Bestuursrapportage 2017 t.b.v. Raden Januari t/m mei 13 juli 2017
Inhoudsopgave Inleiding 3 Programma Werk 4 Programma Inkomen 7 Programma Aanvullende inkomensvoorziening 10 Programma Bedrijfsvoering 11 Financiën en risico s 13 Orionis Walcheren 2 Bestuursrapportage 2017
Inleiding Hierbij ontvangt u de rapportage van Orionis Walcheren over de eerste vijf maanden van 2017. In de primaire begroting 2017 zijn doelstellingen opgenomen. Deze zijn veelal afgeleid uit het beleidsplan. De reeds vastgestelde begrotingswijzigingen hebben gevolgen voor de opgenomen doelstellingen in de primaire begroting en wijzigen deze soms, of vullen aan. In deze rapportage zijn de gewijzigde doelstellingen opgenomen. Deze sluiten nu aan bij het beleidsplan en het Plan van Aanpak. In het laatste hoofdstuk treft u de financiën aan. Programma Werk Uitstroom naar werk zit net boven de norm. Dit betreft de verhoogde norm vanuit het (later ingegane) Plan van Aanpak. Deze norm ligt fors hoger dan 2016 en 2015. Hiermee is een goed resultaat neergezet. Productie- en detacheringsomzet zit op peil, gemeten ten opzichte van de 2 e (verlaagde) begrotingswijziging. De groei van beschut werk komt nu echt op gang. Programma Inkomen De ontwikkeling van het klantbestand is inmiddels weer positief, nadat dit een paar maanden boven de doelstelling lag. Dit meerdere wordt inmiddels ingehaald in juni. De ontwikkeling op Walcheren is ook gunstiger dan het landelijk gemiddelde. Effecten van het Plan van Aanpak worden hierin zichtbaar. Programma Aanvullende inkomensvoorziening Naast de reguliere uitvoering zijn de zaken die er uit springen: de implementatie van het integrale beleidsplan schuldhulpverlening, het continueren en breder uitzetten van vroegsignalering huurschulden en de integrale uitvoering armoedebeleid samen met Porthos, met aandacht voor maatwerk. Programma Bedrijfsvoering Het onderzoek van Berenschot is vertaald in een Plan van Aanpak. Dit Plan is deze periode goedgekeurd en grotendeels geïmplementeerd. De eerste positieve resultaten hiervan zijn zichtbaar. Financiën en risico s De realisatie van de financiën over deze periode ligt in lijn met de jaarcijfers van de tweede begrotingswijziging. Een begrotingswijziging is dus niet noodzakelijk. Belangrijkste risico s/onzekerheden voor de resterende periode zijn de ontwikkeling van het klantenbestand en de definitieve vaststelling van de Rijksvergoeding, de omzet van het werkleerbedrijf en de afbouw van het WSW-bestand. De post onvoorzien is nihil, deze is ingezet voor het Plan van Aanpak. Vlissingen, 13 juli 2017 S.Stroosnijder, voorzitter Orionis Walcheren 3 Bestuursrapportage 2017
Programma Werk Onder het programma Werk vallen alle re-integratieactiviteiten voor bijstandsgerechtigden en gerelateerde doelgroepen. Ook de infrastructuur van het werkleerbedrijf valt onder dit programma. Dit werkleerbedrijf is het middel om de doelgroepen bijstandsgerechtigden en WSW-ers te laten participeren en zich te ontwikkelen. Dit programma bevat ook de inkomensvoorziening Wsw. Product Wat willen we bereiken Wat gaan we daarvoor doen Realisatie t/m mei Werkinfra -structuur Reintegratie Maximale doorstroming Wsw-medewerkers naar zo regulier mogelijke arbeid Maximaal benutten van de bestaande werkinfrastructuur door een hoge bezettingsgraad te creëren en het bedrijfseconomisch verantwoord maken Loopbaanontwikkeling (80-100% arbeidsvermogen): klanten direct activeren Trajectontwikkeling (50-80% arbeidsvermogen): aanbieden van reintegratietraject Arbeidsontwikkeling (0-50% arbeidsvermogen): aanbieden