GRIP OP UW WAGENPARK DANKZIJ DATA. Bespaar op kosten, voorkom ongeoorloofd voertuiggebruik en plan efficiënter

Transcriptie

1 GRIP OP UW WAGENPARK DANKZIJ DATA Bespaar op kosten, voorkom ongeoorloofd voertuiggebruik en plan efficiënter 1

2

3 WAT GEBEURT ER OP DIT MOMENT MET UW VOERTUIGEN? Data. In bijna elke branche en beroepsgroep hét woord van Marketeers gebruiken data om te weten wat er onder hun doelgroep leeft. Finance-professionals gebruiken data om voorspellingen te doen en om budgetten en investeringen vast te stellen. Toch is er nog een sector waarin het gebruik van data nog niet echt is doorgedrongen in de dagelijkse gang van zaken: dat van wagenpark beheer. Vooral in het mkb maken bedrijven nog maar mondjesmaat gebruik van de technologische middelen die er zijn om inzichten te verkrijgen in de locaties en prestaties van hun voertuigen. Denk daarbij aan zaken als brandstofverbruik, of bestuurders er een veilige rijstijl op nahouden, en in hoeverre ze op schema liggen met betrekking tot de planning. Ongewenste situaties Dat gebrek aan inzicht tot ongewenste situaties kan leiden, blijkt wel uit onderzoek dat Fleetmatics uitvoerde in samenwerking met onderzoeksbureau Panelwizard. Samen ondervroegen we 536 bestuurders van bestelbussen, kleine trucks en pick-uptrucks over hun rijgedrag. Daaruit kwam naar voren dat zij door hun manier van rijden soms gevaarlijke situaties op de weg veroorzaken, onnodig veel brandstof verbruiken en dat ze de bedrijfsbus zonder toestemming inzetten voor privédoeleinden soms zelfs om op vakantie te gaan. Met een fleetmanagementsysteem verkrijgt u inzicht in dit soort zaken. Met een dergelijke oplossing ook wel gps-voertuigvolgsysteem genoemd is het bijvoorbeeld mogelijk om te zien wat voor rijstijl uw bestuurders erop na houden. Welke aanpassingen kunnen ze doen om zuiniger te rijden? Rijden ze vaak te hard? Zijn er andere verbeteringen mogelijk op het gebied van veiligheid? Informatie die u kunt gebruiken om uw werknemers aan te spreken op hun rijgedrag en ze te coachen naar een betere rijstijl. Slechte planning Overigens laat ons onderzoek zien dat het niet alleen de chauffeurs zijn, die kosten - efficiënter kunnen werken dankzij een fleetmanagementsysteem. Zo gaven de ondervraagde bestuurders aan dat slechte planning van de werkgever een van de meest voorkomende redenen is om over te werken en dat ze vaak in de file staan. Doordat u met een fleet managementsysteem inzicht heeft in zowel de locaties van uw voertuigen als actuele verkeerssituaties, kunnen uw planners realistischer plannen en adequater reageren op spoedklussen. Of u nu een koeriers-, installatie-, verhuis- of ander bedrijf heeft, een fleetmanagementsysteem kan u op diverse manieren helpen om uw wagenpark efficiënter te beheren en in te zetten. In deze whitepaper leest u hoe u dat precies doet, en hoe de investering voor een fleetmanagementsysteem zich in mum van tijd terug kan verdienen.

