Jaarverslag 2012 & Jaarplan 2013 Rekenkamercommissie gemeente Roerdalen 1 maart 2013
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 1. Jaarverslag 2012... 2 1.1. Organisatorische aspecten... 2 1.1.1. Verordening... 2 1.1.2. Samenstelling van de commissie... 2 1.1.3. Secretariaat en ambtelijke ondersteuning... 3 1.1.4. Producten... 3 1.1.5. Proces... 3 1.2. Onderzoek... 4 1.2.1. Onderzoek Afwikkeling bezwaarschriften in Roerdalen... 4 1.3. Financiële aspecten... 5 2. Jaarplan 2013... 6 2.1. Korte beschrijving van het lopende onderzoek... 6 2.1.1. Onderzoek Aansturing verbonden partijen in Roerdalen... 6 2.2. Planning 2013... 6 Pagina 1
1. Jaarverslag 2012 1.1. Organisatorische aspecten 1.1.1. Verordening De taak, de samenstelling, de plaats in de organisatie, het budget en de bevoegdheden van de rekenkamercommissie zijn vastgelegd in de verordening Rekenkamercommissie Roerdalen gedateerd 24 mei 2007. 1.1.2. Samenstelling van de commissie De rekenkamercommissie is een gemengde commissie omdat zij bestaat uit vier raadsleden en een onafhankelijke externe voorzitter die tevens een gedeelte van het onderzoek voor zijn rekening neemt. De voorzitter van de rekenkamercommissie verkeert in een bijzondere positie omdat hij enerzijds een rol speelt bij het geven van opdracht tot onderzoek en anderzijds dit onderzoek gedeeltelijk zelf uitvoert. Om belangenvermenging te voorkomen is de afspraak gemaakt dat de rekenkamercommissie als collectief optreedt in de rol van opdrachtgever indien het een onderzoeksopdracht voor de voorzitter betreft. De secretaris voert in dit geval de besluiten van de rekenkamercommissie in deze uit. 1.1.2.1. Mutaties Op 1 januari 2012 was de rekenkamercommissie als volgt samengesteld: De heer J. Biermans lid, raadslid CDA in Roerdalen, De heer H. Minkenberg lid, raadslid fractie "Roerstreek Lokaal!" in Roerdalen, De heer W.J.C. van Pol lid, raadslid fractie "Praktische Politiek" in Roerdalen, De heer J.J.M. Ramakers lid, raadslid fractie "Jongerenlijst" in Roerdalen, De heer H.J.H. Maessen extern lid en voorzitter/onderzoeker. In 2005 stelden de gemeenteraden van de toenmalige gemeenten Roerdalen en Ambt Montfort voor het eerst een gemeenschappelijke lokale rekenkamercommissie in. De heer Ramakers was betrokken bij de voorbereidingen die geleid hebben tot deze stap en is sindsdien onafgebroken lid geweest van de rekenkamercommissie. Op 12 juni 2012 is de heer J. Ramakers benoemd tot wethouder in Roerdalen. Daarmee kwam een einde aan zijn lidmaatschap van de rekenkamercommissie. In haar vergadering van 12 juni 2013 heeft de gemeenteraad de heer M.J.W.M. Schmitz benoemd tot lid van de rekenkamercommissie. Pagina 2
1.1.3. Secretariaat en ambtelijke ondersteuning Sinds de rekenkamercommissie door de gemeenteraad werd ingesteld is het secretariaat gevoerd door de raadsgriffier van de gemeente Roerdalen de heer R. Notermans die daarbij geassisteerd wordt door medewerkers van de griffie. De secretaris heeft een coördinerende en ondersteunende taak. Daarnaast adviseert hij de rekenkamercommissie in algemene zin en voert hij het secretariaat (agendaplanning, verslaglegging en de archivering van dossiers) en de financiële administratie van de rekenkamercommissie. Ambtelijke ondersteuning door de griffie heeft het voordeel dat kennis wordt ingebracht over de gemeente in de volle breedte. Nadeel is dat de mogelijkheid bestaat dat de griffie betrokken is bij, of zelfs onderwerp is van onderzoek. In 2012 is dat laatste niet aan de orde geweest. 1.1.4. Producten Op 10 april 2012 heeft de rekenkamercommissie het jaarverslag over 2011 en de jaarplanning voor 2012 vastgesteld. Op 24 april 2012 heeft de rekenkamercommissie de bevindingen uit het onderzoek naar de afwikkeling van bezwaarschriften in Roerdalen onder de titel Duidelijkheid geen Bezwaar! vastgesteld en gerapporteerd. Het onderzoek is afgerond met een presentatie in de commissie Middelen op 3 september 2012. 1.1.5. Proces In 2012 is de rekenkamercommissie negen keer in vergadering bijeengeweest. Pagina 3
