Beheersoplossing voor fiduciaires www.fid-manager.be
SAMENVATTING INTRODUCTIE BEHEERSOPLOSSING VOOR BELGISCHE FIDUCIAIRES Sinds 1986 is A++ Informatique actief als ontwikkelaar van beheerssoftware. Met zijn meer dan 25 jaar ervaring op het vlak van boekhoudprogramma s heeft A++ Informatique zich nu toegelegd op de ontwikkeling van specifieke toepassingen voor fiduciaires. Fid-Manager is het resultaat van de samenwerking die wij in 2010 hebben opgestart met het boekhoudkantoor TFRS (Fiduciaire met 12 medewerkers die bestaat sinds 1993) om samen de beheerstool te ontwikkelen waaraan zij behoefte hadden. Volledig beheer van de documenten voor de anti-witwaswet 4 Een volledig permanent dossier 6 Opvolging van de wettelijke vervaldagen 8 Tijdrooster 10 Facturatie 11 Mailing 12 Klantenportaal 13 Verslagen 14 Testimonials 15 DE VOORDELEN Geen installatie en overal toegankelijk : Als webtoepassing vereist Fid-Manager geen installatie, via elke internetaansluiting krijgt u toegang tot Fid-Manager met een PC, mac, tablet, smartphone Een verhoogde veiligheid : Uw gegevens worden ondergebracht op ultra-hoge beschikbaarheidsservers en zijn enkel toegankelijk via een beveiligde gecodeerde SSL-verbinding. Automatische maintenance : Wij nemen backups en updates volledig voor onze rekening, daar hoeft u zich niet om te bekommeren. SAAS software as a service / software als dienst : Volgens de SAAS-benadering is alles inbegrepen in de maandelijkse basisprijs, integratie, opleidingen, online ondersteuning, geen aankoopprijs of bijkomende kosten. Een gegevensbank specifiek voor de Fiduciaire : Alle gegevens van de fiduciaire worden samengebracht in een gestructureerde en unieke gegevensbank van de fiduciaire zodat het beeld binnen het boekhoudkantoor identiek is. Een maatgeknipte oplossing : Vertrekkend van een lege gegevensbank moet men gemiddeld uitgaan van 3 uur integratie per fiduciaire. Na die drie uur is uw eigen versie van Fid-Manager gebruiksklaar, met aangemaakte dossiers, geconfigureerde en geplande taken en een facturatie die klaar is om te starten. Deze illustratie toont Fid-Manager met zijn verschillende beheersaspecten als samenhangend geheel van «modules». LIJST VAN «MODULES» Verslagen DMS (documentmanagementsysteem) Tijdrooster & Facturatie Permanent dossier PERMANENT DOSSIER Anti-witwaswetten Mails Beheer van de wettelijke vervaldatums Klantenportaal 2 3
VOLLEDIG BEHEER VAN DE DOCUMENTEN VOOR DE ANTI-WITWASWET AANMAAK EN AUTOMATISCHE ORDENING VAN DE AWW-DOCUMENTEN Fid-Manager maakt de volledige AWW-documenten aan op basis van de gegevens van het permanent dossier, wat een kleiner risico op fouten en enorme tijdwinst inhoudt voor het boekhoudkantoor. De documenten die zo worden aangemaakt, worden ook automatisch geklasseerd in het permanent dossier van zodra ze ondertekend zijn. WAARSCHUWING VOOR ID-KAARTEN/PASPOORTEN DIE WELDRA AFLOPEN Elke dossierbeheerder wordt op voorhand gewaarschuwd als een identiteitsdocument afloopt. DE CONTROLELIJST VOOR DE AWW-DOCUMENTEN De controlelijst biedt een globaal overzicht met een rechtstreekse link naar de AWW-documenten zodat u in één oogopslag weet wie in orde is, welke documenten ontbreken en welke identiteitskaarten verlopen zijn, zeer praktisch bij controles. Verlopen identiteitskaart AUTOMATISCHE HERKENNING VAN ELEKTRONISCHE IDENTITEITSKAARTEN EN PDF S De identiteitskaarten worden volledig herkend en geordend, zodat klanten aangemaakt kunnen worden en de verschillende AWW-documenten aangevuld. Anti-witwaswetgeving controlelijst Erkenning Eid 4 5
EEN VOLLEDIG PERMANENT DOSSIER AUTOMATISCHE AANMAAK OP BASIS VAN BEVAT ALLE VEREISTE GEGEVENS DE DOCUMENTEN VAN DE FIDUCIAIRE De klantenbeschrijvingen worden aangevuld op grond van de Intervat-bestanden, de NBB, Biztax, op enkele minuten tijd zijn alle klanten aangemaakt en geparametreerd zonder risico op fouten of dubbel gebruik. Volledige klantenbeschrijving Lijst van de directeur(s)/aandeelhouders(s) Te verrichten taken EEN VOLLEDIG EN AANPASBAAR DMS Alle documenten in verband met de klant Facturatiegeschiedenis Mailgeschiedenis Documenten menu Dank zij het elektronisch documentenbeheer van Fid-Manager beschikt de fiduciaire over een gestructureerd klassement van al haar documenten, en ook hier kan de fiduciaire de structuur van het klassement individualiseren. Betrokken derden (Sociaal secretariaat, BTW-ontvangsten, ) Permanent dossier VOLLEDIG BEHEER VAN DE GEBRUIKERSTOEGANG Bepaal voor elke medewerker de toegangsrechten. Fid-Manager overzicht Windows overzicht 6 Beveiliging per gebruiker 7
