Boekhouder. Salarisschaal: B1-B2-B3 Afdeling: Financiële dienst Dienst: Financiële dienst

Transcriptie

1 Informatiefolder 1) Functiebeschrijving: Boekhouder Salarisschaal: B1-B2-B3 Afdeling: Financiële dienst Dienst: Financiële dienst Plaats in de organisatie Eerste evaluator: Tweede evaluator: Financieel directeur Algemeen directeur Doel van de functie Je voert de boekhouding en de financiële verrichtingen van stad en OCMW Hoogstraten volgens de principes van BBC-boekhouding. Dit houdt een correcte voorbereiding, uitvoering en opvolging van de boekhouding in. Je bent mee verantwoordelijk voor de verschillende aspecten van een modern boekhoudbeheer. Eveneens ben je aanspreekpunt en trekker van het team met betrekking tot de boekhouding. Resultaatgebieden en de daaraan verbonden taken Stadsbestuur Hoogstraten is een organisatie die steeds in beweging is en verwacht ook van de boekhouding zijn medewerkers dat ze meegroeien met de veranderende omgeving. Wat volgt is een opsomming van verschillende taken, om een beeld te geven van de functie. Deze lijst is niet volledig en kan in de toekomst wijzigen. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, het uitvoeren en de opvolging van de boekhouding: o Verrichten van boekingen volgens de principes van BBC-boekhouding. o Verrichten van financiële bewerkingen, eindejaarsverrichtingen en kostprijsberekeningen. o Technische controle van de boekhouding. o Voorbereidende werkzaamheden rond meerjarenplannen, budgetten, budgetwijzigingen, kredietaanpassingen en jaarrekening. o Afsluiten van de boekhouding met jaarlijkse resultatenrekening(en) en opmaak balansen). o Beheer investeringsbudget: aanmaken investeringsprojecten, inventarisgoederen, aankoopfacturen investeringen boeken, Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 1 v a n 10

2 o o o o o Opmaken Btw-aangiftes en allerlei fiscale fiches. Aangeven bedrijfsvoorheffing. Opmaken en opvolgen belastingkohieren. Meewerken aan de realisatie en opvolging van het interne controlesysteem. Bijstaan van, rapporteren en adviseren aan de financieel beheerder bij de boekhoudkundige en financiële werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van specifieke administratieve dossiers: o Overheidsopdrachten, opvolging uitbestede opdrachten, leningen,. o Opmaken belasting- en retributiereglementen. Je bent verantwoordelijk, in samenwerking met administratieve collega s, voor: o Controleren van het opvolgen van openstaande vorderingen en actief meewerken aan de invordering. o Opvolgen van bestellingen. o Budgetcontrole investeringen. o Doorgeven en opvolgen van inventarisgoednummers. o Corrigeren van fouten en adviseren hoe deze kunnen vermeden worden. Je bent verantwoordelijk, in samenwerking met diensthoofd sociale dienst, voor: o Opvolging van en aanspreekpunt voor financiële & boekhoudkundige aspecten van de sociale dienst. Je bent verantwoordelijk voor allerlei administratieve taken: o Bijhouden van een dynamisch archief. o Verwerken in-en uitgaande post. o Opmaken, nalezen en lay-out verzorgen van verslagen en rapporten. o Opmaken van brieven in aangepaste huisstijl. o Opmaken jaarverslag. Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van de ontwerpbesluiten voor CBS en vast bureau, gemeente- en OCMW-raad wat betreft boekhoudkundige aangelegenheden: o Opmaak ontwerpbesluit met voorstel/advies tot besluit. o Betrokken medewerker en leidinggevende(n) op de hoogte brengen van het besluit. o Verwerking van de notulen nadien. Je staat in voor een optimale informatiedoorstroming (administratieve & financiële aspecten van de verstrekte dienstverlening, boekhoudkundige aspecten) naar medewerkers, leidinggevenden, beleid, : o Een toegankelijk aanspreekpunt vormen binnen de boekhouddienst. o Helpen of begeleiden van collega s van de eigen dienst of andere diensten. o Signaleren van onregelmatigheden, klachten, o Onthaal nieuwe medewerker financiële dienst. Je bent verantwoordelijk voor de verslaggeving van de teamvergaderingen; Je hebt een adviserende en beleidsondersteunende rol: o Vanuit expertise en contact met leidinggevenden en medewerkers input en ondersteuning geven aan het beleidsvoorbereidend werk. o Beleidsondersteunend onderzoek naar aanleiding van vragen met betrekking tot de boekhouding. o Proactief opmaken van analyses en financiële adviezen. o Algemene opvolging van de relevante wetgeving. o Cijfers met betrekking tot de boekhouding opvolgen voor rapportage. o Analyseren van de werkprocessen en verbetervoorstellen doen. o Back-up zijn voor de financieel beheerder. Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 2 v a n 10

