Handleiding inrichting inkoopadministratie en voorraadbeheer Evry
Inhoud 1. Stamgegevens inrichten... 3 1.1 Aanmaken grootboekrekeningen... 3 1.2 Selecteren standaard grootboekrekeningen... 3 1.3 Selecteren standaard grootboekrekeningen voor BTW... 4 1.4 Aanmaken minimaal 1 crediteur... 4 2. Standaard artikelen aanmaken... 5 2.1 Te verkopen standaard artikel waar de voorraad van beheerd moet worden... 5 2.2 Standaard artikel voor artikelen waar geen voorraad van beheerd wordt... 5 Bijlage 1: Informatie over boekingen... 6 Bijlage 2: Informatie over voorraadwijzigingen... 10 2
1. Stamgegevens inrichten 1.1 Aanmaken grootboekrekeningen Bij stamgegevens, tabblad Boekhouding, subtabblad Grootboekrekeningen zorg dat de volgende grootboekrekeningen bestaan: 1.2 Selecteren standaard grootboekrekeningen Bij stamgegevens, tabblad Boekhouding, subtabblad Grootboekrekeningen zorg dat de volgende grootboekrekeningen als standaard grootboekrekening geselecteerd zijn: 3
1.3 Selecteren standaard grootboekrekeningen voor BTW Bij stamgegevens, tabblad Boekhouding, subtabblad BTW codes zorg dat de volgende grootboekrekeningen als standaard grootboekrekening geselecteerd zijn: 1.4 Aanmaken minimaal 1 crediteur Bij stamgegevens, tabblad Boekhouding, subtabblad crediteuren zorg dat er tenminste 1 crediteur bestaat, vanaf dat moment verschijnt het tabblad voor de inkoop administratie bij het onderdeel Financieel. 4
2. Standaard artikelen aanmaken 2.1 Te verkopen standaard artikel waar de voorraad van beheerd moet worden Maak een standaardartikel aan per artikel welke je verkoopt, een voorbeeld: 2.2 Standaard artikel voor artikelen waar geen voorraad van beheerd wordt Het kan handig zijn om een standaardartikel overig of divers aan te maken voor het boeken van artikelen op inkoopfacturen waar geen voorraad van bijgehouden wordt (bijvoorbeeld de aanschaf van een stofzuiger voor de praktijk oid). Maak deze aan per BTW categorie (wellicht is alleen hoog BTW voldoende als je enkel hoog BTW artikelen op die manier inkoopt, de meeste artikelen zijn hoog BTW): Voorraadbeheer hoeft voor dit artikel niet ingeschakeld te worden, we boeken immers geen voorraad in. 5
Bijlage 1: Informatie over boekingen Er zijn een aantal momenten waarop Evry een boeking uitvoert tbv de inkoopadministratie en het voorraadbeheer. Dit zijn: A. Inboeken inkoopfactuur Voorbeeld inkoopfactuur: Geboekt wordt: De voorraad wordt verhoogd voor de artikelen waar voorraadbeheer voor aan staat voor de VVP: De overige waarde (ex btw) wordt geboekt op inkoopprijsverschillen: Btw wordt geboekt op de betreffende te vorderen BTW rekeningen: 6
Eventuele BTW afrondingsverschillen worden op een losse regel geboekt indien van toepassing, bijvoorbeeld: Boekhoudtechnisch gezien: 3000 Voorraad VVP x aantal 2030 Te vorderen BTW (hoog) BTW op regel 1600 Crediteuren Totaal bedrag Inc BTW factuur 7090 Inkoop prijsverschil ((VVP x aantal) + BTW op regel ) - Totaal bedrag Inc BTW factuur B. Wijzigen inkoopfactuur Bij een wijziging worden alle eerdere boekingen tegen geboekt en daarna alle boekingen gedaan alsof het een nieuwe invoer van een inkoopfactuur betreft, bijvoorbeeld: C. Betaling inkoopfactuur Bij het invullen van de betaling: Wordt de betaaldatum geboekt van de eerdere boeking: Boekhoudtechnisch gezien: 1600 Crediteuren Totaal bedrag Inc BTW factuur 0100 Bank Totaal bedrag Inc BTW factuur D. Aanmaak factuur standaardartikel Bij de aanmaak van een factuur van een standaardartikel: 7
Neemt de voorraad af: En de kostprijs verkopen neemt toe: Boekhoudtechnisch gezien: 3000 Voorraad VVP x aantal 7000 Kostprijs verkopen VVP x aantal E. Betaling factuur standaardartikel Bij de betaling wordt de betaaldatum bij bovenstaande boekingen gevuld, en worden de normale omzetboekingen uitgevoerd. Dus de betaling: Geeft een omzet boeking: En een BTW boeking: F. Wijziging voorraad waarde Wanneer de voorraadwaarde wijzigt door een directe verandering van de VVP en/of een verandering van de hoeveelheid voorraad dan wordt gevraagd op welke datum dit geboekt moet worden (Dit ivm hertellingen in januari die men wil boeken in december vorig jaar): 8
Bijvoorbeeld een VVP wijziging van 5 naar 7 euro: Dit worden dan negatieve kosten op de voorraadverschillen rekening onder bedrijfskosten: En de voorraad wordt in dit geval meer waard: Samen is dit dus weer in evenwicht. Boekhoudtechnisch gezien: 3000 Voorraad (VVP oud x aantal oud) (VVP nieuw x aantal nieuw) 4870 Voorraadverschillen (VVP oud x aantal oud) (VVP nieuw x aantal nieuw) 9
Bijlage 2: Informatie over voorraadwijzigingen Er zijn een aantal momenten waarop Evry een voorraadmutatie ten behoeve van het voorraadbeheer. Dit zijn: A. Inboeken inkoopfactuur Voorraad stijgt met de ingekochte hoeveelheid (of daalt als er teruggenomen wordt door de leverancier): B. Verkoopfactuur aanmaken Voorraad daalt met de verkochte hoeveelheid C. Verkoopfactuur crediteren Voorraad stijgt met de gecrediteerde hoeveelheid D. Voorraad aantal wijzigen via Stamgegevens Standaard Artikel Voorraad daalt of stijgt op basis van de gewijzigde hoeveelheid 10