Statuskolommen Sollicitanten OTYS Recruiting Technology Versie 2.0
OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: academy@otys.nl Datum 1-8-2013 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 3905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00-17.00 uur. T: +31 (0) 318-584 900 T: +31 (0) 900-666 666 9 (Customer Support) F: +31 (0) 318-508 938 E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" 92130 Issy les Moulineaux T : +33(0) 1 80 18 06 00 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 534 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +32 (0) 9 324 11 60 F: +32 (0) 9 324 11 61
Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving 2.0 31-07-2013 OTYS Academy Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer).
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze instructie... 5 1.1 Doel... 5 1.2 Basiskennis... 5 1.3 Commentaar... 5 Hoofdstuk 2: Introductie... 6 2.1 Over Statuskolommen sollicitanten... 6 2.2 Afhankelijkheden... 7 Hoofdstuk 3: Statuskolommen instellen... 8 3.1 Groepen en bundels instellen... 8 3.2 Statuskolommen tonen in Vacature Manager... 10 3.3 Groepen en bundels toevoegen aan exportprofielen... 11 Hoofdstuk 4: Statuskolommen gebruiken... 13 4.1 Statuskolommen in lijstweergave... 13 4.2 Groepen en bundels in Excel export... 13
Hoofdstuk 1: Over deze instructie 1.1 Doel Deze instructie helpt u met de OTYS functionaliteit Statuskolommen sollicitanten. Via deze functionaliteit heeft u vanuit uw Vacature Manager in één oogopslag een duidelijk beeld van in welke fase de sollicitanten zijn die gekoppeld zijn aan uw vacatures. Zo kan u bijvoorbeeld (afhankelijk van uw inrichting) zien hoeveel sollicitanten u nog niet behandeld heeft, hoeveel u er afgewezen heeft, hoeveel er nog in procedure zijn en hoeveel er zijn gestart. 1.2 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze instructie niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze instructie vallen. Het gaat hierbij met name om de volgende taken: Gebruik van Windows; basisgebruik OTYS; gebruik en inrichting van koppelstatussen; taken die in een van de beschikbare handleidingen staan. 1.3 Commentaar Commentaar en reacties op deze instructie en OTYS zijn welkom. Deze kunt u per e-mail kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: handleiding@otys.nl.
Hoofdstuk 2: Introductie 2.1 Over Statuskolommen sollicitanten In uw Vacature Manager kunt u iedere vacature een hoofdstatus geven. Hiermee geeft u aan in welk stadium de vacature zich begeeft (bijvoorbeeld 'nieuwe vacature', 'vervuld' of 'kandidaten in procedure'). Dit geeft u een globaal beeld van hoe het er met uw vacatures voor staat. Wij kunnen ons echter indenken dat u in één oogopslag een gedetailleerder beeld wilt hebben van de status van uw vacatures. Hiervoor hebben wij de functionaliteit 'Statuskolommen sollicitanten' gemaakt. Via koppelstatussen kunt u (zodra een kandidaat is gekoppeld aan een vacature) bijhouden hoe ver een specifieke sollicitant in de procedure van een specifieke vacature zit. Nu kunt u door selecties hierin te maken al zien wat de status van een bepaalde vacature is (bijvoorbeeld hoeveel kandidaten er op gesprek zijn geweest), maar het is natuurlijk mooier om deze getallen direct in uw vacature lijst te zien. Dat is precies wat de functionaliteit Statuskolommen sollicitanten voor u doet. U stelt zelf groepen in van koppelstatussen. U maakt bijvoorbeeld (afhankelijk van uw inrichting) een groep 'Afgewezen door ons' van de koppelstatussen 'Afgewezen door ons obv CV', 'Afgewezen door ons obv telefonische intake' en 'Afgewezen door ons obv interview'. Vervolgens worden alle kandidaten die een van deze drie koppelstatussen hebben bij elkaar opgeteld en in de kolom 'Afgewezen door ons' getoond in uw Vacature Manager. Door te klikken op het getal ziet u direct welke kandidaten in deze fase zitten. In combinatie met de andere kolommen krijgt u op die manier een goed beeld van de status van uw vacature. U kunt deze gegevens desgewenst ook meenemen in een exportprofiel om mee te nemen in een Excel export. Om snelheidsproblemen te voorkomen worden de getallen in uw statuskolommen sollicitanten iedere nacht berekend. De gegevens die u in uw vacaturelijst ziet kunnen dus iets afwijken van de huidige status.
2.2 Afhankelijkheden Voor het gebruik van deze functionaliteit gelden een tweetal belangrijke afhankelijkheden: U moet gebruik maken van de OTYS functionaliteit 'Flexigrids' zodat u in staat bent om de layout van uw Vacature Manager aan te passen (en kolommen toe te voegen). Daarnaast moet u uiteraard gebruik maken van de koppelstatussen waarmee u de voortgang van een specifieke sollicitant bij een specifieke vacature kunt bijhouden.
Hoofdstuk 3: Statuskolommen instellen 3.1 Groepen en bundels instellen Voordat u aan de slag gaat met het inrichten van deze functionaliteit, zal u zichzelf eerst moeten afvragen over welke zaken u kengetallen wilt zien in uw Vacature Manager. U kunt er hierbij voor kiezen om zaken zeer gedetailleerd te zien (met relatief veel kolommen, wat het geheel wellicht minder overzichtelijk maakt) of om zaken globaler te bekijken (met relatief weinig kolommen, dus meer overzicht en minder detail). De keuze hierin is uiteraard aan u. Omdat de gegevens iedere nacht opnieuw berekend worden op basis van uw bestaande koppelstatussen is het relatief eenvoudig om op een later moment nog een aanpassing door te voeren in deze indeling. Het kan zijn dat u wat overlap in de kengetallen wilt, bijvoorbeeld: Afgewezen door ons Afgewezen door opdrachtgever Afgewezen totaal Op basis van bovenstaande inrichting zal u iedere koppelstatus (bijvoorbeeld ' Afgewezen door ons obv CV ') moeten koppelen aan twee statuskolommen (in dit geval 'Afgewezen door ons' en Afgewezen totaal'). Om zo'n overlap te creëren kunt u iedere koppelstatus zowel aan één 'groep' als aan één 'bundel' koppelen. U kunt iedere aangemaakte groep & bundel tonen als kolom in uw Vacature Manager. Groepen en bundels aanmaken Om te beginnen moet u de verschillende groepen en bundels aanmaken in OTYS. Als u de eerder genoemde overlap niet nodig heeft, hoeft u alleen maar groepen (of bundels) in te stellen. Behalve de naamstelling is er geen verschil tussen groepen en bundels. Om de groepen en bundels aan te maken in OTYS onderneemt u de volgende stappen: 1) Open de Instellingen module; 2) Ga naar het tabblad Matching (standaard tabblad bij openen Instellingen Module);
3) Dubbelklik rechtsonder bij Statussen & types op Koppelstatus groepen of Koppelstatus bundels; 4) Klik linksboven op de knop Nieuw item; 5) Geef een naam op voor de groep of de bundel en klik op Bewaren. De groep of bundel is nu aangemaakt. Herhaal bovenstaande stappen voor de andere groepen en bundels die u wilt aanmaken. U kunt bestaande groepen of bundels aanpassen door deze in de lijst te openen door erop te dubbelklikken, uw wijziging door te voeren en op Bewaren te klikken. U kunt bestaande groepen of bundels verwijderen door deze in de lijst te openen en vervolgens op de knop Verwijderen te klikken. Koppelstatussen koppelen aan groepen en bundels Nadat u de groepen en bundels heeft aangemaakt kunt u uw bestaande koppelstatussen koppelen aan de door u aangemaakte groepen en bundels. Om dit te doen onderneemt u de volgende stappen: 1) Open de Instellingen module; 2) Ga naar het tabblad Matching (standaard tabblad bij openen Instellingen Module);
