FMHaaglanden facilitaire dienstverlener van en voor het Rijk Congres Digital Groep De kracht van SamenWerken Ingrid van de Boel directeur FMHaaglanden 22 september 2011
De kracht van SamenWerken is helder gezamenlijk doel/resultaat/noodzaak gezamenlijk belang boven eigen (organisatie)belang elkaars wereld willen kennen en het oude loslaten 2
Missie FMHaaglanden (FMH) We gaan ervoor dat klanten en medewerkers FMHaaglanden aanbevelen bij anderen! 3
De weg naar FMHaaglanden (FMH) Samenwerking BZK en Justitie, met oog op de nieuwbouw FaSam: 2009 gestart 4FM: initiatief van vier facilitaire directeuren n.a.v. personele taakstelling van 25% 1 april 2010 gestart als batenlastendienst met 27% minder personeel (min 20 FTE demandorganisatie) 1-7-2011 FMHaaglanden, versneld door Compacte Rijksdienst 4
Wat doen wij? Gebouwbeheer, Beveiliging en receptie, Werkplekinrichting en verhuizingen, Catering en vergaderservices, Post en repro, Schoonmaak, Kantoorartikelen, (VIP)vervoer Telefonisten, Advies en projecten op gebied van facilitair management 5
Visie FMH FMH wil de professionele dienstverlener zijn voor rijksorganisaties in de regio Haaglanden, die gefaciliteerde rijkswerkplekken levert waardoor klanten comfortabel kunnen werken Klantgerichtheid is hierbij onze belangrijkste succesfactor Parallel daaraan ontwikkelt FMH zich tot één van de vier rijksbrede preferente aanbieders, die tezamen de gehele rijksoverheid gaan bedienen 6
FMH op 1 januari 2012 7 departementen: BZ, SZW, IenM, BZK, VenJ, OCW, VWS + Rijksverzamelkantoor Beatrixpark 380 medewerkers 22.000 werkplekken 45 panden 120 mln (omzet/kosten) 7
Organisatie en personeel vraag Huisvesting Klant X vraag Demand FMH Catering Schoonmaak Beveiliging Enz Klant Y ICT vraag Klant Z Financieel 8
Governance De vierhoek Kadersteller ICBR/ICFH Eigenaar DGOBR Vraagzijde departementen Aanbodzijde FMH e.a. 9
Ontwikkeling 1-1-13 : + FIN (regie op PPS)/andere rijksonderdelen 1-1-14 : + EL&I en AZ En verder: Taakstellingen Masterplan huisvesting den Haag Standaardisering Intensivering samenwerkingsverbanden 10
De oprichting van 4FM (1 van 2) Wat er aan vooraf ging (1 van 2) 2007: initiatief van 4 facilitaire directeuren nav personele taakstelling van 25% Medio 2008 tot medio 2009: programmamanager, programmateam, facilitaire directeuren, PSG s, stafmedewerkers Output: bedrijfsplan,veranderplan, O&F-rapport Geplande startdatum 1 april 2010 Decharge programmateam 11
De oprichting van 4FM (2 van 2) Medio 2009: kwartiermaker(steam)/beoogd directeur/-mt Tot 1 april 2010: Projecten 1 dienstverleningsportaal, processen, p&c, contracten, personeel, ICT, PDC, DVA, kostprijsmodel etc.etc. Plaatsings Advies Commissie (PAC) Batenlastendiensttraject Inrichting organisatie/werkwijzen Communicatie met medewerkers, ministeries, OR/vakbonden, Ministeries van Financiën en BZK (eigenaar) Eigen huisvesting 1 april 2010: start 4FM 12
Hoe? Dat hebben we gefilmd! Filmpje 13
De kracht van SamenWerken is. (1 van 6) 1. Helder gezamenlijk doel/resultaat, noodzaak, prikkel: Parallel met oprichting 4FM: Gelijkblijvend dienstverleningsniveau Met 25% minder FTE s en Inkoop reductie Overal op dezelfde manier kunnen werken Expertise bundelen 14
De kracht van SamenWerken is. (2 van 6) 2. Enthousiaste en gedreven samenwerkers, gericht op resultaat: Parallel met oprichting 4FM: Enthousiaste en gedreven kopgroep, van deadline naar deadline! 15
De kracht van SamenWerken is. (3 van 6) 3. Ze hebben elkaar nodig om het te realiseren: Parallel met oprichting 4FM: Per departement zouden we de dienstverlening niet op peil kunnen houden met lagere budgetten 16
De kracht van SamenWerken is. (4 van 6) 4. Geven zonder te weten of/wanneer je er iets voor terug krijgt en het oude loslaten Parallel met oprichting 4FM: Vier facilitair directeuren heffen eigen stoel en directie op 17
De kracht van SamenWerken is. (5 van 6) 5. Vertrouwen en wantrouwen is dicht bij elkaar Parallel met oprichting 4FM: Een besluit is pas definitief als het is gerealiseerd, spannend tot de start 18
De kracht van SamenWerken is. (6 van 6) 6. Eén aap kan het verschil maken Parallel met oprichting 4FM: Wisseling van de wacht is een groot risico of een grote kans 19
Ook verschillen overleg overleg overleg overleg business cases rapportages mijlpalen in-control bedrijfsplan O&F-rapport veranderplan prestatie-indicatoren bestuurlijke besluitvorming processen positionering medezeggenschap vakbonden geen sancties bij niet (tijdig) nakomen afspraken 20
De vraag voor de start is: Is er voldoende vertrouwen bij de opdrachtgevers om los te laten? Waardeer en koester dat! Hoe is het met de medewerkers? Want klanten en medewerkers zijn hèt kapitaal! STARTEN MAAR! 21
Wat zou ik nu anders doen? Tot de start: programmamanager èn kwartiermaker Programmamanager: focus op realisatie Kwartiermaker: focus op besluitvorming, communicatie, omgeving Z.s.m. één ontvlechtingsmanager per departement Investeren in nieuwe deelnemers bij wisselingen 22
Samenwerking vanaf de start (1 van 2) Metafoor o.b.v. onderzoek Daniëlle Verhof: Opdrachtgever heeft last van het empty nestsyndroom SSO is het kind dat ouderlijk huis verlaat Moraal: Naarmate ouders er meer vertrouwen in hebben dat het goed gaat met hun kind, geven ze meer ruimte om zelf volwassen te worden. Tot die tijd: opdrachtgever is bezorgd en gaat controleren SSO ervaart dit als ongewenste bemoeienis 23
Samenwerking vanaf de start (2 van 2) Tips: Continu investeren in plezierig samenwerken Verklein de afstand, ken elkaars wereld Leer elkaar beter kennen Betrouwbare managementinfo Lever de afgesproken prestaties Normen als middel (niet doorslaan), klanttevredenheid telt Herijk waar nodig, bv de knip, wie doet wat 24
De kracht van SamenWerken is helder gezamenlijk doel/resultaat/noodzaak gezamenlijk belang boven eigen (organisatie)belang elkaars wereld willen kennen en het oude loslaten 25
Droom: Meer samenwerking (Rijks)overheid? Kwestie van tijd? 26