Lokale en provinciale verkiezingen van 14 oktober 2018 Handleiding Module Contactenbeheer (MA3x) o Gegevens van de hoofdbureaus o Gegevens van de gemeente
Vlaamse overheid (Agentschap Binnenlands bestuur) Informatiewebsite lokale en provinciale verkiezingen: vlaanderenkiest.be Contact: https://vlaanderenkiest.be/contact info@vlaanderenkiest.be
Inhoudstafel INLEIDING... 1 WOORDENLIJST... 2 1. INLOGGEN OP DE MODULE... 3 A. URL...3 B. Eerste maal inloggen: code en paswoord...3 C. Inloggen met eid... 3 A. Vereisten... 3 B. Inloggen met eid... 4 2. DE GEGEVENS VAN DE GEMEENTELIJKE COÖRDINATOR... 5 3. INGEVEN VAN EEN ENTITEIT (CODES)... 6 4. INGEVEN VAN GEGEVENS VAN HET HOOFDBUREAU... 7 5. GEGEVENS VAN DE GEMEENTE... 13
Inleiding De lokale en provinciale verkiezingen vinden plaats op 14 oktober 2018. De toepassing Contactenbeheer (MA3x) heeft als doel de contactgegevens van de personen en locaties die een belangrijke rol spelen bij de organisatie van de verkiezingen te centraliseren: - de gegevens van de gemeentelijke coördinatoren en hun eventuele back-ups - in de Gegevens van het hoofdbureau : De voorzitter, plaatsvervangende voorzitter en andere personen die het procesverbaal mogen ondertekenen van een hoofdbureau Het adres van het hoofdbureau tijdens de verschillende stappen van de verkiezingen - In de Gegevens van de gemeente Het aantal stem- en telbureaus per gemeente De adressen van de digitale stembureaus Het is de gemeentelijke coördinator die de gegevens invoert. Hij kent zo ook rollen toe: als een voorzitter van een hoofdbureau niet opgenomen is in de module Contactenbeheer kan hij niet inloggen in de module Kandidatenbeheer en/of Resultatenbeheer. Dat zijn de toepassingen die de hoofdbureaus gebruiken om de kandidatenlijsten te finaliseren en om verkiezingsdag de resultaten te verzamelen en de verkozenen aan te wijzen. De structuur van deze handleiding is alsvolgt: - Inloggen in de module Contactenbeheer - Ingeven van contactgegevens gemeentelijke coördinator - Ingeven van een entiteit (codes) - Ingeven van gegevens van de hoofdbureaus - Ingeven van gegevens van een gemeente 1
Woordenlijst Term Gemeentelijk hoofdbureau Provinciedistricts hoofdbureau Provinciaal hoofdbureau Stadsdistrictshoofd bureau (Antwerpen) Getuige Gemeentelijke coördinator Definitie Het hoofdbureau dat bevoegd is voor het beoordelen van de kandidatenlijsten, de zetelverdeling en de aanduiding van de verkozenen voor de gemeenteraad. Het verzamelt de resultaten voor de provincieraadsverkiezingen in de gemeente. Het hoofdbureau dat bevoegd is voor de ontvangst en beoordeling van de kandidatenlijsten bij de provincieraadsverkiezingen. Het zetelt niet op verkiezingsdag. Het provinciaal hoofdbureau is voor de verkiezing van de provincieraad bevoegd voor de toekenning van de lijstnummers (in de provincie), de zetelverdeling en de aanduiding van de verkozenen in de verschillende provinciedistricten voor de provincieraad. Het is het provinciedistrictshoofdbureau van de provinciehoofdstad. Het ontvangt op verkiezingsdag de resultaten voor de provincieraadsverkiezingen van het gemeentelijk hoofdbureau of het stadsdistrictshoofdbureau (Antwerpen). Het hoofdbureau dat bevoegd is voor het beoordelen van de kandidatenlijsten, de zetelverdeling en de aanduiding van de verkozenen voor de stadsdistrictraad. Het verzamelt de resultaten voor de gemeenteraads- en provincieraadsverkiezingen in het stadsdistrict. Persoon aangewezen door de lijstindiener om de regelmatigheid vast te stellen van de kiesverrichtingen hoofd-, stem- of telbureau. Gebruiker met machtiging om contactgegevens te raadplegen, wijzigen en/of toe te voegen afhankelijk van de toestemming die hij of zij heeft. Contactpersoon tussen de gemeente, het hoofdbureau en de Vlaamse overheid. De gemeentelijke coördinator heeft het recht de vergaderingen van het gemeentelijk hoofdbureau bij te wonen met adviserende stem. 2