1.2. Onderzoek 1.2.1. Onderzoek Afwikkeling bezwaarschriften in Roerdalen Het rekenkameronderzoek Afwikkeling bezwaarschriften in Roerdalen heeft tot doel gehad inzicht te verkrijgen in de wijze waarop bezwaarschriften in Roerdalen worden afgehandeld. Daarnaast reikt de rekenkamercommissie suggesties aan om het proces optimaal te laten verlopen. In dit onderzoek is het proces voor afwikkeling van bezwaarschriften inzichtelijk gemaakt. Daarnaast zijn ook kwantitatieve gegevens verzameld om een beoordeling te geven van de mate waarin het proces doelmatig en doeltreffend is. De belangrijkste aanbevelingen luiden: 1.2.1.1. Bij het aanbrengen van veranderingen in het proces behandeling bezwaarschriften is het van belang om de kwaliteit van dit proces, die hoog werd beoordeeld, op een adequaat niveau te waarborgen; 1.2.1.2. De doorlooptijd die nodig is voor het proces behandeling bezwaarschriften dient te worden verkort zodat een beslissing op bezwaar in de regel binnen de wettelijke termijn genomen wordt; 1.2.1.3. Implementeer een managementcyclus voor het proces behandeling bezwaarschriften ; 1.2.1.3.1. Verbeter de betrokkenheid van het bestuur en het management bij het beleid ten aanzien van de afwikkeling van bezwaarschriften; 1.2.1.3.2. Verbeter de informatievoorziening die nodig is om het beleid ten aanzien van de afwikkeling van bezwaarschriften en beroepsschriften te sturen; 1.2.1.3.3. Structureer de communicatie met medewerkers over de Procesbeschrijving afhandeling bezwaarschriften ; 1.2.1.4. Geef communicatie met cliënten nog meer aandacht. Het onderzoek is gestart in juni 2011 en afgerond in april 2012. De totale inspanning voor dit onderzoek bedraagt: Jaar Uren onderzoek Kosten Externe Kosten totaal onderzoek kosten 2011 200 8.536 8.536 2012 160 6.988 156 7.144 Totaal 360 15.524 15.680 Pagina 4
1.3. Financiële aspecten In onderstaande tabel zijn de feitelijke uitgaven van de rekenkamercommissie in 2012 en de begroting van dat jaar weergegeven. Opgemerkt wordt dat de kosten van het secretariaat en de ambtelijke ondersteuning hierbij niet inbegrepen zijn. Begrotingspost in 2012 2011 2010 Begroting Realisatie Begroting (2) Realisatie Begroting (1) Realisatie Vergadervergoeding voorzitter 1.229 1.067 263 Reis- en verblijfskosten voorzitter 122 74 427 Onderzoeken 16.754 8.536 3.433 Vorming en opleiding 0 853 1.749 Secundaire kosten 699 4.439 1.349 Lidmaatschap NVRR 330 330 325 Totaal 22.000 19.134 22.000 15.299 12.300 7.546 (1) = in 2010 is de begroting 2010 neerwaarts bijgesteld van 24.800 naar 12.300. (2) = In de voorjaarsnota 2011 is de begroting 2011 bijgesteld tot 22.000. Hierbij plaatst de rekenkamercommissie de volgende kanttekeningen: 1.3.1. De kolom gerealiseerd in 2012 geeft de kosten weer die de rekenkamercommissie in 2012 feitelijk heeft gemaakt. In de gemeentelijke administratie zijn deze kosten mogelijk voor een deel in 2013 geboekt. 1.3.2. De interne leden van de rekenkamercommissie worden niet bezoldigd voor hun inspanningen voor de rekenkamercommissie. Pagina 5
2. Jaarplan 2013 In het afgelopen jaar is er noch van de gemeenteraad, noch van de zijde van het college van B&W, gemeentelijke commissies, of burgers een verzoek ontvangen tot het doen van een bepaald onderzoek. De rekenkamercommissie moedigt partijen nadrukkelijk aan om ideeën over mogelijk onderzoek aan te dragen. 2.1. Korte beschrijving van het lopende onderzoek 2.1.1. Onderzoek Aansturing verbonden partijen in Roerdalen Een verbonden partij is volgens het BBV een privaatrechtelijke dan wel een publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente zowel een bestuurlijk als financieel belang heeft. De gemeente heeft steeds een duidelijk belang bij deelname in een verbonden partij, dit kan van maatschappelijke aard zijn, maar vaak spelen ook financiële belangen een rol. Het onderzoek van de rekenkamercommissie is gericht op het verschaffen van inzicht over de wijze waarop de gemeente Roerdalen haar verbonden partijen aanstuurt en de gemeenteraad daarover informeert. Het onderzoek is gestart in juni 2012 en zal naar verwachting in juni 2013 worden afgerond. De totale inspanning voor dit onderzoek werd recent herzien en is geraamd op: Jaar Uren onderzoek Kosten Externe Kosten totaal onderzoek kosten 2012 220 9.610 9.610 2013 308 14.090 300 14.390 Totaal geraamd 528 23.700 24.000 2.2. Planning 2013 De rekenkamercommissie gaat er van uit dat het onderzoek Aansturing verbonden Partijen Roerdalen in juni 2013 wordt afgerond. Eind juni 2013 loopt de benoemingstermijn van de voorzitter de heer H. Maessen af. In het voorjaar 2014 zijn er verkiezingen voor de gemeenteraad en eindigt de zittingstermijn van de overige leden van de rekenkamercommissie. In dit verband heeft de rekenkamercommissie in de huidige samenstelling geen activiteiten voorzien in de periode juli 2013 tot maart 2014. Pagina 6