van (beschut) werk Detacheringsomzet Wsw van 1.000.000 Netto productie-omzet van 4.206.000 Bruto productie-omzet door inbestedingen gemeenten stijgt met 43.000 naar 1.573.000 De bezetting van het aantal interne werkleerplekken is gemiddeld minimaal 75% per 1 juli Uitstroom werk 520 klanten naar werk Minimaal 50% van de ingezette werkleerplekken in het Werkleerbedrijf leidt tot uitstroom naar werk Realiseren van de garantiebanen: 75 door overheid en 144 door bedrijfsleven ultimo jaar 11 beschut werkplekken beschikbaar stellen 422.000 1.780.000 522.000 Zie toelichting op de resultaten 46% 1 Werkleer plekken 195 n.n.b. 48 overheid en 46 bedrijfsleven 4 personen, 2,94 fte 2 Uitstroom naar werk 3 Baanafspraak 4 Beschut werk Orionis Walcheren 4 Bestuursrapportage 2017
Groep klanten die tijdelijk of langdurig geen mogelijkheden heeft participeert op een andere manier Klanten stimuleren tot het zelf organiseren van vrijwilligerswerk 42 klanten aangeboden en 26 klanten doorgeleid naar vrijwilligerswerk 7 Participatie Punt Toelichting op de resultaten 1.Werkleerplekken Op basis van de arbeidsmarktgerichtheid van de werksoorten kan een optimaal aantal werkleertrajecten worden bepaald. Dit bedraagt 168 plekken. Hier werken we gefaseerd naar toe. Een tussendoelstelling is een bezettingspercentage van 75% per 1 juli; 126 plekken. Per 1 juni zijn er 173 plekken bezet, waarvan 77 werkleertrajecten oftewel 46%. De overige bezette plekken zijn jongeren met een arbeidsovereenkomst, werkervaringsplaatsen, stageplaatsen etc. Daarnaast zijn er 13 werkleertrajecten elders gerealiseerd. Om de doelstelling te halen dienen meer klanten geplaatst te worden op een werkleerplek. Doelmatigheidshandhaving bij het aanbieden van een werkleerplek moet hieraan bijdragen, evenals het sneller inzetten van dit instrument voor de klantgroep trajectbegeleiding. 2.Uitstroom naar werk De extra acties uit het plan van aanpak leiden tot een hogere uitstroom. De doelstelling van 520 uitstroom naar werk ligt daarmee 70% hoger dan het gemiddelde van 2015/16. De realisatie per 1 juni ligt 6 hoger dan de norm, waarmee een goed resultaat is neergezet. Het is nog te kort dag om de individuele maatregelen te evalueren, eerst een aantal maanden consequent doorgaan op de ingezette wijze. Als we een werkleertraject inzetten doen we dat alleen nog als dat leidt tot uitstroom naar werk. Trajecten duren niet standaard 6 maanden maar zijn zo kort als mogelijk. Door het effectief inzetten moet de doorstroom naar werk minstens 50% worden. De huidige periode tot en met mei levert nog te weinig aantallen op om een realisatiecijfer te presenteren. 3.Baanafspraak (voorheen Garantiebanen) In de periode vanaf januari tot en met mei zijn er binnen Walcheren 18 plaatsingen gerealiseerd die meetellen voor de Wet Banenafspraak, Plaatsingen vanuit UWV zijn onbekend. De doelstelling baangarantie is echter geen doelstelling van Orionis/UWV alleen, maar juist van bedrijfsleven en overheid. Orionis en UWV zijn de aanleverende partijen voor de kandidaten. Voorgesteld wordt dan ook deze indicator in de doelstellingentabel van Orionis weg te laten omdat deze geen zuiver beeld geeft van de plaatsingen. 4.Beschut Werk De afspraken in het beleidsplan zijn inmiddels vervangen door de minimale taakstelling die door het ministerie is opgelegd ingaande 2017. Orionis stelt ultimo 2017 11 werkplekken beschikbaar voor mensen die door UWV geïndiceerd worden voor beschut werk. Onder een werkplek verstaan we dan 1 fte, wat voor beschut werk overeen komt met 31 uur per week. Orionis Walcheren 5 Bestuursrapportage 2017
