KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier AXI BV Gericht op AXI RS pakket(configuratie) Datum bezoek 5 mei 2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Mike Snepvangers Inez ten Kate Glenn van Rijn
2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: AXI RS wordt gebruikt door 6 grote klanten op in totaal 575 vestigingen (ongeveer 2500 kassapunten), Daarnaast is er één klant met 400 vestigingen die alleen de back-office functionaliteit gebruikt van AXI RS. Waarvan winkels in de branches: Doe-het-zelf, telecom, warenhuizen, Fashion, Food. Waarvan in Nederland en/of het buitenland: In Nederland en België actief. - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten Uitgebreide functionaliteiten; zowel kassa als backoffice. Met AXI RS is de complete goederenstroom te beheersen, vanaf het bestellen en binnenboeken van goederen tot het verkopen ervan. Daarnaast is er uitgebreide ondersteuning van artikelbeheer, klantbeheer, loyaliteitsprogramma s en brede ondersteuning van promoties en acties. Een gebruikersvriendelijke en intuïtief werkende kassa applicatie (door iedereen bedienbaar). Eigen gereedschappen voor uitrol en implementatie van AXI RS bij de klant, en uitgebreide support en monitoring tools (voor het verlenen van support). Het pakket is volledig ontwikkeld door AXI, en wordt door AXI bij de klant geïmplementeerd. Het pakket wordt aangepast aan de wensen van de klant; veel functionaliteiten zijn middels parameters te activeren en in te stellen; waardoor de klant alleen betaald voor wat hij gebruikt. Het pakket maakt gebruik van een centrale database. De back-office werkt via een webinterface direct op de centrale database. De kassa s zelf draaien echter wel lokaal en hebben een eigen artikeldatabase. Er wordt realtime informatie uitgewisseld met de centrale database, maar als de internetverbinding uitvalt worden transacties en mutaties in een buffer gezet. De kassa kan dus offline werken, waarbij zodra er weer verbinding is de handelingen en mutaties uit het buffer worden verwerkt op de centrale database. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten. In de volgende release (najaar 2009) zijn een aantal klantwensen verwerkt; zo is er een fashionmodule ontwikkeld (met maat- en kleurbalken), een reparatie en servicemodule (voor het opnemen van reparaties). Daarnaast zijn er specifieke klantwensen. 2
3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Datum kostenopgave Niet aanwezig Maar wel verwacht Te bekijken per project. Te bekijken per project. Te bekijken per project. Te bekijken per project. Te bekijken per project. M. Snepvangers Opgave door 5-5-2009 - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket De prijs van het pakket wordt bepaald door het aantal kassapunten, het aantal vestigingen en welke modules gebruikt worden. Ook gelden er staffelprijzen, waardoor het pakket goedkoper wordt in aanschaf voor grotere ketens. Voor iedere klant wordt een project opgestart, waarbij AXI RS wordt aangepast en ingericht naar wens van de klant. Hierdoor is AXI RS geschikt voor filiaalbedrijven met minimaal 20 a 30 vestigingen. Naast de kosten voor de software zelf, is de projectprijs afhankelijk van de implementatie en inrichting, projectmanagement en training (van de trainer). De jaarlijkse onderhoudsfee geeft recht op nieuwe releases, upgrades en support. Deze onderhoudsfee is niet verplicht maar wel aanbevolen. AXI is softwareleverancier, en levert geen hardware. Hiervoor kan het wel enkele partners aanbevelen. - Overige opmerkingen. De POS-oplossingen van AXI zijn geschikt voor ondernemers met een groot aantal POS systemen die de data centraal willen beheren (vanaf 20 a 30 vestigingen). Het pakket is afgestemd op gebruik in centraal & decentraal gestuurde winkelketens (met een centrale database). Doordat het pakketten vele modules en functionaliteiten kent, zijn er een groot aantal configuratiemogelijkheden. Hierdoor is consultancy nodig om de oplossing af te stemmen op de eisen en wensen van de gebruikers, en wordt het implementatietraject gezien als project. De oplossingen zijn derhalve niet geschikt voor kleinere gebruikers. 3
4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa Gezien. opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(ean, ISBN, Eigen) Gezien, het is mogelijk op EAN code en op PLU te zoeken. Ook is het mogelijk op een deel van de code te zoeken. Op omschrijving Gezien, het is mogelijk op (deel van de) omschrijving te zoeken. Op serienummer Wanneer deze functionaliteit wordt toegevoegd aan het kassascherm, is het mogelijk op serienummer te zoeken. Ook kan het serienummer geregistreerd worden bij verkoop. klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken Gezien, het is mogelijk een klant te zoeken op naam en middels een barcode op de klantkaart. Meerdere velden zijn hier eventueel toe te voegen (kan worden afgestemd met de afnemer bij implementatie). Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop(tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Gezien, dit is mogelijk. Klantgegevens worden centraal op een database bewaard. 4
