ebook 9 Manieren Om Uw Wagenparkkosten Omlaag Te Brengen
Voorwoord Als u een wagenpark heeft, kunnen de dagelijkse kosten snel oplopen. Wat u misschien niet weet is dat er nog meer verborgen, hoge en nutteloze kosten zijn die gevolgen hebben voor het bedrijfsresultaat. Uw lopende kosten kunnen flink oplopen als er brandstof wordt verspild, uw mensen niet efficiënt rijden, u teveel salaris uitbetaalt en u dit allemaal op een ontoereikende manier bijhoudt. Als u het enorm druk heeft met werk op locatie en het managen van andere aspecten binnen uw bedrijf, kan het lastig zijn om te bepalen waar en wanneer zaken niet zo kosteneffectief zijn als ze zouden kunnen zijn. Daarom vindt u hieronder in het kort 9 geheime kostenposten die u helpen om de kosten voor uw wagenpark te verlagen.
1 Betaal niet meer voor uren die niet zijn gewerkt Aan uw klanten factureert u alleen uren die echt gewerkt zijn, en dat moet voor uw personeel ook zo gaan alleen betalen voor uren die echt gewerkt zijn. Als u schriftelijke urenbriefjes gebruikt om het aantal gewerkte uren van uw personeel bij te houden, hoe weet u dan honderd procent zeker dat de uren die ze inleveren kloppen? Als uw urenbriefjes niet kloppen en het hoeft maar een kleine marge te zijn geeft u feitelijk gewoon geld weg dat in uw eigen portemonnee had moeten blijven. In principe is uw winst gekoppeld aan de eerlijkheid van uw personeel en lichte afwijkingen qua tijd werken eigenlijk nooit in uw voordeel. Als uw werknemers hun uren op regelmatige basis omhoog afronden, kan dat voor u flink wat extra kosten betekenen. Zelfs een extra kwartier hier en daar kan, over een heel wagenpark genomen, flinke invloed hebben op het bedrijfsresultaat. Zonder nauwkeurige en betrouwbare fleet management software voor uw werknemers ligt uw payroll in ieder geval voor een deel in hun handen. Het is het gewoon niet waard om uw bedrijf en uw winst mede te laten bepalen door dit soort financiële risico s. Om even over na te denken Uw medewerker begint dinsdagochtend laat met werken. Op woensdagmiddag stopt hij eerder met werken dan hij zou moeten. Maar als hij zijn urenbriefje inlevert, staat er een normale starttijd op voor dinsdag en een normale eindtijd voor woensdag. Hij is niet eerlijk over zijn begin- en eindtijden!
2 U betaalt voor verspilde brandstof Gebruiken uw bestuurders uw bedrijfswagens en uw brandstof om na het werk voor zichzelf boodschappen te gaan doen? Hoeveel brandstof (waar u voor betaalt!) wordt er verspild aan privéritten? Hoeveel extra slijtage betekent dat voor uw voertuigen? Als een medewerker op de oprit een auto van de zaak en zijn/ haar eigen auto heeft staan, kan het heel verleidelijk zijn om de auto (en de brandstof!) van de zaak te gebruiken om even een paar dingen te regelen in plaats van de eigen auto. Als wagenparkbeheerder kunnen de kosten voor brandstof flink oplopen en ook heel erg schommelen. Het is een kostenpost die lastig te beheersen is en al helemaal niet te voorspellen. Zonder GPS-systeem in uw voertuigen kunt u op geen enkele manier weten of een bestuurder u bedrijfswagen gebruikt na werktijd of in het weekend terwijl u de brandstof betaalt. Om even over na te denken Uw werknemer neemt zijn auto van de zaak s avonds en in het weekend mee naar huis. Hij is thuis en moet wat boodschappen doen. Er staan twee auto s voor de deur: uw bedrijfswagen en zijn eigen auto. Welke wilt u dat hij gebruikt?
