In deze handleiding wordt uitgelegd op welke wijze: - het digitale dossier te benaderen is; - het digitale dosier is ingedeeld; - hoe gescande bescheiden gekoppeld kunnen worden aan een - persoon - object - contract - advies - fouten bij het koppelen voorkomen kunnen worden - foutieve of verkeerd gekoppelde scans gewist of verplaatst kunnen worden. Hoe benader je het digitale dossier. In het hoofdmenu van het klant dossier zie je in het dashboard dit gedeelte. Het voorbeeld dat je hier ziet is een leeg dossier. Als je hier klikt kom je in het gedeelte waar de opvolging van de benodigde en aangevraagde bescheiden wordt geregistreerd. Dit onderdeel is nauw verwant met de gehele procedure. Als namelijk een bescheiden als ontvangen wordt geregistreerd, dan kan het worden gescand en worden toegevoegd aan het Digi Dossier Voor dit onderdeel is een speciale handleiding gemaakt = Bescheiden - registratie & opvolging= Indien het dossier gevuld is, dan staat er achter de onderwerpen het aantal bescheiden dat in dat onderdeel van het digitale dossier aanwezig is. Als je één van de onderwerpen aanklikt, in dit voorbeeld aanvrager, dan kom je in het overzichtscherm van het Digi Dossier. Onder actueel wordt dan geopend de tab van het onderwerp. Je ziet direct de aanwezige bescheiden. Is het scherm helemaal gevuld dan kan je met de schuifbalk de overige bescheiden bekijken. De meest recent toegevoegde bescheiden wordt bovenaan getoond. Ook is het mogelijk om op datum te selecteren, oplopend of aflopend. Klik je een regel van een bescheiden aan, dan zie je gelijk een voorbeeld in het klein. Om de bescheiden geheel te zien, klik dan hier. De PDF wordt dan geopend met Adobe Reader. 1
Hoe is het digitaal dossier ingedeeld De hoofdonderdelen bestaat uit het actuele gedeelde, het archief en de scanmodule. Actueel In dit gedeelte zijn de bescheiden zichtbaar die gebruikt kunnen worden voor de aanvraag en voortgang, danwel kunnen dienen als informatiebron. Actueel wil zeggen nog niet gearchiveerd. Het kan dus best zijn dat dit onderdeel bescheiden bevat die al verlopen zijn, maar nog niet naar het archief zijn verwijderd. Tijdens het koppelen van de bescheiden is het mogelijk een geldigheidsdatum aan de bescheiden toe te voegen. Op die wijze houdt je overzicht en kan je het dossier gemakkelijker actueel houden. Een loonstrook, werkgeversverklaring zijn na van verloop van tijd niet meer geldig, terwijl een polis geldig blijft tot einddatum van het contract. Het actuele gedeelte is opgedeeld in: - persoon (de aanvrager en de eventuele partner) - contract - object - advies De overzichtschermen van object, contract en advies geven een totaalbeeld van alle aanwezige bescheiden. Als je het op detail niveau wilt zien, dan kan je het beste het Digi Dossier benaderen via het object, contract of advies. Archief In dit gedeelte worden de gearchiveerde bescheiden getoond. Archiveren wil zeggen dat deze bescheiden eens gekoppeld zijn geweest aan een actief contract, object of persoon. Door het verplaatsten naar het archief van zo n onderdeel, horen de daarbij behorende bescheiden ook thuis in een archief. En dat gebeurd dus op deze plaats. Scannen Via dit onderdeel kan je een gescande bescheiden vanuit de Scan-In map koppelen aan een onderwerp en plaatsten in het Digi Dossier. Hoe worden gescande bescheiden gekoppeld. Ga gestructureerd te werk. Heb je meerdere bescheiden, sorteer deze eerst op soort. Vervolgens scan je deze bescheiden via de scanner. Hierna leg je de stapel bescheiden op je bureau en houdt je met het koppelen dezelfde volgorde aan als de volgorde dat de bescheiden zijn gescand. De eerst gescande bescheiden zal ook als eerste in de Scan-IN map staan. Dus bovenaan. Plak of sleep je een bescheiden vanaf een andere lokatie van je computer in de Scan-IN map, dan zal deze worden geplaatst onder de laatste toegevoegde bescheiden. 2