1. Inloggen op de module A. URL De webtoepassing Contactenbeheer vindt u via deze URL: https://contactena.vlaanderenkiest.be/vlr2018_ma3x/landing/nl De URL is ook te vinden op vlaanderenkiest.be, onder vorming>lokale besturen. B. Eerste maal inloggen: code en paswoord Toegang tot deze module is slechts mogelijk nadat de gemeentelijke coördinator de nodige machtigingen heeft gekregen. Elke gebruiker van de module krijgt immers een bepaalde rol toegewezen die zich vertaalt in meer of minder uitgebreide toelatingen voor het raadplegen en wijzigen van de contactgegevens. De gemeentelijke coördinator ontvangt daarvoor van het Agentschap Binnenlands Bestuur code(s) en paswoord(en) voor de hem aangewezen entiteiten (gemeente, hoofdbureau). Noot informatie over het invoeren van de codes vindt u verder in deze handleiding (cf. 3. Ingeven van een entiteit ) Daarna logt de gemeentelijke coördinator in met eid en pincode. C. Inloggen met eid A. VEREISTEN U hebt het volgende nodig om met eid te kunnen inloggen: - Een desktop of laptop - Een internetverbinding - De eid-software - Een eid-kaartlezer - Uw elektronische identiteitskaart (eid) en persoonlijke pincode Raadpleeg de technische voorwaarden om te weten welke vereisten nodig zijn om verbinding te maken met de toepassing. De eid-software installeren Als de eid-software nog niet op uw computer geïnstalleerd is, kunt u deze via het volgende adres downloaden: https://eid.belgium.be/. Zodra het bestand gedownload is, kunt u beginnen met de installatie van de software. 3
Let op: tijdens deze stap moet uw eid-kaartlezer op uw computer aangesloten zijn. Aan het einde van de installatie vraagt het programma u een 'verbindingstest' uit te voeren en uw identificatiecertificaat te kiezen. LET OP! Als u de browser Firefox gebruikt, moet u ook de aanvullende module 'eid België' installeren. Alle informatie over de installatie van deze module vindt u HIER. B. INLOGGEN MET EID Zodra u op de loginpagina bent, sluit u uw eid-kaart aan op uw computer en klikt u op de afbeelding eid op de startpagina. Daarna ziet u de eid-identificatiepagina. Klik hier op 'Identificeren'. Zodra u een certificaat hebt gekozen en uw pincode hebt ingevuld, gaat u naar de contactmodule.. 4
2. De gegevens van de gemeentelijke coördinator Wanneer u voor het eerst inlogt, vraagt het systeem u als gemeentelijke coördinator om aanvullende identificatiegegevens: uw e-mailadres en telefoonnummer. Noot: U kan deze gegevens nog wijzigen (en een back-up aanduiden) in de Tab Beheer coordinator. (zie p.11 in deze handleiding, 4.3. De tab «Beheer coördinator». 5
3. Ingeven van een entiteit (codes) Zodra u zich hebt geïdentificeerd, gaat u naar de interface met de reeds ingevoegde entiteiten. Een entiteit kan een gemeente of een hoofdbureau zijn. Als er nog geen entiteiten voor ingevoerd zijn, kan u er toevoegen aan de hand van de entiteitscode en het wachtwoord dat u van het Agentschap Binnenlands Bestuur ontving. LET OP! U kunt geen reeds bestaande entiteit die al gelinkt is aan een andere verantwoordelijke (en zijn eventuele back-up) toevoegen in het systeem. Relevante hoofdbureaus: - Gemeentelijk hoofdbureau - Stadsdistrictshoofdbureau - Provinciedistrictshoofdbureau - Provinciaal hoofdbureau Ingeven van de codes De eerste keer meldt u aan met code en wachtwoord. Er zijn meerdere codes. - Gemeenten met digitale stemming: Twee codes: een voor het beheer van de stem- en telbureaus en een voor het beheer van de hoofdbureaus. In de entiteit hoofdbureau machtigt u de leden van het hoofdbureau In de entiteit gemeente geeft u de stembureaus in. - Gemeenten met stemming via potlood en papier: Drie codes: de twee bovenstaande plus een code voor het ingeven van de uitslagen van de provincieraadsverkiezingen. Dat betekent dat u dezelfde leden van het hoofdbureau 2 keer moet machtigen. Op het eerste zicht is dat vrij zinloos, maar de reden is te vinden in de compatibiliteit van deze software met andere verkiezingsoverheden (Federaal, Brussel, Wallonië, Duitstalige Gemeenschap). - Er is nog een code voor de gemeenten die hoofdplaats zijn van een provinciedistrict en nog een bijkomende code als dat bovendien de provinciehoofdplaats is. 6