3 Laat uw tankpas niet misbruiken Tankpassen kunnen een heel gemakkelijke en eenvoudige manier zijn om de tankkosten voor uw wagenpark af te handelen. Maar als u op geen enkele manier kunt controleren of de brandstof is gebruikt voor bedrijfswagens, kan dat misbruik met zich meebrengen. Hoewel u uw bestuurders misschien best kunt vertrouwen, weet u in feite nauwelijks voor welk voertuig de brandstof is gekocht. U moet maar hopen dat het voor een bedrijfswagen was. Maar u heeft geen idee of de brandstof toch in een privéauto is gegaan. Tankpasmisbruik is heel eenvoudig. Uw medewerker tankt zijn eigen auto vol, pakt zijn portemonnee, haalt zijn zakelijke tankpas eruit, en geeft hem aan de caissière! Helaas zijn brandstofdiefstal en tankpasmisbruik zaken die gebeuren en ze gebeuren vaak. Als u uw tankpas integreert met een systeem voor wagenparkbeheer, kunt u een einde maken aan tankpasmisbruik. U kunt controleren of de hoeveelheid getankte brandstof groter is dan in het betreffende oertuig past, en zelfs of de bedrijfswagen wel bij de pomp stond op het moment dat de pas werd gebruikt. Om even over na te denken Uw medewerker tankt zijn eigen auto vol. Hij pakt zijn portemonnee en haalt de tankpas van de zaak eruit om te betalen. Wilt u echt dat hij de tankpas van uw bedrijf gebruikt om de brandstof te betalen voor zijn eigen auto?
4 Slechte gewoonten moeten veranderen Weet u hoe goed (of slecht) uw bestuurders het doen op de weg? En wist u dat slechte rijgewoonten zoals overmatig stationair draaien, te hard rijden en snel optrekken allemaal vrij veel brandstof verspillen? Uw bestuurders kunnen bijvoorbeeld in de wagen aan het lunchen zijn terwijl de motor en de airco gewoon blijven draaien, of ze hebben hun motor en radio aan terwijl ze langs de weg staan, gewoon om de tijd te doden. Dit is allemaal verspilling van waardevolle brandstof waar u als bedrijfseigenaar voor moet betalen. De extra hoeveelheid brandstof die draaiende motoren, slecht rijgedrag en de extra slijtage aan uw voertuigen met zich meebrengen kan snel oplopen. Om even over na te denken Uw bedrijfswagen staat op de stoep geparkeerd. Uw werknemer heeft een uur pauze en eet zijn lunch op in de wagen. De motor draait. De radio staat aan. De airco draait op volle toeren. U verspilt onnodig brandstof aan een stilstaande auto!
5 Laat u uw voertuigen in de steek? Waardeverminderingen van uw voertuigen en de dagelijkse slijtage kunnen zwaar wegen op uw bedrijfsresultaat. Voertuigen zijn al duur genoeg om te onderhouden, en onverwachte mechanische problemen en voortijdige vervangingen kunnen op de lange termijn nog veel meer kosten. Hoe beter u uw wagenpark in de gaten houdt, des te minder kost u dat op de lange termijn, en dus hebben uw wagens regelmatig onderhoud en controles nodig. Het kan echter een tijdrovende en dus ook kostbare bezigheid zijn om van al uw voertuigen bij te houden wanneer er onderhoud nodig is. Als u geen software heeft voor wagenparkbeheer waarmee u op het juiste moment onderhoudsherinneringen krijgt (op basis van de datum, de kilometerstand of zelfs het aantal gebruikte uren) kan dat op termijn aanzienlijke en onnodige kosten met zich meebrengen. Om even over na te denken Geeft u uw voertuigen genoeg liefde en aandacht? Weet u wanneer uw wagens onderhoud en controles nodig hebben?
6 Handmatige processen enorm achterhaald en veel te duur Heeft u voor uw dagelijkse bezigheden vermoeiende handmatige processen die geautomatiseerd kunnen worden? Werken met handmatige processen kan enorm tijdrovend zijn, en ook nog onnodig. Stelt u eens voor hoeveel extra tijd u of iemand uit uw team zou hebben als u niet al die handgeschreven urenbriefjes zou hoeven te controleren en ze vervolgens in een salarissysteem zou moeten zetten. Handmatige processen zijn niet alleen inefficiënt en tijdrovend, maar bieden ook een veel grotere kans op fouten. Zelfs een kleine fout bij het berekenen van het aantal uren kan betekenen dat u iemand veel meer betaalt dan nodig is. Handmatige systemen hebben om deze eden ook niet echt checks and balances. Stelt u eens voor dat u via een eenvoudige alert vanuit een cloudsysteem zou kunnen bepalen of een bedrijfswagen na werktijd wordt gebruikt. Of dat u kunt zien welke bestuurders de meeste brandstof verspillen. Door over te stappen op een meer geautomatiseerd systeem en waar mogelijk een einde te maken aan handmatige processen krijgt u ook veel meer tijd voor datgene wat echt belangrijk is: uw bedrijf draaiende houden en laten groeien. Om even over na te denken Kosten achterhaalde handmatige processen u meer dan u denkt? Hoeveel geld verliest u door onnauwkeurige handmatige processen? Zouden automatische systemen uw bedrijf snel rendement kunnen opleveren en veel geld kunnen besparen?
