Gebruikershandleiding Rapportage Info budgethouders Inhoudsopgave Inleiding... Rapporten type A: Exploitatieoverzicht (lopend jaar)... 4 Rapporten type B: Exploitatieoverzicht (meerjaren)... 8 Rapporten type C: Werkelijke posten... 3 Rapporten type D: Verplichtingen... 6
Inleiding De rapportage(s) inzake info budgethouders hebben betrekking op de kostenplaatsen / orders en de proficenters. Deze zijn ingericht om de budgettering en de realisatie te volgen. In de rapportages m.b.t. de kostenplaatsen en interne orders wordt tevens de obligo inzichtelijk gemaakt (niet van toepassing bij profitcenter rapportages) en bij de rapportage m.b.t. de profitcenters worden de OHW mutaties inzichtelijk gemaakt (niet van toepassing bij kostenplaatsen / interne orders). In deze handleiding worden rapporten m.b.t. de kostenplaatsen / interne orders en profitcenters gezamenlijk besproken. Dit gezien de lay-out / werking van de rapporten hetzelfde is. De rapporten zijn onderverdeeld in type A t/m D. De rapporten type A zijn met name ingericht om de budgettering / realisatie voor een bepaald boekjaar te volgen. De rapporten zijn onderverdeeld in rapportage t.b.v. budget kolom (de som van het rest. budget vorig jaar en budget lopend jaar) en budget kolommen (het rest. budget vorig jaar en budget lopend jaar in een aparte kolom). Tevens is een overzicht m.b.t. meerdere kostenplaatsen / orders / profitcenters toegevoegd (lijst). De rapporten type B zijn met name ingericht om de budgettering en realisatie t/m een bepaald boekjaar te volgen (afzonderlijk ofwel via een lijst). Deze rapporten zijn niet onderverdeeld in meerdere budgetkolommen. De rapporten type C geven een mutatieoverzicht per periode (werkelijke posten). De rapporten type D geven een overzicht van de obligo's (verplichtingen) per periode. De rapporten kunnen het beste met kosten / opbrengst groepen (hiërarchie) worden gebruikt. De indeling van de kostensoortgroepen bepalen tevens de sub- en eindtotalen. In het systeem worden een drietal indelingen centraal onderhouden. Deze hebben betrekking op de groep: BFRE00 (indeling conform Universitaire begroting), groep "Totaal" (onderverdeling in o.a. interne en externe baten) en de groep: "Leitotaal" (conform rekeningschema ). De kostensoortgroepen kunnen worden bekeken via Financiële administratie Financiële boekhouding Controlling Kostensoorten Stamgegevens Kostensoortgroep weergeven (transactie /n KAH3). Bij de rapporten is er de keuze uit verschillende planversie s. De voor de universiteit leiden gebruikte versies zijn 0,, en versie 3. Planversie 0 zijn de gegevens van het lopende jaar, planversie is het budgetrestant van vorig jaar en versie 3 is de universitaire begroting. In eerste instantie worden alle gegevens gespecificeerd weergegeven (geen aanpassing in bijvoorbeeld decimaalpresentatie e.d.). De gewenste presentatie kan in de rapportages worden opgegeven. Bij ieder rapport is het mogelijk om het te converteren naar een Microsoft Excel-sheet. Dit kan door gebruik te maken van de optie office integratie voor de A en B rapporten en via lijst exporteren spreadsheet voor de C en D rapporten met uitzondering van de aanvullende D rapporten. Voor de eenheden die gebruik maken van ATB zijn er op gebied van Obligo s twee aanvullende rapporten beschikbaar. Deze zullen als laatste besproken worden. NB. De baten worden negatief weergegeven en de kosten positief. De menupaden zijn weergegeven vanuit het oogpunt van het standaard SAP menu.