4

5 INHOUD 1. BESPAAR OP BRANDSTOFKOSTEN 6 2. STOP ONGEOORLOOFD VOERTUIGGEBRUIK 9 3. VERBETER UW BEDRIJFSREPUTATIE PRAAT MET UW WERKNEMERS OVER HUN RIJGEDRAG 14

6 1. BESPAAR OP BRANDSTOFKOSTEN Als het goed is, betaalt u de brandstofrekening voor de werkkilometers die uw werknemers maken. U heeft dus een aardig idee van wat u maandelijks kwijt bent aan brandstof. Maar weet u ook of dat veel is? Is er ruimte voor besparing? Eén manier om daar achter te komen, is door een berekening uit te voeren aan de hand van uw maandelijkse brandstofkosten, de brandstofprijs per liter en het aantal kilometers dat uw werknemers rijden. Maar laten we eerlijk zijn, daar heeft u de tijd helemaal niet voor. Gelukkig is er nóg een manier: door deze informatie in één oogopslag te bekijken in een fleetmanagementsysteem. Hoe werkt een fleetmanagementsysteem? Een fleetmanagementsysteem is een oplossing waarmee u de prestaties van uw wagenpark kunt bijhouden. Dankzij speciale hardware in uw voertuigen kunt u er de gps-locaties van uw voertuigen mee inzien, zowel near-realtime als achteraf. Veel bedrijven gebruiken een dergelijk systeem dan ook om er onder andere een rittenregistratie voor de Belastingdienst mee bij te houden. Daarnaast bieden de betere systemen, zoals Fleetmatics REVEAL, ook de mogelijkheid om te zien welk rijgedrag werknemers vertonen. Denk aan het herkennen van onveilig rijgedrag, maar ook of er voor chauffeurs nog verbeteringen te behalen zijn op het gebied van brandstofverbruik. Zo verkrijgt u met Fleetmatics REVEAL inzicht in zaken als: Agressief optrekken Hard remmen Te hard rijden En meer 6

7 Valt er bij uw werknemers nog een besparing te realiseren? Natuurlijk is het mogelijk dat uw bestuurders al op de meest brandstofefficiënte manier rijden. Heel groot is die kans echter niet. In het onderzoek van Fleetmatics en Panelwizard gaf slechts 43 % van de ondervraagden aan het eens te zijn met de stelling dat hij tijdens het rijden in de bedrijfsbus bewust bezig is met brandstofverbruik. En voor wie nu denkt dat dit nog een best aardig percentage is, is het belangrijk om zich te realiseren dat veel brandstofverspilling voortkomt uit onwetendheid. Zelfs als werknemers dus bewust bezig zijn met hun rijstijl, valt er in sommige gevallen alsnog een besparing te realiseren. Sterker nog: sommige brandstofverspilling komt juist voort uit goede bedoelingen. Zo gaf een deel van de respondenten aan de motor tijdens kort parkeren niet uit te zetten, omdat ze denken dat ze daarmee brandstof besparen. In werkelijkheid kost tien seconden stationair draaien al meer brandstof dan het opnieuw starten van de motor. Wat kost stationair draaien? Om een idee te geven van hoeveel financiële schade onnodig stationair draaien uw bedrijf kan kosten: een uur stationair draaien kost ongeveer 3,5 liter brandstof. Tegen de huidige dieselprijzen is dat dus zo n 4,45 euro. Stel dat u een koeriersbedrijf heeft, dan komen uw chauffeurs hier op een dag makkelijk aan als zij niet bewust bezig zijn met hun rijgedrag. Bij tien bestelbussen betekent dat al snel een schadepost van meer dan euro per jaar. En dan hebben we het dus alleen nog maar over onnodig stationair draaien. 7