OPVOLGING VAN DE WETTELIJKE VERVALDAGEN EEN GLOBAAL OVERZICHT VAN DE TOEWIJZING VAN TAKEN DOOR DE DOSSIERS PER TYPE VERVALDAG MEDEWERKER BTW Jaarlijkse listing Ven.B. PB Voorheffing Maandelijkse planning Fid-Manager toont de taken per medewerker zodat iedereen precies weet wat hem nog te doen staat. Filteren, rangschikken, analyseren, een opmerking toevoegen bij deze stap, u beschikt over alle flexibiliteit die u nodig hebt. Medewerker Marc BTW taken AUTOMATISCHE HERKENNING VAN DE VOLLEDIGE GESCHIEDENIS VAN DE WIJZIGINGEN ONTVANGSTBEWIJZEN Enkel het ontvangstbewijs waarborgt dat een taak voltooid is, en daarom worden ze door Fid-Manager herkend (BTW, Ven.B., NBB, PB, ), de aanwezigheid van het ontvangstbewijs bevestigt dat de taak is voltooid. Wie heeft wat gedaan en wanneer, alles wordt opgeslagen in een volledige historiek. BTW augustus 2015 Wijzigingen overzicht Ven. B. maart 2015 8 9
TIJDROOSTER FACTURATIE SNELLE INVOER DOOR DE ME- DEWERKER Getoond als kalender en invoer 100% via het toetsenbord. VOLLEDIG FACTURATIEBEHEER De facturatie in Fid-Manager is specifiek ontworpen voor het boekhoudberoep en maakt het mogelijk : Prestaties uit te stellen, te wijzigen of toe te voegen De klantengeschiedenis in beeld te brengen Forfait en regie te beheren Het resultaat in Excel te analyseren Timesheet Alle facturen per mail te versturen met opvolging van de opening hiervan Het formaat van de factuur voor 100% zelf te bepalen... HERINNERING VAN DE TAKEN OM NIETS TE VERGETEN Week van Toni Elke verrichte taak kan een herinnering oproepen die zichtbaar wordt bij de tijdinvoer om niets te vergeten, geen puur verlies. Beheer van de doos facturen PDF van een factuur Voorgestelde taken voor timesheet registratie PRESTATIES KUNNEN VOOR 100% GECONFIGUREERD WORDEN DOOR DE FIDUCIAIRE Prijzen en prestaties volledig configureerbaar per klantenportefeuille en per medewerker. Wijziging van het factuur 10 11
E-MAILING KLANTENPORTAAL BTW documenten aanvraag 1 ER WORDEN AUTOMATISCH TYPE-MAILS VOORGESTELD Klanten verzoeken om de BTW-documenten 1, BTW-brief 2, Mail PB 3, hou de communicatie met uw klanten zo eenvoudig mogelijk en bewaar de geschiedenis van de mails in het permanent. PUBLIEKE DOCUMENTEN TOEGANKELIJK MAKEN VOOR DE KLANTEN VAN DE FIDUCIAIRE Maak een deel van het permanent dossier en de vordering van de taken zichtbaar voor uw klanten. BTW mail 2 PB mail 3 DE VOLLEDIGE GESCHIEDENIS WORDT OPGESLAGEN IN HET PERMANENT DOSSIER SPECIFIEKE PRESENTATIE VOOR DE FIDUCIAIRE Via het geïndividualiseerd portaal in de kleuren van de fiduciaire en met haar logo weten uw klanten dat ze zich wel degelijk op uw portaalpagina bevinden, een mooie marketingtool. Al de mails van het klant 12 13
VERSLAGEN TESTIMONIALS FACTURATIE Rendabiliteit per klant, per medewerker «Bij deze weg wil ik U bedanken. Na een héél lange zoektocht naar een passende tool voor klantenbeheer, deadline opvolging en timesheet beheer heb ik eindelijk Fid-manager gevonden. Het is moeilijk te geloven welke mogelijkheden je hebt in Fid-manager. Het is de gebruik vriendelijkste tool die ik ooit gebruikt heb! Iedereen kan het gebruiken, zelfs zonder enige instructies. Ik ben 100% zeker dat het een tool is die binnen elke boekhoudkantoor past. Met Fid-manager kan ik tijd en geld besparen. Dank u wel!» Junaid BASIT Erkend Boekhouder - Fiscalist B.I.B.F. klanten facturatie rapport per medewerker «Na de implementatie van Fid-manager, nu reeds vijf jaren geleden, stel ik mijzelf de vraag hoe we het vroeger deden. Zowel de accountants als onze medewerkers binnen ons kantoor moeten op elk moment een duidelijk en correct overzicht hebben van deze diverse jobs en planning. Derhalve hebben wij gekozen voor de FID-manager software. De implementatie van deze software betekent voor ons kantoor een ENORME tijdswinst op niveau van planning en organisatie. De integratie van FID-manager gaat nog verder met het volledig beheer, overzicht, statistieken van de geleverde prestaties. Om het kort samen te vatten, wij zouden niet meer zonder kunnen, een echte aanrader voor elke fiduciaire!» Alex Fagard Accountant VOLLEDIG EXPORTEERBAAR IN EXCEL Alle cijfers zijn beschikbaar in Excel. ANALYSE VAN DE MATE WAARIN FORFAITS WORDEN BENUT U weet precies en op elk ogenblik of uw forfait beantwoordt aan het werk dat wordt verricht. 14 15
000 555 200 Bank 150 50 Made in www.empreintegraphique.be 100 www.fid-manager.be info@aplusplus.com