Bij het oproepen van de rapportages kan via het menu: instellingen - opties worden aangegeven of de pagina kopteksten in het scherm moeten worden vastgehouden (paginakop fixeren). 3
Rapporten type A: Exploitatieoverzicht (lopend jaar) Omschrijving Menu pad De rapporten type A zijn met name ingericht om de budgettering en realisatie van een bepaald boekjaar te volgen. De rapporten zijn onderverdeeld in rapportage t.b.v. budget kolom (de som van het rest. budget vorig jaar en budget lopend jaar) en budget kolommen (het rest. budget vorig jaar en budget lopend jaar in een aparte kolom). Financiële administratie Financiële boekhouding Controlling Kostenplaatsen Infosysteem Verslagen kostenplaatsadministratie Rapportage Info budgethouders) Rapporten Type A budget kolom of budget kolommen ofwel lijst budget kolom of lijst budget kolommen. Financiële administratie Financiële boekhouding Controlling Interne Orders Infosysteem Verslagen interne orders Rapportage Info budgethouders Rapporten Type A budget kolom of budget kolommen ofwel lijst budget kolom of lijst budget kolommen. Financiële administratie Financiële boekhouding Ondernemingscontrolling Profitcenter adminstratie Infosysteem Verslagen profit center administratie Rapportage Info budgethouders Rapporten Type A budget kolom of budget kolommen ofwel lijst budget kolom of lijst budget kolommen. Mogelijkheden Door bij de selectie voorwaarden niet voor een range van kostenplaatsen/profitcenter/orders te kiezen,maar voor een groep is het mogelijk om alle in de groep aanwezige kostenplaatsen/profitcenter/orders te bekijken. Het is tevens mogelijk om in plaats van een ordergroep een selectievariant te kiezen (door bijvoorbeeld een punt met de naam van de selectievariant in het veld ordergroep op te geven). De selectievarianten kunnen overigens niet in het selectiescherm niet worden opgevraagd (alleen worden geselecteerd). Een selectievariant kan worden aangemaakt in de stamgegevensoverzichten (bijvoorbeeld stamgegevensoverzichten - interne orders) In het rechter gedeelte van het scherm bevindt zich het totaaloverzicht. In het linker gedeelte van het scherm staat in een overzicht van de groep met daaronder de eventuele sub-groepen en de kostenplaatsen/profitcenters/orders. Door in het rapport dubbel te klikken op een kostenplaats/profitcenter/order komen de desbetreffende gegevens naar voren. Via de buttons kan er van niveau worden gewisseld. Met behulp van kan de structuur van de groep zichtbaar worden gemaakt of worden verborgen. In het rapport zelf, kan via het menu "instellingen" o.a. het totalisering niveau van een bepaalde kosten en opbrengstgroep worden opgegeven (van niveau - tot niveau). Via Kolomattributen kan o.a. de decimaalpresentatie worden ingesteld. 4
Via het menu view kan het rapport worden in en uitgeklapt zodat of alles zichtbaar is of alleen het totaal. In het rapport worden de totalen per kostensoort gegeven. Detailinformatie kan worden verkregen door "dubbel te klikken" op het desbetreffende bedrag. 5
Voorbeeld scherm rapport type A: budget kolom ) Opgave gewenste verslagtijdvak (periode / boekjaar) en gewenste planversie. ) Opgave gewenste (stam)gegevens: specifieke waarde / range ofwel d.m.v. groepen. 3) Voor de rapporten wordt de periode x-y gebruikt. (van - t/m). 4) Budget JJJJ heeft betrekking op de gekozen planversie 5) Realisatie JJJJ heeft betrekking op de mutaties in SAP AM / HR / MM / SD & FI/CO. 6) Obligo JJJJ (kostenplaatsen / orders) heeft betrekking op de bestellingen / handmatige middelenreserveringen (SAP MM & CO). 7) Restant is het saldo van Realisatie + Obligo -/- Budget. 6
Voorbeeld scherm rapport type A: budget kolommen ) Opgave gewenste verslagtijdvak (periode / boekjaar) en de gewenste planversie. De eerste planversie geeft de waarde voor kolom Budget JJJJ, planversie geeft de waarde voor kolom Budget VJ.. ) Opgave specifieke waarde / range ofwel d.m.v. groepen. 3) Voor de rapporten wordt de periode x-y gebruikt (periode van - t/m). 4) "Realisatie LJ heeft betrekking op de mutaties in SAP AM / HR / MM / SD & FI/CO. 5) Obligo JJJJ (kostenplaatsen / orders) heeft betrekking op de bestellingen / handmatige middelenreserveringen (SAP MM & CO). 6) Restant is het saldo van Realisatie + Obligo -/- Totaal budget. 7
