De Lichtenvoorde. Opleidingsreglement. Mei 2010 P.R. Stroeve, adviseur personeelszaken

Transcriptie

1 De Lichtenvoorde P.R. Stroeve, adviseur personeelszaken

2 Status Beleidsnotitie Notitie Auteur(s) P.R. Stroeve, adviseur personeelszaken Datum Datum bespreking MT 11 mei 2010 Datum vaststelling bestuurder 11 mei 2010 Datum bespreking Centrale Verwantenraad n.v.t. Datum bespreking Cliëntenraad n.v.t. Datum bespreking Ondernemingsraad Schriftelijk instemming 18 mei 2010 Datum evaluatie doelstelling Datum evaluatie beleid Effectbespreking van de totstandkoming van deze notitie 2

3 Inleiding In dit reglement zijn een aantal afspraken vastgelegd, voortvloeiende uit de CAO Gehandicaptenzorg en afspraken binnen De Lichtenvoorde. In dit reglement staan procedures en de criteria beschreven voor het management en de medewerkers voor het aanvragen van opleiding, vorming en training en de criteria voor het toekennen c.q. afwijzen van de aanvraag. In 2009 is De Lichtenvoorde gestart met de Academie De Lichtenvoorde; een ontwikkel/leertraject voor alle medewerkers ongeacht functie. Voor zover mogelijk en van toepassing zullen wij scholingen/trainingen, collectief danwel individueel, onder de vlag van deze academie plaatsen. In die gevallen waarin dit reglement geen antwoord geeft op uw vraag kunt u terecht bij uw leidinggevende. Deze kan zich laten adviseren door de adviseur personeelszaken. Daar waar leidinggevende staat kan gelezen worden: bestuurder, clustermanager en/of manager Bedrijsbureau. 3

4 Inhoudsopgave Hoofdstuk Onderwerp Bladzijde 1. Algemeen Opleidingsbeleidsplan 1.2 Opleidingsjaarplan 1.3 Jaarlijkse inventarisatie 1.4 Opleidingsbudget 1.5 Opleidingscommissie 2. Aanvraagprocedures Collectief op initiatief van de leidinggevende 2.2 Individueel op initiatief van de leidinggevende 2.3 Individueel op initiatief van de medewerker 2.4 Symposia en studiedagen 2.5 Afwijzing Beroep 3. Vergoedingen studiekosten en verlof Algemeen 3.2 Definitie opleidingskosten 3.3 t/m 3.6 Vergoedingsregelingen 3.7 Bijzondere situaties 9 4. Terugbetalingsregeling Totale opleidingskosten 4.2 Gedeeltelijke terugbetaling 4.3 Bijzondere situaties 5. Begeleiding van de medewerker 11 Aanvraagformulieren 12 t/m 14 4

5 1. Algemeen 1.1 Opleidingsbeleidsplan De Lichtenvoorde ontleent voor het Opleidingsbeleid speerpunten uit het strategisch beleid van de organisatie. Deze zijn gericht op een brede kwaliteitsontwikkeling en innovatie van de dienstverlening van De Lichtenvoorde. De uitwerking van de speerpunten en de manier waarop opleiden kan bijdragen aan het behalen van de doelstellingen van de strategische speerpunten staan beschreven in het opleidingsbeleidsplan. In 2009 is De Lichtenvoorde gestart met de Academie De Lichtenvoorde; een ontwikkel/leertraject voor iedere medewerker, ongeacht zijn of haar functie. Alle scholingen die in de komende jaren ontwikkeld/georganiseerd gaan worden zullen voor zover mogelijk in de Academie geplaatst worden. 1.2 Opleidingsjaarplan De concrete opleidings-, vormings- en trainingsactiviteiten per jaar staan beschreven in een opleidingsjaarplan. In dit plan is het opleidingsbeleid vertaald naar opleidingsactiviteiten die in het betreffende jaar worden uitgevoerd. 1.3 Jaarlijkse Inventarisatie In de periode van juni tot september inventariseert het management op verzoek van de afdeling P&O, uitgaande van het vastgestelde opleidingsbeleid, de collectieve en individuele opleidingsnoodzaak en opleidingsbehoefte voor het komende jaar. Deze inventarisatie wordt vastgelegd in een opleidingsjaarplan. Gekoppeld aan het beschikbare opleidingsbudget en, na vaststelling door de bestuurder in december, is dit plan maatgevend voor opleidings-, vormings- en trainingsactiviteiten in het betreffende jaar. 1.4 Opleidingsbudget Het opleidingsbudget dient ter dekking van de kosten van opleidingsactiviteiten zoals cursus- en school- en lesgelden, aanschaf opleidingsmateriaal en reis- en verblijfkosten. De Lichtenvoorde werkt met een centraal opleidingsbudget. De adviseur personeelszaken is budgethouder. Het opleidings-budget wordt jaarlijks door de bestuurder vastgesteld. 1.5 Opleidingscommissie Aanvragen voor opleiding, vorming en training worden door een opleidingscommissie getoetst aan het opleidingsbeleidsplan en opleidingsjaarplan. Deze commissie komt op afroep bijeen. De commissie bestaat uit: - Een clustermanager -Een teammanager - De personeelsadviseur -De medewerker personeelszaken 5