Orionis stimuleert klanten tot een zo hoog mogelijke graad van participatie. Wanneer beschut werk het maximaal haalbare lijkt te zijn en de persoon voldoet naar inschatting van de arbeidsdeskundige aan de vereisten van het beschut werk, vindt doorleiding naar UWV plaats. Onderrealisatie kan ontstaan als er onvoldoende aanmelding is, bij een groter aantal aanmeldingen dan er plaatsen zijn ontstaat een wachtlijst. Kort na rapportagedatum is het aantal beschut werk verder gestegen tot 8 personen (7,1 fte). Orionis Walcheren 6 Bestuursrapportage 2017
Programma Inkomen Het programma inkomen bevat de inkomensvoorziening voor bijstandsgerechtigde en de activiteiten in het kader van de handhaving. Product Wat willen we bereiken Wat gaan we daarvoor doen Realisatie t/m mei Inkomens voorziening bijstandsgerechtigd en Een snelle verwerking van een aanvraag voor een uitkering Bij 90% van de klanten is de doorlooptijd tussen indiening complete aanvraag en intakegesprek max. 2 weken 33% Gemiddeld 19 kalenderdagen tussen het indiening complete aanvraag en intakegesprek 90% van de intakes is binnen 2 weken (gecorrigeerd voor hersteltermijn) afgehandeld 74% Gemiddeld 11 tussen intake en besluit. Zie toelichting 1 Intake inkomensvoorziening bijstand Beheersing van het klantenbestand; de ontwikkeling in de omvang van het bestand aan uitkeringsgerechtigden dient gelijk aan of positiever te zijn dan de landelijke ontwikkeling Het klantenbestand bedraagt maximaal 3427 bijstandsuitkeringen en 161 overige uitkeringen Gemiddeld aantal bijstandsuitkeringen 3530 en 160 overig 3557 bijstandsuitkeringen en 158 overige uitkeringen. Zie toelichting 2 Klantenbestand Gemiddeld 3578 bijstandsuitkeringen en gemiddeld 158 overige uitkeringen. Zie toelichting 2 Klantenbestand Ontwikkeling klanten- Een voordelig verschil van aantal positiever dan 0,7% (t/m april) landelijke cijfers Zie toelichting 2 Klantenbestand Orionis Walcheren 7 Bestuursrapportage 2017
Toelichting op de resultaten 1.Intake Inkomensvoorziening bijstand De doorlooptijd vanaf het indienen van een complete aanvraag tot intake is gemiddeld 3,5 week. Wel worden alle aanvragen afgewikkeld binnen de wettelijke termijn. Er is een verbeterproject uitgevoerd met behulp van de LSS (Lean Six Sigma) methodiek waarbij het meten en het samen met de medewerkers verbeteren centraal stond. Op basis van dit project volgen nog een aantal verbetermaatregelen die er toe moeten leiden dat de doelstellingen gehaald worden. 2.Klantenbestand Op basis van het vastgestelde Plan van Aanpak en rekening houdend met de vaststellingsdatum daarvan is het klantenaantal in de 1 e begrotingswijziging en 2 e begrotingswijziging aangepast. Ook is het verloop over de verschillende maanden aangepast, rekening houdend met de effectuering van de maatregelen uit het Plan van Aanpak. De resultaten zijn als volgt: 3650 klantenbestand 2017 PW per 31 mei 3600 3550 3555 3557 3500 3450 3427 3400 1 jan jan feb mrt apr mei juni jul aug sept okt nov dec realisatie landelijke mutatie begr 2017 2e BW (nog niet vastgesteld) PW-uitkeringen Beginstand Instroom 27+ Instroom 27- correcties instroom Uitstroom Werk Uitstroom overig Jaarnorm 2017 3.555 578 339 220-520 -745 Periodenorm t/m mei 3.555 245 150 92-189 -283 Realisatie t/m mei 3.555 257 128 75-195 -263 Eindstand 3.427 3.570 3.557 Gemiddelde 3.530 3.563 3.578 Orionis Walcheren 8 Bestuursrapportage 2017
