NOTITIE REPRESENTATIEKOSTEN De Lichtenvoorde Lichtenvoorde, mei 2013 E. Huitink Manager Bedrijfsbureau Versie: juni 2014 1
1 Status Beleidsnotitie Representatiekosten Auteur(s) E. Huitink, manager bedrijfsbureau Datum November 2012 Datum bespreking MT 27 november 2012 Datum vaststelling bestuurder 14 mei 2013 Datum bespreking Centrale Verwantenraad Nvt/wordt ter informatie toegezonden Datum bespreking Cliëntenraad Nvt Datum bespreking Ondernemingsraad 7 mei 2013 Datum bespreking Raad van Toezicht Nvt Datum evaluatie doelstelling 14 mei 2014 Datum evaluatie beleid 14 mei 2014 Versie: juni 2014 2
2 Inhoud Notitie representatiekosten... 1 1 Status... 2 2 Inhoud... 3 3 Inleiding... 4 4 Jubilea van medewerkers en vrijwilligers... 5 5 Vertrek... 6 6 Persoonlijke aangelegenheden... 8 7 Overlijden... 9 Versie: juni 2014 3
3 Inleiding In 2010 is de laatste notitie representatiekosten vastgesteld en goedgekeurd. Deze was afgestemd op ontwikkelingen op organisatieniveau en op CAO-niveau. In verband met de gevolgen van de crisisperiode waarin heel Nederland verkeert en de noodzaak tot bezuinigingen is besloten tot versobering van de festiviteiten rondom jubilea om zo de kosten die het organiseren van de festiviteiten rondom jubilea met zich meebrengen omlaag te brengen. Doel notitie De notitie representatiekosten geeft weer hoe de werkgever aandacht wil besteden aan bijzondere gebeurtenissen, werkzaamheden en kosten van representatieve aard. Hierbij wordt gelet op afspraken binnen de organisatie en Cao-regelingen. Ook is er aangegeven wie er bij welke vorm van representatie verantwoordelijk is. Daarom dient deze notitie gezien te worden als hulpmiddel, het creëren van transparantie en éénduidigheid binnen de organisatie. Van belang is dat er bij de toepassing van deze notitie representatiekosten de eindverantwoordelijkheid ligt bij het leidinggevende MT-lid. De Lichtenvoorde hecht er waarde aan om bijzondere gebeurtenissen niet zomaar voorbij te laten gaan. Dit betekent dat De Lichtenvoorde betrokken is en wil zijn bij het wel en wee van haar medewerkers, vrijwilligers en anderen. In overleg met de betrokkene of familie van betrokkene wordt bepaald hoe aandacht wordt besteed aan een bijzondere persoonlijke gebeurtenis wordt daarom aandacht geschonken, waarbij het al dan niet in kennis stellen van een gebeurtenis bepalend is voor De Lichtenvoorde om actie te ondernemen. De notitie is geschreven vanuit het werkgeverschap en dit betekent dat bij alle te noemen gebeurtenissen geen sprake is van representatie vanuit het team en dus geen beroep kan worden gedaan op het budget van het betreffende team. Het budget representatie wordt centraal begroot. Voor representatie vanuit de teams naar derden kan een beroep worden gedaan op het teambudget, voor interne representatie binnen De Lichtenvoorde dient het eigen potje lief en leed aangesproken te worden. Versie: juni 2014 4
4 Jubilea van medewerkers en vrijwilligers 12 ½ jaar bij De Lichtenvoorde Cadeau - namens de werkgever, via MT-lid, een boeket bloemen ter waarde van 20, - en een cadeau ter waarde van 50, - - Voor medewerkers geldt een jubileumgratificatie conform CAO, artikel 4.13 lid 1 en fiscale regelgeving. Organisatie: MT-lid kort aandacht voor dit jubileum tijdens team- of bureauoverleg. 