Hieronder wordt toegelicht hoe je de gescande bescheiden kan koppelen. Om dit goed te kunnen testen is het wel de bedoeling dat in de Scan-IN map ook daadwerkelijk bescheiden bevinden. Hoe en waar koppel je persoonlijke bescheiden. Persoonlijke bescheiden zijn documenten die op naam staan van de klant. Er zijn twee soorten. De documenten op naam van één klant of van beide klanten. De documenten op één naam gaat gemakkelijk. Deze koppel je aan de betreffende persoon. Bijvoorbeeld het paspoort of de salarisstrook. Bij de documenten op naam van beide klanten, geeft dat een praktisch probleem. Bij wie nu deze bescheiden koppelen. Het kantoor is vrij om daarin te beslissen. Wij stellen voor om die bescheiden dan te koppelen aan de aanvrager. Houdt dan wel één systeem aan. Gaan de klanten uit elkaar (echtscheiding etc.) dan kan je alsnog bepalen of zo n bescheiden ook bij de partner gekoppeld moet worden. In die situatie kopieer je de bescheiden en koppel je deze alsnog in het dossier van de betreffende persoon. Het kantoor kan natuurlijk ook besluiten om documenten op beiden naam aan beide personen te koppelen. Dat betekend dan ook dat de bescheiden twee keer gescand moet worden. Hoe koppel je persoonlijke bescheiden Klik in het dashboard van het particulier dossier hier. Er verschijnt voor het NAW scherm een Pop-Up scherm. In dit scherm kan je de bewerking doen om de bescheiden te koppelen. Het scherm wordt geopend bij het onderdeel scannen en met de tab persoon geopend. 3
Hoe ga je nu te werk. Je ziet in het scherm de gescande bescheiden staan. Tegelijkertijd heb je voor je liggen de stapel bescheiden die je gescand hebt. Voorbeeld: Stel de eerste bescheiden is het paspoort van de aanvrager. Je klikt eerst hier. Het gevolg is dat de persoonlijke scankaart van de aanvrager wordt aangemaakt. Je ziet zijn naam daarin staan. Vervolgens klik je bij soort. Je krijgt nu een uitklapvenster te zien. Je selecteert daar het paspoort. Hierna kan je nog een opmerking toevoegen bij opmerkingen. Daaronder kan je weer een geldigheid van de bescheiden aangeven. Vervolgens selecteer je de bescheiden. Als je een bescheiden geselecteerd hebt verschijnt er een rood vlakje voor de gekozen bescheiden. Wil je de bescheiden nog controleren dan kan je klikken op voorbeeld. Dan krijg je de verkleinde weergave te zien, of je klikt direct op open. Is de bescheiden goed dan kan je de bescheiden koppelen aan de persoon en vanuit de Scan-In map verplaatsten naar het digitale dossier, in de map Persoon, door de knop opslaan aan te klikken. Doe dit pas als de PDF gesloten is. Zolang de PDF nog geopend is zal het koppelen niet lukken, omdat het bestand dan geblokkeerd is. De PDF blijft dan in de Scan-IN map staan. Als het goed is gegaan krijg je bij de allereerste keer dat een gescande bescheiden aan een onderdeel van het Digi Dossier wordt toegevoegd, de melding dat de folder is gemaakt. Hierna zal je geen melding meer krijgen, tenzij je een fout hebt gemaakt. Na het koppelen is de scan toegevoegd aan het actuele overzicht van het digitale dossier. Hoe en waar koppel je bescheiden aan een contract. Daarvoor ga je naar het contract en open je het contract. Via het dashboard van het contract kan je op twee manieren bij de scanmodule komen. Bij het onderdeel INFO kan je de scanscherm starten door de knop aan te klikken of via de tab Digi Dossier. 4
Klik je aan, dan wordt dit scherm geopend. Hier kan je dan op dezelfde wijze als bij persoon de bescheiden koppelen. Benader je de scanmodule via de tab Digi Dossier, dan zie je eerst dit scherm Klik op NIEUW en het scanscherm wordt geopend. Dit scherm is het overzichtscherm waarin alle bescheiden worden getoond die bij het contract horen. Als je een regel van een bescheiden aanklikt wordt hier naast de gegevens getoond en hier een kleine afbeelding van de PDF. Klik op Open als je het op ware grote wilt zien. De procedure en de schermen zijn voor alle contracten gelijk. Hoe en waar koppel je bescheiden aan een object. Daarvoor ga je naar het object en open je het contract. Via het dashboard van het object kan je bij de scanmodule komen door het aanklikken van de tab Digi Dossier. De procedure en de schermen zijn gelijk zoals deze zijn toegelicht bij contracten. Open Invoer Bij het selecteren van een bescheiden kan het voorkomen dat de naamvoering van de bewuste bescheiden niet voorkomt in de standaard opgegeven mogelijkheden. Indien de bescheiden vaker zal voorkomen kan de Invice beheerder de naam aan de lijst toevoegen via variabelen. Is het een incidentele bescheiden, dan kan je zelf een naam invoeren. Hoe werkt dat. Je klikt bij Soort twee keer in de regel van een bestaande bescheiden. Je kunt nu de aanwezige naam overschrijven. Het op deze wijze invoeren van een vrije naam kan risico s met zich meebrengen. Kijk daarvoor op de volgende pagina. 5