Rapporten type B: Exploitatieoverzicht (meerjaren) Omschrijving Menu pad De rapportage(s) inzake info budgethouders hebben betrekking op de kostenplaatsen / interne orders en de proficenters. De rapporten type B zijn met name ingericht om de budgettering en realisatie t/m een bepaalde boekjaar te volgen. Bij de interne orders is een rapportage onder type B toegevoegd. Deze heeft betrekking op een overzicht m.b.t. meerjaren budget vs realisatie (excl. obligo). Financiële administratie Financiële boekhouding Controlling Kostenplaatsen Infosysteem Verslagen kostenplaatsadministratie Rapportage Info budgethouders Rapporten Type B Exploitatieoverzicht (t/m boekjaar (t=x) ofwel lijst exploitatie. (t/m boekjaar (t=x). Ofwel rapporten type B - meerjaren budget / realisatie. Financiële administratie Financiële boekhouding Controlling Interne Orders Infosysteem Verslagen Interne orders Rapportage Info budgethouders Rapporten Type B Exploitatieoverzicht (t/m boekjaar (t=x) ofwel ofwel lijst exploitatie. (t/m boekjaar (t=x). Financiële administratie Financiële boekhouding Ondernemingscontrolling Profitcenter administratie Infosysteem Verslagen profitcenter administratie Rapportage Info budgethouders Rapporten Type B Exploitatieoverzicht (t/m boekjaar (t=x) ofwel lijst exploitatie (t/m boekjaar (t=x). Ofwel rapporten type B - meerjaren budget / realisatie. Mogelijkheden Door bij de selectie voorwaarden niet voor een range van kostenplaatsen/profitcenter/orders te kiezen,maar voor een groep is het mogelijk om alle in de groep aanwezige kostenplaatsen/profitcenter/orders te bekijken. Het is tevens mogelijk om in plaats van een ordergroep een selectievariant te kiezen (door bijvoorbeeld een punt met de naam van de selectievariant in het veld ordergroep op te geven). De selectievarianten kunnen overigens niet in het selectiescherm niet worden opgevraagd (alleen worden geselecteerd). Een selectievariant kan worden aangemaakt in de stamgegevensoverzichten (bijvoorbeeld stamgegevensoverzichten - interne orders) Door dubbel te klikken op een kostenplaats/profitcenter/order komen de desbetreffende gegevens naar voren. Via de buttons Met behulp van verborgen kan er van niveau worden gewisseld. kan de structuur van de groep zichtbaar worden gemaakt of worden In het rapport zelf, kan via het menu "instellingen" o.a. het totalisering niveau van een bepaalde kosten en opbrengstgroep worden opgegeven (van niveau - tot niveau). Via Kolomattributen kan o.a. de decimaalpresentatie worden ingesteld. 8
Via het menu view kan het rapport worden in en uitgeklapt zodat of alles zichtbaar is of alleen het totaal. In het rapport worden de totalen per kostensoort gegeven. Detailinformatie kan worden verkregen door "dubbel te klikken" op het desbetreffende bedrag. 9
Voorbeeld scherm rapport type B: Exploitatieoverzicht (t/m boekjaar JJJJ) ) De gegevens kunnen worden geselecteerd d.m.v. een periode (van - t/m) van een bepaald boekjaar. Deze hebben betrekking op het kolommen: "realisatie lopend jaar" en "Budget lopend jaar". ) Opgave gewenste (stam)gegevens: specifieke waarde / range ofwel d.m.v. groepen. 3) "Budget t/m JJJJ" en "Realisatie t/m JJJJ" hebben betrekking op de planversie 0 tot boekjaar JJJJ (alle periodes). 4) Budget JJJJ" heeft betrekking op planversie 0 van het lopende boekjaar (periode x t/m y). 5) Het totaal budget is het saldo van " Bdgt t/m JJJJ" + "Budget lopend jaar" (geen aparte kolom). 6) "Realisatie JJJJ heeft betrekking op mutaties in SAP AM / HR / MM / SD & FI/CO (periode x t/m y). 7) Obligo JJJJ (bij kostenplaatsen / orders) heeft betrekking op de bestellingen / handmatige middelenreserveringen (SAP MM & CO). 8) Restant is het saldo van het totaal aan Realisatie + Obligo -/- 0
Totaal aan budget. Voorbeeld scherm rapport type B: meerjaren budget / realisatie (interne orders) ) Opgave controllinggebied / boekjaar en planversie ) Opgave gewenste (stam)gegevens: specifieke waarde / range ofwel d.m.v. groepen). 3) Voor de rapporten zijn alle perioden van toepassing. 4) Budget jaar t- t/m t+3 heeft betrekking op de gekozen planversie. 5) Obligo jaar t- t/m t+3 (bij kostenplaatsen / orders) heeft betrekking op de bestellingen / handmatige middelenreserveringen (SAP MM & CO). 6) Realisatie jaar t- t/m t+3 heeft betrekking op mutaties in SAP AM / HR / MM / SD & FI/CO. 7) Restant is het saldo van Realisatie + Obligo -/- Budget.
