Handleiding Abakus Tekstverwerker Geavanceerd gebruik 2015 Abakus Compleet Pagina 1 / 19
Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 1 Gebruik van tabellen... 4 1.1 Geadresseerde achter briefvenster plaatsen... 4 1.2 Rijen of kolommen toevoegen en verwijderen... 8 2 Praktijklogo invoegen... 11 2.1 Direct invoegen op plek van de muis, zonder hulpmiddelen... 11 2.2 Praktijklogo invoegen met een tabel... 14 2.3 Praktijklogo invoegen in de koptekst... 14 3 Doelmarkeerders... 15 3.1 Wat doen doelmarkeerders?... 15 3.2 Toepassen van doelmarkeerders... 15 Contact... 19 Zelfhulp en handleidingen... 19 2015 Abakus Compleet Pagina 2 / 19
Inleiding De beschrijvingen in deze handleiding borduren voort op de functionaliteiten van de tekstverwerker van Abakus Compleet. Voor deze instructies is basiskennis van de tekstverwerker vereist, welke staat beschreven in de handleidingen: Algemene werking Sjablonen maken Na het doorlezen van deze handleiding bent u bekend met enkele vaak toegepaste handelingen waar u in het opstellen van sjablonen al snel tegenaan zult lopen. De eerste hoofdstukken zijn hierbij bewust laagdrempelig gehouden en begint met het invoegen van tabellen. Gaandeweg wordt de moeilijkheid opgevoerd tot u uiteindelijk uitkomt bij de doelmarkeerders. Deze zijn nodig om factuurregels repeterend op een factuur aan te brengen. Dat onderwerp is best pittig. Niet zonder reden wordt daarom aangeraden de hoofdstukken in oplopende volgorde te doorlopen, aangezien de eerste hoofdstukken kennis bijdragen die nodig zijn om de daaropvolgende onderwerpen beter te kunnen begrijpen. Om gebruik te kunnen maken van de testverwerker moet u zich registreren. Het kunnen registeren is echter wel gebonden aan enkele beveiligingseisen op de computer en wordt op dit moment ondersteund door de webbrowsers Internet Explorer en Firefox. Welke instellingen hiervoor nodig zijn kunt u nalezen in de handleidingen voor de Gebruikersregistratie Tekstverwerker : Gebruikersregistratie Tekstverwerker Internet Explorer Gebruikersregistratie Tekstverwerker Firefox Daarnaast is er de handleiding Tekstverwerker Sjablonen aanmaken, waarin reeds een basis wordt gegeven op het gebruik van de sjablonen en als inleidende instructie op deze handleiding wordt gezien. Het is erg van belang de inhoud van die handleiding te kennen vooraleer u met deze handleiding aanvangt. 2015 Abakus Compleet Pagina 3 / 19
1 Gebruik van tabellen Het gebruik van tabellen in een briefsjabloon is niet verplicht, maar kan wel uitkomst bieden bij enkele situaties die bij het opstellen ervan. Aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden worden de mogelijkheden in de volgende paragrafen stapsgewijs uitgelegd. 1.1 Geadresseerde achter briefvenster plaatsen Wanneer u de geadresseerde op de goede plaats achter het briefvenster (zie Figuur 1 denkbeeldig briefvenster in het blauw) uitgelijnd wilt krijgen, kan het hoofdbrekens opleveren wanneer u dit met tabs en spaties probeert te positioneren. Het gebruik van een tabel als hulpmiddel ligt hier voor de hand. NB: uitgangspunt voor deze situatie is dat u een sjabloon heeft met samenvoegvelden die samen de geadresseerde voorstellen (zie Figuur 1). Figuur 1 Bestaande geadresseerde en denkbeeldige positie van briefvenster 2015 Abakus Compleet Pagina 4 / 19
Een handige truc om dan toe te passen gaat als volgt: 1.Plaats uw muiscursor op de lege regel boven de geadresseerde (zie Figuur 2). Figuur 2 Muiscursor boven bestaande geadresseerde plaatsen 2. Klik vervolgens linksboven in het menu op Invoegen Tabel (zie Figuur 3). Figuur 3 Tabel invoegen via het menu 3. Maak met behulp van de pop-up die verschijnt een tabel op van 1 rij en 2 kolommen en klik op de knop OK (zie Figuur 4). Figuur 4 Dimensies van de tabel bepalen 2015 Abakus Compleet Pagina 5 / 19