8 8

9 2. STOP ONGEOORLOOFD VOERTUIGGEBRUIK Natuurlijk, voor bedrijven met meerdere voertuigen is brandstof nu eenmaal een van de kosten die ze moeten maken om zaken te kunnen doen. Hetzelfde geldt voor zaken als voertuigafschrijving, slijtages of schades als gevolg van aanrijdingen. Maar zou u er nog zo over denken als uw werknemers hun bedrijfsbus ook privé inzetten? Ziet u het dan nog steeds als een investering waar u nu eenmaal niet onderuit kunt? Uit ons onderzoek blijkt dat chauffeurs die voor hun werk in een bestelbus rijden, deze in veel gevallen ook voor privédoeleinden gebruiken. Zonder dat ze daar toestemming voor hebben. De manier waarop ze dat doen, varieert waarbij het ermee op vakantie gaan zonder twijfel tot de opvallendste resultaten behoort. Maar liefst een op de tien van de ondervraagde chauffeurs gaf aan zijn zakelijke voertuig daar weleens voor te hebben gebruikt. Een op de vijf gebruikt de bedrijfsbus bovendien voor een verhuizing of zelfs om in de vrije tijd bij te klussen. Geen onschuldige overtredingen Het gaat dus allang niet meer om onschuldige overtredingen, zoals een stukje omrijden om een broodje te halen. Ongeoorloofd privégebruik van een bedrijfswagen kan u bij een controle van de Belastingdienst op een hoge boete komen te staan. En dan zullen we het nog maar niet hebben over de reactie van uw verzekeringsmaatschappij als een van uw medewerkers op vakantie een ongeval veroorzaakt. Als werknemers bijklussen met uw bedrijfslogo op de bestelbus, is dat bovendien niet alleen een ongewenste vorm van concurrentie maar ook een die negatief afstraalt op uw bedrijf als iemand matig of slecht werk aflevert. Gelukkig zijn de hierboven genoemde vormen van ongeoorloofd voertuiggebruik met een fleetmanagementsysteem redelijk eenvoudig te herkennen. Daarmee verkrijgt u namelijk inzicht in de historische locatiegegevens van uw voertuigen. Het systeem slaat daarvoor de locaties van uw voertuigen via internet op in uw bedrijfsaccount. Het enige wat u hoeft te doen, is een overzicht opvragen om te zien of de voertuigen buiten werktijd worden gebruikt. Live-alerts Heeft u geen zin of geen tijd om actief bij te houden wanneer uw voertuigen worden gebruikt? Stel in uw fleetmanagementsysteem dan gewoon alerts in. Daarmee krijgt u bijvoorbeeld een seintje als iemand een aangewezen werkgebied verlaat, of als de voertuigen buiten werktijd worden ingezet. Zo kunt u zelfs direct ingrijpen op het moment dat uw voertuigen worden gestolen, bijvoorbeeld door de actuele gpslocaties door te spelen aan de politie. Tip: laat uw diefstalverzekering weten dat u gebruikmaakt van een fleet managementsysteem. Wellicht kunt u er een korting op de premie mee bedingen. 9

10 Brandstofdiefstal Uit het onderzoek van Fleetmatics en Panelwizard blijkt ook, dat de bedrijfswagen niet het enige is die bestuurders in sommige gevallen zonder toestemming gebruiken. Van alle bestuurders met een bedrijfstankpas misbruikt een op de vijftien deze weleens om het privévoertuig bij te tanken. U doet er dan ook verstandig aan om brandstofuitgaven binnen uw organisatie te monitoren. Daarbij is het een goede eerste stap om uw medewerkers bij elke tankkaarttransactie hun kilometerstand te laten invullen. Wijkt het aantal gereden kilometers af van het aantal aangeschafte liters? Dat kán een teken van fraude zijn, maar wellicht is het hoge brandstofverbruik het gevolg van een verkeerde rijstijl of van achterstallig voertuigonderhoud. Bovendien weet u niet voor honderd procent zeker of iemand wel de juiste kilometerstand invoert. Hoe u tankkaartfraude wél herkent Om fraude op het spoor te komen, doet u er goed aan op een aantal specifieke punten te letten. Komt de kilometerstand die iemand invoerde bij het tanken, overeen met de stand die het voertuig op dat moment had volgens de informatie in het fleetmanagementsysteem? Overschrijdt het aantal getankte liters de maximumtankinhoud van het betreffende voertuig? Was het aan de tankpas toegewezen voertuig wel in de buurt van het tankstation op het moment dat de tanktransactie plaatsvond? Wordt er in korte tijd meerdere keren achter elkaar met dezelfde pas getankt? Een fleetmanagementsysteem met tankpasintegratie helpt u hierbij, omdat u eenvoudig voertuig- en tankpasintegratie in één dashboard bij elkaar ziet. Als u gebruikmaakt van MultiTankcard en Fleetmatics REVEAL, is het zelfs mogelijk om direct een waarschuwing op uw mobiel of desktop te ontvangen als er verdachte transacties plaatsvinden. 10