25/40 jaar bij De Lichtenvoorde Cadeau - op datum jubileum, namens de werkgever, via bestuurder/manager, een boeket bloemen ter waarde van 20, -. - De jubilarissen ontvangen tijdens de receptie namens werkgever een cadeau ter waarde van 200, -. CAO - Voor medewerkers geldt een jubileumgratificatie conform CAO, artikel 4.13 lid 1 en fiscale regelgeving. - Voor medewerkers geldt een dag verlof conform artikel 8, lid 14f Organisatie - het betreffende leidinggevende MT- lid. Receptie: Organisatie receptie: Organisatiekosten: op twee data in een kalenderjaar (in april en in oktober) zal een bijeenkomst/receptie worden georganiseerd voor alle jubilarissen die dat jaar een dienstverband met De Lichtenvoorde hebben van 25 of 40 jaar en voor medewerkers die De Lichtenvoorde verlaten wegens het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd of volledig met pensioen gaan. De voorzitter van de Raad van Toezicht en de voorzitter van de Ondernemingsraad zullen worden uitgenodigd voor de receptie. Directiesecretaresse in overleg met de betreffende leidinggevende MTleden. Na de festiviteiten wordt een kort berichtje plus foto naar een plaatselijk weekblad verzorgd. De organisatoren kunnen voor het samenstellen van de uitnodiging alsmede voor het verzoek tot plaatsing van het artikel en foto in het plaatselijke blad de afdeling informatie/communicatie raadplegen. ten behoeve van een receptie met als uitgangspunt een duur van 2 uur, 2 x koffie en 1 x gebak, 2 consumpties plus hapje. Vertegenwoordiging bestuurder, de betreffende (sector)manager(s), teammanager(s), en bij een lid van het Managementteam, een lid van de Raad van Toezicht. De jubilaris mag aangeven welke collega s uit zowel het eigen team als uit een ander team of onderdeel van de organisatie een uitnodiging mogen ontvangen. Daarnaast kan de jubilaris de genodigdenlijst aanvullen met maximaal 25 namen van familieleden of externe betrekkingen. Wanneer collega s de receptie bezoeken is dat in eigen tijd. Collega s die geen uitnodiging ontvangen worden niet geacht de receptie bij te wonen. Versie: juni 2014 5
5 Vertrek Bij vertrek van vrijwilligers, vaste medewerkers, invalkrachten en leden van diverse raden die een verbintenis met De Lichtenvoorde hebben van 4 jaar of meer: een boeket bloemen of bon ter waarde van 20, -. In bijzondere situaties kan in overleg met de bestuurder hierop een uitzondering gemaakt worden. Onder vertrek valt niet het binnen De Lichtenvoorde wisselen van team en afscheid van stagiaires; deze medewerker blijft immers gewoon in dienst van De Lichtenvoorde of is maar een korte periode werkzaam binnen De Lichtenvoorde. Zoals al in de inleiding is aangegeven dient wanneer het team een afscheidscadeau wil aanbieden- hiervoor het eigen potje lief en leed te worden aangesproken. Bij vertrek wegens AOW-gerechtigde leeftijd/pensioen Cadeau - Op de dag van vertrek een boeket bloemen ter waarde van 20, -. - De vertrekkende medewerker ontvangt tijdens de receptie namens werkgever een cadeau ter waarde van 200, - CAO indien van toepassing: gratificatie conform artikel 4.13. Organisatie Receptie: Organisatie receptie: Organisatiekosten: het betreffende leidinggevende MT- lid. op twee data in een kalenderjaar (in april en in oktober) zal een bijeenkomst/receptie worden georganiseerd voor alle jubilarissen die dat jaar een dienstverband met De Lichtenvoorde hebben van 25 of 40 jaar en voor medewerkers die De Lichtenvoorde verlaten wegens het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd of volledig met pensioen gaan. De voorzitter van de Raad van Toezicht en de voorzitter van de Ondernemingsraad zullen worden uitgenodigd voor de receptie. Directiesecretaresse in overleg met de betreffende leidinggevende MTleden. Na de festiviteiten wordt een kort berichtje plus foto naar een plaatselijk weekblad verzorgd. De organisatoren kunnen voor het samenstellen van de uitnodiging alsmede voor het verzoek tot plaatsing van het artikel en foto in het plaatselijke blad de afdeling informatie/communicatie raadplegen. ten