manier van betalen Betalen met creditcard Gezien, het is mogelijk betaalwijzen te specificeren in de backoffice (waarbij koppeling met betaalterminal ook mogelijk is). Betalen met Pin Gezien, het is mogelijk betaalwijzen te specificeren in de backoffice (waarbij koppeling met betaalterminal ook mogelijk is). kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Gezien, het is mogelijk op rekening te verkopen via de kassa. Om op rekening te verkopen moet aan de transactie een klant gekoppeld zijn die op rekening mag kopen (en waarvan de kredietlimiet nog niet bereikt is). Het betalen van openstaande rekeningen is aan de kassa mogelijk. Openstaande posten kunnen beheerd worden met het pakket AXI Finance, vanuit dit pakket kunnen ook (verzamel)facturen verzonden worden. loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf) Gezien, klantkaarten worden ondersteund. Een spaarpunten systeem (inclusief verzilvering door te betalen met spaarpunten) wordt verwacht in het najaar van 2009. Open systemen(zoals Airmiles) Een koppeling met Intersolve Loyalty-in-a-Bo komt beschikbaar. Wanneer een klant specifieke wensen heeft (bijvoorbeeld Airmiles), kan ook dit in samenspraak met de klant en de loyalty provider gekoppeld worden. klantenkaart Identificatie o.b.v. barcode Gezien, mogelijk. Identificatie o.b.v. magneetstrip Gezien, mogelijk wanneer de benodigde hardware ( een magneetstriplezer) aanwezig is. 5
spaarpunten Spaarkaart(met spaarzegels) Spaarsysteem (graag specificeren) Spaarpunten bijwerken via kassa Toekennen op artikelniveau Toekennen per artikelgroep Toekennen o.b.v. aankoopbedrag Anders toekennen(zo ja, specificeren) Verzilveren door verrekening nieuwe aankoop 6
Verzilveren door verstrekken tegoedbon Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon Gezien, wanneer een loyaliteitsprogramma actief is, kan informatie hiervan voor de klant afgedrukt worden op de kassabon (kassabon wordt opgemaakt en geconfigureerd bij implementatie). cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven Gezien, het is op dit moment mogelijk cadeaubonnen uit te geven, een volgsysteem is nog niet aanwezig maar wordt verwacht op termijn. Cadeaubonnen volgen Verwacht Validatie cadeaubonnen mogelijk(zo ja, op welke wijze) Verwacht tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Gezien, het is mogelijk waardebonnen uit te printen bij het retournemen van producten. Deze waardebonnen worden uitgegeven (als kassategoedbon) met barcode en uniek nummer zodat automatische herkenning en volgen en validatie bij inname mogelijk is. Daarnaast is het ook mogelijk coupons te printen die gebruikt kunnen worden bij de volgende aankoop. Tegoed-/waardebonnen volgen Gezien, het is voor waardebonnen mogelijk deze te volgen. 7
Validatie tegoed-/waardebonnen Controle in systeem (bij retour kan tegoedbon worden mogelijk?(zo ja, op welke wijze) uitgegeven). Gezien, het is voor waardebonnen mogelijk deze te valideren aan de hand van het unieke nummer (barcode) op de waardebon. cadeaukaarten (pas) Cadeaukaarten uitgeven Intersolve Liab Koppeling met Loyalty in a Bo is mogelijk. Daarnaast kan ook de Fashioncheque gekoppeld worden wanneer daar vraag naar is. Cadeaukaarten volgen Intersolve Liab Koppeling met Loyalty in a Bo is mogelijk. Daarnaast kan ook de Fashioncheque gekoppeld worden wanneer daar vraag naar is. Validatie cadeaukaarten mogelijk(zo ja, op Intersolve Liab welke wijze) Koppeling met Loyalty in a Bo is mogelijk. Daarnaast kan ook de Fashioncheque gekoppeld worden wanneer daar vraag naar is. klantorders+orders Orders vastleggen Gezien, het is mogelijk klantorders vast te leggen via de back-office applicatie van Ai RS (vanaf de kassa via internet toegankelijk). Voor een klantorder dient de klant geregistreerd te worden, bezorg/afhaaldatum (en eventuele kosten), de artikelen met aantallen en eventuele opmerkingen. Ook kan een aanbetaling voor de bestelling gedaan worden (via de kassa). Bijhouden orderstatus klantorders(met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) Gezien, de orderstatus wordt bijgehouden. Op dit moment wordt de klant nog niet automatisch gewaarschuwd wanneer de order compleet is, maar dit kan ingebouwd worden wanneer hier behoefte aan is. Klantorder direct naar inkoop besteladvies Gezien, het is mogelijk een besteladvies te maken op basis van klantorders. Klantorders worden ook apart geregistreerd (die bestellingen krijgen de status klantorder ). Daarnaast wordt de voorraad voor klantbestellingen apart geregistreerd. 8