Tot en met mei ligt het klantenaantal 13 onder de doelstelling. Vanwege de hogere realisatie in de eerdere maanden ligt het gemiddelde aantal nog 15 boven de doelstelling. Inmiddels is dit verschil verder verkleind door de positieve realisatie in juni. Evaluatie plan van aanpak Een eerste effect van de uitvoering van het plan van aanpak is nu zichtbaar in het klantenaantal. Een groot aantal acties uit het PvA is nu uitgezet en in de komende maanden volgen er meer. Het is nog te kort dag om de individuele maatregelen te evalueren, eerst een aantal maanden consequent doorgaan op de ingezette wijze. Met ingang van het Raadsdashboard over juni zullen klantaantallen over specifieke acties uit het PvA geleverd worden. Dit volgt tweemaandelijks. Eind 2017, begin 2018 zal een brede evaluatie van het PvA worden gehouden, waarbij tevens besluiten genomen kunnen worden over het vervolg in 2018 en de jaren daarna. Investeringen ten behoeve van het PvA zijn nu tijdelijk goedgekeurd voor 2017 en 2018. Orionis Walcheren 9 Bestuursrapportage 2017
Programma Aanvullende inkomensvoorziening Het programma aanvullende inkomensvoorziening betreft alle aspecten die verder gaan dan de basisvoorzieningen bijstandsuitkering en Wsw-loon. Aanvullende inkomensvoorzieningen zijn enerzijds bijzondere bijstand en minimaregelingen, anderzijds ondersteunende regelingen als budgetbeheer, schuldhulpverlening, beschermingsbewind en de WSNP. Product Bijzondere bijstand & Minima beleid Schulddienstverlening Wat willen we bereiken Effectieve benutting van bijz. bijstand en minimaregelingen Klanten ondersteunen in de ontwikkeling naar financiële zelfredzaamheid Dienstverlening voldoet aan de normtijden NVVK Wat gaan we daarvoor doen Realisatie t/m mei Uitvoeren gemeentelijk beleid bijzondere bijstand en minimabeleid en Integrale Schuldhulpverlening 2017-2020 Budget coaching: binnen 18 maanden is 80% van de trajecten positief afgerond 75% van de minnelijke trajecten schuldhulpverlening is binnen 120 dagen afgerond Wordt uitgevoerd % zelfredzaamheid binnen 18 jaar middels budget coaching is 100% t/m mei (op basis van 3 trajecten) Zie toelichting 1 Schulddienstverlening Gemiddeld 186 dagen (14% binnen 120 dagen) Zie toelichting 2 Normtijden Toelichting op de resultaten 1.Schulddienstverlening Het percentage zelfredzaamheid bij budgetbeheer oogt positief, maar is slechts gebaseerd op 3 gevallen. De komende periode bereiken meer trajecten de periode van 18 maanden, zodat een robuuster cijfer gemeten kan worden. 2. Normtijden Er is een grote mate van afhankelijkheid van derden (schuldeisers) voor het halen van de doorlooptijd. Landelijk blijkt dat veel gemeenten de 120-dagennorm niet kunnen halen. Dat komt omdat schuldeisers niet binnen de daarvoor gestelde termijnen reageren om het saldo van de openstaande vorderingen door te geven. De 120 dagen blijft staan als norm omdat dit gekoppeld is aan de Nvvk-certificering. Orionis Walcheren 10 Bestuursrapportage 2017
Programma Bedrijfsvoering Het programma bedrijfsvoering betreft de uitvoering van de hiervoor genoemde programma s. De algemene kosten die hiermee samenhangen worden in het programma Bedrijfsvoering opgenomen. Plan van aanpak Het plan van aanpak beschrijft verschuivingen in aanpak, extra maatregelen en een aantal beleidswijzigingen. Alles gericht om uitstroom te vergroten, instroom te beperken en een antwoord te geven op de aanbevelingen in het rapport van Berenschot. Hierbij wordt mede gebruik gemaakt van de analyses van Berenschot gebaseerd op hun eigen expertise en ervaringen elders in het land. Op 30 maart heeft het Algemeen Bestuur het plan van aanpak en de eerste begrotingswijziging 2017 goedgekeurd. Daarmee ondersteunt het