praktijk als vanuit de bestaande kennis op dit vlak (o.a.
Mobach, Organisaties van Vlees en Steen, 2009 en diverse publicaties van het Center for People and Buildings) blijkt dat het lastig is om deze brug tot stand te brengen, en er zijn vele voorbeelden te noemen waar die twee werelden elkaar niet hebben ontmoet. Bovendien is er vaak duidelijk sprake van verschillend taalgebruik en verschillende betekenissen tussen deze twee disciplines, waardoor afstemming en onderlinge communicatie wordt bemoeilijkt. Aan de andere kant zijn er ook legio positieve voorbeelden van organisaties waar juist wel heel gericht en succesvol is gezocht naar een alignment van de architectuur en inrichting van een gebouw, en het arbeidsproces dat daarin plaatsvindt (bv. Peter Camp, Gebouwen met een ziel, 2003 en www.organizationalspaces.com). Hieruit blijkt dat huisvesting in potentie een zeer krachtig middel is om organisatiedoelen en veranderingen te ondersteunen. Vanuit SOZAWE is de volgende prijktijkvraag van belang, die de aanleiding vormt tot dit onderzoek: Wat zijn de effecten van van de nieuwe huisvesting in termen van kwaliteit en opbrengst van de dienstverlening, klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid en hoe verhouden die zich tot de oorspronkelijke doelstellingen van de herhuisvesting en de reorganisatie? Focus en afbakening van het onderzoek De focus van dit onderzoeksproject ligt op de relatie tussen de architectuur en inrichting van het gebouw en de inrichting van de (arbeids)organisatie. Het gaat over de plannen die er zijn en in ontwikkeling zijn over de nieuwbouw, en over de plannen die er zijn rond een nieuw dienstverleningsconcept en een verbeterde inrichting van werkprocessen. Gezocht zal worden naar een verband tussen typen werkomgevingen en typen van werkprocessen, gebaseerd op de huidige stand van de kennis over deze thema s. In deze opzet van het onderzoek willen we de ontmoetingsfunctie binnen het huisvestingsconcept centraal zetten. Het idee van ontmoeten komt op meerdere
vlakken terug binnen Sozawe: er wordt gestreefd naar het bevorderen van ontmoetingen tussen medewerkers onderling, en ook de ontmoeting tussen organisatie en klant wordt beoogd verbeterd te worden. De ontmoetingsfunctie komt ook prominent naar voren in het Programma van Eisen voor de nieuwbouw. Het onderzoek gaat niet over technische aspecten van nieuwbouw of aanpassing van gebouwen, noch over het veranderingsproces waar organisaties mee te maken hebben. Onderwerpen zoals constructie-overwegingen, politieke aspecten van besluitvorming, gevoeligheden en eventuele weerstanden rond veranderingsprocessen of een reorganisatie vallen geheel buiten ons onderzoekskader en de gegevensverzameling. We gaan in het onderzoek uit van de plannen rond huisvesting en omtrent de inrichting van de organisatie zoals die er zijn, en het valt buiten de scope van het onderzoek om die plannen te evalueren, te toetsen, of meningen daarover te verzamelen. Doelstelling van het onderzoek De focus van het onderzoeksproject richt zich primair op de relatie tussen (her)huisvesting en het arbeidsproces, teneinde inzicht te krijgen in hoeverre en hoe de afstemming tussen beide vorm krijgt. Het doel van het onderzoek is om duidelijk te krijgen hoe die afstemming, hoe die brug eruit moet zien en waaruit die bestaat. Of zou moeten bestaan. De te ontwikkelen kennis is in de eerste plaats van belang om vooraf beter te kunnen inschatten en definiëren welke effecten bepaalde huisvestingsaspecten zullen hebben op specifieke gedragsaspecten. Het specifiek en expliciet maken van deze relaties (bijvoorbeeld in de vorm van bouwstenen voor Programma s van Eisen) draagt bij aan de communicatie tussen managers en ontwerpers en vergroot de kans dat verwachtingen op dit vlak uitkomen. Bovendien ontstaat een solide basis voor evaluatie-onderzoek. In de tweede plaats kan op basis van bovengenoemd inzicht een benadering of aanpak worden geformuleerd om de afstemming tussen huisvesting en inrichting van werkprocessen integraal aan te pakken. Het resultaat waar wij op langere termijn naar streven is een stappenplan op te stellen die organisaties kunnen gebruiken om
