Werken met excel 1 WERKEN MET EXCEL In dit boek leer je werken met Excel. Met Excel maak je berekeningen. Het is een soort uitgebreide rekenmachine. Het boek bestaat uit 4 hoofdstukken. De eerste hoofdstukken zijn niet zo moeilijk. Het laatste hoofdstuk is best pittig. Daarin ga je berekeningen maken met functies. Elk hoofdstuk begint met je te vertellen wat je gaat leren. Daarna krijg je verschillende opdrachten. Als je niet weet hoe je iets moet doen, staan er op onderaan sommige bladzijden extra uitleg. Ze staan in een groene achtergrondkleur met de tekst: Hoe? Zo! Elk hoofdstuk eindigt met een Eindopdracht. Daarin krijg je korte aanwijzingen en kun je laten zien dat je het goed hebt begrepen. Veel plezier met Excel. 1
Excel Basiskennis INHOUD 1 Beginnen met Excel 3 Alles op zijn plaats Rekenen met excel 4 Tekst invoeren 7 Verbeteren 8 Getallen invoeren 9 Rekenen met Excel 10 Formules maken 11 Je werk opslaan 13 2 Werkblad opmaken Werkmap openen 16 Kolombreedte en rijhoogte 17 Automatisch optellen 18 Tekstopmaak 19 Euro teken 20 Opvulkleur 21 Optelstreep 22 Celstijlen 23 Formules maken 24 Rijen invoegen 32 Rijen verwijderen 36 Kopiëren en plakken 37 Afdrukvenster 41 4 Rekenen met Excel De vulgreep 48 Reeksen maken 50 Duizendtalnotatie en decimalen 52 Functies 53 Datums 56 Procenten en BTW 58 2
Beginnen met Excel 1 1 Beginnen met Excel Wat ga je doen Je leert hoe een werkblad in Excel eruit ziet Je leert wat rijen, kolommen, cellen en celbereik zijn Je gaat tekst en getallen intypen in cellen Je maakt een eenvoudige formule Als je denkt dat je dit al weet en kunt, maak je de eindopdracht 3
Excel Basiskennis Rekenen met excel 1 Start Excel. 2 Nu verschijnt het programmavenster van Excel. Het lijkt op ruitjespapier. 3 Lees nu eerst de theorie op de volgende pagina. Celadressen gebruik je als je gaat rekenen met Excel. Het celadres A1 zie je ook in de formulebalk staan: 4 Wat is het celadres van de cel hieronder?... Als je meerdere cellen wilt opschrijven kun je dat natuurlijk zo doen: A1, A2, A3, A4, A5. In Excel geef je het zo aan: A1:A5. Je noemt dat een celbereik. Dit is dus celbereik A1 tot en met A5. 5 Hoe noem je dit celbereik?... 6 En deze:.... 4
Beginnen met Excel 1 Theorie Kijk goed naar de afbeelding. Je moet weten wat: een tabblad is het lint is een groepsvak is een opdrachtknop is waar de formulebalk staat tabblad groepsvak opdrachtknop formulebalk De ruitjes noem je cellen. Cellen onder elkaar noem je een kolom. Elke kolom heeft een letter. Hieronder zie je kolom A, B, C enz. Cellen naast elkaar noem je een rij. Elke rij heeft een nummer. Hieronder zie je rij 1, 2 en 3. alle tabbladen, groepsvakken en opdrachtknoppen vormen samen het lint Het ruitje met de groene lijn noem je een cel. Elke cel heeft een celadres. Deze cel is cel A1. Hij staat in kolom A en in rij 1. 5
Excel Basiskennis Een celbereik begint met de cel links en eindigt met de cel rechts. Als je meerdere rijen en kolommen selecteert dan begin je met de cel linksboven en eindig je met de cel rechtsonder. Dit celbereik is dus A2:B3. 7 Hoe noem je dit celbereik?... 8 En hoe noem je dit celbereik?... 6
