ebook Vier manieren waarop een GPSvoertuigvolgsysteem de productiviteit en salarisadministratie verbetert

Transcriptie

1 ebook Vier manieren waarop een GPSvoertuigvolgsysteem de productiviteit en salarisadministratie verbetert

2 Inleiding In een tijd waarin het moeilijk is om financiering rond te krijgen en er in elke sector sprake is van moordende concurrentie, moeten bedrijven alle mogelijke middelen inzetten om hun productiviteit op te schroeven. Dit is van cruciaal belang voor hun succes, en soms zelfs hun kansen om te overleven. Een van de middelen waarmee veel bedrijven succes boeken, is een GPS-voertuigvolgsysteem. De economische recessie heeft bedrijven met wagenparken keihard geraakt 1. Wagenparkbeheerders kregen naast een daling van de omzet te maken met onvoorspelbare brandstofkosten. GPS-voertuigvolgsystemen helpen bedrijven in alle delen van de wereld om te voorzien in hun directe behoefte aan een reductie van het brandstofverbruik en een verhoging van hun winstmarge. Dit zijn bekende voordelen van GPS-voertuigvolgsystemen. Minder bekend is hun positieve invloed op de productiviteit en salarisadministratie. Veel van deze systemen bieden de informatie die nodig is om meer grip op deze twee bedrijfsaspecten te krijgen. Alleen de meest geavanceerde GPS-systemen bieden tools die het makkelijker voor u maken om snel informatie op te vragen en van de voordelen te profiteren. Bedrijven die een GPS-voertuigvolgsysteem installeren, kunnen altijd de exacte locatie van hun bedrijfswagens bepalen. Dit maakt het mogelijk om ze efficiënter in te zetten en de meest optimale routes te bepalen om het brandstofverbruik terug te dringen. De gegevens die veel GPS-voertuigvolgsystemen verzamelen, zoals informatie over rijsnelheden en stationaire draaitijden, kunnen u helpen om de veiligheid te verbeteren en brandstofkosten te verlagen. 1 Freight Transport Association,

3 Sommige oplossingen voor GPS-bewaking bieden tools voor het verzamelen van informatie die kunnen dienen als input voor het verbeteren van de productiviteit van bestuurders en voor een efficiëntere salarisadministratie. Het resultaat: minder overwerk en meer omzet. Voor zijn onderzoeksrapport 2014 FleetBeat Report deed Verizon Connect onderzoek naar bedrijven in uiteenlopende sectoren die velddiensten verzorgden en ondernemingen die actief waren in de categorieën bezorgdiensten en vrachtwagentransport, met wagenparken van alle omvang. Het doel van dit onderzoek was om vast te stellen hoe de inzet van bedrijfswagens werd beïnvloed door het gebruik van technologie voor wagenparkbeheer. De onderzoeksresultaten toonden aan dat bedrijven in alle sectoren in staat waren om 13% meer bestemmingen aan te doen na het implementeren van de oplossing van Verizon Connect. Uit het rapport bleek ook dat zij de bezettingsgraad van hun wagenpark met gemiddeld 15% zagen toenemen. Wat de salarisadministratie betreft gaf het rapport aan dat de standaard werktijden per dag gemiddeld met 20% daalden, van 10,6 uur tot 8,5 uur. Dit gold voor alle verticale markten en wijst op een sterk potentieel voor het terugdringen van personeelskosten die verband houden met vermijdbaar overwerk 2. Hoe kunnen bedrijven nu precies maximale waarde uit hun systemen putten? Hier volgt een overzicht van vier manieren waarop u een GPS-voertuigvolgsysteem kunt inzetten om een oplossing te bieden voor problemen rond de productiviteit en salarisadministratie. Let er wel op dat niet alle leveranciers evenveel functies aanbieden. Vraag leveranciers daarom of zij de benodigde mogelijkheden bieden wanneer u op zoek gaat naar een voertuigvolgsysteem voor uw wagenpark. 2 FleetBeat Report, april Connect-introduces-fleetbeat-report.html

4 1. Verbeterde coördinatie en routeplanning Met GPS-voertuigvolgsystemen weten coördinatoren altijd de exacte locatie van elk voertuig in het wagenpark. Daarmee kunnen ze altijd de dichtstbijzijnde bestuurder naar werklocaties sturen. Sommige GPS-voertuigvolgsystemen gaan een stapje verder door een functie aan te bieden die voertuigen lokaliseert die zich het meest dichtbij een bepaald adres bevinden. Coördinatoren kunnen bestuurders ook helpen met het volgen van de snelste route naar elke bestemming en in geval van problemen routes snel wijzigen. De beste GPS-voertuigvolgsystemen bieden daarnaast real-time verkeersinformatie, zodat coördinatoren bestuurders op de hoogte kunnen stellen van verkeersopstoppingen en waar nodig een nieuwe route kunnen uitstippelen.