4. Als resultaat hiervan verschijnt er nu een simpele tabel die uit twee velden bestaat (zie Figuur 5). Figuur 5 Simpele tabel boven de bestaande geadresseerde 5. De middenlijn die u nu nog exact op 50 procent van deze tabel aantreft, gaat ons dadelijk van pas komen en is het hoofddoel van deze actie (zie Figuur 6). Figuur 6 Middenlijn in tabel 6. De volgende stap vergt wellicht enige oefening; selecteer nu de samenvoegvelden die reeds als opmaak voor de geadresseerde zijn ingebracht (zie Figuur 7) door de muis ingedrukt te houden en het tekstblok blauw te maken. U bereikt dit het beste door in de rechterhoek onder te beginnen (muis ingedrukt houden) en over de tekst heen te trekken met de muis totdat u de linker bovenhoek bereikt. Figuur 7 Bestaande geadresseerde selecteren 7. Druk vervolgens op de rechtermuisknop, zodat er een menu op de plek van de cursor verschijnt zoals getoond in Figuur 8. Klik hier op Kopiëren. Figuur 8 Rechtermuismenu met o.a. de optie Kopiëren 2015 Abakus Compleet Pagina 6 / 19
8. Ga nu vervolgens met de muis in het rechterveld van de eerder gecreërde tabel staan en vergewist u zich ervan dat de muiscursor daar nu knippert (zie Figuur 9). Figuur 9 Cursor in tabel 9. Druk nu opnieuw op de rechtermuisknop zodat het rechtermuismenu weer verschijnt (Figuur 10) en klik op Plakken. Figuur 10 Plakken vanuit rechtermuismenu 10. Het sjabloon moet er nu ongeveer uitzien zoals is te zien in Figuur 11. Door ten slotte aan de lijn in het midden van de tabel te trekken kunt u de geadresseerde naast links en naar rechts verplaatsen, net zo lang totdat hij precies achter het briefvenster valt. Uiteraard vereist dit dat u het sjabloon tussentijds opslaat en steeds de versie die u dan heeft even via Bestand Afdrukken aan de printer aanbiedt om te testen of de geadresseerde op de goede plek zit. Figuur 11 Verplaatsen middenlijn 2015 Abakus Compleet Pagina 7 / 19
11. Ten slotte moet nog wel de originele geadresseerde uit het sjabloon verwijderd worden. U heeft ze er nu immers dubbel in staan. Hiertoe klikt u ieder samenvoegveld uit het origineel afzonderlijk aan en druk u op de Delete -knop op uw toetsenbord. Samenvoegvelden kunnen zich alleen laten verwijderen wanneer deze goed is aangeklikt wat u herkent wanneer deze grijs gemarkeerd zijn. Figuur 12 Samenvoegvelden per stuk verwijderen 1.2 Rijen of kolommen toevoegen en verwijderen Een veelvoorkomend type sjabloon waarbij u nog wel eens een rij of kolom zult willen verwijderen of willen toevoegen, is bij factuursjablonen. Kenmerkend aan factuursjablonen is namelijk dat deze altijd tenminste van één tabel zijn voorzien. Dit is nodig om in de factuur factuurregels op te nemen. Vanzelf zal hierdoor een keer de behoefte ontstaan om extra gegevens in een factuursjabloon op te nemen of bestaande gegevens juist niet meer afgedrukt te willen hebben. Het toevoegen of verwijderen van rijen of kolommen is dan onvermijdelijk. NB: natuurlijk kunt u dit fenomeen in sjablonen van het type zorgdossier ook tegenkomen. U kunt daar immers ook van tabellen gebruik maken. Voor het voorbeeld wordt er in de volgende subparagrafen echter van een factuursjabloon uitgegaan. 1.2.1 Kolom toevoegen Een situatie waarbij u al snel tegen wijzigingen in rijen en kolommen aan loopt, is wanneer u de datum van de behandeling in de factuur wilt opnemen. Figuur 13 toont een voorbeeld waarbij er nog geen datum van de behandeling in het sjabloon aanwezig is. In dit voorbeeld wordt ervan uitgegaan dat u de behandeldata wilt inbrengen rechts van de kolom Behandeling en links van de kolom met het eerste euroteken. Figuur 13 Factuuropmaak zonder datum behandeling Om de datum van de behandelingen in te voegen doet u het volgende: 1. Positioneer uw muis precies voor het euroteken dat u ziet staan in de kolom rechts van de kolom waarin de titel Behandeling staat. Wanneer u een knipperend streepje voor het euroteken ziet, dan weet u dat dit gelukt is (zie Figuur 14). Figuur 14 Zwart pijltje boven de kolom 2015 Abakus Compleet Pagina 8 / 19