7 Van A naar B. Zo makkelijk is het Pakken uw mensen de snelste en meest efficiënte route van A naar B? Hoe komt u het te weten? Hoeveel brandstof verspillen ze onderweg en wat betekent dat voor de CO2- voetafdruk van uw bedrijf? Als u wilt zorgen dat uw wagenpark zo efficiënt mogelijk rijdt, kan een betrouwbaar GPS-volgsysteem enorm helpen. Hiermee kunt u snel en eenvoudig de snelste route bepalen en de route die het minste brandstof kost. Met kloppende informatie binnen handbereik kunt u uw klanten ook veel beter informeren over aankomsttijden van bepaalde ritten. Tot slot betekent het feit dat u de meest efficiënte route neemt dat uw bedrijf groen gaat werken en dus ook groen gaat besparen! Om even over na te denken Nemen uw bestuurders de kortste weg om zoveel mogelijk brandstof te besparen?
8 Doe uzelf niet tekort Uw werknemers kunnen achteloos hun werkbrieven invullen, geen rekening houdend met de juiste begin- en eindtijden. Bij het factureren aan uw klanten moet u vertrouwen op de tijden die uw werknemers hebben ingevuld. Deze tijden kunnen naar beneden worden afgerond, en er kunnen zelfs uren ontbreken, waarvoor u uw klanten dus niet factureert! Met een GPS-volgsysteem kunt u de begin- en eindtijden controleren. Mochten uw werknemers dus nog extra lang bij de klant op locatie hebben gewerkt, dan zorgt u ervoor dat deze altijd in rekening worden gebracht. Ook heeft u kloppende gegevens bij de hand als een klant het niet eens is met een factuur. Om even over na te denken Factureert u uw klanten voor het juiste aantal uren? Heeft u uzelf niet tekortgedaan omdat u niet precies weet wat de beginen eindtijden zijn?
9 Het is waar. Timing is alles Als ondernemer is uw tijd kostbaar. Maar hoeveel tijd verspillen u en uw team op dit moment aan het opstellen van steeds weer dezelfde rapportages, dezelfde grafieken of dezelfde tabellen? Hoe frustrerend is dit voor u? Als ondernemer is het belangrijk dat u zoekt naar manieren om deze dagelijkse activiteiten te stroomlijnen en te vereenvoudigen. U moet niet alleen betere inzichten in uw wagenpark zien te krijgen, maar ook op zoek gaan naar software waarmee u administratief werk sneller kunt afhandelen, en met veel minder gedoe. Stelt u eens voor welke voordelen het heeft als er op regelmatige basis rapportages voor u worden opgesteld over uw wagenpark en worden samengevat op een dashboard, waar u met één druk op de knop bij kunt. Hoe meer tijd u kwijt bent aan de administratieve aspecten van uw wagenpark, des te minder tijd en geld houdt u over om te kijken naar het grotere plaatje. Om even over na te denken Tijd is geld. Bespaar tijd. Bespaar geld.
En wat is dan de oplossing? Voor u als ondernemer brengt een wagenpark een aantal uitdagingen met zich mee. Om de kosten voor uw wagenpark echt te kunnen beheersen, echt iets aan brandstofverspilling te kunnen doen en waardevolle tijd en geld te kunnen besparen is het belangrijk dat u investeert in een betrouwbaar en nauwkeurig systeem voor wagenparkbeheer zoals Verizon Connect Reveal. Bezoek www.verizonconnect.com/nl of bel 0800 3949042. Verizon Connect Reveal heeft een groot aantal functies en wordt op maat gemaakt voor uw bedrijf. Zo kunt u: Een einde maken aan fraude met urenbriefjes Een einde maken aan het privégebruik van bedrijfswagenss Brandstofmisbruik voorkomen Brandstofverspillend rijgedrag voorkomen Kostbare slijtage aan voertuigen verminderen Een einde maken aan onnauwkeurige handmatige processen Een einde maken aan brandstofverspilling op inefficiënte routes Nauwkeuriger factureren Tijd en geld besparen www.verizonconnect.com/nl 0800 3949042 2018 Verizon. All rights reserved.