5 2. Signaleer inefficiënt gedrag van werknemers Een andere reden waarom GPS-voertuigvolgsysteemen de productiviteit verhogen, houdt verband met de menselijke natuur: als werknemers weten dat hun voertuig wordt bewaakt, zijn ze meer geneigd om efficiënt te rijden en werken. Sommige GPSvoertuigvolgsystemen bewaken daarnaast de stationaire draaitijden en motorstatus. Dit voorkomt dat bestuurders de motor lang stationair laten draaien op een bepaalde locatie of teveel tijd besteden aan een bepaalde taak. Bedrijven kunnen een beroep doen op harde data die wordt verzameld via de GPS-voertuigvolgsystemen, zoals stationaire draaitijden, kilometerstanden, snelheden en draaitijden van motors, om een beloningssysteem voor medewerkers te ontwikkelen. Bonussen op basis van meetbare prestaties zullen bijdragen aan de productiviteit en het moreel ten goede komen. De beste GPS-oplossingen houden een historie bij vanaf het moment waarop het systeem voor het eerst in gebruik wordt genomen. Met Verizon Connect kunt u ook de prestaties van bestuurders vergelijken of afzetten tegen het bedrijfsgemiddelde. GPS-voertuigvolgsystemen stellen wagenparkbeheerders als het ware in staat om met bestuurders mee te rijden. Onder directe supervisie voeren werknemers hun taken sneller en op een hoger niveau uit.

6 3. Automatiseer de urenregistratie en salarisadministratie De meeste bedrijven met een wagenparken maken gebruik van handmatige urenstaten als input voor de salarisadministratie. Een handmatig systeem opent vaak de deur voor onnauwkeurigheden en een onjuiste opgave van het aantal gewerkte uren. Door het automatiseren van de salarisadministratie kunt u ervoor zorgen dat uw personeel loon naar werk krijgt. Een GPS-voertuigvolgsysteem houdt bij wanneer een bedrijfswagen voor het eerst wordt gestart op een werkdag en wanneer het voertuig aan het einde van de dag weer wordt uitgeschakeld. Dit levert een nauwkeurig en geautomatiseerd overzicht op van de uren die elke werknemer heeft gewerkt. De opstart- en uitschakeltijden zijn te gebruiken om nauwgezet te bepalen hoeveel tijd er is uitgetrokken voor lunches en pauzes. De beste GPS-voertuigvolgysstemen bieden uitgebreide rapportagemogelijkheden die deze informatie omzetten in een eenvoudig formaat dat als elektronische urenstaat kan worden ingezet. Door het integreren van deze informatie met back-officesystemen kunt u de bedrijfsefficiëntie optimaliseren en de administratieve kosten terugdringen.

7 4. Maak een einde aan ongeoorloofd gebruik van bedrijfswagens GPS-voertuigvolgsystemen helpen u om ervoor te zorgen dat werknemers uw bedrijfswagens alleen gebruiken voor werkdoeleinden en alleen op gezette tijden. Geavanceerde systemen, zoals die van Verizon Connect, geven een waarschuwing af wanneer bedrijfswagens locaties betreden die buiten de toegestane zone liggen. Zo is het mogelijk dat bestuurders tijdens werktijden op een specifieke locatie bijeenkomen en waardevolle werktijd verspillen. Een GPSvoertuigvolgsysteem zal u waarschuwen wanneer bedrijfswagen een ongewenste locatie aandoen. Met behulp van Geofencesfunctionaliteit is het mogelijk om toegestane en niet-toegestane zones te definiëren door grenzen op kaarten aan te geven. Deze waarschuwingen kunnen u ook alert maken op diefstal door werknemers. Zo kwam Ingersoll-Rand, een fabrikant van systemen voor klimaatbeheer, erachter dat een aantal werknemers koperschroot van hun werkgever verkocht en de opbrengsten in eigen zak stak. Sommige GPS-voertuigvolgsystemen stellen u daarnaast op de hoogte van voertuigen die tijdens ongeoorloofde tijden worden gebruikt. Deze waarschuwingen zijn van cruciaal belang om diefstal van bedrijfswagens direct te kunnen signaleren. Dit kan helpen om gestolen voertuigen snel terug te krijgen. Een waarschuwing voor voertuigactiviteiten kan ook uitkomst bieden voor bedrijven die bestuurders de mogelijkheid bieden om bedrijfswagens mee naar huis te nemen. Werknemers die deze voertuigen zonder toestemming gebruiken om bij te klussen zijn tijdens werkuren vaak bezig met de planning en administratieve verwerking van werkzaamheden die zij op eigen titel uitvoeren.

8 Ontdek hoe u het rijgedrag van uw bestuurders effectiever kunt beheren met het GPSvoertuigvolgsysteem van Verizon Connect. Vraag een gratis online demo aan Verizon. All rights reserved.