2. Kies nu in het menu bovenin de tekstverwerker, terwijl de cursor nog in de kolom knippert, voor Tabel Invoegen Kolom Naar Links (zie Figuur 15). Figuur 15 Kolom invoegen vanuit menu 3. Het resultaat moet zijn dat u nu een kolom aan de linkerkant van het euroteken heeft ingevoegd (zie Figuur 16). Figuur 16 Nieuwe kolom links van het euroteken 4. U kunt deze kolom nu verder vullen met de informatie die u erin wilt opnemen (zie Figuur 17 voor een voorbeeld). Figuur 17 Voorbeeld van kolom met behandeldata Problemen met kolombreedte Terwijl u met het vullen van de nieuwe kolom bezig bent, is het goed mogelijk dat de breedte van de kolom net even te smal is. Om de gewenste breedte in te stellen trekt u in dat geval het rechter lijntje van de kolom iets verder naar rechts. Dit lukt alleen indien de muiscursor van de traditionele pijl verandert in een cursor waarbij u twee pijltjes ziet die in tegengestelde richting wijzen (zie Figuur 18). Lukt dit niet, dan komt dit waarschijnlijk doordat de muis niet geheel precies op het lijntje staat. Dit kan enige oefening vergen. Figuur 18 Kolombreedte aanpassen 1.2.2 Kolom verwijderen Een kolom die u mogelijk wilt laten vervallen is de kolom BTW, indien aanwezig in uw factuursjabloon. Om een kolom te verwijderen voert u de volgende acties uit: 2015 Abakus Compleet Pagina 9 / 19
1. Klik in het sjabloon met de linkermuisknop eenmaal helemaal bovenin op de kolom die u wilt verwijderen. Er moet een pijltje verschijnen op de plek van uw muis zoals getoond in Figuur 19. Figuur 19 Kolom selecteren om te verwijderen 2. Na het aanklikken moet de kolom blauw gearceerd zijn. Belangrijk is om die blauwe arcering aangebracht te houden terwijl u verder gaat naar de volgende stap (zie Figuur 20): Figuur 20 Blauwe arcering aangebracht op kolom om te verwijderen 3. Kies nu bovenin het menu voor Tabel Verwijderen Kolom (zie Figuur 21). Figuur 21 Kolom verwijderen vanuit menu 4. Het resultaat moet zijn dat de door u gekozen kolom is verdwenen (zie Figuur 22). Figuur 22 Gekozen kolom is verdwenen Let op: het is erg van belang om niet de meest rechtse kolom te willen verwijderen wanneer er in de meest linkse kolom doelmarkeerders aanwezig zijn. Door de meest rechtste kolom weg te halen verdwijnen daarmee ook de doelmarkeerders. 2015 Abakus Compleet Pagina 10 / 19
2 Praktijklogo invoegen Bij het personaliseren van een factuursjabloon of verslagsjabloon is het toevoegen van een praktijklogo doorgaans het eerste waar men aan denkt. Er vallen meerdere methoden te bedenken om een praktijklogo toe te voegen. Grofweg komen de volgende drie het meeste voor: 1. Direct invoegen op de plek waar de muis staat, zonder hulpmiddelen. 2. Invoegen met behulp van een tabel. 3. Invoegen met behulp van een koptekst. Aan de eerste van deze drie methode wordt in dit hoofdstuk met name de aandacht besteed (paragraaf 2.1). In paragrafen 2.2 en 2.3 worden de werkwijzen van de twee andere methoden nog even kort aangestipt. 