Abakus Compleet Handleiding Beheer gebruikersaccounts - Classificatie: 4 - Openbaar Abakus Zonneoordlaan 17 6718 TK Ede 088-946 22 25 info@abakus.nl www.abakus.nl KvK 34183168 Incura en Abakus zijn producten van WinBase Software en Adviezen BV
Inleiding In deze handleiding die specifiek is geschreven voor de stamgegevens beheerders van Abakus Compleet worden enkele situaties uitgelegd waar u met uw praktijk tegenaan kunt lopen die veelal verband houden met personele wisselingen. Stamgegevens beheerders zijn over het algemeen: De hoofdgebruiker/admin-gebruiker (doorgaans de praktijkhoud(st)er) Medewerkers die van de admin-gebruiker rechten hebben gekregen om ook stamgegevens te mogen beheren. Deze handleiding is een aanvulling op de handleiding Starten met Abakus Compleet, welke meestal alleen in bezit is van de stamgegevens beheerders. Voor de basisprincipes van het gebruikersbeheer de medewerkerstamgegevens wordt dan ook naar die handleiding verwezen. Onderwerpen in deze handleiding: Aantal gebruikersaccounts verhogen of verlagen Accounts van medewerkers omzetten Accounts inactief zetten Waarnemers (bijvoorbeeld in het geval van zwangerschapsverlof) Administratief medewerker Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 2 / 19
Inhoud 1 Aantal accounts verhogen of verlagen... 4 2 Accounts van medewerkers omzetten... 5 2.1 Inactiveren vertrekkende collega bij stamgegevens... 5 2.2 Activeren nieuwe collega bij stamgegevens... 7 2.2.1 Toevoegen van zorgverlenergegevens/agb... 9 2.2.2 Toevoegen van dienstverband... 10 2.3 Vertrekkende collega ontkoppelen bij gebruikersbeheer... 11 2.4 Nieuwe collega koppelen bij gebruikersbeheer... 12 2.4.1 Rechten en rollen toewijzen... 13 2.4.2 Wachtwoord resetten... 14 3 Een administratief medewerker toevoegen... 16 4 Hoe om te gaan met waarnemers... 18 4.1 Waarnemer als medewerker opvoeren... 18 4.2 Rechten tijdelijk beperken op een gebruikersaccount... 19 4.3 Wachtwoord resetten voor de waarnemer... 19 Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 3 / 19
1 Aantal accounts verhogen of verlagen Soms leveren personele wisselingen op dat u het aantal gebruikersaccounts wilt verhogen of wilt verlagen. Deze mutaties in het aantal gebruikersaccounts mogen niet door Customer Support in behandeling worden genomen, maar dient u schriftelijk door te geven aan ons secretariaat (e-mail: info@abakus.nl). Het secretariaat verwerkt deze mutaties doorgaans binnen 2 of 3 werkdagen. Bij verlaging wordt u gevraagd precies op te geven welk account geblokkeerd dient te worden. Let op: vermeld hierbij duidelijk om welk gebruikersaccount het hier gaat. Dus niet: Het account van Jacqueline van Dam, maar: Het account 60xxxc. U ontvangt te allen tijde een bevestiging per e-mail van de door u aangevraagde mutatie zodra deze wordt verwerkt. Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 4 / 19
2 Accounts van medewerkers omzetten Situatie: u krijgt een nieuwe medewerker in dienst en een ander vertrekt. In dat geval zult u in geen nieuw Abakus Compleet-account bij ons willen aanvragen, maar is het de bedoeling dat die nieuwe medewerker het Abakus Compleet-account van de vertrekkende collega overneemt. Voorbeeld: Therapeut Coos Busters vertrekt per 30 juni en Peter Celie komt per 1 juli bij u in dienst. U bereidt de volgende zaken dan alvast voor in Abakus Compleet: 1. Markeer bij stamgegevens* wanneer het dienstverband van Coos eindigt (of overweeg dit toch later te doen, aangezien bepaalde mogelijkheden daarmee worden uitgeschakeld zie verder paragraaf 3.1). 