Het zelf toevoegen tijdens het koppelen kan fouten in de hand werken, omdat het gauw tussendoor gebeurd. Bij kantoren met meerdere Invicers is het aan te raden om een standaard methode af te spreken. Op welke wijze voer je de naam in. Advies is om dezelfde systematiek aan te houden die ook gebruikt is voor het aanmaken van de standaard naamvoering. Zelfde lettertype, grote van de letters. Begin het eerste woord ook met een hoofdletter als dat ook in de standaard naamvoering staat.. Zo wordt bereikt dat bij het tonen van deze namen in de schermen, brieven, faxen en e-mails de tekst er allemaal gelijk uit ziet Bij het invoeren van de naam is het van belang dat bepaalde tekens niet worden gebruikt. Indien deze tekens in de naam worden gebruikt, dan is het koppelen niet mogelijk Die tekens zijn: \ / : * < > - Hoe kan je fouten bij het koppelen voorkomen. Bij het koppelen van een bescheiden aan het Digi Dossier zijn drie veel voorkomende fouten de oorzaak. 1. koppelen terwijl de PDF nog open staat 2. Vreemde tekens bij het invoeren van de naam gebruikt 3. er is geen koppeling tussen Invice en de map Digi Dossier of tussen Invice en de Scan-IN map. Bij fout 1 en 2 kan je dat zelf controleren en herstellen door de procedure gewoon opnieuw te doen. Bij fout nr. 3 aan de Invice beheerder vragen om e.e.a. te controleren. Indien bij het koppelen een fout is gemaakt en je hebt wel geprobeerd de bescheiden te koppelen, dan krijg je een melding. In die situatie wordt in het Digi Dosier wel een regel aangemaakt. Het lijkt dan dat de bescheiden gekoppeld is, maar dat is niet zo. De PDF staat nog in de Scan-IN map. Dus zorg dat je na het scannen en verwerken daarvan geen scans over houdt in de Scan-In map. Advies is daarom zorg er voor dat na het verwerken de Scan-IN map altijd leeg is. Dan blijft het veel overzichtelijker. Hiernaast zie je een voorbeeld van foute invoer en koppelingen. Je ziet dat de regel met de verkeerde tekens in de tekst toch is aangemaakt. Doch hieraan zullen dus geen bescheiden gekoppeld zijn. Op de volgende pagina wordt uitgelegd hoe je een foutieve koppeling kan herstellen
- Hoe kan je foutieve koppelingen of een fout gekoppelde scan verplaatsen. Het kan gebeuren dat een scan niet goed gekoppeld kan worden. Is de scan goed gekoppeld, dan zie je na het aanklikken van de scan direct een klein voorbeeld in het venster. Krijg je de melding dat het bestand niet gevonden kan worden. Dan is dit een foutieve koppeling. Je kan deze verkeerde koppeling verwijderen via de scanmodule die je kan vinden in het dashboard van het klantdossier. Je gaat naar de tab actueel en je klikt het onderdeel aan waar je de foutieve koppeling wilt verwijderen. Klik de koppeling aan en je ziet dan dat de koppeling niet goed is. Klik op de knop Wis en dit schermpje wordt geopend. Klik op WIS en weg is de koppeling. Verplaatsen foutief gekoppelde scan Het kan gebeuren dat je per ongeluk de scan aan een verkeerd onderwerp hebt gekoppeld. Om deze te ontkoppelen voer je dezelfde procedure uit als bij het verwijderen van een foutieve scan, met als verschil dat je het niet wist maar de knop Zet Terug aanklikt. De scan wordt nu weer teug gezet in de Scan-IN map. Archiveren Als laatste het archiveren. De scans zijn gekoppeld aan personen, objecten, contracten en adviezen. Zodra deze onderdelen worden gearchiveerd worden de daaraan gekoppelde scans ook gearchiveerd. De scans blijven gekoppeld aan het onderdeel dat gearchiveerd is. In het dashboard van het klant zal het aantal getoonde scans worden verminderd met het aantal scans wat gekoppeld zit aan het gearchiveerde onderdeel. Dus archiveren gaat automatisch en pas op het moment als het onderdeel waaraan het gekoppeld zit gearchiveerd wordt. 7