Beginnen met Excel 1 Tekst invoeren Je hebt een verjaardagsfeestje en daarvoor ga je boodschappen doen. Dit is het boodschappenlijstje: 1.1 Tekst invoeren 1 Cel A1 is actief; typ: Verjaardagsfeestje De tekst staat ook in de formulebalk. 2 Druk op Enter. De celwijzer zakt een plaats en cel A2 is nu actief. 3 Druk nog een keer op Enter en je komt in cel A3. 4 Typ: Taart 5 Sluit af met Enter; cel A4 is nu actief. 6 Typ in cel A4: Stroopwafels 7 Sluit af met Enter. 8 Typ daarna de volgende tekst en sluit steeds af met Enter: cel A5: Fanta Zero cel A6: Cola Light (2x) cel A7: Nacho chips (3x) cel A8: Zoutjes cel A9: Gezouten pinda's cel A10: Totaal cel A12: Statiegeld cel A13: BETALEN 9 Vergelijk wat je getypt hebt met met de figuur. 7
Excel Basiskennis Verbeteren Je kunt foutjes verbeteren. Eerst plaats je de celwijzer op de cel met de tekst. Daarna klik je in de formulebalk. 1.2 Tekst verbeteren 1 Klik in cel A1, zodat deze actief wordt. 2 Klik in de formulebalk achter verjaardagsfeestje. 3 Verwijder het hele woord met Backspace. 4 Typ de nieuwe tekst: Boodschappen verjaardag 5 Sluit af met Enter. 6 Maak cel A3 (Taart) actief. 7 Klik in de formulebalk en typ nu: Appeltaart 8 Sluit tot slot af met Enter. Hoe? Zo! Een berekening maken (1) Met Excel kun je rekenen. Een berekening is bijvoorbeeld het optellen van twee getallen. Excel moet snappen dat je een berekening invoert. Daarom begint een berekening altijd met het teken = Je typt de berekening in de cel zelf. In de cel wordt de uitkomst van de berekening gezet. Bijvoorbeeld: =1,24+1,24 De berekening zie je nu in de formulebalk staan. De uitkomst (2,48) wordt in de cel getoond. 8
Beginnen met Excel 1 Getallen invoeren De tekst staat gedeeltelijk in kolom B. Daarom voer je de getallen in kolom C in. 1.3 Getallen invoeren 1 Maak cel C3 actief en typ: 5,25 2 Sluit af met Enter. 3 Kijk even of er een komma staat in 5,25. Nee? Gebruik dan de gewone komma. 4 Typ in cel C4: 1,49 5 In cel C5: 1,85 Excel herkent getallen automatisch en zet deze rechts in een cel. Hoe? Zo! Een berekening maken (3) Voor het invoeren van getallen gebruik je het cijfertoetsenbord. De punt kun je gebruiken als komma. De invoer van een getal sluit je af met Enter. Voor berekenen gebruik je de volgende symbolen: + om getallen op te tellen =4+2 Uitkomst: 6 - om getallen af te trekken =4-2 Uitkomst: 2 * om getallen te vermenigvuldigen =4*2 Uitkomst: 8 / om getallen te delen =4/2 Uitkomst: 2 9 9
Excel Basiskennis Rekenen met Excel Je koopt twee flessen Cola Light. 1 fles kost 1,62. Twee flessen kosten dus 1,62 + 1,62. 1.4 Berekeningen 1 Typ in cel C6: =1,62+1,62 Vergeet het =-teken niet! 2 Sluit af met Enter en Excel berekent de uitkomst: 3,24 3 Een zak Nacho chips kost 1,29. 4 Typ in cel C8: =1,29+1,29+1,29 5 Je kunt ook gebruik maken van het vermenigvuldigingsteken *. 6 Typ dan in cel C8 =3*1,29 7 Vergelijk met de figuur of je alles goed hebt gedaan. Hoe? Zo! Een formule gebruiken E Een formule voert ook een berekening uit. Maar in een formule gebruik je geen getallen maar celadressen: =A1+B1 In dit geval wordt het getal in cel A1 en het getal in cel B1 bij elkaar opgeteld. Het gebruik van celadressen is handig. Als je het getal in A1 verandert, berekent Excel automatisch het nieuwe totaal. Je typt de celadressen in de formule. Maar je kunt de celadressen ook met aanwijzen en klikken in de formule zetten. Daarbij krijgt elke cel een eigen kleur. In een formule herken je de cel dan makkelijk. 10
Beginnen met Excel 1 Formules maken Het totaalbedrag komt in cel C10 te staan. In die cel zet je een formule die dat berekent. 1.5 Een formule maken 1 Eerst typ je de laatste twee bedragen in: Typ in cel C8: 2,19 en in cel C9: 1,05 2 Maak cel C10 actief en typ een =-teken. 3 Klik in cel C3. Rond cel C3 verschijnt een stippellijn en in cel C10 komt te staan: =C3 4 Typ een +-teken (op de cijfertoetsenbord). 5 Klik nu in cel C4. In cel C10 staat nu: =C3+C4 6 Typ weer een +-teken en klik op cel C5. 7 Maak nu de formule af, zodat er komt te staan: =C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9 Elke cel heeft met een apart kleurtje gekregen: 8 Sluit af met Enter. Excel berekent direct het totaal: 18,94. Zie jij dat bedrag ook? Nee? Controleer dan je formule. 11
Excel Basiskennis 1.6 Nog een formule Je krijgt geld terug van de lege flessen die je hebt ingeleverd. Je berekent nu wat je totaal moet betalen. 1 Voer in cel C12 het bedrag voor de lege flessen in: 1,25 2 Maak in cel C13 de formule voor het te betalen bedrag: =C10-C12 3 Wat moet je betalen? (17,69) 1.7 Andere prijs De zoutjes zijn toch niet in de aanbieding zoals je dacht. Dus moet je de prijs veranderen. Omdat je in de formule celadressen gebruikt hebt, berekent Excel direct het nieuwe bedrag dat je moet betalen. 1 Klik in cel C8 om deze actief te maken. 2 Je kunt direct in cel C8 typen: 2,89 3 Druk op Enter. Excel berekent direct het nieuwe BETALEN: 18,39 Hoe? Zo! Je werk opslaan E Een bestand in Excel noem je een werkmap. Om een werkmap te bewaren, moet je het opslaan. Opslaan doe je via het menu Bestand. In het menu Bestand kies je dan voor Opslaan. 12
Beginnen met Excel 1 Je werk opslaan Voor je de nieuwe oefening maakt, sla je eerst de werkmap op. Daarna open je een nieuwe werkmap voor in de Eindopdracht. 1.8 Opslaan en nieuw werkblad 1 Kies Bestand en dan Opslaan om je werkmap op te slaan. 2 Sla je werkmap op in je eigen map met de naam: Verjaardag. 3 Sluit de werkmap via Bestand en dan Sluiten. 4 Klik op Bestand en kies Lege werkmap. Er wordt een nieuwe, lege werkmap geopend. Nu kun je de Eindopdracht maken. Hoe? Zo! Een nieuwe werkmap E Een nieuwe werkmap maak je via het menu Bestand. Je kies uit het menu Nieuw. Daarna klik je op Lege werkmap. 13 13
Excel Basiskennis Eindopdracht Je wilt op hockey. Van je ouders moet je eerst maar eens opschrijven hoeveel dat kost. Je maakt een nieuwe werkmap. Je voert de bedragen in en berekent het totaal. Tot slot sla je de werkmap op onder de naam Hockey.xlsx. Eindopdracht 1 A 1 Open een nieuwe, lege werkmap. 2 Voer de tekst en de bedragen in volgens het voorbeeld. 3 Eén hockeybak kost 2,49 euro. Voer in cel C7 de berekening in voor 5 ballen. 4 Scheenbeschermers kosten 10 euro per stuk. Voer in cel C9 de juiste berekening in. 5 Bereken in C11 het totaalbedrag. Eindopdracht 1 B 1 Je krijgt 50 euro korting omdat je oudere zus ook bij de club speelt. 2 Je hebt je vergist in de contributieprijs. Verander de contributie in 250 euro. 3 Bereken in C13 de totale kosten. Als je het goed gedaan hebt, is de uitkomst: 471,90. 4 Sla de werkmap op onder de naam Hockey. 5 Sluit de werkmap.w 6 Sluit Excel af. 14
Werkblad opmaken 2 2 Werkblad opmaken Wat ga je doen je past de kolombreedte en de rijhoogte aan je geeft cellen de tekstopmaak vet en cursief je geeft cellen een opvulkleurt je past het lettertype en de tekengrootte aan je geeft getallen een euroteken je maakt een optelstreep je geeft cellen een celstijl je maakt eenvoudige formules je gebruikt de functie SOM om celbereiken op te tellen Als je denkt dat je dit al weet en kunt, maak je de eindopdracht Deze oefenbestanden heb je nodig in dit hoofdstuk: Weekend.xlsx Formules.xlsx Goed doel.xlsx 15