2.1 Direct invoegen op plek van de muis, zonder hulpmiddelen Het eerste waar men met het toevoegen van een praktijklogo meestal tegenaan loopt, is het niet verplaatst krijgen van het adressering -blok helemaal links bovenin het sjabloon. Dit blok staat hier vaak voorgedrukt als resultaat van het kopiëren van één van de standaardsjablonen zoals deze met Abakus Compleet worden meegeleverd. Mocht u het praktijklogo daarboven willen plaatsen, dan kunnen deze gegeven hinderlijk in de weg staan. De reden waarom dit blok zich lastig laat verplaatsen is omdat het uit samenvoegvelden bestaat én er daarboven geen enters of spaties aanwezig zijn. U dient daarom de samenvoegveld wat naar beneden te verplaatsen. Dat gaat als volgt: 1. Klik eenmaal met de linkermuisknop op het allereerste samenvoegveld (zie Figuur 23). Figuur 23 Eerste samenvoegveld selecteren 2015 Abakus Compleet Pagina 11 / 19
2. Gebruik vervolgens de pijltjestoetsen op uw toetsenbord om de cursor helemaal naar links te bewegen totdat het samenvoegveld niet langer grijs gearceerd is (zie Figuur 24). Figuur 24 Muiscursor voor het eerste samenvoegveld plaatsen 3. Druk vervolgens op de [ENTER]-toets op uw toetsenbord om regels boven het adressering -blok in te voegen. U entert zogezegd de samenvoegvelden naar beneden (zie Figuur 25). Figuur 25 Adresseringsblok naar beneden verplaatsen 4. Kies, terwijl nadat u de cursor bovenin het sjabloon terugplaatst, uit het menu voor: Invoegen Afbeelding (zie Figuur 26). Figuur 26 Invoegen van een afbeelding vanuit het menu 2015 Abakus Compleet Pagina 12 / 19
5. Blader op uw harde schijf naar een afbeelding welke u als praktijklogo wenst in te voegen en klik op Openen (zie Figuur 27). Figuur 27 Bladeren naar afbeelding en toevoegen 6. Als resultaat ziet u het praktijklogo links bovenin uw sjabloon verschijnen (zie Figuur 28). Figuur 28 Praktijklogo ingevoegd in het sjabloon 2015 Abakus Compleet Pagina 13 / 19
Let op: u kunt er tegenaan lopen dat het praktijklogo tussen de tekst geplaatst wordt waardoor er een lelijke tekstterugloop ontstaat. U lost dit eenvoudig op met dezelfde truc uit stap 3 door de muis voor het eerste samenvoegveld te plaatsen en een paar keren op de [ENTER]-toets te drukken. 2.2 Praktijklogo invoegen met een tabel Met behulp van de instructies uit hoofdstuk 1 is het mogelijk om een praktijklogo op iedere gewenste plek in te voegen door gebruik te maken van een tabel. Een voorbeeld van een invoegde praktijklogo via deze methode treft u aan in Figuur 29. Figuur 29 Praktijklogo ingevoegd met een tabel 2.3 Praktijklogo invoegen in de koptekst Om een praktijklogo in te voegen via de koptekst gebruikt u het icoontje. Een voorbeeld van een invoegde praktijklogo via deze methode treft u aan in Figuur 30. Let op: door op deze manier een praktijklogo toe te voegen zal het praktijklogo en alle andere informatie in de koptekst op elke pagina zichtbaar zijn. Figuur 30 Praktijklogo ingevoegd in de koptekst 2015 Abakus Compleet Pagina 14 / 19
3 Doelmarkeerders Naast de samenvoegvelden en speciale velden (waarover u in handleiding Tekstverwerker sjablonen maken alles leest) is er een bijzonder element in het gebruik van de tekstverwerker dat nodig is om repeterende informatie te kunnen tonen: de doelmarkeerder. U kunt doelmarkeerders toepassen voor: Het tonen van factuurregels op een factuursjabloon. 