Functiebeschrijving: C3 Senior Hoofdmedewerker Hoofd Algemeen Secretariaat Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Entiteit: IVA Maritieme Dienstverlening en Kust Afdeling: DAB Loodswezen Graad: Senior hoofdmedewerker Aantal vacante 1 betrekkingen: Standplaats: Antwerpen Functiefamilie en - Administratief ondersteunen niveau 4 niveau Vacaturenummer: 24501
1. Afdelingscontext De IVA MDK staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydrometeorologische dienstverlening. Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal die rechtstreeks rapporteert aan de functionele minister. Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten. De Stafdienst (20 personeelsleden) bereidt het beleid van het agentschap voor, faciliteert de werking van de vier entiteiten en biedt ondersteuning aan de administrateur-generaal. De DAB Loodswezen (470 personeelsleden) zorgt voor het veilig en vlot loodsen en beloodsen van schepen tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies. De DAB Vloot (570 personeelsleden) is de reder van de overheid en verzorgt de vaarwegmarkering. Vloot organiseert ook de inzet en de exploitatie van de Search- and Rescue schepen. De afdeling Scheepvaartbegeleiding (150 personeelsleden) begeleidt de schepen vanaf de wal en levert diensten aan de scheepvaart. Het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum is het unieke meldpunt voor ongevallen op zee en de verdere afhandeling ervan. De afdeling Kust (115 personeelsleden) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het patrimonium tegen stormvloeden en overstromingen en doet dit op een duurzame en geïntegreerde wijze. Haar Vlaamse hydrografie ondersteunt de scheepvaart van en naar de kusthavens en de Westerschelde. 2. Functiedoel Verzorgen van het algemeen secretariaat van de DAB Loodswezen en het persoonlijk secretariaat van de Directeur-voorzitter van de DAB Loodswezen teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de DAB. 3. Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? De directeur-voorzitter van de DAB Loodswezen (N-1) De directiefuncties (N-2) van de DAB Loodswezen. De personeelsleden van het algemeen secretariaat. Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? 2 Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? De functie kan niet gerelateerd worden aan een duidelijk financieel omvangsgebied.
4. en 1. Informatieverzameling en verwerking. Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot het secretariaat teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Activiteiten Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers. Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn. Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten. Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden. Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van een agenda, van aanpassingen aan verslagen of documenten. Nakijken van documenten op volledigheid en correctheid. Opzoekwerk (intranet, internet, ). Statistieken opmaken en verwerken. Persmappen samenstellen. Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail). 2. Informatiebeheer. Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Activiteiten Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken. Klasseren van brieven, rapporten, Archiefbeheer. Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap. Verslagen van vergaderingen archiveren. Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ). Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn.
3. Dossierbehandeling ondersteunen. Dossiers (helpen) opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Activiteiten Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen. Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie. Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier. Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem. 4. Opstellen van documenten. Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (agenda, verslagen, kennisgevingen, formulieren, lijsten, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Activiteiten Opstellen of vervolledigen van briefwisseling en kennisgevingen. Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen van bv. het Plenair Directiecomité, notuleren en verslag opmaken waar nodig; kwaliteitscontrole van geagendeerde stukken (eerstelijnszorg). Opmaken van lay-out van typedocumenten. Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten. 5. Ondersteunende taken. Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Activiteiten Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten. Fotokopies nemen en verspreiden. Organiseren van mailings naar interne en externe klanten. Opvolging en verdeling van promotiemateriaal. Inspringen bij afwezigheid van collega s. Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes
6. Onthaal Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Activiteiten Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen). Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie. Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten. Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden. Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen. 7. Agendabeheer. Beheren van de agenda van de directeur-voorzitter teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Activiteiten Afspraken maken. Signaleren of herinneren aan afspraken. Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets,. Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, 8. Communicatieverantwoordelijke. Optreden als communicatieverantwoordelijke van de DAB Loodswezen. Activiteiten De DAB Loodswezen vertegenwoordigen in de Werkgroep Communicatie MDK. Actief lidmaatschap van de Redactieraad van de DAB Loodswezen (publicaties DAB Loodswezen). 9. Hoofd algemeen secretariaat. Optreden als hoofd van het algemeen secretariaat van de DAB Loodswezen. Activiteiten Hiërarchisch en functioneel leidinggeven aan het personeel van het algemeen secretariaat (volledige PLOEG-cyclus). De werking van het algemeen secretariaat organiseren en begeleiden.
5. s Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Indicatoren Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ). Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ). Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk. Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden. Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Indicatoren Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen. Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze. Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp. Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant.
Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg. Indicatoren Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen. Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht. Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. Indicatoren Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe). Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau. Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen. Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Indicatoren Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn. Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd). Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ). Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ). Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen.
Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren. Indicatoren Levert onder druk kwaliteitsvol werk af. Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren. Kiest de exacte methode of procedure afhankelijk van de gevraagde nauwkeurigheid. Combineert kwantiteit met kwaliteit. Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. II. Plant eigen werk en dat van anderen effectief. Indicatoren Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen). Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines. Maakt goede werkschema s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk). Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Indicatoren Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen. Gaat uit zichzelf achter informatie aan. Ziet werk liggen en gaat over tot actie. Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken. Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen.
Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie. I. Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten. Indicatoren Moedigt collega s aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job. Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over hun functioneren. Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom. Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer. Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken. Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s. 6. Vaktechnische competenties Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis Vereiste ervaring Vanuit de rang C1: minimaal 12 jaar relevante beroepservaring. Vanuit de rang C2: minimaal 8 jaar relevante beroepservaring. Als functierelevant wordt beschouwd: een job met administratieve ervaring. Vereiste kennis Grondige kennis van de organisatie en de werking van het Loodswezen. Kennis van de courante PC-toepassingen (bv. MS Office) Notie van specifieke IT-toepassingen (bv. LIS, ) 7. Bijkomende informatie Beroepsrisico arbeidsgeneeskunde: administratieve taken met beeldschermwerk >4 uur/dag (code 3002)