behoeve van een receptie met als uitgangspunt een duur van 2 uur, 2 x koffie en 1 x gebak, 2 consumpties plus hapje. Voor jubilea en vertrek van MT-leden en bepaalde staffuncties geldt dat meer organisatiekosten nodig kunnen zijn in verband met externe relaties. Overleg hierover met bestuurder. Vertegenwoordiging: bestuurder, de betreffende (sector)manager(s), teammanager(s), en bij een lid van het Managementteam, een lid van de Raad van Toezicht. De vertrekkende medewerker mag aangeven welke collega s uit zowel het eigen team als uit een ander team of onderdeel van de organisatie een uitnodiging mogen ontvangen. Daarnaast kan de vertrekkende medewerker de genodigdenlijst aanvullen met maximaal 25 namen van familieleden of externe betrekkingen. Versie: juni 2014 6
Wanneer collega s de receptie bezoeken is dat in eigen tijd. Collega s die geen uitnodiging ontvangen worden niet geacht de receptie bij te wonen. Opmerking De organisatoren kunnen voor het samenstellen van de uitnodiging alsmede voor het verzoek tot plaatsing van het artikel en foto in het plaatselijke blad de afdeling informatie/communicatie raadplegen. De Lichtenvoorde zal, indien het op prijs wordt gesteld, contact houden door het sturen van uitgaves van het blad Update en het lidmaatschap van de personeelsvereniging. De Lichtenvoorde (via afdeling informatie en communicatie) verzorgt voor deze personen met kerst een attentie. Voor MT-leden en bepaalde staffuncties geldt dat een hoger bedrag aan organisatiekosten nodig kan zijn in verband met externe relaties. Overleg hierover met bestuurder. Versie: juni 2014 7
6 Persoonlijke aangelegenheden Bij geboorte baby/adoptie Bloemetje namens werkgever 20, - (dit op het moment dat de medewerker de organisatie in kennis stelt door middel van een kaartje). CAO Verzorgd door bij bevalling van echtgenote of relatiepartner verlof voor werknemer conform Artikel 8:16, lid 2. Sectorbureau of Bedrijfs- en Bestuursbureau Bij ziekte medewerker Bloemetje Verzorgd door wanneer een medewerker langer dan 3 weken ziek is, een bloemetje namens de werkgever ter waarde van 20, -. Sectorbureau of Bedrijfs- en Bestuursbureau Bij huwelijk/samenlevingsverband, 25-jarig huwelijk/samenlevingsverband of 40-jarig huwelijk van medewerker/vrijwilliger of cliënt Bezoek receptie sectormanager/teammanager, manager bedrijfsbureau of bestuurder kan receptie bezoeken (indien hiervoor een uitnodiging is ontvangen). Cadeau namens werkgever een bon of een cadeau ter waarde van 35, -. Ook indien receptie niet wordt bezocht dient ervoor te worden zorggedragen dat een bon of cadeau wordt aangeboden. CAO verlof conform artikel 8:14 lid d of artikel 8:16 lid 1. Verzorgd door Sectorbureau of Bedrijfs- en Bestuursbureau Versie: juni 2014 8
7 Overlijden Medewerker/Vrijwilliger/Cliënt De Lichtenvoorde Bezoek aan familie Advertentie Condoleancekaart Grafstuk Vertegenwoordiging sectormanager of manager bedrijfsbureau of bestuurder. verzorgd door de bureausecretaresse (eventueel in overleg met de directiesecretaresse) in opdracht van de sectormanager. Bij advertentie gebruik maken van beeldmerk De Lichtenvoorde, zonder tekst Eigen leven, eigen plek. verzorgd door directiesecretaresse ter waarde van 70, - Indien op rouwkaart of door familie aangegeven wordt dat men in plaats van bloemen liever een donatie aan een goed doel wil schenken dan een donatie ter waarde van dit bedrag overmaken. Verzorgd door: bureausecretaresse na overleg met directiesecretaresse. sectormanager of manager bedrijfsbureau en bestuurder. Opmerking Voor het opstellen van de advertentie kan de afdeling informatie/communicatie worden geraadpleegd. Versie: juni 2014 9