Beleidsmedewerker Ruimte (Niveau A1a- A2a) Doel van de functie: Als beleidsmedewerker Ruimte coördineer je de opmaak en opvolging van de meerjarenplanning en budgetcyclus binnen het departement beleidsontwikkeling. Je ondersteunt de andere beleidsmedewerkers die hun expertise hebben in publieke ruimte, ruimtelijke planning, mobiliteit, wonen, groen, duurzaamheid, klimaat en energie op vlak van planning en processen. Je staat in voor de processen die hieraan gekoppeld zijn en doet ook de financiële opvolging binnen het departement. Je bent ook het aanspreekpunt voor veranderings- en leanprocessen binnen de directie Ruimte. Je neemt de lead in een aantal directie brede projecten. Als beleidsmedewerker sta je in voor de gebiedsgerichte werking binnen de stad Roeselare vanuit de directie Ruimte. De gebiedsgerichte werking van de stad focust zich op burgerparticipatie en cocreatie van projecten (vb. groenzone, straat, plein, beleidsplan, burgerbegroting, ) Je bent het aanspreekpunt voor dit thema en probeert dus organisatiebreed diensten samen te brengen met als doel buurten, wijken en gebieden vooruitgang te laten boeken op zowel ruimtelijk als menselijk vlak. Plaats in de organisatie: Als stafmedewerker Beleidsontwikkeling Ruimte rapporteer je aan het departementshoofd beleidsontwikkeling Ruimte Resultaatsgebieden: 1. Het coördineren, aansturen en opvolgen van de beleidsprocessen in de directie Ruimte in het kader van de beheers- en beleidscyclus. Dit houd onder meer in: - Het formuleren en optimaliseren van beleidsdoelstellingen binnen de directie ruimte in samenwerking met het directieteam en de beleidsmedewerkers - Het ondersteunen van het departementshoofd en de beleidsmedewerkers bij de opmaak en uitwerking van actieplannen en acties binnen de beleidscyclus - Het bewaken van de voortgangscontrole en rapportage van de beleidscyclus - Het formuleren van indicatoren bij actieplannen, acties en projecten binnen het departement beleidsontwikkeling en binnen de directie ruimte - Het coördineren en ontwikkelen van beleidsrapportagetools in samenwerking met de strategische cel en het departement financiën - Het ondersteunen van de directieteam bij de opmaak van budgetten en meerjarenplanning met het oog op uniformiteit en haalbaarheid. - Het coördineren van de beleids- en beheercyclus binnen de directie Ruimte 2. Het coördineren, organiseren en implementeren van het thema gebiedsgerichte werken in de directie Ruimte. Dit houd onder meer in:
- Het fungeren als programmaregisseur vanuit de directie Ruimte in het programma gebiedsgerichte werking - Het uitdragen en implementeren van een gebiedsgerichte aanpak binnen de werking van de directie Ruimte - De brug slaan tussen de directie Ruimte en Mens in functie van de vormgeving en uitvoering van het programma gebiedsgerichte werking - Het aansturen en uitvoeren van projecten en acties binnen het programma gebiedsgerichte werken 3. Het opstarten en uitwerken van Ruimte-gerelateerde projecten. Coördineren van (complexe) projecten zodat de projectgroep op een efficiënte en effectieve manier tewerk gaat. Dat houdt onder meer in: - opstellen van een projectplan voor nieuwe initiatieven - voortgangsbewaking, periodieke rapportage aan de projectsponsor - opmaak van een realistische planning - projectvoorbereiding, project uitvoering en opvolging - op elkaar afstemmen van de verschillende belanghebbenden 4. Het instaan voor de implementatie van veranderingstrajecten en lean-processen en de implementatie van de projectmethodologie en rapportagetools binnen de directie Ruimte. Dit houd onder meer in: - Het verder implementeren van en ondersteunen van de RAPP (Roeselaarse Acties Projecten en Programma s)-tool binnen het departement beleidsontwikkeling en de directie ruimte - Het onderzoeken en aanreiken van procesoptimalisaties binnen de werking van het departement beleidsontwikkeling - Het ondersteunen van het departementshoofd en de beleidsmedewerkers in veranderingstrajecten gericht op procesoptimalisatie, digitalisering, projectwerking, - Het formuleren van optimalisatievoorstellen voor de werking van het departement beleidsontwikkeling - Het ontwikkelen en versterken van een onderbouwde (cijfermatige )beleidsontwikkeling binnen de thema s beleidsontwikkeling Ruimte (publieke ruimte, wonen, ruimtelijke planning, mobiliteit, duurzaamheid, )
Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: BBC Projectmanagement RAPP-tool Kennis van de organisatie en de huisstijl
