Memo Formatie Gebiedsteams 2016 Datum : 11-09-2015 Aan : BCT Van : Abassin Nessar Aanleiding: Eind dit jaar eindigt een aantal (tijdelijke) arbeidscontracten van medewerkers die deel uit maken van de gebiedsteams. Deelnemende partnerorganisaties vragen om duidelijkheid over de positie van hun medewerkers in het Gebiedsteam. Naar aanleiding van de uitvraag van het Regiecentrum m.b.t. de formatie in het GT voor 2016 is in het BCT afgesproken om hiervoor een werkgroep samen te stellen bestaande uit beleidsmedewerkers en teamleiders gebiedsteams. De werkgroep heeft een verkenning uitgevoerd waarbij vooral is gekeken naar een mogelijke formatie van de gebiedsteams in 2016 en de rechtspersoonlijkheid van de aanstelling van medewerkers binnen de gebiedsteams. Probleemstelling: Het onderwerp van formatie gebiedsteams is besproken in het teamleidersoverleg van de gebiedsteams van 26 augustus en op 27 augustus met de BCT werkgroep op basis van de onderstaande vragen. 1. Welke formatie heeft het GT in 2016 nodig om op een gekantelde wijze haar taken uit te voeren? 2. Welke juridische constructie van aanstelling wordt gehanteerd in het gemeentelijke voorstel(len) richting de moederorganisaties? Pagina 1 van 8
1. Voorstel berekening formatie gebiedsteams 2016: In onderstaande tabel treft u een kader voor de berekening van de formatie van de gebiedsteams in 2016 op basis van de Product x tijdfactor. Deze is ontwikkeld op basis van verschillende gradaties in doelgroepen, overhead, reistijd en allerlei niet cliënt-gebonden werkoverleggen. In de praktijk is gebleken dat de gebiedsteams bij intakegesprekken meer tijd nodig hebben om gekanteld te kunnen werken. Er is meer tijd nodig om alle betrokkenen te betrekken. Dit is nog onvoldoende uitgewerkt in de bestaande formatie. Daarnaast gaat het om de visie om de zaken die wat langer durende ondersteuning nodig hebben, zelf in het gebiedsteam uit te voeren. Daarmee maak je de FO groter waardoor het budget Wmo en Jeugdwet minder uitgenut wordt. De gebiedsteams pleiten daarom voor een verschuiving van het budget waardoor dichterbij, gekanteld, met korte lijnen, 1 gezin 1 werker 1 plan gewerkt kan worden. Uiteraard moet daarbij rekening worden gehouden met de uitgangspunten preventief werken, hulp bieden in de 1 e lijn en toegang tot 2 de lijn. Uitgangspunten gebiedsteams: bij de berekening van de formatie gebiedsteams dient rekening gehouden te worden met doelstelling voor de gebiedsteam preventief werken, hulp bieden in de 1 e lijn en toegang tot 2 de lijn. Werkproces Taken Uren per tijdeenheid Direct-cliëntgebonden tijd Meldingsprocedure Cliënt meldt zich via Toegang en heeft We hebben Intake (binnen 5 dagen eerste) gesprek. gerekend met 7,5 GT-mw-er : uur gemiddeld. gaat op huisbezoek(en) Als je echt doet onderzoek, gekanteld wilt betrekt hulpvrager/netwerk, werken, wat is benadert zo nodig bronnen (HA, dan een reëel school, behandelaar) aantal uren voor maakt (onderzoeks-) veslag c.q plan de intake? Pagina 2 van 8 van aanpak en en doet eventueel een aanvraag maatwerkvoorziening via de gegevensoverdracht eventueel in overleg met een specialist. 7,5 uur per 6 weken gemiddeld Praktijkvoorbeelden - Intake melding zelfredzaamheidproblemen - Intake melding financiële problemen - Intake melding relatieproblemen - Intake melding opvoedproblemen Begroting en Benodigde fte Aantallen per gebiedsteam in te vullen en te berekenen op basis van huidige instroom, te verwachten herindicaties in 2016.