3.1 Wat doen doelmarkeerders? Doelmarkeerders zijn essentiële elementen op een factuursjabloon en zijn nodig om factuurregels te kunnen aanmaken die de gebruikte prestatiecodes en bijbehorende bedragen bevatten. Ieder factuursjabloon moet altijd precies twee doelmarkeerders bevatten. Ze zijn nodig om de informatie die er tussen staat repeterend onder elkaar op de factuur te plaatsen, zodat een rijtje factuurregels met prestatiecodes wordt getoond waartoe gefactureerd moet gaan worden. Zonder doelmarkeerders zal een dergelijk sjabloon niet kunnen worden ingezet om voor de facturatie te worden gebruikt. Doelmarkeerders worden altijd binnen een tabelstructuur gebruikt en zijn dus onmisbaar op het factuursjabloon. Voorbeeld: U heeft een patiënt waarvoor u zes behandelingen wilt factureren. Het rijtje van te factureren behandelingen kan er dan ongeveer als volgt uitzien: Prestatiecode Behandeling Datum Aantal Bedrag behandeling 1000 Zitting therapie 02-07-2012 1 30,- 1000 Zitting therapie 09-07-2012 1 30,- 1000 Zitting therapie 16-07-2012 1 30,- 1000 Zitting therapie 23-07-2012 1 30,- 1000 Zitting therapie 30-07-2012 1 30,- 1000 Zitting therapie 06-08-2012 1 30,- Het zou ondoenlijk zijn om voor al deze behandelingen en bijbehorende eigenschappen een apart samenvoegveld in het leven te roepen. Daarom kunt u één factuurregel definiëren met daarin een aantal samenvoegvelden die één voor één alle aanwezige te factureren behandelingen uit het patiëntdossier ophaalt. Om de samenvoegvelden uit die ene factuurregel echter steeds naar de opeenvolgende behandelingen te kunnen laten verwijzen, heeft u de doelmarkeerders nodig. 3.2 Toepassen van doelmarkeerders Een doelmarkeerder is een redelijk eigengereid element in de tekstverwerker en heeft daarom een eigen cel in een tabel nodig. Of eigenlijk twee: eentje om het begin van de regelmarkering te bepalen en eentje om het einde te bepalen. Maakt u daarom een tabel die genoeg kolommen bevat, zodat de doelmarkeerders beide in eigen cellen geplaatst kunnen worden. Om een doelmarkeerder in te voegen doet u het volgende: 1. Plaats uw cursor in de eerste kolom van de tabel die u wenst te gebruiken om de factuurregels in op te nemen. U dient de eerste doelmarkeerder in de tweede rij van de eerste kolom te plaatsen (zie Figuur 31). 2015 Abakus Compleet Pagina 15 / 19
Figuur 31 Doelmarkeerders invoegen 2. Klik op 'Invoegen' in de menubalk en kies 'Doelmarkeerder' (zie Figuur 32). Figuur 32 Eerste doelmarkeerder invoegen 3. De doelmarkeerder wordt ingevoegd op de plaats waar u de cursor heeft staan, herkenbaar aan een grijze hoofdletter I. Hiermee heeft u het begin van de factuurregel gemarkeerd. Let op: mocht u de grijze hoofdletter I niet te zien krijgen, dan kan het zijn dat u bij het menu Opmaak even een vinkje moet zetten bij het menu-item Doelmarkeerders. 2015 Abakus Compleet Pagina 16 / 19
4. De doelmarkeerders hebben twee eigen lege kolommen nodig aan weerszijde van de tabel. Alleen dan kan worden gegarandeerd dat de informatie die ertussen staat, correct wordt weergegeven. In Figuur 33 zijn deze kolommen geel gemarkeerd om aan te geven waar de lege kolommen moeten worden geplaatst. Deze kolommen hoeven beslist niet groot te zijn. Figuur 33 Twee lege kolommen aan weerszijde van de tabel Om het geheel werkende te krijgen, heeft u nu eerst nog een tweede doelmarkeerder nodig om het einde van de factuurregel te kunnen aangeven. Dat doet u op dezelfde wijze als hierboven beschreven, maar in dit geval plaatst u de cursor precies één cel lager. Zie Figuur 34 voor de precieze positie waar u de cursor moet plaatsen. 2015 Abakus Compleet Pagina 17 / 19
Figuur 34 Locatie tweede doelmarkeerder Nu de beide doelmarkeerders geplaatst zijn, wordt alle informatie daartussen repeterend uit het dossier opgehaald voor de facturatie. 2015 Abakus Compleet Pagina 18 / 19
Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: 088-946 2229 Maandag t/m Vrijdag 09:00 tot 17:00 uur Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op help help te klikken. 2015 Abakus Compleet Pagina 19 / 19