DRAAIBOEK HANDBIKE EVENT 5E EDITIE HAREN-HAREN 2 JULI

Transcriptie

1 DRAAIBOEK HANDBIKE EVENT 5E EDITIE HAREN-HAREN 2 JULI 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding inschrijvingen Online inschrijvingen Inschrijvingen op de dag zelf Route Parkeren Kaart van de route omschrijving route verzorgings post Route borden Calamiteiten Ongeval/blessure planning... 7 Zondag 2 juli kerncontactlijst bijlages/checklist Materiaallijst Checklist vrijwilligers Checklist planning

3 1. INLEIDING Dit draaiboek is opgesteld voor het wielerevenement Haren-Haren met betrekking tot de handbike toertocht op zondag 2 juli. De voorbereidingen zijn ook opgenomen in het draaiboek. Doelstelling evenement: De wielrenner een ultieme beleving geven van het evenement. 2. INSCHRIJVINGEN Het inschrijven kan via de website of op de dag zelf. 2.1 ONLINE INSCHRIJVINGEN De inschrijving gaat via de website van stichting Haren: Onder de knop inschrijven handbike staat het inschrijfformulier. Het formulier komt binnen op het adres van Laura Schuring, zij gaat de inschrijven verwerken. Het inschrijfgeld ( 12,50) wordt bij de voorinschrijving vergoed door Hollister wanneer de deelnemer ook zijn/haar gegevens achterlaat op de website van Hollister. 2.2 INSCHRIJVINGEN OP DE DAG ZELF Wanneer er op de dag zelf een deelnemer zich wil inschrijven kan dit bij de inschrijftafel. Dit gaat via een apart formulier omdat het buiten de NTFU omgaat. Het inschrijfgeld moet ter plekke door de deelnemer zelf betaald worden. 2.3 INDELING CLOCKHUIJSPLEIN INSCHRIJVING/KRAAM 3

4 3. ROUTE De route die wordt afgelegd is 31,2 kilometer lang. Er wordt gestart en gefinisht in de Kerkstraat in Haren. 3.1 PARKEREN Er zijn plekken gereserveerd voor het parkeren op het raadhuisplein. Deze plekken zijn aangegeven met een bord waar het logo van stichting BEA en een parkeren teken opstaat. Vanaf het parkeerterrein is het een plein stuk fietsen naar het clockhuijsplein waar de deelnemers naar de inschrijftafel kunnen. Bij deze plekken staat iemand van de organisatie als aanspreekpunt. 3.2KAART VAN DE ROUTE 3.3 OMSCHRIJVING ROUTE De handbike toertocht kan gezien worden als een ware ontdekkingsreis door unieke dorpen en landschappen. De route is 31,2 km lang en er kan voor gekozen worden om de route twee keer te fietsen. De renners zullen Haren via de Rijksstraatweg verlaten, op dat moment is het avontuur begonnen. Wanneer de renners Haren achter zich hebben gelaten is Glimmen het eerste dorp waar doorheen gefietst wordt. De ontdekkingstocht gaat door via Tynaarlo waarna Schipborg bereikt wordt. In Schipborg staat de verzorgingspost waar even gepauzeerd kan worden. Via Zuidlaren, Noordlaren en Onnen wordt Haren weer bereikt waarna er een verkoelend drankje genuttigd kan worden op het clockhuijsplein. 4

5 3.4 VERZORGINGS POST De verzorgingspost staat bij de Drentsche Aa in Schipborg. Hier staat een auto waaruit drinken en een energiereep aangeboden wordt. Binnen in de Drentsche Aa is een invalide toilet aanwezig waar gebruik gemaakt van kan worden. 3.5 ROUTE BORDEN Langs de route staan borden om de route aan te geven. Bij 12,4 kilometer staat een bord speciaal voor de handbike waarbij aangegeven staat dat de handbike route verder gaat via een andere weg (Het gaat om de afslag van de Schoolstraat naar de achterweg). Om dit van tevoren aan te geven komt er al een waarschuwingsbord 500 meter voor de afslag. 5

