Informatiefolder 1) Functiebeschrijving: Projectmedewerker administratief medewerker - jeugd Salarisschaal: C1-C2-C3 Afdeling: Burger Dienst: Vrije Tijdsbeleid - Jeugddienst Doel: De administratief medewerker is verantwoordelijk voor de performante administratieve ondersteuning van de bevoegde dienst. De project medewerker ondersteunt de jeugddienst en geeft mee vorm aan de gemeentelijke vakantie initiatieven voor kinderen en jongeren in Hoogstraten. De medewerker jeugd staat in voor een professioneel en correct onthaal van interne en externe klanten op de dienst. De project medewerker jeugd werkt actief mee aan de realisatie van de doelstellingen van de eigen dienst en van het bestuur Hoogstraten. Plaats in de organisatie Organogram in bijlage Leiding, coaching en evaluatie Is eerste coach van: Eerste evaluator: Tweede evaluator: Evaluator van: n.v.t. Diensthoofd Vrije tijd Manager Burger n.v.t.resultaatsgebieden en de daaraan verbonden taken Stadsbestuur Hoogstraten is een organisatie die steeds in beweging is en verwacht ook van zijn medewerkers dat ze meegroeien met de veranderende omgeving. Hierdoor verandert ook het takenpakket van onze medewerkers regelmatig. Wat volgt is een opsomming van verschillende taken, om een duidelijk beeld te geven van de functie. Deze lijst is niet volledig en zal in de toekomst wijzigen. Wat doe je? De administratieve medewerker staat in voor de performante administratieve ondersteuning van de jeugddienst: Je bent verantwoordelijk voor de planning en de organisatie van het zomeraanbod voor kinderen en jongeren. o Samen met de verschillende partners een plan uitwerken voor het vakantieaanbod in Hoogstraten. o Opvolgen en organiseren van het vrijetijdsaanbod voor kinderen en jongeren. o Het ondersteunen en motiveren van de animatorenploeg. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ 2 0 1 7 \ I n f o r m a t i e f o l d e r _ P r o j e c t m e d e w e r k e r _ j e u g d. d o c x p a g. 1 v a n 8
Je verzorgt het klantgericht onthaal van de dienst: o Ontvangen en verder helpen van publiek (interne en externe klanten). o Professionele en klantgerichte telefonische/digitale contacten. o Opzoeken en correct overbrengen van de nodige informatie. Je verzorgt het professioneel en correct communiceren met het publiek: o Gericht luisteren naar en oriënteren van de vraagstelling. o Desgevallend doorverwijzen naar de dienst die verder/dieper kan antwoorden op de gestelde vraag. o Correcte en klantgerichte schriftelijke communicatie naar interne en externe klanten. o Mensen met klachten kunnen opvangen en via de correcte kanalen doorverwijzen. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de dienst: o Administratie i.v.m. poststukken, bestelbonnen,... o Het klantgericht aanbieden van verschillende producten vanuit de verschillende diensten van het stadsbestuur. o Correct, professioneel en tijdig verwerken en opvolgen van administratieve dossiers en processen. o Logistieke ondersteuning bij acties vanuit de dienst. o Facturatie en kassabeheer. o Uitwerken van beleidsbeslissingen o Agendabeheer. Je bent sterk in overleg en kan goed en professioneel samenwerken: o Samenwerken met de verschillende diensten binnen het bestuur Hoogstraten. o In overleg met het diensthoofd en met de verschillende diensten een klantgericht aanbod van dienst uitwerken. Kennisprofiel Wat verwachten we van je? Grondige administratieve vakkennis en vaardigheden Grondige kennis van office-toepassingen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, ) H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ 2 0 1 7 \ I n f o r m a t i e f o l d e r _ P r o j e c t m e d e w e r k e r _ j e u g d. d o c x p a g. 2 v a n 8
Competentieprofiel COMPETENTIE SOORT NIVEAU KLANTGERICHTHEID Kerncompetentie II SAMENWERKEN Kerncompetentie I MONDELINGE COMMUNICATIE Functie specifiek II SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE Functie specifiek II PLANNEN EN ORGANISEREN Functie specifiek II INFORMATIEVERWERKING Functie specifiek II FLEXIBILITEIT Functie specifiek I ZIN VOOR KWALITEIT Kerncompetentie II Uitdieping competenties: competentiewoordenboek KLANTGERICHTHEID Klantgerichtheid De dienstverlening afstemmen op de behoeften en wensen van (interne en externe) klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Een correcte service verlenen en klachten ernstig nemen; de zelfstandigheid/zelfredzaamheid van de klant stimuleren. Laagdrempelig werken. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen en optimaliseert de dienstverlening. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren (eventueel na specifieke feedback van klanten). Reageert binnen aanvaardbare tijd op vragen/klachten (cf. Klachtenprocedure). Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, afdeling, organisatie of in relatie met de burger. Werkt constructief mee in het team. Stelt zich loyaal en betrokken op. Leeft afspraken met bestuur, leidinggevende en collega s na. Levert een actieve bijdrage aan de werking van het team. Gaat respectvol om met anderen en toont waardering. Komt uit voor de eigen mening, maar legt zich loyaal neer bij een teambeslissing. Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn. Mondelinge communicatie Een mondelinge boodschap overbrengen op een wijze dat het publiek tot wie ze gericht is, de boodschap begrijpt. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ 2 0 1 7 \ I n f o r m a t i e f o l d e r _ P r o j e c t m e d e w e r k e r _ j e u g d. d o c x p a g. 3 v a n 8
Richt zich tot de gesprekspartner. Brengt structuur in de boodschap. Beperkt het gebruik van vakjargon. Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan. Schriftelijke communicatie Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert de boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, informatief, ) Past taalgebruik aan de doelgroep aan. Maakt zelfstandig verschillende documenten op (brieven, raadsbesluiten, nota s, ) Brengt structuur aan in de opbouw van teksten. Plannen en organiseren Een beleidslijn vertalen in meetbare objectieven; efficiënte, overzichtelijke plannen uitwerken in logische stappen en prioriteiten bepalen om de objectieve te halen. Coördineert acties, tijd en middelen. Voorziet een actieplan met benodigde middelen, mensen en informatie. Organiseert zich op zodanige wijze dat hij/zij een overzicht kan bewaren. Houdt rekening met de beschikbare middelen en zet deze zo in dat ze optimaal benut worden. Is resultaatgericht in zijn/haar actieplannen en doelstellingen (werkt met duidelijke doelen, timing, ) Informatieverwerking Efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van informatie. Verzamelt, ontcijfert en verwerkt informatie op een doeltreffende manier binnen de beschikbare termijn. Weet waar de benodigde informatie te vinden is. Verwerkt en zoekt informatie. Brengt informatie gestructureerd samen. Verwerkt grote hoeveelheden informatie binnen de beschikbare termijn op een onbevooroordeelde manier. Brengt de nodige gegevens over volgens de voorziene regels en procedures. Flexibiliteit De eigen gedragsstijl aanpassen in functie van de situatie waarin men zich bevindt, met het oog op het bereiken van het vooropgestelde doel. Past planning, aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ 2 0 1 7 \ I n f o r m a t i e f o l d e r _ P r o j e c t m e d e w e r k e r _ j e u g d. d o c x p a g. 4 v a n 8
Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften. Verhoogt het werktempo indien de omstandigheden dit vragen. Past de werkwijze aan als blijkt dat het efficiënter kan. Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen. Is bereid het uurrooster aan te passen indien de omstandigheden dit vragen. Springt in bij afwezigheid van een collega. Zin voor kwaliteit - Met de beschikbare middelen de best mogelijke kwaliteit bereiken en in stand houden door hoge eisen te stellen aan het resultaat van opdrachten, diensten, van zichzelf en van anderen; Bewaakt de kwaliteit van het eigen verantwoordelijkheidsdomein en bouwt kwaliteit in in de processen. Merkt fouten en onnauwkeurigheden op. Zoekt naar mogelijkheden om de nauwkeurigheid van het werk te verbeteren. Laat werk van mindere kwaliteit opnieuw uitvoeren. Verwerpt resultaten die niet aan de vereiste normen voldoen. Bevorderingsvoorwaarden Beschikken over een rijbewijs B. Pluspunten zijn: - ervaring hebben in het jeugdwerk - houder zijn van een attest kadervorming in het jeugdwerk Specifieke arbeisomstandigheden Bereid zijn tot occasioneel avond- en weekendwerk. Bereid zijn om geen vakantie op te nemen tijdens de werking van Vakantie Hoogstraten, namelijk: paasvakantie, juli en augustus. Selectieprocedure en samenstelling selectiecommissie Selectieprocedure 1. Voorselectie: Bij meer dan 10 kandidaten zal een voorafgaande screening gebeuren op basis van motivatiebrief en curriculum vitae. 2. Schriftelijk (40 punten) en mondeling gedeelte (60 punten): De kandidaat wordt geconfronteerd met een situatie of situaties die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan of kunnen voordoen. Op basis van een geschetste context en problematiek, werkt de kandidaat een plan van aanpak uit. Die wordt voorgesteld aan de jury, die hierover bijkomende vragen kan stellen. Aansluitend is er een interview waarin de competenties, vaardigheden en de motivatie van de kandidaat wordt afgetoetst. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ 2 0 1 7 \ I n f o r m a t i e f o l d e r _ P r o j e c t m e d e w e r k e r _ j e u g d. d o c x p a g. 5 v a n 8