Inzet GT licht Inzet GT regie Inzet GT zwaar GT-mw-er heeft onderzoek gedaan en in het plan van aanpak is opgenomen dat de GTwerker: Heeft gemiddeld circa 5 gesprekken gedurende 3 maanden. Daarna kan de cliënt zelf verder. GT-werker heeft onderzoek gedaan en in het plan van aanpak is opgenomen dat de GT-werker: circa 1 á 2 x per maand contact heeft met het gezin gedurende een langere periode (6 of 9 of 12 maanden). Er is bv sprake van gespecialiseerde zorgaanbieder of een kinderbeschermingsmaatregel, terwijl er in het gezin wel regie nodig blijft. Voorzitten collateralen Zorgaanbieders koppelen terug aan GT-werker. Begeleiding ingezette vrijwilligers GT-werker heeft onderzoek gedaan en er is sprake van een multi-problemgezin (MPG) waarbij er langdurig inzet van het GT gewenst is, eventueel naast de inzet van zorgaanbieders (maatwerkvoorziening), maar dit hoeft niet. GT-werker verleent hulp aan het MPG GT-werker voert de regie GT-werker levert bemoeizorg GT-werker schaalt op en af als dat 15 uur in 3 maanden (inclusief reistijd, evaluatie, intern overleg) 24 per half jaar, 48 uur op jaarbasis (inclusief reistijd, evaluatie, collateralen voorzitten etc) 40 uur per half jaar (eventueel 80 uur op jaarbasis) (inclusief reistijd, rapportage, voorzitten collateralen, overleg HA, zorgaanbieders, scholen - Herindicatie met meerdere zorgvragen - Relationele vragen - Opvoedingsvragen - Financiële vragen - Huisvesting etc - Mensen met een verstandelijke beperking - Structureel ondersteuning nodig - Multi-problemgezin - Chronische problematiek - Multi-problem gezinnen - Langlopende terugkerende problematiek - Verslaving - Zorgmijders/zorgweerders - Mensen met een verstandelijke beperking - Overlast veroorzakende jongeren?? Aantallen Aantallen Aantallen Pagina 3 van 8
nodig is Niet direct-cliëntgebonden - tijd Projecten - Innovatieve projecten ( 1 10 % van de - Relatiebeheer 2 totaalinzet - Advies/consultatie 3 medewerkers Werkoverleg - Teamoverleg 15 uur per maand Is verdisconteerd in productiviteit - werkoverleg teamleider, - werkoverleg eigen leidinggevende moeder-organisatie per medewerker Deskundigheidsbevordering - Georganiseerd door gebiedsteam t.b.v. 10 uur per maand Is verdisconteerd in productiviteit 4 rol generalist per medewerker - Casuïstiek - Intervisie - Georganiseerd door moederorganisatie t.a.v. specialisaties Verlof - Verlof regulier regulier Is verdisconteerd in productiviteit - Verlof bijzonder - feestdagen Verzuim - ziekteverzuim regulier Is verdisconteerd in productiviteit Totale productiviteit per medewerker per jaar : 1872 u minus: - 250 u (verlof) (dit is wettelijk vastgesteld bij 36 uur werken) - 75 u (gemiddeld ziekteverzuim); dit is schatting van een gemiddeld verzuim van 4 % - 208 u (werkoverleg) 15 uur per maand x 12 = 180 uur per jaar (ietsje ruimer genomen want de projecttijd zit nergens in) 1 Er bestaan drie innovatie projecten : Training financiële problemen in the pocket, gespreksgroep voor kinderen waarvan de ouders gescheiden zijn, project Movability 2 Bv met sleutelfiguren en dorpsbelang contacten onderhouden, met zorgaanbieders, met huisartsen inhk opdracht 1 3 Advies en consultatie zonder dat je de cliënt ziet, bv als schoolmaatschappelijk werker adviseer je de leerkracht. 4 Zoals in de berekening staat: als iemand volledig werkt heb je 1872 productieve uren. Dan moet je verlof, ziekteverzuim, werkoverleg, deskundigheidsbevordering, al die uren die je NIET direct aan cliënten kunt besteden (oftwel de niet-productieve uren) er af trekken. Dan houd je zoveel productiviteit over. Die productieve geschatte uren kan de medewerker aan een cliënt besteden, in deze berekening wordt uitgegaan van 1150 uren. Pagina 4 van 8