2. Maak alvast bij stamgegevens* de medewerkergegevens voor Peter aan, met begindatum dienstverband 1 juli. 3. 1 juli: bij gebruikersbeheer collega Coos ontkoppelen. 4. 1 juli: bij gebruikersbeheer nieuwe collega Peter koppelen. a. Nieuwe rechten en rollen toekennen b. Wachtwoord resetten ( * = Stamgegevens Organisatie Medewerkers ) Deze vier stappen zullen in de volgende vier paragraven kort worden toegelicht. 2.1 Inactiveren vertrekkende collega bij stamgegevens Voor het inactiveren van het account van Coos Busters gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens Organisatie Medewerkers, selecteert u zijn naam in de lijst met medewerkers en klikt op de knop Details (zie figuur 1). Figuur 1: medewerker stamgegevens Het detailscherm van zijn stamgegevens verschijnt (zie figuur 2). Klikt u daar eerst op de knop Wijzigen, zodat u wijzigen kunt aanbrengen. Er zijn twee onderdelen in dit scherm die moeten worden aangepast om zijn medewerkerstamgegeven volledig op inactief te kunnen zetten: a. Vinkje bij Actief uitzetten. Dit vinkje heeft invloed op de volgende zaken: Het selecteerbaar zijn van de agenda van deze medewerker. Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 5 / 19
Diens toegang tot patiëntdossiers. De medewerker kunnen meenemen in de selectie tijdens stap 1 in de Facturatiewizard. (In de overzichten zal deze medewerker wel selecteerbaar blijven). Dit kunnen dus ook juist aanleidingen zijn om nog even te wachten met het vinkje Actief uit te zetten. b. De einddatum van het dienstverband. Voor het beeïndigen van het dienstverband van deze medewerker dubbelklikt u op de lege plek onder kopje Dienstverbanden Einddatum (zie figuur 2) waarna een nieuwe popup opent (zie verderop figuur 3). Figuur 2: detailscherm medewerkerstamgegevens Om wijzigingen in het dienstverband aan te brengen moet u ook hier eerst op de knop Wijzigen klikken. Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 6 / 19
Figuur 3: wijzigen van het dienstverband Hier vult u de einddatum in waarop de medewerker voor het laatst bij u in dienst is en zet een vinkje bij Inactief. Let op: iedere afzonderlijke medewerker heeft in Abakus Compleet één agenda. Het aantal agenda s wordt bepaald door het aantal actieve medewerker stamgegevens, niet door het aantal gebruikersaccounts bij Beheer gebruikers. Het kan daarom interessant zijn om deze stap toch later pas uit te voeren, om reden van het nog kunnen overhevelen van patiëntafspraken. Immers, als u het account van collega Coos nu al inactief zet, kunt u per ingang van het einde dienstverband ook niet meer in zijn agenda. 2.2 Activeren nieuwe collega bij stamgegevens Het activeren van de nieuwe collega Peter komt eigenlijk neer op het aanmaken van een nieuw medewerker stamgegeven binnen het programma. Dit doet u als volgt: 1. Navigeer vanuit het Dashboard naar Stamgegevens Organisatie Medewerker. Het scherm als getoond in figuur 2 verschijnt. 2. Klik daar op de knop Nieuw. Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 7 / 19
3. Een leeg detailscherm zoals getoond in figuur 4 verschijnt. Figuur 4: leeg detailscherm medewerker 4. Vul hier tenminste de volgende gegevens in: Achternaam Voornaam Geslacht Volgorde naam E-mail Zorgverlenergegevens waarbij verplicht: AGB-code AGB-subberoepsgroep Dienstverband (zie ook figuur 5) NB: Het vinkje Actief hoeft u niet aan te vinken, omdat dit standaard al zo is, maar moet wel aan staan natuurlijk. Let op: het zal u opvallen dat niet alle velden, zoals in de punten hierboven zijn aangegeven, door het programma als verplicht worden aangemerkt. Desondanks presenteren wij deze velden als toch wel de minimale set van gegevens die u zult willen invullen over de medewerker. Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 8 / 19