6 2. Aanvraagprocedures 2.1 Collectief op initiatief van de leidinggevende a. De leidinggevende vraagt de collectieve opleidingsactiviteit aan bij de afdeling P&O onder verwijzing naar het opleidingsjaarplan. b. Na goedkeuring maakt de medewerker P&O, in overleg met de leidinggevende, afspraken met de uitvoerder van de opleidingsactiviteit over tijdstip, kosten, resultaten, en dergelijke. c. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd in een overeenkomst. De leidinggevende ontvangt een kopie. d. Collectieve scholingen passen binnen de structuur van academie De Lichtenvoorde. Bij de opzet van de scholing wordt hiermee rekening gehouden zodat voldaan wordt aan alle voorwaarden en voor medewerkers vooraf duidelijk is wat van hen verwacht wordt in dit kader. e. Na afloop van de opleidingsactiviteit ontvangt P&O van de leidinggevende/ docent een lijst met deelnemers en een kort evaluatieverslag over de uitvoering en de resultaten van de scholing/training. f. Als het gaat om het aanbieden van collectieve scholing vanuit de organisatie dan heeft de Lichtenvoorde, in het kader van urenbegroting/dienstrooster de volgende uitgangspunten: iemand met een dienstverband tussen de 80% en 100% heeft 5 scholingsdagen op jaarbasis 60% en 80% heeft 4 scholingsdagen op jaarbasis 40% en 60% heeft 3 scholingsdagen op jaarbasis 20% en 40% heeft 2 scholingsdagen op jaarbasis 0% en 20% heeft 1 scholingsdag op jaarbasis Bovenstaande is geen verworven recht; het is een begrotingssystematiek In het kader van Academie De Lichtenvoorde is het reëel te verwachten dat teams boven de jaarlijks begrote scholingsuren zullen komen. Zodra inzichtelijk gemaakt is in hoeverre er sprake is van overschrijding kan er een appel gedaan worden op de WVA gelden die vrijkomen in het kader van de Academie De Lichtenvoorde. De beslissing hierover ligt bij het management Medewerkers kunnen/mogen op eigen initiatief deelnemen aan cursussen indien plek beschikbaar is. Instemming van de leidinggevevende is wel nodig. In het kader van het scholingstraject van Avansplus is er een afwijkende afspraak, namelijk dat de medewerkers de opleiding in werktijd volgen, (een schooldag is een werkdag) en dat huiswerk eigen tijd is. 2.2 Individueel op initiatief van de leidinggevende a. De leidinggevende vraagt de individuele opleidingsactiviteit aan bij de afdeling P&O onder verwijzing naar het opleidingsjaarplan. b. De opleidingscommissie toetst de activiteit aan het opleidingsjaarplan en adviseert met betrekking tot mogelijke aanbieders van de scholing/training. c. Na goedkeuring door de opleidingscommissie worden afspraken vastgelegd in een studieovereenkomst tussen De Lichtenvoorde en de medewerker. De leidinggevende ontvangt een kopie. d. De medewerker toetst bij de afdeling P&O in hoeverre de opleidingsactiviteit past binnen de structuur van de academie. De afdeling P&O zal waar mogelijk en haalbaar hierin de medewerker ondersteunen. 2.3 Individueel op initiatief van de medewerker 6

7 a. De medewerker vraagt in het kader van loopbaanontwikkeling een opleiding aan bij de clustermanager. De medewerker motiveert zijn aanvraag. De clustermanager legt de vraag voor aan de opleidingscommissie. b. De opleidingscommissie bij monde van de adviseur personeelszaken stemt deze aanvraag af met de leidinggevende. Samen nemen zij een besluit. Bij eventuele twistpunten wordt de situatie aan het managementteam voorgelegd. c. Na goedkeuring worden afspraken vastgelegd in een studieovereenkomst tussen De Lichtenvoorde en de werknemer. De leidinggevende ontvangt een kopie. d. Ook hier kan de medewerker bij de afdeling P&O laten toetsen in hoeverre deze opleidingsactiviteit kan passen/past in de structuur van Academie De Lichtenvoorde 2.4 Symposia en studiedagen a. De medewerker vraagt altijd toestemming aan de leidinggevende. b. Na toestemming van de leidinggevende en duidelijke afspraken over vergoeding in tijd en kosten met de leidinggevende schrijft de medewerker zich in. c. Symposia en studiedagen passen in de structuur van Academie De Lichtenvoorde. 2.5 Afwijzing Indien aanvragen voor collectieve en/of individuele opleidingsactiviteiten worden afgewezen ontvangt de aanvrager een gemotiveerd antwoord van de opleidingscommissie. 2.6 Beroep Een medewerker kan, na een gemotiveerde (gedeeltelijk) afwijzing van een studieaanvraag, beroep aantekenen bij de bestuurder en eventueel een klacht indienen bij de Klachtencommissie. 7

8 3. Vergoedingen studiekosten en verlof 3.1 Algemeen Uitgangspunt is dat de medewerker zelf de verantwoordelijkheid draagt voor het op peil houden van zijn kennis en vaardigheden. Opleiding, vorming en training zijn in een aantal situaties een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de medewerker en de werkgever. Deze situaties staan hierna beschreven. Indien een medewerker in kader van het opleidingsbeleid een opleiding volgt dient hij of zij daartoe door de organisatie ook in staat worden gesteld om de lessen te volgen. Dit betekent dat bij het inroosteren rekening wordt gehouden met de les- en examentijden. 3.2 Definitie opleidingskosten: - cursus- en leskosten, schoolgelden. - kosten voor de deelname aan examens - kosten van aanschaf van voorgeschreven studiemateriaal zoals boeken - reiskosten op basis van openbaar vervoer, bus en trein tweede klasse of eigen vervoer volgens het belastingvrije tarief. - verblijfkosten, indien noodzakelijk om de opleiding te kunnen volgen. 3.3 De opleiding wordt gevolgd in opdracht van de werkgever Vergoeding opleidingskosten: 100% Vergoeding les- en examentijd: 100% Terugbetalingsregeling : niet van toepassing De opleiding is van belang voor de huidige functie binnen de instelling. Vergoeding opleidingskosten: 75% Vergoeding reiskosten: 100% op declaratiebasis Vergoeding les- en examentijd: 50%, uitzonderingen in overleg met de leidinggevende Terugbetalingsregeling: van toepassing (zie hoofdstuk 4) De opleiding is van belang voor een toekomstige functie binnen de instelling. Vergoeding opleidingskosten 75% Vergoeding reiskosten 100% op declaratiebasis Vergoeding les- en examentijd 0%, uitzonderingen in overleg met de leidinggevende Terugbetalingsregeling Van toepassing (zie hoofdstuk 4) 8

9 3.4.3 De opleiding is van belang voor een HBO functie in het primaire proces. Wanneer medewerkers zich melden met het verzoek een HBO agogische opleiding te volgen, zullen de volgende filters worden ingezet: Inhoudelijk procedureel filter: Wordt de opleiding/studie gevolgd voor een HBO functie in het primaire proces - voorafgaand aan de aanvraag zal de medewerker een POP traject moeten hebben doorlopen; - de medewerker moet de wens hebben om op een HBO werkplek in het primaire proces te werken. Organisatorisch filter: - aanvragen in dit kader dienen 1 maart van het betreffende jaar bij de opleidingscommissie binnen te zijn, waarbij wordt uitgegaan dat de studie wordt begonnen in september van dat zelfde jaar; - door het management wordt een budget vastgesteld; - wanneer medewerkers aan bovengenoemd procedureel filter voldoen, telt de volgorde van aanvraag in deze; Vergoeding opleidingskosten: 50% Vergoeding reiskosten: 100% op declaratiebasis. Vergoeding les- en examentijd: 0% Terugbetalingsregeling: van toepassing (zie hoofdstuk 4) Aanvulling overeen te komen afspraken - Wanneer iemand opleidingsgeld heeft ontvangen en een jaar op een HBO functie in het primaire proces heeft gewerkt, heeft de medewerker alsnog aanspraak op nog eens een vergoeding van 25% (deze 25% staat los van de terugbetalingsregeling) van de opleidingskosten. NB Het volgen van een HBO opleiding valt tot op heden niet binnen de structuur van Academie De Lichtenvoorde. Mogelijk zal dit op termijn wijzigingen. 3.5 De relevantie van de opleiding voor de huidige of toekomstige functie is laag. Er is wel een aantoonbare relevantie met de Gehandicaptenzorg of huidige functie. Vergoeding opleidingskosten: 25% Vergoeding reiskosten: 100% op declaratiebasis. Vergoeding les- en examentijd: 0% Terugbetalingsregeling: van toepassing (zie hoofdstuk 4) 3.6 Symposia en studiedagen Vergoeding kosten: Vergoeding tijd: in overleg met de leidinggevende in overleg met de leidinggevende 3.7 Bijzondere situaties Het managementteam kan, in bijzondere situaties, afwijkend van bovenstaande regeling beslissen. 9