- 200 u ( deskundigheidsbevordering, innovatie) 15 uur per maand x 12= 180 + 20 u voor projecttijd. 1150 u cliëntgebonden productiviteit per jaar x 11,6 fte = 13.340 uren (voorbeeld formatie gebiedsteam Franeker) 2. Rechtspersoonlijkheid aanstelling medewerkers gebiedsteam: De bestaande contracten van medewerkers van de partnerorganisaties zijn opgesteld op basis van subsidiëring. Daarnaast zijn er algemene afspraken die de werker heeft gemaakt met de moederorganisatie (vakantie-uren, opleidingsuren). Het gaat om netto-uren inzet. De Wmo specialisten die vanuit Dienst SoZaWe werkzaam zijn binnen de gebiedsteams zijn formeel in dienst bij Dienst SoZaWe maar staan onder functionele aansturing van de teamleiders van gebiedsteams. Onderstaand treft u een uitwerking van verschillende vormen van rechtspersoonlijkheid van aanstelling van medewerkers binnen het gebiedsteam. Payroll: Payrolling is het uitzenden van medewerkers tegen een lager tarief dan het uitzendtarief. Het lagere tarief kan worden aangeboden, omdat je bij payrolling als werkgever de kosten van de werving en selectie van de medewerkers draagt. Voordelen Juridisch gezien is het personeel in dienst van het uitzendbureau/de payrollorganisatie, wat inhoudt dat je als organisatie je niet bezig hoeft te houden met administratieve en juridische taken Werving en selectie in eigen hand Flexibel omgaan met personeel (je hebt een beperkte tot geen opzegtermijn) Omslagfactor ten opzichte van detachering/uitzenden is lager (factor vanaf 1,7 over brutoloon) Nadelen Tijd en geld kwijt aan werving en selectie (hogere) kosten medewerker i.v.m. de diensten van het uitzendbureau/de payrollorganisatie Na 3,5 jaar een payroll-contract (Fase A+B ABU, Fase 1+2+3 NBBU) afname van flexibiliteit, aangezien (medewerker krijgt onbepaald contract bij payrollorganisatie/uitzendbureau) Mogelijk minder binding met de organisatie Pagina 5 van 8
Detachering: Bij detachering stelt een detacheringsbureau een werknemer ter beschikking (zij hebben dus de werving en selectie van de werknemer uitgevoerd) waarbij de duur van de detacheringsperiode, het aantal te werken uren per maand en de vergoeding voor de periode vooraf zijn vastgelegd. Omdat er vaak veel onduidelijkheid is over een gedetacheerde enerzijds en een uitzendkracht anderzijds, hierbij de belangrijkste verschillen: Een gedetacheerde heeft een formele arbeidsrelatie, een uitzendkracht niet. Dit houdt in dat de gedetacheerde een opzegtermijn heeft, doorbetaald krijgt in periodes wanneer geen werk beschikbaar is en niet zomaar ontslagen kan worden. De gedetacheerde heeft in vergelijking met een uitzendkracht meer zekerheid en wat minder vrijheid. Gedetacheerden zijn over het algemeen hoogopgeleid en specialisten. Gedetacheerden worden zelden ergens voor een week of een maand ingezet. Het zijn vaak langlopende contracten van enkele maanden tot een paar jaar. Voordelen Juridisch gezien is het personeel in dienst van het detacheringsbureau, wat inhoudt dat je als organisatie je niet bezig hoeft te houden met administratieve en juridische taken. Geen geld en tijd kwijt aan werving en selectie Gedetacheerde is vaak bij detacheringsbureau in dienst (voor onbepaalde tijd), waardoor korte of (zeer) lange overeenkomsten beide mogelijk zijn Nadelen Omslagfactor ten opzichte van Payroll is hoger (factor vanaf 2,0 over brutoloon) (hogere) kosten medewerker i.v.m. de diensten van het detacheringsbureau. Werving en selectie in mindere mate in eigen hand Bij detachering zijn de duur van de detacheringsperiode, het aantal te werken uren per maand en de vergoeding voor de periode vooraf vastgelegd, hierdoor neemt de flexibiliteit (bijvoorbeeld bij pieken en dalen) af. Mogelijk minder binding met de organisatie In dienst nemen bij de gemeente: Als je een medewerker in dienst ben je als organisatie juridisch werkgever en beleg je dit niet bij een derde partij zoals een uitzendbureau etc. Voordelen Pagina 6 van 8