Figuur 5: minimale set van gegevens nodig voor de medewerkerstamgegevens 2.2.1 Toevoegen van zorgverlenergegevens/agb Zorgverlenergegevens/AGB-code voegt u toe door vanuit het detailscherm van de medewerker onder het kopje Zorgverlenergegevens op de knop Nieuw te klikken (zie figuur 6). Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 9 / 19
Figuur 6: toevoegen van zorgverlenergegevens Volgens verschijnt de popup, zoals getoond in figuur 7, waar u de volgende gegevens invult: Persoonlijke AGB code Let op: een correcte AGB-code bestaat uit precies 8 cijfers: de AGB-groep + 6 cijfers in het veld erachter. Subberoepsgroep Figuur 7: popup zorgverlenergegevens 2.2.2 Toevoegen van dienstverband Een dienstverband voegt u toe door vanuit het detailscherm van de medewerker onder het kopje Dienstverbanden op de knop Nieuw te klikken (zie figuur 8). Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 10 / 19
Figuur 8: toevoegen van dienstverband Vervolgens verschijnt de pop-up, zoals getoond in figuur 9, waar u de volgende gegevens invult: Praktijk Begindatum Figuur 9: popup dienstverband 2.3 Vertrekkende collega ontkoppelen bij gebruikersbeheer Zodra duidelijk is dat het account behorende bij de medewerker uit ons voorbeeld, Coos Busters, niet meer gebruikt wordt, kunt u zijn gebruikeraccount gaan ontkoppelen. Hiervoor gaat u vanuit het Dashboard naar Beheer Gebruikersbeheer waarna het overzicht van gebruikersaccounts in beeld verschijnt. Klik het gebruiksaccount van de betreffende medewerker aan en klik op de knop Ontkoppelen (zie figuur 10). Figuur 10: gebruikersaccounts ontkoppelen Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 11 / 19
2.4 Nieuwe collega koppelen bij gebruikersbeheer Het koppelen van nieuwe medewerkers gaat bijna net zo makkelijk als het ontkoppelen ervan. Het enige verschil is dat na het koppelen van de nieuwe medewerker daarna nog rechten en rollen moeten worden toegekend, waarna het nieuwe wachtwoord voor dit account aan de medewerker kan worden uitgedeeld. Het ontkoppelen doet u door vanuit Dashboard te gaan naar Beheer Gebruikersbeheer, waarna het overzicht verschijnt van gebruikersaccounts (zie figuur 11). Figuur 11: koppelen van nieuwe medewerkers Na het selecteren van een gebruikersaccount dat nog niet gekoppeld is en het klikken op de knop Koppelen verschijnt de popup Selecteer Medewerker, zoals wordt getoond in figuur 12. Figuur 12: popup om medewerkers te koppelen Hier kiest u de nieuwe medewerker (in ons voorbeeld: Peter Celie) en klikt u op de knop OK. Daarna keert u terug naar het overzicht van gebruikersaccounts en ziet u dat de nieuwe medewerker gekoppeld is aan het account (zie ook figuur 13). Figuur 13: gekoppelde medewerker Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 12 / 19
2.4.1 Rechten en rollen toewijzen Wat eveneens in figuur 13 wordt getoond is dat er nog geen vinkjes staan in de kolommen van enkele rechten. Bij de medewerker erboven zijn deze wel aangevinkt. Dit betekent dat er nog rechten moeten worden toegewezen. Dubbelklik daarom op de regel van dit gebruikersaccount waardoor u in het detailscherm van het account terecht komt (figuur 14). Daar ziet u nu een vrijwel leeg blad verschijnen met enkel ingevuld: Gebruiker: 666666admin Persoon: Celie, P. (Peter) Figuur 14: detailscherm gebruik(saccount) Voor de correcte werking van het medewerkersaccount is het van belang dat u dit scherm in z n geheel invult (met uitzondering van enkele rechten die u niet wilt toekennen). Zie ook figuur 15. Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 13 / 19
Figuur 15: gegevens om in te vullen in het detailscherm gebruiker Ingevuld moet zijn: Emailadres. Dit moet een bestaand e-mailadres zijn, bij voorkeur hetzelfde e-mailadres dat ook is ingevuld bij de medewerkerstamgegevens. Functieautorisaties. Figuur 15 toont een voorbeeld van de minimale set rechten die een zorgverlener nodig heeft binnen het programma. Desgewenst kunt u de medewerker natuurlijk meer rechten geven dan is afgebeeld. Zie handleiding Rechtenbeheer voor aanvullende mogelijkheden aan functieautorisaties. (Nieuwe) rol. Iedere medewerker binnen Incura heeft een rol nodig om basale handelingen te kunnen uitvoeren zoals dossiers in te zien. Vul hier altijd in: o Praktijk bij meerdere praktijklocaties kunt u hier overwegen om dan ook meerdere rollen toe te kennen. Praktisch gesproken kan één medewerker de rol therapeut hebben op de ene locatie en administratief medewerker op een andere locatie. o Rol doorgaans Therapeut of Administratief medewerker. 2.4.2 Wachtwoord resetten Het enige dat nu nog rest is het resetten van het wachtwoord op dit account. Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 14 / 19
Klik hiervoor op de knop Resetten wachtwoord (zie figuur 16). Figuur 16: resetten wachtwoord Als resultaat zien we de popup zoals getoond in figuur 17. Figuur 17: bevestigingsbericht dat nieuw wachtwoord is verstuurd Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 15 / 19
3 Een administratief medewerker toevoegen Een administratief medewerker mag in de meeste gevallen niet dezelfde onderdelen in Abakus Compleet benaderen zoals iedere therapeut dat mag. In het programma wordt hier echter geen bijzonder onderscheid in gemaakt. Wat wel is gedaan, is dat er bij Gebruikersbeheer een standaard setje Rollen is gedefinieerd bestaande uit de volgende keuzes: Administratief medewerker Onderzoeker Therapeut Dit zijn echter slechts labels, die pas een onderscheidende betekenis gaan krijgen zodra u die betekenis er zelf aan geeft. U kunt ze zelf organiseren via Beheer Roltypes. Er hangt ook verder initieel geen specifieke functie achter de ene rol in vergelijking met de ander. Tenzij u die autorisatie zelf instelt. Dit kunt u doen via Beheer Standaard autorisatie (zie figuur 19) waar lees- en schrijfrechten tot op formulierniveau kan worden ingesteld. Figuur 19: lezen schrijven rechten onder standaard autorisaties Het echte functieonderscheid tussen therapeut en administratief medewerker geeft u dus zelf aan of kunt u via de standaard autorisaties verder toespitsen. Eenmaal de lees- en schrijfrechten ingesteld kunt u vervolgens de verschillende modules van het programma voor deze gebruiker afschermen of qua rechten verder uitbreiden. Dit kunt u doen door de verschillende vinkjes al dan niet aan of uit te zetten bij het Beheer Gebruikersbeheer medewerker dubbelklikken kopje Functieautorisaties (zie figuur 20). Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 16 / 19
Figuur 20: functieautorisaties ( De handeling van het toekennen van de rechten (functieautorisaties) komt overigens ook terug in de eerdere paragraaf 3.4.1. ) Wanneer u uiteindelijk tevreden bent over wat deze medewerker wel en niet mag, klikt u vanuit Beheer Gebruikersbeheer medewerker dubbelklikken kopje Rollen op de knop Nieuw en maakt u een keuze uit de rollen die op dat moment beschikbaar zijn. In figuur 21 ziet u de drie keuzes van rollen die Abakus Compleet u standaard aanbiedt, waar Administratief medewerker een voor de hand liggende keuze is. Figuur 21: rollenkeuze Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 17 / 19