deze integrale aanpak te hanteren, en een optimale afstemming tussen huisvesting en inrichting van de organisatie tot stand te brengen. Onderzoeksvragen De centrale vraag van dit onderzoeksproject is: Hoe zit de relatie in elkaar tussen het nieuwe huisvestingsconcept en de (vernieuwde) inrichting van de organisatie? Het antwoord op deze vraag zal worden uitgewerkt in de vorm van een conceptueel model, waarin de veronderstelde effecten van de werkomgeving op het verloop van de werkprocessen zo precies en compleet mogelijk worden opgenomen. Deelvraag 1 Welke termen, concepten en motieven worden gehanteerd met betrekking tot enerzijds het nieuwe dienstverleningsconcept en anderzijds het nieuwe huisvestingsconcept? Deelvraag 2 Wat voor gedrag past bij het nieuwe dienstverleningsconcept? Hoe komt het nieuwe dienstverleningsconcept naar voren in hoe werknemers zich in de ruimtelijkheid van het (vernieuwde, nieuwe) gebouw gedragen. Bij deze vraag wordt met het begrip gedrag gedoeld op de fysieke bewegingen die medewerkers maken in hun ruimtelijke omgeving van het kantoor en het gebouw. Deelvraag 3 In hoeverre en op welke manier wordt verwacht dat het nieuwe huisvestingsconcept gewenst gedrag (dat past bij het nieuwe dienstverleningsconcept) zal bevorderen? Uitvoering en gegevensverzameling Het onderzoek start met een uitgebreid vooronderzoek, een onderzoek dat op zichzelf staat. Op basis van desk research (documenten met betrekking tot de reorganisatie en de herhuisvesting en andere secundaire bronnen) stellen we gerichte vragenlijsten op, en willen we ongeveer 10 medewerkers interviewen over de samenhang tussen huisvesting en het werkproces. Deze 10 interviews vormt de basis
voor beantwoording van de onderzoeksvragen. Naast de interviews bestaat dit onderzoek ook uit een analyse van recente literatuur zodat de meest recente inzichten over dit thema naar voren kunnen komen en vergeleken kunnen worden met de ervaringen en gang van zaken bij SOZAWE. Bij dataverzameling beperken we ons tot ongeveer 10 sleutelfiguren. We zoeken de deskundigen, mensen die iets weten van de (beoogde) nieuwe situatie, en die dus een doordachte inschatting kunnen geven. Het is wel belangrijk dat deze 10 medewerkers verspreid zijn over verschillende functiecategorieën en contexten (bijvoorbeeld directie, transitiemanager, projectleider nieuwbouw, architect, afdelingshoofden, klantmanagers, teamleiders van verschillende afdelingen/processen, centrale staf). Het vooronderzoek kan worden uitgevoerd in de periode februari tot en met juli 2011. Aansluitend kan eventueel vervolgonderzoek worden opgestart, gericht op het verder in kaart brengen van specifieke gegevens en metingen. Tussen het vooronderzoek en het vervolgonderzoek dient een beslismoment te zijn betreffende de voortzetting van het onderzoek. Inbedding van het onderzoek binnen Hanzehogeschool Dit onderzoek sluit goed aan bij de expertise en onderzoeksambities van de Hanzehogeschool, in het bijzonder van de lectoraten Arbeidsproductiviteit en Vastgoed. Vanuit deze lectoraten wordt samengewerkt aan kennisuitwisseling en ontwikkeling binnen het thema workspace design. Daarbij worden tevens verbindingen gelegd met expertise die aanwezig is binnen de opleidingen Architectuur/Bouwkunde, Personeelsmanagement, Human Technology, Facility Management, Vastgoed & Makelaardij en Bedrijfskunde. Deze multidisciplinaire benadering is in onze visie noodzakelijk om iets wezenlijks te kunnen toevoegen aan de bestaande (veelal monodisciplinaire) kennis op dit gebied. Parallel aan dit onderzoek zal multidisciplinair onderzoek worden uitgevoerd binnen het Atelier Mens & Omgeving (onderdeel van het Kenniscentrum
Gebiedsontwikkeling NoorderRuimte), gericht op de ontmoetingsfunctie van gebouwen. Dit zal waarschijnlijk bruikbare input opleveren voor het conceptueel model en eventueel vervolgonderzoek voor SOZAWE. Parallel aan dit onderzoek zal waarschijnlijke vergelijkbaar praktijkonderzoek worden uitgevoerd bij andere organisaties. Waar mogelijk zullen de onderzoeksresultaten worden vergeleken, om tot een diepgaander inzicht te kunnen komen. De beoogde onderzoeksresultaten zijn relevant voor het onderwijs binnen bovengenoemde opleidingen. Daarnaast is er een directe meerwaarde voor het onderwijs, door de mogelijkheid om student-onderzoekers in te zetten. Budget en kosten van het onderzoeksproject (vooronderzoek) Tijdsinvestering vanuit Hanze: 2 onderzoekers (Jan Gerard Hoendervanger en Heico van der Blonk), circa 100 uur per persoon. Gelet op het exploratieve karakter van het vooronderzoek worden voor deze inzet geen kosten in rekening gebracht. Tijsinvestering vanuit Sozawe: 10 interviews van 1,5 uur (15 uur) en 5 uur vergadertijd inclusief rapportage.