3) Dubbelklik rechtsonder bij Statussen & types op een van uw drie koppelstatussen (de standaard namen hiervan zijn 1. Werving, 2. Selectie en 3. Resultaat, maar deze namen kunnen in uw inrichting aangepast zijn); 4) Dubbelklik op de koppelstatus die u wilt koppelen aan een groep en/of bundel. 5) Selecteer onderin bij Koppelstatus groep en Koppelstatus bundel een te koppelen groep en/of bundel; 6) Klik tenslotte linksboven op Bewaren. De koppelstatus is nu gekoppeld aan een groep en/of bundel. Herhaal bovenstaande stappen voor de andere koppelstatussen die u wilt koppelen aan groepen en/of bundels die u wilt aanmaken. 3.2 Statuskolommen tonen in Vacature Manager Nadat u uw groepen en bundels heeft aangemaakt en deze heeft gekoppeld aan uw bestaande koppelstatussen, kunt u deze groepen en bundels weergeven als statuskolommen in uw Vacature Manager. Om de kolommen toe te voegen aan uw Vacature Manager neemt u de volgende stappen: 1) Open uw Vacature Manager;
2) Klik op het Verberg/toon kolommen pijltje aan de rechterbovenkant van uw lijst; 3) Selecteer de groepen en kolommen die u wilt tonen in uw lijstweergave; 4) Pas indien gewenst de breedte van uw kolommen aan; 5) Klik onderin op de Bewaren knop van uw Flexigrid om deze weergave op te slaan. De extra kolommen zijn nu toegevoegd aan uw Flexigrid weergave. 3.3 Groepen en bundels toevoegen aan exportprofielen Het is ook mogelijk om deze gegevens van groepen en bundels die u in uw lijstweergave ziet toe te voegen aan een exportprofiel. Op die manier kunt u als u bijvoorbeeld wekelijks een export maakt van uw vacatures voor een rapportage, deze gegevens erin meenemen. Om deze gegevens toe te voegen aan uw exportprofielen neemt u de volgende stappen: 1) Open uw Vacature Manager; 2) Klik op de knop Export bovenin beeld; 3) Er opent een nieuw venster, klik op de knop Exportprofielen linksboven in beeld;
4) Er opent een nieuw venster met de door u ingestelde exportprofielen, dubbelklik op een exportprofiel om deze aan te passen; 5) Er opent een nieuw venster met de inhoud van het geopende exportprofiel, klik bovenin op de knop Nieuw veld om een groep of bundel toe te voegen; 6) Selecteer bij Veld de groep of bundel die u toe wilt voegen en klik op Bewaren; 7) Herhaal de stappen 5 & 6 voor alle groepen en bundels die u toe wilt voegen. De groepen en/of bundels zijn nu toegevoegd aan uw exportprofiel. Voor verdere informatie over het beheer of gebruik van exportprofielen verwijzen wij u naar de Key-user handleiding. Om snelheidsproblemen te voorkomen worden de getallen in uw statuskolommen sollicitanten iedere nacht berekend. De gegevens die u in uw vacaturelijst ziet kunnen dus iets afwijken van de huidige status.
Hoofdstuk 4: Statuskolommen gebruiken 4.1 Statuskolommen in lijstweergave Het gebruik van de statuskolommen in uw Vacature Manager is bijzonder simpel. Nadat u de statuskolommen in uw Vacature Manager heeft ingesteld, zal u deze zien in de lijstweergave van uw Vacature Manager. Let op: De getallen die u in deze kolommen ziet staan worden iedere nacht berekend. Indien u zojuist de statuskolommen heeft ingericht zullen de kolommen nog leeg zijn. De volgende dag zullen zij ingevuld zijn op basis van de gegevens van dat moment. Indien u geïnteresseerd bent in welke kandidaten tot een bepaalde groep of bundel behoren dan kunt u klikken op een getal in één van de kolommen. Automatisch zal het overzicht van gekoppelde kandidaten openen met de kandidaten die op dit moment tot die groep behoren. Let op: Dit laatste overzicht is wel een actueel overzicht van kandidaten van dit moment. Hierdoor kan het zijn dat u bijvoorbeeld in de lijst weergave het getal '5' ziet staan (op basis van gegevens afgelopen nacht) en na het doorklikken 6 kandidaten ziet (huidige gegevens). 4.2 Groepen en bundels in Excel export Indien u groepen en bundels heeft opgenomen in uw export profielen, dan kunt u deze gegevens tevens exporteren. Voor verdere informatie over het beheer of gebruik van exportprofielen verwijzen wij u naar de Key-user handleiding.