Bestuur onze plannen voor een doortastende aanpak om de uitstroom te verhogen en de instroom te verminderen. Dit jaar ligt de focus van de organisatie dus bij het implementeren en uitvoeren van het plan. We zijn niet direct gestart met alle deelactiviteiten, maar verspreiden ze over het jaar heen. Niet alles kan tegelijk ingevoerd worden. Een goede planning en verantwoord aan de slag gaan zijn voorwaarden voor succes. In september 2016 zijn we al gestart met een andere intake, het werkgesprek aan de voorkant. Nu, eind mei 2017, staan nog maar een paar punten open waarmee we nog niet gestart zijn. In de ontwikkeling van de klantaantallen zijn de eerste resultaten van het PvA zichtbaar. Afdelingsplannen 2017 Naast het plan van aanpak zijn in de begroting voor 2017 alle activiteiten, doelstellingen en resultaten beschreven. Plan van aanpak en de uitvoering van de begroting zijn vertaald naar afdelingsjaarplannen. Daarin komen de succesbepalende factoren aan de orde: op welke punten moeten we focussen om in de uitvoering de doelstellingen en resultaten te behalen en daarmee succes te behalen. We verwachten van medewerkers een kritische houding naar het werk, waarbij iedereen zich doorlopend afvraagt of wat zij doen ook echt bijdraagt aan het halen van de doelstellingen. Steeds staat voorop de gezamenlijke bijdrage aan de organisatiedoelen en de vraag hoe we dit meetbaar kunnen maken. Rapportages Tweemaandelijks rapporteren we over de voortgang van het plan van aanpak. Dit wordt onderdeel van het reguliere, 2-maandelijkse dashboard. Over het plan van aanpak is afgesproken om begin 2018 op de verschillende deelacties kwantitatief en kwalitatief te evalueren. Omdat de acties gericht zijn op het verminderen van de instroom en het vergroten van de uitstroom zullen de getallen/aantallen centraal staan in Orionis Walcheren 11 Bestuursrapportage 2017
de evaluatie. De evaluatie vormt de basis voor de begroting 2019 en bepaalt dus ook of we de dingen die we nu doen, vanuit het plan van aanpak, in de komende jaren voortgezet kunnen worden. Bezwaar/beroep en Klachten Het aantal bezwaarschriften is met 6% gestegen ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar (10 bezwaarschriften meer). Alle bezwaarschriften zijn ruim binnen de wettelijke termijn behandeld. Van deze bezwaarschriften is 16% (gedeeltelijk) gegrond verklaard (heel 2016: 24%) Er zijn 40 klachten behandeld. Dit is 48 % meer dan in de vergelijkbare periode vorig jaar. Veruit de meeste klachten berustten op een misverstand en zijn praktisch meestal telefonisch opgelost. Er waren 4 klachten waarbij vastgesteld is dat Orionis onzorgvuldig heeft gehandeld. Dit betrof de lange wachttijd c.q. manier van afhandelen bij schuldhulpverlening. Bij 2 klachten is vast gesteld dat Orionis onbehoorlijk heeft gehandeld. Dit betrof de manier waarop een cliënt te woord was gestaan. De stijging in het aantal bezwaren en klachten komt door striktere toepassing van de regelgeving. Ook afwijzende besluiten op maat leveren ook meer bezwaren op. In juni steeg ook het aantal bezwaren als gevolg van de no-show maatregel. Verder leidt de langere wachttijden bij schuldhulpverlening tot meer klachten. Informatiebeveiliging (o.a.suwinet) Er heeft een externe audit m.b.t. Suwinet plaatsgevonden. Er is een goedkeurende verklaring afgegeven. Het jaarlijkse ICT-beveiligingsassessment DigiD 2016 is tijdig uitgevoerd door een externe auditor. Hij heeft een goed oordeel gegeven. De uitvoering van het controleplan loopt op schema. Er zijn daarbij geen onrechtmatigheden geconstateerd. De