Zowel in het schriftelijk als het mondeling gedeelte kan de selectiecommissie de gevraagde kennis en vaardigheden testen. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat zowel op het schriftelijk als het mondeling gedeelte 60 % van de punten behalen. 3. Samenstelling selectiecommissie: - één of twee deskundige(n) met passende professionele activiteit of specialisatie. - één of twee gemeentesecretaris(sen) of leidinggevende ambtenaren van een lokaal bestuur. - coördinator afdeling cultuur en vrije tijd als verslaggever. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ 2 0 1 7 \ I n f o r m a t i e f o l d e r _ P r o j e c t m e d e w e r k e r _ j e u g d. d o c x p a g. 6 v a n 8
2) De verloning: De aanvangswedde voor een C-functie met halftijdse prestaties bedraagt: 969,87 euro bruto per maand. Dit bedrag verhoogt naargelang de relevante ervaring die de kandidaat kan bewijzen. De jaren gepresteerd in overheidsdienst kunnen volledig worden overgenomen. Prestaties geleverd in de privé-sector kunnen tot maximum 8 jaren worden gevalideerd op voorwaarde dat ze rechtstreeks dienstig zijn voor de functie. Hiertoe dient een attest van de vorige werkgever(s) met omschrijving van de ervaring worden voorgelegd. Uitgewerkte salarisschalen: Hieronder vindt u de uitgewerkte salarisschalen. De bedragen zijn bruto jaarbedragen aan 100 %. Het brutomaandbedrag bekom je door vermenigvuldiging met de huidige index (1,6734) en deling door 12. De berekening van het nettoloon is afhankelijk van de gezinssituatie. Schalen C1 C2 C3 Overgang Na 4 jaar schaalanciënniteit C1 en gunstige evaluatie Na 18 jaar schaalanciënniteit in C1 of C2 en gunstige evaluatie Minimum 13550 14250 15900 Maximum 21950 22800 24800 Jaarbedrag Jaarbedrag Jaarbedrag 0 13550 14250 15900 1 14150 14800 16550 2 14150 14800 16550 3 14750 15400 17150 4 14750 15400 17150 5 15300 16000 17750 6 15300 16000 17750 7 15900 16600 18400 8 15900 16600 18400 9 16500 17200 19000 10 16500 17200 19000 11 17100 17800 19650 12 17100 17800 19650 13 17700 18400 20250 14 17700 18400 20250 15 18300 19000 20850 16 18300 19000 20850 17 18900 19600 21500 18 18900 19600 21500 19 19500 20200 22100 20 19500 20200 22100 21 20100 20750 22750 22 20100 20750 22750 23 20650 21350 23350 24 20650 21350 23350 25 21250 21950 23950 26 21250 21950 23950 27 21950 22800 24800 H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ 2 0 1 7 \ I n f o r m a t i e f o l d e r _ P r o j e c t m e d e w e r k e r _ j e u g d. d o c x p a g. 7 v a n 8
Enkele voorbeelden: Personeelslid is alleenstaande & heeft geen relevante werkervaring. contractueel C1 aantal dj 0 jaarwedde à 100 % 13 550,00 standplaatsvergoeding 359,95 13 909,95 index 1,6734 opdracht: 19/38 = 0,50 maandwedde 969,87 RSZ 13,07 % 126,76 belastbaar 843,11 BV 29,05 NETTO 814,06 Personeelslid is gehuwd/samenwonend & heeft 8 jaren relevante werkervaring. contractueel C1 aantal dj 8 jaarwedde à 100 % 15 900,00 haardvergoeding 719,89 16 619,89 index 1,6734 opdracht: 19/38 = 0,50 maandwedde 1 158,82 RSZ 13,07 % 151,46 belastbaar 1 007,36 BV 64,77 NETTO 942,59 Bijkomende voordelen: - maaltijdcheques met een waarde van 7,40 euro. - gratis hospitalisatieverzekering - opbouw tweede pensioenpijler via OFP PROVANT - fietsvergoeding: 0,23 euro/km of terugbetaling kosten openbaar vervoer. 3) Hoe stel ik mij kandidaat? U kan zich kandidaat stellen door een motivatiebrief met - curriculum Vitae - kopie van diploma - en rijbewijs te versturen naar: College van burgemeester en schepenen, Vrijheid 149 te 2320 Hoogstraten. U kan uw motivatiebrief ook afgeven op de personeelsdienst tijdens de openingsuren. Uiterste datum van indienen van de kandidaturen 19 januari 2018. 4) Bijkomende inlichtingen? Meer informatie of verduidelijkingen kan u vragen op de dienst personeel tijdens de openingsuren of telefonisch op het nummer 03/340 19 65 of per mail personeel@hoogstraten.be H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ 2 0 1 7 \ I n f o r m a t i e f o l d e r _ P r o j e c t m e d e w e r k e r _ j e u g d. d o c x p a g. 8 v a n 8