prijsopgaven Samenstellen prijsopgave(mag ook tijdelijke bon zijn) Gezien, het is mogelijk een offerte samen te stellen. Dit werkt op ongeveer dezelfde manier als een order (alleen met status offerte. Een offerte krijgt een vervaldatum mee (en een aanbetaling is niet mogelijk), en er kan eventueel korting worden verstrekt. Wanneer offertes goedgekeurd worden, kunnen deze worden doorgezet als klantorder. Historie prijsopgave opvragen Gezien, er is een historie prijsopgaven aanwezig. Prijsopgaven worden na een bepaalde periode na verstrijken van de vervaldatum definitief verwijderd uit het systeem. Status prijsopgaven bijhouden Gezien, er kan een status worden bijgehouden. Offertes kunnen bovendien doorgezet worden naar definitieve klantorders. ruilen en retourname Autorisatie retouren Gezien, het gebruik van bepaalde functionaliteiten kan geautoriseerd worden per gebruikersgroep, het autoriseren van retouren is daar een voorbeeld van. Ook is het mogelijk om bepaalde geautoriseerde functionaliteiten mogelijk te maken door het ingeven van een (manager-) wachtwoord, wanneer de geregistreerde werknemer niet voldoende rechten heeft. Tegoedbon afdrukken bij retour Gezien, het is mogelijk waardebonnen uit te printen bij het retournemen van producten. Deze waardebonnen worden uitgegeven (als kassategoedbon) met barcode en uniek nummer zodat automatische herkenning en volgen en validatie bij inname mogelijk is. Opgave reden van betalen bij retourname Gezien, er zijn redenen definieerbaar bij het nemen van retouren. Het retournemen van artikelen kan geschieden door eerst de oude kassabon te scannen (elke kassabon wordt uitgegeven met unieke barcode), en vervolgens de barcode van het artikel wat retourgenomen wordt. Ruilen mogelijk via kassa Gezien, ruilen is mogelijk door een product eerst retour te nemen (met reden), en vervolgens weer te verkopen. 9
kassaverkopen Wachtstand kassa(andere klant eerst helpen) Gezien, er is een wachtstand aanwezig. Er kan een onbeperkt aantal bonnen in de wacht gezet worden. Wachtbonnen kunnen ook afgedrukt worden op kassabon met barcode, zodat deze later weer in te lezen is. Wachtbonnen kunnen overgenomen worden door andere personeelsleden. Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie Verwacht. Verwacht configuratie (rand)apparatuur Betaalautomaat koppelen(zo ja, specificeren welke) Gezien. Banksys Xenta, EFT Systems PS2100 Klantendisplay koppelen(zo ja, specificeren welke) 2-regelig en 15 inch Gezien, zowel 2 regelig als een 2 e VGA scherm met narrowcasting. Barcodescanner koppelen(zo ja, specificeren welke) Gezien. alle OPOS compliant scanners (symbol etc) Bonnenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Gezien. 10
Barcode-/etikettenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Mogelijk. portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals Het is mogelijk PDT s te koppelen (bijvoorbeeld de Symbol PDT 2100), deze kunnen gebruikt worden voor winkelbestellingen, binnenboeken van goederen, inventariseren en het controleren van schaplabels (prijscheck). Er is zowel een online versie (waarmee men direct kan muteren in de centrale database) als een offline versie (die men eerst dient te synchroniseren). configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Gezien, de kassa applicatie is volledig touch-screen te bedienen (met groot toetsenbord op het scherm waar nodig). volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Gezien, het is mogelijk op groepsniveau voor artikelen de actuele (vrije) voorraadstand te zien. Ook de gereserveerde voorraad, het aantal in bestelling bij leveranciers, het aantal in bestelling bij andere filialen, het aantal artikelen op locatie en het aantal showroomartikelen is hier inzichtelijk. Naar artikel Gezien, per artikel is de actuele voorraad inzichtelijk (evenals gereserveerde voorraad, aantal in bestelling bij leverancier, aantal in bestelling bij andere filialen, etc). artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie Gezien, het is mogelijk combinatieartikelen te maken. voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's(instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Gezien, in de back-office is het instellen van minimale en maimale voorraadstanden mogelijk per artikel. Op basis van deze niveaus en de actuele voorraad kan een besteladvies worden gegenereerd. Ook kan een besteladvies worden aangemaakt op basis van een verkoopprognose. 11
Minimum voorraad Gezien. Maimum voorraad Gezien. voorraadinformatie Rapportage snellopers(zo ja, specificeren) Dit rapport is niet standaard beschikbaar maar kan naar wens van de winkelier op maat gemaakt worden door AXI. Rapportage langzaamlopers Dit rapport is niet standaard beschikbaar maar kan naar wens van de winkelier op maat gemaakt worden door AXI. rapportages Omloopsnelheden(ABC analyses, hardlopers, langzaamlopers) Dit rapport is niet standaard beschikbaar maar kan naar wens van de winkelier op maat gemaakt worden door AXI. verwerken inkooporders Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie(aanleveren via EDI, internet of webservices) Het is mogelijk bestellingen bij leveranciers elektronisch aan te leveren in diverse formaten. Wel zal enig maatwerk en overeenstemming met de leverancier nodig zijn 12
5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten kleding, schoenen en sportartikelen Maatbalken (meerdere) Kleurbalken maatvoering Meerdere maatbalken Vrij aantal maten per maatbalk Voorraad op maatniveau Prijsranges Maatbalken 2-dimensionaal assortimenten Model 13
Kleuren Maten Materialen Kopiëren assortimentsgegevens Afprijzen bij seizoensovergang 14
6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen(inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja, specificeren volgens welke standaards) Het is mogelijk bestellingen bij leveranciers elektronisch aan te leveren in diverse formaten. Wel zal enig maatwerk en overeenstemming met de leverancier nodig zijn goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken(op basis van inkooporder) Gezien, het is mogelijk om ontvangsten binnen te boeken op basis van de inkooporder. Ook is het hierbij mogelijk om veranderingen door te voeren wanneer het bestelde aantal (het verwachte aantal stuks van een artikel) niet overeenkomt met het geleverde aantal. Ook is het mogelijk voor het binnenboeken van goederen een portable data terminal te gebruiken. Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken Gezien, het is mogelijk om bestellingen binnen te boeken middels elektronische pakbon. Hiervoor is maatwerk nodig. openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers(minimaal betalingsvoorstel en opdrachten voor de bank t.b.v. AXI Finance telebankieren) Integratie van AXI RS met financieel pakket AXI Finance is mogelijk. Elektronische bankafschriften verwerken(zowel inlezen als automatisch afletteren van de elektronische AXI Finance bankafschriften). Integratie van AXI RS met financieel pakket AXI Finance is mogelijk. elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch factuur ontvangen(zo ja, specificeren) AXI Finance Integratie van AXI RS met financieel pakket AXI Finance is mogelijk. 15
elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers(zo ja, specificeren welke) Me, Esprit Het is mogelijk artikelbestanden (en artikelmutatiebestanden) van leveranciers elektronisch in te lezen in diverse formaten (en volgens diverse standaarden). Hiervoor zal een maatwerk oplossing gemaakt moeten worden en is overeenstemming met de leverancier nodig. elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Wordt EAN-DAS ondersteund (EAN Data Alignment Service is een dienst waarmee elektronisch artikelgegevens tussen leveranciers en retailers worden uitgewisseld met als tussenschakel een centrale database) Wanneer een klant koppeling met EAN-DAS wenst, kan dit op projectbasis gerealiseerd worden in overeenstemming met de service verlenende organisatie (op dit moment vanuit huidige klanten nog geen vraag naar geweest). elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens(zo ja, specificeren) Gezien, het is mogelijk artikelgegevens in alle gewenste formaten te eporteren. Alle formaten mogelijk: XML, tt, csv,... elektronisch uitwisselen inkoopgegevens CBS Statistieken(intrastat) Wanneer een klant koppeling wenst met CBS Instrastat, kan dit op projectbasis gerealiseerd worden (huidige klanten hebben deze wens nog niet geuit). voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen Gezien, het is mogelijk via de back-office voorraad van andere filialen te raadplegen (mits geautoriseerd). 16
voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn Gezien, het is mogelijk in de back-office voorraad van het centraal magazijn te raadplegen (mits geautoriseerd). interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor) Gezien, het is mogelijk centraal artikelen en prijzen te onderhouden voor de filialen. Prijzen en artikelinformatie kunnen in principe de hele dag worden bijgehouden voor alle filialen, maar het heeft de voorkeur de wijzigingen pas s avonds door te zenden naar de filialen. Eventueel kunnen filialen ook zelf artikelen toevoegen (eigen assortiment), en eigen prijzen bepalen (wanneer zij hiervoor de benodigde rechten hebben en uiteraard afhankelijk van de wensen van winkelketen). Uitwisseling gegevens via directe verbinding(wan) Gezien, via internet (beveiligde verbinding). 17