Geen sprake van omslagfactor en daardoor (in de meeste gevallen) goedkoper. Er hoeft nu alleen het brutosalaris + werkgeverslasten betaald te worden. Geen kosten medewerker i.v.m. de diensten van een derde partij (uitzendbureau etc). Werving en selectie in eigen hand Mogelijk meer binding met de organisatie Nadelen Juridisch gezien is het personeel in dienst van de organisatie, wat inhoudt dat je als bezig moet houden met administratieve en juridische taken Weinig tot geen flexibiliteit met personeel. Per 1 juli 2015 is de Wet Werk en Zekerheid ingegaan. Flexwerkers moeten na 2 jaar aanspraak kunnen maken op een vast contract. Voorheen was dat 3 jaar. Daarnaast worden tijdelijke contracten worden als opeenvolgend gezien als zij elkaar met een tussenpoos van 6 maanden of minder opvolgen. Dit geldt ook vanaf 1 juli 2015. De tussenpoos is momenteel 3 maanden. Arbeidsovereenkomsten voor een bepaalde tijd dienen een aanzegtermijn te hebben. Werkgevers zijn verplicht hun werknemers op tijd te informeren over het wel of niet verlengen van het contract. Dit moet een maand voordat het contract afloopt schriftelijk aan de werknemer zijn medegedeeld. Wanneer de werkgever dit nalaat, ontvangt de werknemer een maand loon. Deze taak moet nu uitgevoerd worden door de organisatie, bij de andere twee opties zou dat door de derde partij worden uitgevoerd. Als een organisatie eigenrisicodrager voor de WW is, dan betekent dit dat als een medewerker zijn/haar contract niet verlengd wordt en diegene een WW-uitkering aanvraagt, de WW-uitkering door de organisatie betaald moet worden Tijd en geld kwijt aan werving en selectie Aandachtspunten: - Uitvoering Participatiewet door de gebiedsteams: het is belangrijk om in de afweging ten aanzien van de arbeidsrechtelijke relatie tussen de dienst SoZaWe en gebiedsteams (gemeenten) rekening te houden met de integratie van medewerkers participatie die nu (nog) in dienst zijn bij de Dienst SoZaWe. Dit is mede afhankelijk van het vraagstuk en besluit over de toekomst van de Gemeenschappelijke Regeling in NWF. - Generalist & Specialist: bij arbeidsrechtelijke afwegingen dient ook rekening te worden gehouden met het behoud en bevordering van specialistische kennis bij medewerkers binnen de gebiedsteams. Het is bijvoorbeeld denkbaar in het geval van vaste aanstelling bij de gemeente dat deskundigheidsbevordering van medewerkers binnen de gebiedsteams onder druk komt te staan. - Vervanging bij ziekteverzuim: ziekteverzuim heeft in 2015 substantieel bijgedragen aan de hoge werkdruk binnen de gebiedsteams. in alle gevallen wanneer medewerkers niet in dienst zijn bij de gemeente dienen expliciete afspraken gemaakt te worden met formele werkgevers over vervanging bij ziekte. Ook dienen afspraken gemaakt te worden over financiële verantwoordelijkheid bij werknemers die langer dan 6 weken afwezig zijn door ziekte. Pagina 7 van 8
- Continuit personele samenstelling gebiedsteam: wanneer dienstverband van medewerkers bij moederorganisaties niet wordt gecontinueerd en bij de gemeente juist de wens is om die medewerker niet kwijt te raken, kan overwogen worden om die medewerker in vaste dienst te nemen bij de gemeente. Daarbij dient wel rekening te worden gehouden met behoud en bevordering van specialistische kennis van de medewerker. Pagina 8 van 8