Competentieprofiel Voortdurend Verbeteren 3. U treft op proactieve manier structurele maatregelen (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie) zodat u kunt beantwoorden aan toekomstige uitdagingen. (proactief) - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de ploeg/dienst/departement/organisatie. - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen. - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. Klantgericht handelen 3. U onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel eigen functie/dienst) - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes, ). - Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken 4. U creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen verschillende groepen. (Stimuleren + systematisch inbakken tussen versch groepen) - Creëert structuren om de samenwerking met andere ploegen/diensten/departementen te verbeteren. - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere ploegen/diensten/departementen te verstevigen. - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de ploeg/dienst/departement/organisatie en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan. - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen ploeg/dienst/departement overstijgen. - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen ploeg/dienst/departement overstijgen. - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere ploegen/diensten/departementen. Resultaatsgericht handelen 4. U ontwikkelt systemen om de doelstellingen te halen. - Stelt procedures op om de voortgang van de eigen taken en verantwoordelijkheden en van gedelegeerde taken te bewaken. - Initieert systematische communicatie om anderen op te volgen. - Definieert processen om anderen te checken op hun voortgang ten aanzien van langetermijnresultaten. - Definieert duidelijke criteria op basis waarvan de voortgang en de kwaliteit van het proces worden beoordeeld. Overtuigen 3. U overtuigt met argumenten waardoor u bij anderen betrokkenheid, interactiviteit en dynamisme verkrijgt m.b.t. uw standpunt, mening of visie. - U hanteert de gepaste beïnvloedingstechnieken (aangepast aan het doelpubliek) om de ander te overtuigen. - U gaat na of de ander uw mening deelt door dit al dan niet expliciet na te vragen. - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details. - Blijft zich open opstellen ten aanzien van vragen en opmerkingen, ook als zijn boodschap onder vuur komt te liggen.
- Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen. - Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen). - Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie. - Denkt (vooraf) aan welke impact of weerstand die de eigen argumentatie kan hebben op of oproepen bij anderen. Durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken. Conceptualiseren 3. U ontwikkelt een eigen beleid dat het departement/de organisatie op lange termijn beïnvloedt. - Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen ploeg/dienst/departement/organisatie hierop voor te bereiden. - Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren. - Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen. - Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de ploeg/dienst/departement/organisatie. Creatief zijn/denken 2. U bent in staat om andere vernieuwende ideeën/methodes/oplossingen te gebruiken in situaties waar dit niet voor de hand ligt. - Kijkt over de grenzen van de veel gebruikte methoden/bronnen/elementen heen bij het aanpakken van een situatie. - Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties. - Denkt na over vernieuwende oplossingen zonder zich onmiddellijk te laten tegenhouden door praktische belemmeringen. Netwerken 2. U bestendigt bestaande contacten en/of legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn. - Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor. - Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden. - Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang. - Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen, - Gaat actief op zoek naar collega s uit andere ploegen/diensten/departementen voor informatie, expertise. - Legt contacten met andere ploegen/diensten/departementen/organisaties als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact, ). - Legt contacten met andere ploegen/diensten/departementen/organisaties om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun).