p. 1 / 9 TITE-LIVE WAAROM AUTOMATISEREN IN HET BOEK- EN KANTOORVAK? Inleiding tot het 80/20-principe De wereld zit al heel lang in haar maag met de wet van Pareto [het 80/20-principe] : een zwerfsteen in het landschap, een empirische wet die niemand kan verklaren. Josef Steindl Het 80/20-individu Richard Koch Uitgeverij Academic Service ISBN 90-5261-437-7 NUR: Management algemeen (801) 2003 Schoonhoven Taal: Nederlands Wat is het 80/20 principe? Het 80/20 principe stelt dat een klein deel van de oorzaken, input of inspanning meestal het merendeel van de resultaten, output oplevert. Dit geldt ook in de boekenbranche voor zowel het assortiment beheer als de automatisering ervan. Wij wensen U op basis van dit 80/20-principe een inzicht te geven in het waarom van automatiseren in de boekenbranche en waarom deze automatisering totaal verschilt met andere detailhandels.
p. 2 / 9 80/20-principe in de boek- en kantoorbranche Elk jaar worden zowat 17.000 Nederlandstalige titels uitgegeven (S,W,A,O). Sommige titels zijn nieuw (ca 9.000) en sommige zijn herdrukken (ca 7.000). Dit maakt dat een boekhandel, gemiddeld iedere dag, een 50-tal nieuwe titels op zijn bord krijgt. De verhouding tussen het aantal titels en aantal exemplaren is klein in boekenland, een boekhandel van 35.000 titels kan een totaal van 45.000 exemplaren voorstellen. Het assortiment van een boekhandel is samengesteld uit drie groepen artikelen: Snellopers basisassortiment winkeldochters. Snellopers (of bestsellers) Deze titels hebben in het algemeen een heel kort leven (ca 3 maanden).met deze titels moet de boekhandelaar zoveel mogelijk aantallen verzetten met een hoge inkoopmarge. Centrale inkoop via inkoopcombinaties op deze titels kan hoog rendement opleveren. Bestsellers, dus weinig titels met veel exemplaren, stellen ongeveer een 20% voor van de winkelvoorraad en een 80% van de winkelomzet. Het spreekt vanzelf dat bestsellers de zwakke schakel vormen in de boekenbranche; voornamelijk op het ogenblik dat de vaste prijs zal verdwijnen. Winkelketens die nu niet actief zijn in de boeken zullen zonder grote moeite die titels kunnen verkopen met lokprijzen dat de boekhandel zal verplichten zijn prijspolitiek aan te passen. Basisassortiment Deze titels hebben een gemiddeld leven van 3 tot 12 maanden en vragen een zekere vakkennis om overvoorraad en gemiste verkoopkansen te beperken. Zonder automatisering beschikt de boekhandel enkel over zijn kaartensysteem en de kwaliteit van het personeel om het basisassortiment goed te beheren. Die middelen zijn veroudert want bij iedere bestelling wordt het boekenkaartje weggegooid en dus verdwijnt de ganse historie van het leven van het boek; personeel is eveneens moeilijk te vinden en verandert vaak. Winkeldochters Winkeldochters stellen alle titels voor ouder dan 1 jaar en zijn verantwoordelijk voor onder meer liquiditeit problemen. Ze zijn moeilijk te vermijden omdat ze vaak afkomstig zijn van de eerste inkoop of een onvoorzichtige herbevoorrading.
p. 3 / 9 80/20-principe assortiment Indien we de hierboven vermelde groepen onder het 80/20 principe willen belichten komen we tot de volgende illustratie: Bestsellers betekenen 20% van de voorraad. Het basisassortiment + winkeldochters de overige 80 % 20% 80% VOORRAAD Bestsellers Basisassortiment & Winkeldochters Zonder automatisering/met automatisering Zonder automatisering heeft de boekhandel het meer en meer moeilijk om het assortiment te beheren. Het alsmaar stijgend aanbod titels evenals het bijkomend assortiment multimedia producten maken de dagelijkse taken nog ingewikkelder. Op basis van verrichte statistieken merken we dat, in het algemeen, 30% van een nietgeautomatiseerde winkelvoorraad ouder dan 1 jaar is. Dit percentage wordt vaak niet vastgesteld omdat die winkeldochters grotendeels via de opruiming de deur uit gaan, niettemin zijn ze aanwezig. VOORRAAD Zonder automatisering 20% 80% 20% 50% 30% Bestsellers Basisassortiment Winkeldochters
p. 4 / 9 Met de automatisering kan de boekhandelaar meer grip hebben op zijn voorraad. Overvoorraad evenals eventuele gemiste verkoopkansen kunnen vermeden worden dankzij de talloze aanwezige informatie op het moment van bestellen en/of retourhandel. Verkoophistorieken, omloopsnelheid, aanwezigheidsfactor, totale verkopen, gemiddelde voorraad zijn maar enkele gegevens die de nodige ondersteuning bieden. We merken in de praktijk dat de winkeldochters verminderen. Het eerste jaar gaat de voorraad omlaag met ongeveer een 15% (voornamelijk de winkeldochters). De omloopsnelheid gaat stijgen en dan begint de voorraad opnieuw te groeien. Niettemin blijft de omloopsnelheid stijgen met de voorraad (zie illustratie hieronder) 12 10 8 6 4 2 Terugwinst investering -15% Waarde Omloopsnelheid Lineair (Omloopsnelheid) 0 1 2 3 Jaar 1 1 2 3 Jaar 2
p. 5 / 9 Automatiseren betekent dus niet dat uw voorraad drastisch gaat verminderen, het gaat erom dat de voorraad gezonder wordt. Het juiste product op het juiste moment op voorraad hebben, tijdig het retourcircuit gebruiken, liquiditeitsproblemen vermijden De voorraad krijgt dus de volgende afbeelding VOORRAAD Zonder automatisering MET automatisering 20% 20% 50% 80% 30% 20% 65% 15% Bestsellers Basisassortiment Winkeldochters -15% oude voorraad De uitgangspunten van een automatisering moeten dus oa zijn: Snellopers mogen niet langer de zwakke schakel in de winkel zijn Het basisassortiment moet zichzelf terugbetalen en dus niet langer meer afhankelijk zijn van de bestsellers. Winkeldochters worden op tijd in beeld gebracht om zodanig beperkt te blijven tot 15%. 15% is trouwens een norm dat toegelaten is en die dient als imago uitstraling van de winkel. Betere afspraken met uitgevers/leveranciers Optimalisatie van het componenten tarief van het CB Beter grip op aanbiedingen Beter retourbeleid. TITE-LIVE biedt een antwoord, namelijk onze boekenvakkennis en diverse producten waaronder ons voorraadbeheer. Wij blijven overtuigd dat de boekhandel meer nodig heeft dan enkel een softwarepakketje, u moet het ook weten te gebruiken! TITE-LIVE, meer dan software!!!
p. 6 / 9 Wat biedt TITE-LIVE? De TITE-LIVE groep bestaat sinds 1983 en is uitsluitend gericht op de mediabranche. Onze hoofdactiviteiten zijn : Implementatie van het voorraadpakket TITE-LIVE: Analyse van de behoeften van de klant Maatwerk indien nodig Installatie (indien nodig) van hardware, systeemsoftware Opleiding bij de klant Opvolging Consultancy; analyse van de voorraadgegevens Communicatie verzorging tussen boekhandels en hun relaties (Administratie,klant en leverancier) Beheer van een centrale database server Koppeling(en) met kassasystemen Koppeling met een centraal inkoopbeleid Koppeling met de administratie Import van externe databanken Export van ordergegevens Export van verkoopstatistieken
p. 7 / 9 Onze organisatie TITE-LIVE werd opgericht in 1983 en bedient, tegenwoordig, 600 boek- en kantoorhandels met zijn 60 medewerkers. Om een optimale service te verlenen is TITE- LIVE in drie filialen onderverdeeld. TITE-LIVE Nederland (*) Munnikenheidweg, 47e 4879 NE ETTEN LEUR Nederland Contact : Decock Geert Tel +31 (076) 5034399 Fax +31 (076) 5030997 TITE-LIVE France 36-38, Avenue P. Brossolette 92240 MALAKOFF France Contact : Chantal Oogh Met een omzet van ca 4,6 miljoen Euro (boekhandel, kantoorboekhandels, muziekzaken) is TITE-LIVE het grootste Europees bedrijf dat gespecialiseerd is in software voor de media branche. (*) Sinds begin 2005 werkt TITE-LIVE nauw samen met het Nederlandse ICT bedrijf CTS uit scherpenzeel. De TITE-LIVE organisatie bestaat o.m.uit : Medewerkers met boekhandelskennis om : Opleidingen Helpdesk Consultancy Medewerkers met technische kennis om: Installaties Herstellingen Netwerken Programmeurs : Standaard software Maatwerk TITE-LIVE België 6 rue de la terre à briques 7522 Marquain (Tournai) Belgium Contact : Decalluwé Benoit (FR) Decock Geert (NL) Tel +32 (0)69 89 00 00 Fax +32 (0)69 89 00 01 E-mail : sales@titelive.be Database beheer Dit team verzamelt gegevens van leveranciers, hetzij elektronisch hetzij op papier. De gegevens worden gefilterd, aangevuld en/of gewijzigd en vervolgens op een centrale database server gezet voor onze klanten.
p. 8 / 9 Onze producten en diensten MEDIAlog : Een compleet voorraadbeheer pakket voor het winkelbeheer Dankzij onze jarenlange ervaring en de diversiteit van onze klanten hebben we een pakket kunnen maken dat aangepast en betrouwbaar is voor alle bedrijven in het boeken kantoorvak. TLDBS : Centrale database server Als dienst naar zijn klanten toe heeft TITE-LIVE alle titelmutaties dat elke boekhandel afzonderlijk moest ophalen gecentraliseerd. Het voorraadbeheersysteem van de boekhandel wordt dus automatisch, elke dag, aangepast zonder de tussenkomst van de gebruiker. Een grote tijdwinst dus. De volgende catalogussen zijn momenteel beschikbaar : - Centraal boekhuis - Scholtens - Libridis - Van Ditmar - Nillson & Lam - Quantore - Aldipress - Betapress - Gardners - Libri - KnV - Bookdata - Boekenbank - Medialivre - Banque du livre Gezamenlijk stellen deze catalogussen een assortiment voor van meer dan 3 miljoen titels. Webwinkel Denkt u dat enkel grote jongens een website kunnen opstarten en onderhouden? Het is bekend dat de kosten van een site voornamelijk liggen bij het onderhoud. Met ons voorraadbeheersysteem beschikt u eveneens over een webwinkel die nauwelijks onderhoud nodig heeft. Ook biedt u een mogelijkheid dat commerciële sites niet kunnen bieden, namelijk het aantonen of het artikel op voorraad is of niet. Het doel van de webwinkel is duidelijk om de klant binnen te krijgen/houden in de winkel; want daar gebeurt het. Met de webwinkel beschikt u over een extra, virtuele winkel, 24/24u open voor uw klant. U kunt deze webwinkel naar eigen smaak aanpassen via een meegeleverd programma, de sitemanager. De eigenschap van dit programma is dat u geen webkennis hoeft te hebben om uw site aan te passen. Uitverkoopportaal Sinds 2005 biedt TITE-LIVE een nieuwe dienst aan het boekenvak namelijk de mogelijkheid om een collega te vinden die nog een exemplaar heeft van een uitverkochte titel. Nuttig? Wel, op 30.000 uitverkochte titels zijn er nog 17.000 titels ergens op voorraad
p. 9 / 9 Wist U dat deze titel, op 20/02/05 nog bij twee boekhandels op voorraad lag? Compleet handboek lopen Amby Burfoot Uitgeverij Deltas ISBN 90-243-7829-X NUR: Sport en spel algemeen (480) 2001 Aartselaar ; [Oosterhout] Prijs: 22.95 Deze titel is niet leverbaar via het CB Voorraadportaal De webwinkel is een extra verkoopkanaal met de voorraad als unieke eigenschap. Maar wat dacht U van dit uniek eigenschap ook elders te gebruiken. Dat kan, met TITE-LIVE. De bedoeling is om zoveel mogelijk linken te leggen van een titel naar uw winkel. 2005 is een doorslaggevend jaar in dit verband. MEDIAabos MEDIAabos is een geavanceerd abonnementen software waarmee u alle taken van een abonnementendienst kunt beheren. Alle soorten producten kunnen opgenomen worden. Klanten kunnen online hun abonnementen inkijken, aanpassen. Via een staffel werkend systeem kunt u, op een éénvoudige wijze, al uw kosten doorbelasten aan de klant. Kortom, MEDIAabos is het eerste pakket dat gebouwd is rond het aspect dienstverlening aan de klanten. Of, hoe kan U aan de vraag van de klant beantwoorden en toch nog geld verdienen. Filialenbeheer TITE-LIVE beschikt eveneens over een uitgebreid filialenbeheer module. Een studie wordt eerst gemaakt om de haalbaarheid van een filialenbeheer te analyseren. Verschillende uitgangspunten zijn mogelijk. Centrale inkoop van aanbiedingen Centraal retourbeleid Inzicht in de voorraad van andere filialen Statistieken op filiaal niveau Centraal bestellen Centrale ontvangst van goederen Beheer van een centraal magazijn Koppeling met kassasystemen TITE-LIVE communiceert met zijn eigen kassamodule via een uitwisseling van verkopen/voorraad. Dit modulair concept laat ons toe om op een éénvoudige wijze een koppeling te verwezenlijken met andere kassasystemen. Nb het kassasysteem moet een database kunnen beheren van meer dan 100.000 titels Conclusie Wij hopen, op basis van het 80/20 principe, een inzicht gegeven te hebben Waarom de boekenbranche verschilt van de overige branches. Dat TITE-LIVE een betrouwbare en langdurige partner is voor uw automatisering. Kortom, op basis van 20% van uw vragen bieden wij 100% van de oplossing (variant van het 80/20-principe).