Rapporten type C: Werkelijke posten Omschrijving Menu pad De rapporten type C geven een mutatieoverzicht per periode (werkelijke posten). Deze gegevens worden afzonderlijk weergegeven. Financiële administratie Financiële boekhouding Controlling Kostenplaatsen Infosysteem Verslagen kostplaatsenadministratie Rapportage Info budgethouders Rapporten Type C Financiële administratie Financiële boekhouding Controlling Interne Orders Infosysteem Verslagen Interne orders administratie Rapportage Info budgethouders Rapporten Type C Financiële administratie Financiële boekhouding Ondernemingscontrolling Profitcenter administratie Infosysteem Verslagen Profitcenter administratie Rapportage Info budgethouder Rapporten Type C Mogelijkheden Na het invoeren van de gewenste selecties, kan via het menu Orders / kostenplaatsen Achtergrond verwerking de gewenste presentatie (sortering / totalen / aparte pagina per order - kostenplaats) direct via de printer worden vervaardigd (job naam ingeven). In het uiteindelijke overzicht kunnen de gegevens op verschillende wijze worden gepresenteerd (sortering / totalen). Voorbeeld scherm rapport type C: Werkelijke posten (kostenplaatsen / orders) 3
) Een afzonderlijke order of een ordergroep kan worden ingevoerd. ) Een afzonderlijke kostensoort of een kostensoortgroep kan worden ingevoerd. 3) De gegevens kunnen met behulp van een weergave variant op verschillende manieren worden gepresenteerd. 3 Voorbeeld rapport type C (Verslag) ) De omschrijving in de segmenttekst wordt in de oorspronkelijke factuurboeking ingevoerd. ) Door dubbel te klikken kan de oorspronkelijke boeking worden opgevraagd. Voorbeeld scherm rapport type C: Werkelijke posten (profitcenters) 4
) Opgave G/L - recordsoort en Versie (0=werkelijk). ) Opgave Controllinggebied / Boekingsperiode / Boekjaar. 3) Eventueel opgave profitcenter / rekening. 3 4) Indien de oorspronkelijke boeking in FI heeft plaatsgevonden, dan kan de oorspronkelijke boeking worden opgevraagd (drill-down functionaliteit). 5) De omschrijving in de segmenttekst wordt in de oorspronkelijke factuurboeking ingevoerd. 5
Rapporten type D: Verplichtingen Omschrijving Menu pad De rapporten type D geven een overzicht van de obligo s (verplichtingen) per periode. Deze gegevens worden afzonderlijk weergegeven. Financiële administratie Financiële boekhouding Controlling Kostenplaatsen Infosysteem Verslagen Kostenplaatsadministatie Raportage Info budgethouders Rapporten Type D Financiële administratie Financiële boekhouding Controlling Interne Orders Infosysteem Verslagen Interne ordersadministratie Rapportage Info budgethouders Rapporten Type D Mogelijkheden Na het invoeren van de gewenste selecties, kan via het menu Orders / kostenplaatsen Achtergrond verwerking de gewenste presentatie (sortering / totalen / aparte pagina per order - kostenplaats) direct via de printer worden vervaardigd (job naam ingeven). In het uiteindelijke overzicht kunnen de gegevens op verschillende wijze worden gepresenteerd (sortering / totalen). Voorbeeld scherm rapport type D: Verplichtingen (kostenplaatsen / orders) 6
) Een afzonderlijke order of een ordergroep kan worden ingevoerd. ) Een afzonderlijke kostensoort of een kostensoortgroep kan worden ingevoerd. 3) De gegevens kunnen met behulp van een weergave variant op verschillende manieren worden gepresenteerd. 3 Speciale rapporten Voor de eenheden die gebruik maken van ATB zijn er op gebied van Obligo s twee aanvullende rapporten beschikbaar. Dit zijn info type D specificatie obligo en info type D lijst: Obligo per order. Deze staan bij de verslagen voor Interne orders. Voorbeeld scherm rapport type D speciaal: Specificatie Obligo 7
) Opgave controllinggebied / boekjaar. ) Een afzonderlijke order of een ordergroep kan worden ingevoerd of een afzonderlijke kostensoort of een kostensoortgroep. Voorbeeld scherm rapport type D speciaal: Obligo per order 8
) Opgave controllinggebied / boekjaar. ) Een afzonderlijke order of een ordergroep kan worden ingevoerd. 9