3 Kennisprofiel Zeer goede kennis van algemene boekhouding. Goede kennis van de principes van een BBC-boekhouding. Kennis van het decreet lokaal bestuur. Basiskennis wetgeving overheidsopdrachten. Kennis van de organisatie van lokale besturen (stad en OCMW). Kennis en vaardig kunnen omgaan met gangbare computerprogramma s. Competentieprofiel COMPETENTIE SOORT NIVEAU KLANTGERICHTHEID Kerncompetentie III SAMENWERKEN Kerncompetentie II PLANNEN EN ORGANISEREN Functie specifiek III ORGANISATIESENSITIVITEIT Functie specifiek III INFORMATIEVERWERKING Functie specifiek II ZIN VOOR KWALITEIT Kerncompetentie II OORDEELSVORMING Functie specifiek III RESULTAATGERICHTHEID Functie specifiek II Uitdieping competenties KLANTGERICHTHEID De dienstverlening afstemmen op de behoeften en wensen van (interne en externe) klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Een correcte service verlenen en klachten ernstig nemen; de zelfstandigheid/zelfredzaamheid van de klant stimuleren. Laagdrempelig werken. Werkt proactief en structureel mee aan een klantgerichte dienstverlening en stimuleert anderen om klantgericht te werken. Past de dienstverlening, procedures, doelstellingen aan om beter aan (toekomstige) behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden. Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren. SAMENWERKEN Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, afdeling, organisatie of in relatie met de burger. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen afdeling, werkgroepen of projectgroepen. Neemt initiatieven om de samenwerking, sfeer of het resultaat te verbeteren. Steunt voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang. Draagt samenwerking uit als een belangrijke waarde. Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 3 v a n 10

4 Stimuleert kennisoverdracht. PLANNEN EN ORGANISEREN Een beleidslijn vertalen in meetbare objectieven, overzichtelijke plannen uitwerken in logische stappen en prioriteiten bepalen om de objectieven te halen. Beheert projecten en processen en legt deze vast in procedures. Bepaalt de procedures en werkmethodes die zullen worden gevolgd om de doelen te bereiken. Ontwikkelt systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene omstandigheden. Behoudt het overzicht over de stand van zaken van de uitvoering van projecten ten overstaan van de planning. ORGANISATIESENSITIVITEIT Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Getuigt van realiteitszin bij het ondernemen van acties die verscheidene domeinen aanbelangen. Houdt rekening met de (politieke) invloeden binnen een organisatie. Onderkent de invloed en gevolgen van de eigen beslissing op andere domeinen binnen de organisatie. Reageert op (onuitgesproken) behoeften, belangen of verwachtingen van andere diensten. Creëert een draagvlak door inzicht te tonen in en rekening te houden met informele netwerken die het eigen domein kunnen overschrijden. Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere domeinen van de organisatie. INFORMATIEVERWERKING Efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van informatie. Verzamelt, ontcijfert en verwerkt informatie op een doeltreffende manier binnen de beschikbare termijn. Weet waar de benodigde informatie te vinden is. Verwerkt en zoek informatie. Brengt informatie gestructureerd samen. Verwerkt grote hoeveelheden informatie binnen de beschikbare termijn op een onbevooroordeelde manier. Brengt de nodige gegevens over volgens de voorziene regels en procedures. Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 4 v a n 10

5 ZIN VOOR KWALITEIT Met de beschikbare middelen de best mogelijke kwaliteit bereiken en in stand houden door hoge eisen te stellen aan het resultaat van opdrachten, diensten, van zichzelf en van anderen. Bewaakt de kwaliteit van het eigen verantwoordelijkheidsdomein en bouwt kwaliteit in in de processen. Merkt fouten en onnauwkeurigheden op. Zoekt naar mogelijkheden om de nauwkeurigheid van het werk te verbeteren. Laat werk van mindere kwaliteit opnieuw uitvoeren. Verwerpt resultaten die niet aan de vereiste normen voldoen. OORDEELSVORMING Het synthetiseren van gegevens tot een onderbouwde mening. Verschillende alternatieven naar voor brengen en deze uitwerken tot een sluitende conclusie en zicht hebben op de consequenties ervan. Vormt een goed onderbouwd, geïntegreerd domein overschrijdend oordeel. Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken. Heeft een veelzijdige genuanceerde kijk. Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie. Identificeert de verbanden tussen gegevens die het eigen domein overschrijden. Integreert domein overschrijdende informatie in een coherent geheel. Trekt een correcte conclusie uit beschikbare externe, economische, maatschappelijke of politieke gegevens en parameters. RESULTAATGERICHTHEID De inzet, de wil en de ambitie tonen om resultaten te boeken door doel- en oplossingsgericht de nodige acties en initiatieven te nemen en er steeds de volle verantwoordelijkheid voor op te nemen. Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. Formuleert de eigen doelstellingen in termen van concreet gedrag (meetbaar resultaat, voorzien van een deadline). Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om deze doelen te bereiken, weegt opties tegenover elkaar af. Mobiliseert mensen en middelen, ook wanneer hiertoe anderen moeten overtuigd worden. Stuurt op regelmatige basis het proces bij, in functie van de doelstellingen. Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven wanneer men met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt. Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 5 v a n 10

6 2) Toelatingsvoorwaarden: Aanwervingsvoorwaarden: Om toegelaten te worden tot de hierboven vermelde betrekking, dienen de kandidaten te voldoen aan volgende algemene voorwaarden: 1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Dit wordt getoetst door een uittreksel uit het strafregister. Als hierop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. De geselecteerde kandidaat zal een uittreksel uit het strafregister (model B) te bezorgen aan de dienst HRM. 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten. 3. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. De arbeidsgeneesheer zal de geselecteerde kandidaat onderzoeken in een aanwervingsonderzoek en zijn bevindingen meedelen aan het bestuur Hoogstraten. De dienst HRM zal hiervoor een afspraak maken bij IDEWE. 4. Voldoen aan de vereist over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Beschikken over een diploma van bachelor in een financiële richting. 6. Slagen in de selectieprocedure. Interne of externe personeelsmobiliteit 1. Titularis zijn van een graad van niveau B1-B2-B3 bij stad of OCMW-Hoogstraten (statutair of contractueel); 2. Minimum 3 jaar graadanciënniteit hebben in een graad van niveau B1-B2-B3; 3. Over een gunstige evaluatie beschikken; 4. Slagen voor de selectieprocedure. Bevorderingsvoorwaarden: 1. Titularis zijn van een graad van niveau C bij stad of OCMW-Hoogstraten (statutair of contractueel); 2. Minimum 4 jaar graadanciënniteit hebben in een graad van niveau C; 3. Over een gunstige evaluatie beschikken; 4. Slagen voor de selectieprocedure. Aanvullende voorwaarden: Beschikken over een rijbewijs B. Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 6 v a n 10

7 3) Selectieprocedure en samenstelling selectiecommissie: Selectieprocedure: 1. Schriftelijk gedeelte (40 punten): In de schriftelijke proef wordt gepeild naar boekhoudkundige kennis en kennis van wetgeving. Ter voorbereiding van de proef adviseren we dat u het besluit beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen doorneemt. Verder verwijzen we naar als interessante website. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 60 % behalen om verder te gaan naar het volgende gedeelte. 2. Mondeling gedeelte (60 punten): Competentiegericht interview waarin de competenties, vaardigheden en de motivatie van de kandidaat wordt afgetoetst. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 60% behalen op het mondeling gedeelte. Selectiecommissie: - één of twee deskundige(n) met passende professionele activiteit of specialisatie. - één of twee secretaris(sen) of leidinggevende ambtenaren van een lokaal bestuur. - Manager HRM of iemand uit de dienst HRM als verslaggever. De leden van de gemeenteraad, de schepenen en de burgemeester en de afgevaardigden van de representatieve vakbonden mogen als waarnemer bij de selectieproeven aanwezig zijn. 4) Verloning: Uitgewerkte salarisschalen: Hieronder vindt u de uitgewerkte salarisschalen. De bedragen zijn bruto jaarbedragen aan 100%. Het bruto maandbedrag bekom je door vermenigvuldiging met de huidige index (1,7069) en te delen door 12. Het nettoloon is afhankelijk va de gezinssituatie. salarisschalen B1 B2 B3 Overgang Na 4 jaar schaalanciënniteit in B1 en gunstige evaluatie. Na 18 jaar schaalanciënniteit in B1 en B2 en gunstige evaluatie Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 7 v a n 10

8 Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 8 v a n 10

9 Enkele voorbeelden: Personeelslid is alleenstaande & heeft geen relevante werkervaring. contractueel B1 aantal dj 0 jaarwedde à 100 % standplaatsvergoeding 179, ,97 index 1,7069 maandwedde 2 486,38 RSZ 308,69 Belastbaar 2 177,69 BV 413,11 NETTO 1 764,58 Personeelslid is gehuwd/samenwonend & heeft 8 jaren relevante werkervaring. contractueel B1 aantal dj 8 jaarwedde à 100 % haardvergoeding Index 1,7069 maandwedde 2 745,26 RSZ 358,81 belastbaar 2 386,46 BV 548,48 NETTO 1 837,99 Bijkomende voordelen: - haard- of standplaatsvergoeding naargelang gezinssituatie. - maaltijdcheques met een waarde van 7,60 euro. - gratis hospitalisatieverzekering - opbouw tweede pensioenpijler via OFP PROVANT - fietsvergoeding: 0,24 euro/km of terugbetaling kosten openbaar vervoer. Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 9 v a n 10

10 5) Hoe stel ik mij kandidaat? U kan zich kandidaat stellen door een motivatiebrief met curriculum vitae en kopie van diploma te versturen naar: College van burgemeester en schepenen, Vrijheid 149 te 2320 Hoogstraten. U kan uw motivatiebrief ook afgeven op de personeelsdienst tijdens de openingsuren. Uiterste datum van indienen van de kandidaturen 7 juni ) Bijkomende inlichtingen Meer informatie kan u verkrijgen op de dienst personeel tijdens de openingsuren of telefonisch op het nummer 03/ of per mail personeel@hoogstraten.be. Inf o r m a t i e f o l d e r b o e k h o u d e r p a g. 10 v a n 10