Draaiboek evenement Klootschieten op Varsselring Zaterdag 21 april 2018 6 juni 2017 Klootschietvereniging t Broek Versie 2.0 DEFINITIEF VERSIE 2.0
Voorwoord Dit draaiboek is gericht op de praktische uitvoering van het evenement. Het betreft alle operationele informatie over de locatie en de processen rond de organisatie van het evenement. Dit draaiboek vergemakkelijkt de afstemming tussen organisatie, de gemeente en de hulpdiensten onderling (politie, brandweer en GHOR (=Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen)). Daarnaast levert het draaiboek informatie op voor de hulpdiensten om maatregelen te treffen gericht op de specifieke risico s van het evenement. DEFINITIEF VERSIE 2.0 2
Beschrijving evenement Klootschietvereniging t Broek viert 2 maart 2018 haar 40-jarig bestaan. Om dit niet ongemerkt voorbij te laten gaan willen we een klootschiettoernooi organiseren op zaterdag 21 april 2018. Locatie Varsselring te Hengelo. Programma zaterdag 21 april 2018 van 10:00 t/m 17:00 uur Er is nog niet eerder een toernooi georganiseerd op de Varsselring met als gevolg dat het moeilijk is om in te schatten hoe groot de deelname zal zijn. Daarom gaan we werken met een voorinschrijving zodat we een goede inschatting kunnen maken van het aantal deelnemende teams. Er zal in verschillende klassen worden gegooid, ingedeeld naar sterkte. Starttijden worden verdeeld over de dag. Deelnemers We verwachten dat ongeveer 50 teams (gemiddelde opkomst bij soortgelijke toernooien), een team bestaat gemiddeld uit 4 personen, zullen deelnemen. Klootschieten is voor jong en oud, leeftijden variëren tussen 18 en 75+. Het definitief aantal deelnemers is 2 weken voor aanvang van het evenement bekend door de voorafgaande inschrijving. Opbouw Opbouw van het evenement gebeurd op zaterdag 21 april voor aanvang van het evenement. Van 8:00 uur t/m 10:00 uur. De volgende werkzaamheden vinden plaats: - Uitzetten van de baan, plaatsen bordjes in de berm; - Opzetten van tent; - Bewegwijzering van eetcafé De Veldhoek naar Varsselring en van Varsselring naar eetcafé De Veldhoek. Afbouw Nadat de laatste team is gefinisht, uiterlijk 17:00 uur, wordt er gelijk gestart met de afbouw van het evenement. Uiterlijk 18:00 uur is alles opgeruimd. Beschrijving organisatie De organisatie is in handen van klootschietvereniging t Broek. Het bestuur van de klootschietvereniging bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en twee bestuursleden. Vanuit de klootschietvereniging zijn vier leden actief betrokken bij het organiseren van het evenement, de taken zijn als volgt verdeeld: - Contactpersoon voor de hulpdiensten: Naam: G. Vruggink telefoonnummer: 06-23941569 - Contactpersoon voor omwonenden: Naam: A. Hoffmann telefoonnummer: 06-42580693 - Contactpersoon verkoop koek en zopie bij start/finish Naam: B. Kuenen telefoonnummer: 06-51524296 - Contactpersoon deelnemers Naam: M. Hoffmann telefoonnummer: 06-13894989 DEFINITIEF VERSIE 2.0 3
Indeling evenemententerrein Het evenemententerrein is de Varsselring in Hengelo. Start/finish vindt plaats thv de chicane aangegeven met nr. 6. Er wordt met de klok mee gegooid. De route wordt met bordjes in de berm aangegeven. Bij de start wordt tussen nr. 6 en 7 een kleine tent 4x4m geplaatst voor de starter en meters opnemer. Hier ligt ook een EHBO-koffer. Deelnemers parkeren in de berm van de chicane tussen nr. 7 en 9. Dit is afgestemd met HAMOVE. Halverwege kan er gebruik gemaakt worden van de WC bij de Varsselse Molen. Dit is afgestemd met HAMOVE. Verkeersplan Verkeersplan is als bijlage 1 toegevoegd. Veiligheid Deelnemers maken gebruik van de openbare weg. Op de invalswegen worden borden geplaatst, waarmee de verkeersdeelnemers erop geattendeerd worden dat er klootschieters actief zijn. Daarnaast staan op deze plekken verkeersregelaars voor aanvullende vragen of aanwijzingen. Huisregels Volgens het geldende wedstrijdreglement van de Nederlandse Klootschietbond. Afval Bij start/finish zal een vuilnisbak/kliko aanwezig zijn. DEFINITIEF VERSIE 2.0 4
Na afloop van het evenement wordt het evenemententerrein gecontroleerd op zwerfvuil. Geluid Er wordt geen gebruik gemaakt van een geluidsinstallatie. Het geluid dat geproduceerd wordt komt van de deelnemende teams. Aanwonenden worden middels een brief voorafgaand aan het evenement ingelicht over de kans op overlast. Bij overlast en/of schade kan de contactpersoon voor omwonenden, benoemd in deze draaiboek, worden benaderd. Horeca Op het evenemententerrein vindt geen eten- of drankverstrekking plaats. Deelnemers kunnen eten en drank nuttigen bij horecagelegenheid eetcafé De Veldhoek (uitvalbasis). Er wordt geen alcohol verstrekt onder de 18 jaar en alcoholmisbruik moet voorkomen worden. Weersomstandigheden Het weer wordt via www.buierradar.nl in de gaten gehouden voor extreme weersomstandigheden. Bij verwachtingen van extreem weer worden deelnemers door de organisatie vooraf geïnformeerd. Weersomstandigheden leveren doorgaans geen problemen op omdat het in de aard van de sport ligt om te gaan met bijbehorende weersomstandigheden. Deelnemers passen zich daar eenvoudig op aan. Publiekstromen Het evenemententerrein is in het buitengebied van Hengelo. Bij calamiteiten kunnen deelnemers eenvoudig uitwijken. De aan- en afvoerroute van deelnemers van eetcafé De Veldhoek naar de Varsselring wordt middels borden aangegeven. Verzekering Klootschietvereniging t Broek is aangesloten bij de Nederlandse Klootschieters Bond (NKB) De NKB heeft voor alle leden een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. EHBO Er ligt een EHBO-koffer bij start/finish. Klootschieten is geen blessuregevoelige sport. Hygiëne Er kan gebruikt worden gemaakt van het toilet bij de Varsselse molen. Dit is afgestemd met HAMOVE. DEFINITIEF VERSIE 2.0 5