10 4. Terugbetalingsregeling. 4.1 Terugbetaling totale opleidingskosten De medewerker dient de gehele tegemoetkoming in de opleidingskosten terug te betalen indien de medewerker: - Er niet in slaagt de studie met goed gevolg af te sluiten wegens feiten of omstandigheden die naar het oordeel van het managementteam aan de medewerker te wijten zijn. - De opleiding voortijdig afbreekt. - Voor het beëindigen van de opleiding/studie ontslag neemt of ontslagen wordt wegens aan de medewerker zelf te wijten omstandigheden. 4.2 Gedeeltelijke terugbetaling van de opleidingskosten De medewerker dient een gedeelte van de tegemoetkoming in de opleidingskosten terug te betalen indien de medewerker: - Binnen twee jaren na het beëindigen van de opleiding ontslag neemt of ontslagen wordt wegens aan de medewerker zelf te wijten omstandigheden. Voor iedere maand dat het dienstverband na het voltooien van de opleiding korter duurt dan 24 maanden wordt 1/24 door de medewerker terugbetaald. 4.3 Bijzondere situaties Het managementteam kan, in bijzondere situaties, afwijkend van bovenstaande regeling beslissen. 10

11 5. Begeleiding van de medewerker 5.1 De leidinggevende volgt de voortgang van de opleiding van de medewerker en begeleidt hem daarbij. Bij ernstige vertraging of beëindiging van de opleiding neemt de leidinggevende contact op met P&O. Tevens is er in het kader van academie De Lichtenvoorde ook een academiecoach aangesteld, die daar waar nodig en gewenst zowel de individuele medewerker als teammanager zal ondersteunen/adviseren in het opleidingstraject. 5.2 Na afronding van de opleiding stuurt de medewerker een kopie van het diploma of certificaat naar P&O. Deze kopie wordt geregistreerd en toegevoegd aan het (geautomatiseerde) personeelsdossier. 11

12 Individuele opleidingsactiviteiten Verzoek tegemoetkoming opleidingskosten Dit verzoek indienen bij de leidinggevende die het met een advies zal doorsturen naar de adviseur personeelszaken. Gegevens aanvrager Naam en voorletters Adres Geboortedatum Functie Team/afdeling Aantal uur werkzaam Datum in dienst Gegevens opleiding (eventueel opleidingsinformatie bijvoegen) Naam opleiding: Doel van de opleiding: Opleidingsinstituut: Opleidingsduur: jaar/maanden Datum aanvang opleiding: Verwachte einddatum Opleiding leidt op tot diploma/certificaat: 0 ja 0 nee Motivatie aanvraag opleiding (in afstemming met de leidinggevende): Kosten lnschrijfgeld : Les/cursusgeld : Examengeld : Boeken/leermiddelen : Reiskosten (verwachte) * op basis van OV-trein 2e klasse : Overige (benoemen) : Totaal Ondergetekende, aanvrager, verklaart bekend te zijn met het opleidingsreglement van De Lichtenvoorde Datum: Handtekening aanvrager 12

13 Aanvraag individuele opleiding. Advies in combinatie met aanvraag van de medewerker naar adviseur personeelszaken sturen. Naam medewerker: Naam leidinggevende: Voorziening: Advies leidinggevende: 1. Staat deze individuele opleiding vermeld in het opleidingsjaarplan? ja/nee. 2. Hoe dient deze aanvraag gefinancierd te worden als deze niet vermeld staat in het opleidingsjaarplan? 3. Past deze aanvraag in het opleidingsbeleid van De Lichtenvoorde? Motiveer kort. Datum: Handtekening: 13

14 Aanvraag collectieve opleidingsactiviteiten Team(s): Naam leidinggevende: Staat deze collectieve opleidingsactiviteit vermeld in het opleidingsjaarplan? ja/nee. 2. Hoe dient deze aanvraag gefinancierd te worden als deze niet vermeld staat in het opleidingsjaarplan? 3. Past deze aanvraag in het opleidingsbeleid van De Lichtenvoorde? Motiveer kort. 4. Op welke opleidingsactiviteit zoals training, workshop, cursus heeft deze aanvraag betrekking? 5. Voor welke groep medewerkers geldt deze aanvraag? Functie: Aantal: 6. Vindt de opleidingsactiviteit plaats in werktijd, eigen tijd of een combinatie. (Kosten van vervanging vallen onder het opleidingsbudget) 7. Wensen met betrekking tot tijdstip van uitvoering. 8. Duur van de opleidingsactiviteit? 9. Wat dient het resultaat te zijn van deze opleidingsactiviteit? Geef een zo concreet mogelijke beschrijving. Datum: Handtekening: 14