4. Ingeven van gegevens van het hoofdbureau Eenmaal ingelogd en na ingave van de entiteit (hoofdbureau) ziet u drie tabs: - Contact(en) - Hoofdbureau - Beheer gemeentelijke coördinator. 4.1. De tab «Contact(en)» : samenstelling van het hoofdbureau Via het tabblad Contact(en) kunt u de gegevens van contactpersonen voor verschillende rollen in het betrokken hoofdbureau toevoegen. De gegevens van de voorzitter en de plaatsvervangende voorzitter zijn verplicht De gegevens van een andere ondertekenaar ( Andere persoon met toegang tot de toepassing ), een contactpersoon of een ICT-verantwoordelijke zijn optioneel. De correcte ingave van deze gegevens bepaalt of een (plaatsvervangend) voorzitter van een hoofdbureau toegang krijgt tot de toepassing kandidatenbeheer en/of resultatenbeheer, essentieel voor een vlot verloop van de verkiezingen. U machtigt ze. Met een Andere persoon met toegang tot de toepassing wordt een lid van het hoofdbureau bedoeld die door de voorzitter gemachtigd is de processen-verbaal digitaal te ondertekenen. Daar hem hier toe te voegen maakt u dat mogelijk. 7
INFO - Voor de contactpersoon en/of ICT-verantwoordelijke kunt u als gemeentelijke coördinator uw gegevens opnieuw gebruiken om de ingave te vervolledigen. Voor elke functie zijn bepaalde gegevens verplicht (O) om uw gegevens te beveiligen. Andere gegevens zijn facultatief (F):!!! Met secretaris (lijn 2) wordt plaatsvervangend voorzitter bedoeld!!! Voorbeeld van een contactfiche: Achternaam & Voornaam Adres Rijksregistern ummer Vasttelefoonnummer / Gsm-nummer Voorzitter O F O O F O Secretaris O F O O F O Andere persoon met toegang tot de toepassing O F O O F O Contactpersoon O F - O F O ICT verantwoordelijke O F - O F O Fax E-mail 8
Zodra de verschillende rollen ingevoerd zijn, kunt u deze contactgegevens bekijken, wijzigen of verwijderen. Contactgegevens Gegevens bewerken Contactpersoon verwijderen 4.2. De tab «Hoofdbureau» : de adressen van het hoofdbureau 9
Als gemeentelijk coördinator (+ back-up) kan u ook de adresgegevens van het betrokken hoofdbureau toevoegen of wijzigen. U kunt drie adrestypes toevoegen voor het hoofdbureau: o het adres op de verkiezingsdag o het administratieve adres o het adres voor het indienen van de kandidatenlijsten. Het adres voor het indienen van de kandidatenlijsten en het adres op de verkiezingsdag zijn verplicht. Als deze twee adressen identiek zijn, selecteert u JA bij de relevante knop. Het systeem kopieert dan automatisch de gegevens in de database. Als de adressen verschillend zijn, voegt u de verplichte informatie in: plaats, straat, huisnummer, postcode, gemeente en telefoonnummer. U kan aangeven of er in het hoofdbureau een degelijke internetverbinding aanwezig is of niet. 10
Duid aan of het betrokken bureau zich in een gebouw van de FOD Justitie bevindt. Duid aan of er in het bureau een internetverbinding aanwezig is. Let op: met 3G- en 4G-verbindingen wordt geen rekening gehouden. 4.3. De tab «Beheer coördinator» Wijzigen persoonlijke gegevens Als gemeentelijke coördinator kan u op elk gewenst moment bepaalde persoonlijke gegevens over uzelf wijzigen (e-mailadres, telefoonnummer en functie). De andere gegevens kunnen niet worden gewijzigd omdat deze op basis van uw Rijksregisternummer (RRNR) worden opgehaald. 11
Aanduiden van een back-up U kan als gemeentelijke coördinator een back-up aanduiden. Hiervoor klikt u op back-up voor deze entiteit aanduiden' en voert u minstens de naam, voornaam en het e-mailadres van de back-up in. Daarna krijgt deze back-up-verantwoordelijke per e-mail een melding met een unieke link naar de applicatie. Via deze link kan de back-up éénmalig aanmelden. In deze sessie vult hij zijn gegevens aan, zodat hij bij een volgende aanmelding gebruik kan maken van de eid. 12
5. Gegevens van de gemeente Wanneer u ingelogd bent met de entiteitscode van een gemeente ziet u vier tabs : - Algemene informatie - Stembureaus - Bevestiging - Beheer gemeentleijke coördinator 5.1. Het tabblad «Algemene informatie» : aantal stem- en/of telbureaus Via dit tabblad kunt u het aantal stembureaus en/of telbureaus (in het geval van stemming met potlood en papier) in uw gemeente registeren. Deze informatie is verplicht in te vullen. Het aantal telbureaus G (gemeenteraadsverkiezingen) en P (provincieraadsverkiezingen) is altijd gelijk. Optioneel kan er gekozen worden om het aantal geregistreerde kiezers (voor de gemeenteraad) in te geven in de toepassing. Voer de informatie over de stem- en telbureaus in Voer het aantal geregistreerde kiezers in Aantal bureaus (digitaal stemmen) 1 13
5.2. Het tabblad «Stembureaus» : gegevens stembureaus (DIGITAAL STEMMEN) Via dit scherm kunt u de gegevens voor de stembureaus waar digitaal wordt gestemd, toevoegen. Deze informatie wordt gebruikt om op de dag van de verkiezingen technische ondersteuning te kunnen bieden, U voegt de gegevens toe ofwel manueel ofwel met een geïmporteerd bestand. LET OP: Dit is enkel van toepassing voor gemeenten die digitaal stemmen. Manueel invoeren Klik op 'Toevoegen' om manueel een nieuw stembureau in te voeren. Noot: de naam van het stembureau heeft een bepaalde vorm: bv. Affligem 1 (zie 2 e screenshot hieronder). In de lijst van stembureaus in het voorbeeld hieronder komt die naam niet voor al zit het impliciet verweven in het nummer in de lijst. Ook al lijken alle stembureaus dezelfde te zijn, gaat het hier over Wezembeek-Oppem 1, Wezembeek-Oppem 2, Wezembeek- Oppem 3, Wezembeek-Oppem 4, Wezembeek-Oppem 5. 14
- Gebouw: Dat is de plaats waar het stembureau zich bevindt (school, academie, gemeentehuis, sportzaal, gemeentezaal,...). - Straat, huisnummer, postcode en gemeente Het precieze adres van het stembureau. - Naam gebouw- of zaalverantwoordelijke: De naam van de contactpersoon ter plaatse. - Telnr. gebouw-/zaalverantwoordelijke: Het telefoonnummer van de contactpersoon ter plaatse. - Aanvullende informatie: Alle nuttige informatie over de locatie van en toegang tot het stembureau. Klik daarna op 'Registreren' om uw gegevens op te slaan. Een lijst importeren U kan ook een volledige lijst met stembureaus in de vorm van een.csv-bestand importeren. De kenmerken van het.csv-bestand en de instructies om zo'n lijst te importeren, vindt u wanneer beschikbaar op vlaanderenkiest.be. U kan ook alle reeds ingevulde stembureaus voor de betreffende gemeente exporteren (.csv). Deze functie is vooral bestemd voor de technische ondersteuning van het digitaal stemmen. 15
5.3. Het tabblad «Bevestiging») Wanneer alle gegevens zijn ingevoerd (aantal en gegevens stembureaus etc.) moet de gemeentelijke coördinator dit met een elektronische handtekening (eid+pincode) bevestigen. De naam en functie van de ondertekenaar moeten verplicht worden toegevoegd. - AANDACHT - Wanneer u de gegevens bevestigt, voert het systeem een automatische basiscontrole uit op de gegevens die de gemeentelijke coördinator heeft ingevoerd. Als er fouten worden vastgesteld (inconsistent of ontbrekend aantal tel- of stembureaus), toont het systeem u de fouten (verplicht aan te passen) en/of een waarschuwing (optioneel aan te passen) met vermelding van de foute informatie. 16
LET OP! Zodra de informatie met een elektronische handtekening bevestigd is, is het niet langer mogelijk het aantal stembureaus in de gemeente te wijzigen. U kan wel op elk gewenst moment het ondertekende bevestigingsrapport (pdf) raadplegen. Als de reeds bevestigde informatie toch gewijzigd moet worden, kan dat in samenspraak met het Agentschap Binnenlands Bestuur. Via een daarvoor voorziene interne procedure bestaat de mogelijkheid om deze info alsnog aan te passen. 5.4. Het tabblad «Beheer coördinator») Dat werkt op dezelfde manier als eerder uitgelegd in deze handleiding bij de gegevens van het hoofdbureau (pagina 11 : 4.3. De tab «Beheer coördinator») 17