nodige acties naar aanleiding van de implementatie van het landelijke programma Borging Veilige Gegevenswisseling Suwinet (BVGS) zijn gerealiseerd. Dit zijn de invoering van de whitelist-functie en het herbeoordelen van de autorisaties. HRM-beleid/Ziekteverzuim Het doorlopende gemiddelde van het ziekteverzuim (over 12 maanden gerekend) is per eind mei 6,2% voor ambtenaren. Er is een dalende trend (doorlopend gemiddelde 2016: 6,9%). Voor de WSW is het doorlopende gemiddelde 14,8%. Deze lijn blijft stabiel. Kanttekening waar we rekening mee moeten houden, is het feit dat door het ontbreken van nieuwe instroom de gemiddelde leeftijd stijgt. Dit heeft als risico een hoger lang verzuim. De gemiddelde verzuimduur heeft een licht stijgende trend. In het eerste kwartaal van dit jaar hebben we veel aandacht besteed aan de werkbeleving van medewerkers door het houden van een Werkbelevingsonderzoek. Samen met de medewerkers werken we een actieplan uit met de punten die verbeterd moeten worden en met betrekking tot de goede punten die we moeten behouden. Orionis Walcheren 12 Bestuursrapportage 2017
Financiën en risico s Tegelijk met deze rapportage zijn de financiële cijfers over de periode januari t/m mei opgesteld. Op basis hiervan kan een verwachte prognose voor het jaar 2017 worden gemaakt. Deze prognose sluit aan op de huidige begroting incl. de tweede begrotingswijzing. Dit betekent dat deze rapportage niet noodzaakt tot een begrotingswijziging: de tweede begrotingswijziging is een reëel uitgangspunt voor 2017. Actualisatie 2 e begrotingswijziging Vrij kort na het aanbieden van de tweede begrotingswijzing is de meicirculaire 2017 gepubliceerd. Het Participatiebudget voor 2017 is naar boven bijgesteld. Dit lijkt gunstig maar de lasten stijgen eveneens om dezelfde reden als de stijging van de rijksvergoedingen. Dit betreft namelijk: Loon- en prijsontwikkeling Wijziging verdeelsystematiek door het rijk. Het budget tot en met 2016 was verdeeld over de woongemeenten. De huidige verdeling per 2017 en verder is gebaseerd op de betalende gemeenten. Onderlinge verrekening tussen gemeenten komt daarmee te vervallen. Aangezien de uitstroom in 2016 hoger is dan de voorspelling van de blijfkansen is het beschikbare bedrag per arbeidsjaar voor het jaar 2017 hoger dan verwacht. Het bedrag per arbeidsjaar blijft wel de komende jaren dalen. De blijfkansen voor 2017 en verder zijn opnieuw geprognotiseerd. Vanuit Cedris wordt verwacht dat de afname van de aantallen over 2017 minder snel zal gaan dan waarmee in de ramingen rekening is gehouden. In de huidige blijfkansen is namelijk geen rekening gehouden met de verhoging van de pensioenleeftijd. Op ambtelijk niveau hebben SZW, VNG en Cedris overleg om te komen tot een eenvoudigere voorspelling van de afname. Zowel de baten als de lasten muteren nagenoeg met een gelijke bedrag. Per saldo voor 2017 budgettair neutraal. Risico s In de primaire begroting 2017 is in de paragraaf Weerstandsvermogen een top-10 van risico s opgenomen. Dit geldt onverkort. Door de begrote verhoging van de uitstroom van het klantenaantal is het risico in financiële zin zelfs toegenomen. Bovendien is de post onvoorzien reeds volledig ingezet voor het Plan van Aanpak. De resterende financiële ruimte is daarmee nihil. De belangrijkste risico s/onzekerheden voor de rest van het jaar zijn: 1- Ontwikkeling klantenaantal 2- Definitieve rijksvergoeding BUIG (eind september) 3- Werkelijk afbouw Wsw-populatie 4- Ontwikkeling omzetten en opbrengsten Werkleerbedrijf Orionis Walcheren 13 Bestuursrapportage 2017