Excel Basiskennis Werkmap openen Je wilt samen met een vriend een weekend weg. Jullie hebben echter maar een beperkt budget. Daarom ga je uitrekenen of het wel kan voor dat bedrag. In Excel maak je een overzicht van de kosten. Om je te helpen hebben we alvast een begin gemaakt in de werkmap Weekend. 2.1 Werkmap openen 1 Open het bestand Weekend.xlsx. De werkmap wordt geopend, zie hiernaast. Je maakt de werkmap in orde: bredere kolommen, een automatische optelling en je maakt de opmaak van tekst, getallen en cellen in orde. Hoe? Zo! Excelbestand openen Een Excelbestand openen doe je via het menu Bestand. In het menu Bestand kies je dan voor Openen. Vraag je docent waar de oefenbestanden staan en ga naar die locatie. Dubbelklik op het bestand om het te openen. 16
Werkblad opmaken 2 Kolombreedte en rijhoogte Zoals je ziet, past de tekst niet in de cellen van kolom A. Je maakt de tekst passend door de kolom breder te maken. 2.2 Kolombreedte aanpassen 1 Sleep aan de kolomscheiding en maak kolom A zo breed dat alle tekst leesbaar is. 2 Maak rij 1 ongeveer 34 pixels hoog. Hoe? Zo! Kolombreedte en rijhoogte aanpassen Je past de kolombreedte het makkelijkst aan met slepen aan de kolomscheiding: 1 Zet de muiswijzer precies op de kolomscheiding tussen kolom A en kolom B. De muiswijzer verandert in:. 2 Sleep de kolomscheiding naar rechts en de kolombreedte wordt aangepast. Op dezelfde manier maak je een rij hoger: 17 17
Excel Basiskennis Automatisch optellen 2.3 Automatisch optellen 1 Bereken in cel B10 met de knop Som het totaal: 2 Het totaal bedrag verschijnt in cel B10: 1375 3 Bereken op dezelfde manier het totaal van de inkomsten in cel B15. Uitkomst: 1150 4 Bereken in cel B17 hoeveel je nog moet bijbetalen. De formule daarvoor is =B10-B15 Uitkomst: 225 5 Sla de werkmap op met de naam: Weekendje weg Hoe? Zo! Automatisch optellen met SOM In Excel maak je een automatische optelling met de knop AutoSom Bewerken. in het groepsvak Als je op de knop AutoSom klikt, verschijnt een formule met de SOM-functie. Deze formule betekent: bereken de som van de getallen in het bereik B5:B9. 18
Werkblad opmaken 2 Tekstopmaak Net als in Word kun je letters en getallen opmaken. Dat wil zeggen vet of cursief zetten of een kleur geven. Maar ook een ander lettertype of andere tekengrootte. 2.4 Vet, cursief, groter 1 Zet de tekst in cel A1 Vet. 2 Zet de tekst ook Cursief. 3 Geef de tekst de Tekengrootte 18 punten. 4 Zet de cellen A3, A12 en A17 op dezelfde manier vet. 5 Geef de tekst in die cellen ook tekengrootte 14 punten. 2.5 Lettertype en tekstkleur 1 Geef de tekst in cel A1 het lettertype Arial Black. 2 Geef de tekst in cel A1 een paarse tekstkleur. 3 Geef de tekst in cel A3 een rode kleur. 4 Geef de tekst in cel A15 een groene kleur. 5 Geef de tekst in cel a17 een blauwe kleur. Hoe? Zo! Tekstopmaak De knoppen en keuzelijsten voor tekstopmaak staan in het groepsvak Lettertype. Lettertype Tekengrootte Vet Tekenkleur 19 Cursief Onderstreept Opvulkleur Randen 19
Excel Basiskennis Euro teken Voor een geldbedrag zet je meestal een euroteken: 2.6 Opmaak met -teken 1 Geef de cellen B4 tot en met B10 de Financiële getalnotatie. Er staat nu een -teken links in de cel en ook twee nullen achter het bedrag. 2 Geef ook het bereik B13:B15 en cel B17 de opmaak met het -teken. Hoe? Zo! Euroteken Het -teken voor een bedrag verschijnt als je een cel de opmaak Financieel geeft. Het gaat met de knop Financiële getalnotatie in het groepsvak Getal. Eerst selecteer je de cel of het bereik. 20