6 4 CALAMITEITEN 4.1 ONGEVAL/BLESSURE Tijdens een wielerevenement kunnen ten alle tijden ongevallen voorkomen. Zorg altijd voor eigen veiligheid en blijf rustig. Het EHBO-team op het clockhuijsplein is de dichtstbijzijnde EHBO-post. Astrid vd Steeg is het aanspreekpunt van de EHBO ( ) 1. NIET LEVENSBEDREIGENDE SITUATIES Zorg eerst voor je eigen veiligheid en bel het noodnummer van de organisatie op het telefoonnummer: Geef duidelijk aan waar het slachtoffer zich bevindt en geef het telefoonnummer door waarop teruggebeld kan worden. De organisatie zorgt dat een EHBO-er ter plaatse komt of dat een ambulance moet komen. De organisatie belt het telefoonnummer van de doktersdienst: of de EHBO-er. 2. LEVENSBEDREIGENDE SITUATIES Zorg eerst voor je eigen veiligheid en bel dan het algemene alarmnummer 112. Geef duidelijk aan waar het slachtoffer zich bevindt en wat de verwondingen zijn. Bel vervolgens het noodnummer van de organisatie ( ) Dienst Telefoonnummers Noodnummer organisatie Doktersdienst Noodnummer 112 6

7 5 PLANNING ZONDAG 2 JULI Organisatie Handbike: Eric Helmantel, Kirsten Pheifer, Laura Schuring + Hollister Tijd Wat Waar Wie Gedaan? Vanaf 10:00 Parkeren handbike Raadhuisplein Vanaf 10:00 Inschrijving open Clochuijsplein, brinkhorst 3 11:15 Verzorgingspost bemanning op de post 11:15 Verzamelen Kerkstraat Schipborg Kerkstraat Organisatie Handbike Organisatie Handbike Organisatie Handbike Handbikers 11:30 Vertrek toertocht Kerkstraat Handbikers 11:35 Opruimen inschrijf benodigdheden en opzetten eventueel promotiemateriaal etc. Vanaf 12:30 Binnenkomst handbike ± 17:00 Opruimen clockhuijsplein en parkeerborden Clockhuijsplein Kerkstraat Clockhuijsplein en eromheen Organisatie Handbike Handbikers Organisatie Handbike 7

8 6 KERNCONTACTLIJST Naam Taak Telefoonnummer Noodnummer/Peter de Grijs Calamiteiten intern Jeroen de Grijs Event coördinator Ronald Zuidema Event coördinator Laura Schuring Jefry Deuze Handbike/algehele ondersteuning Vrijwilligers/algehele ondersteuning Astrid vd Steeg EHBO Eelco Borgman Routes Archie Verhoog Motorbegeleiding Laura Schuring Post Haren Jefry Deuze Post Borger Lars Roos Post Haren Duitsland Organisatie handbike Post Schipborg (handbike) Eric Helmantal Handbike Kirsten Pheifer Handbike Harco van Dijk Handbike

9 7 BIJLAGES/CHECKLIST Bijgevoegd de materiaallijst, checklist van de vrijwilligers en checklist van de planning. 7.1 MATERIAALLIJST Materialenlijst Materiaal Aantal Aanwezig bij opbouw Route borden 2 Parkeerborden 2 Inschrijftafel/marktkraam (Eric) 1 Tent (Eric) 1 Drinken/eten verzorgingspost Aanwezig bij afbouw n.v.t 7.2 CHECKLIST VRIJWILLIGERS Vrijwilliger Taak Aanwezig Laura Schuring Eric Helmantel Kirsten Pheifer Harco van Dijk Organisatie handbike Organisatie handbike Organisatie handbike Organisatie handbike 9

10 7.2 CHECKLIST PLANNING Tijd Wat Waar Wie Materiaal Gedaan? Vanaf 10:00 Parkeren handbike Raadhuisplein Eric Helmantel/Kirsten Pheifer Parkeerborden Vanaf 10:00 Inschrijving open Clochhuijsplein, brinkhorst 3 Organisatie Eric Helmantel, Kirsten Pheifer, Laura Schuring + Hollister Inschrijftafel/ Marktkraam 11:15 Verzorgingspost bemanning op de post 11:15 Verzamelen Kerkstraat Schipborg Kerkstraat Handbikers 11:30 Vertrek toertocht Kerkstraat Handbikers Auto, eten & drinken Vanaf 11:30 Inschrijftafel etc. opruimen Clockhuijsplein Organisatie Eric Helmantel, Kirsten Pheifer, Laura Schuring + Hollister Inschrijftafel en benodigdheden Vanaf 11:30 Opbouwen van ander materiaal ipv de inschrijftafel Clockhuijsplein Organisatie Eric Helmantel, Kirsten Pheifer, Laura Schuring + Hollister Vanaf 12:30 Finish Kerkstraat Handbikers 10