4 Hoe om te gaan met waarnemers Hoe u een waarnemer toegang wilt geven op de verschillende onderdelen van Abakus Compleet hangt geheel af van uw eigen wensen. De simpelste methode zou kunnen zijn door niets in het programma te veranderen en de waarnemer toegang te geven tot één van de accounts. Maar in de meeste gevallen zult u op z n minst enkele rechten willen beperken, deze waarnemer een ander wachtwoord willen laten gebruiken en later nog willen kunnen traceren dat het gebruikersaccount zolang door een andere persoon is gebruikt. Praktijk/instelling met 2 of meer medewerkers U kunt eenvoudig kosteloos waarneming regelen door een bestaande medewerker los te koppelen van het gebruikersaccount en een nieuwe medewerker aanmaken en deze koppelen. Hiermee krijgt de waarnemer (in plaats van de bestaande medewerker) toegang tot Abakus Compleet. U kunt desgewenst voor de waarneemperiode een nieuw wachtwoord instellen, zodat wachtwoorden niet gedeeld worden en/of de autorisatie-instellingen voor de waarnemer aanpassen. Dit is mede van belang voor de privacy van uw patiëntgegevens. Let op: Heeft het betreffende account admin achter het klantnummer? Dan kunt u dit niet zelf loskoppelen, neem hiervoor contact op met Customer Support. Wilt u niet het account van een bestaande medewerker tijdelijk omzetten? Dan kunt u een extra gebruiker aanvragen*. Eenmanszaken Heeft u één Abakus Compleet-licentie met beheerdersrechten? Om in dat geval waarneming mogelijk te maken, vraagt u tegen bovenstaand tarief een extra gebruiker* aan. * Extra gebruiker U kunt een extra gebruiker aanvragen per e-mail via info@abakus.nl met als onderwerp Aanvraag extra gebruiker voor waarneming. Vervolgens dient u zelf de medewerker aan te maken binnen Abakus Compleet en deze te koppelen aan het account. Kijk voor meer informatie in de hoofdstukken 2 en 3 van deze handleiding. 4.1 Waarnemer als medewerker opvoeren Om later nog te kunnen nagaan bij wie patiënten onder behandeling zijn geweest in de periode dat de waarnemer actief was binnen uw praktijk, is het wenselijk om hiervoor eigen medewerker stamgegevens aan te maken. Dit omdat er op deze manier automatisch een eigen Agenda voor deze waarnemer wordt aangemaakt. Hoe u nieuwe medewerker stamgegevens aanmaakt leest u in paragraaf 3.2 van deze handleiding. Tevens is het dan nodig om, eenmaal aangemaakt, deze medewerker stamgegevens te koppelen aan het gebruikersaccount welke u tijdens de periode van het waarnemer door hem of haar wilt laten gebruiken. Meer over het koppelen van stamgegevens aan gebruikersaccounts vindt u terug in paragraaf 3.4. Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 18 / 19
4.2 Rechten tijdelijk beperken op een gebruikersaccount Over het uitbreiden of inperken van rechten op een gebruikersaccount kunt u meer informatie vinden in paragraaf 3.4.1. 4.3 Wachtwoord resetten voor de waarnemer Het resetten van een wachtwoord voor de waarnemer werkt hetzelfde als wanneer u een wachtwoord voor één van de medewerkers moet resetten. Meer informatie over het resetten van wachtwoorden vindt u terug in paragraaf 3.4.2. Let op: Belangrijk is wel om vooraf het e-mailadres van de waarnemer in te vullen bij het gebruiksaccount (Beheer Gebruikersbeheer medewerker dubbelklikken Emailadres). Handleiding: Beheer gebruikersaccounts Versie 1.0 19 / 19