11 3. VERBETER UW BEDRIJFSREPUTATIE Ze zeggen weleens dat een goede reputatie niet in geld is uit te drukken en misschien bent u het daar wel mee eens. Het is echter makkelijk praten als u uw reputatie al mee hebt. De kans is groot dat u hier snel anders over denkt zodra een verslechterde reputatie ervoor zorgt dat er minder opdrachten binnenkomen. Lever goede service Natuurlijk zijn er meerdere manieren om een goede reputatie op te bouwen, en de beste daarvan is door het leveren van een goede service. Voor een koeriersbedrijf betekent dat bijvoorbeeld snel en op tijd bezorgen. En voor een installatiebedrijf betekent dat naast het leveren van goed werk ook dat u op tijd bij de klant aankomt. Verder waarderen veel klanten het als u ze kort van tevoren, zeg een uur, laat weten dat u onderweg bent. Vooral voor particulieren een uitkomst, aangezien ze dan niet meer een hele dag vrij hoeven te nemen voor een monteur of bezorger die op maandag tussen en uur langskomt. Doordat u met een fleetmanagementsysteem inzicht heeft in de actuele locaties van uw bestuurders, kunt u handig inspelen op de wensen van uw klant. Door op de kaart te zien waar iedereen zich bevindt, weet u bijvoorbeeld wie er het dichtst in de buurt is om een spoedopdracht op te pakken. Maar met die informatie kunt u aan de hand van de planning ook bepalen wie er achterloopt op schema en hulp nodig heeft om zijn klantopdrachten op tijd af te krijgen. Daarnaast wordt het dus ook mogelijk om klanten te laten weten dat er iemand onderweg is en bij het inschatten van de aankomsttijd zelfs actuele verkeerssituaties te laten meewegen. Efficiënter plannen Beter plannen helpt niet alleen om uw imago bij de klant te verbeteren. Volgens het onderzoek dat we samen met Panelwizard uitvoerden, blijkt slechte planning een van de meest voorkomende redenen om over te moeten werken. De drie meest genoemde redenen voor overwerk: 1. capaciteitsproblemen (door 48 % genoemd), 2. klussen die langer duren dan gepland (ook 48 %), 3. slechte planning in het algemeen (21 %). Daarnaast gaven de meeste ondervraagden (63 %) aan dagelijks met hun bedrijfsbus in de file te staan. Met Fleetmatics REVEAL kunt u niet alleen efficiënter plannen, maar heeft u ook inzicht in actuele verkeerssituaties. Informatie waarmee u werknemers om files heen kunt leiden, maar die u ook kunt gebruiken om klanten een nauwkeuriger ingeschatte aankomsttijd te geven. 11

12 Voorkom reputatieschade Helaas is het makkelijker om een reputatie af te breken dan om er een op te bouwen. En afgaande op ons onderzoek, is dit een risico dat u niet kunt negeren. Naast het eerdergenoemde bijklussen met de bedrijfsbus komt uit de resultaten namelijk ook naar voren dat de rijstijl van chauffeurs nog weleens te wensen overlaat. Hoewel uit de resultaten blijkt dat 64 % van de ondervraagde bestuurders van bedrijfswagens er in zijn rijstijl rekening mee houdt als er een bedrijfslogo op de bus staat, staat daar een groep van 15 % tegenover, die daar maling aan heeft. Net als bij brandstofbesparing hoeft het feit dat werknemers dénken dat ze verantwoordelijk omgaan met uw bedrijfsreputatie, overigens niet per definitie te beteken dat dit waar is. Asociaal rijgedrag Uit het onderzoek komt naar voren dat: 33 % weleens agressief optrekt bij stoplichten; 27 % weleens laat remt, waardoor hij ook hard moeten remmen; 34 % weleens te hard rijdt binnen de bebouwde kom; 50 % weleens te hard rijdt buiten de bebouwde kom; 23 % weleens een bekeuring kreeg voor zijn verkeersgedrag met de bedrijfswagen. Doordat u met een fleetmanagementsysteem inzicht verkrijgt in deze zaken, heeft u daarmee de middelen in handen om ze hierop aan te spreken. Goed rijgedrag van uw medewerkers versterkt bovendien uw onderhandelingspositie richting uw verzekeringsmaatschappij. Maar de belangrijkste reden om uw werknemers aan te spreken, is natuurlijk het feit dat ze met asociaal rijgedrag zowel zichzelf als andere weggebruikers in gevaar brengen. 12

13 13

14 4. PRAAT MET UW WERKNEMERS OVER HUN RIJGEDRAG Van de bestelbusrijders die we ondervroegen, werd slechts 4 % ooit door zijn werkgever aangesproken op het rijgedrag. Dit terwijl werknemers wel degelijk openstaan voor feedback. Sterker nog: 56 % vindt dat zijn werkgever meer zou kunnen doen om bestuurders veiliger en zuiniger de weg op te sturen. Van die groep noemt 23 % als specifiek voorbeeld het geven van voorlichting en training. Die positieve houding ten opzichte van het krijgen van feedback, is ook wat wij dagelijks in de praktijk ervaren. Sommige bedrijven zien op tegen de invoering van een fleetmanagementsysteem, omdat ze vrezen dat het personeel de oplossing zou kunnen ervaren als een Big Brother die over hun schouder meekijkt. De realiteit is echter dat werknemers er juist de voordelen van inzien zeker als u goed uitlegt wat de voordelen zijn op het gebied van kostenbesparing, planning en veiligheid. Vier tips om personeel enthousiast te krijgen Een goede voorlichting doet wonderen om uw bestuurders enthousiast te krijgen over een fleetmanagementsysteem. 1. Leg van tevoren uit wat uw plannen zijn geef uw werknemers tijd om te wennen aan het idee. 2. Zet de zakelijke voordelen uiteen door de zakelijke voordelen te benadrukken, voorkomt u dat werknemers de implementatie ervan opvatten als een teken van wantrouwen. 3. Vertel over de voordelen voor werknemers zelf een efficiëntere planning zorgt voor minder werkdruk, minder filetijd en minder vaak overwerken. 4. Sta open voor vragen voorkom misverstanden en stel uw werknemers in staat om vragen te stellen over zaken die voor hen niet helemaal duidelijk zijn. Positief gedrag belonen Overigens geldt ook bij het verbeteren van het rijgedrag van uw bestuurders het oude gezegde dat u meer vliegen vangt met stroop dan met azijn. Van de bestuurders die we samen met Panelwizard ondervroegen, geloven iets meer dan vier op de tien in het belonen van een positieve rijstijl. Als specifieke voorbeelden werden hierbij bonussen en toeslagen vermeld, maar uit de praktijk blijkt dat een interne wedstrijd waarbij de chauffeur met de groenste en veiligste rijstijl bijvoorbeeld een etentje wint, ook al wonderen doet. 14

15 15

16 Meer weten? Wilt u meer weten over hoe een fleetmanagementsysteem uw organisatie kan helpen om kosten te besparen, efficiënter te plannen en uw klanten betere service te verlenen? Vraag vandaag nog een gratis demo aan van Fleetmatics REVEAL, hét fleetmanagementsysteem voor kleine en middelgrote ondernemingen. Ga daarvoor naar of bel naar