UT Ervaringen met Functioneel Frank Snels Universitair Informatiemanagement
Agenda Neuzen richten: Uitgangspunten van het vakgebied Het UT project: professionaliseren functioneel Aanleiding (2010) Resultaten (2011-2012) Functioneel dag 26-03-2015 2
Beheer van informatiesystemen Drie domeinen / modellen / talen Praktijkuitwerking Waar samenwerken Boeken (spreektaal) Cursussen www.aslbislfoundation.org IT-infrastructuur management Business informatie management Applicatiemanagement Presentatietitel: Beheerdomeinen 3
Positionering functioneel (informatie/applicatie) ders / (business) informatiemanagement / key users / ondersteuners / houders / (systeem/data) eigenaren / (informatie/beleids) medewerkers Business/klant IT-leverancier(s) Business management contracten SLA, s procedures Applicatie Gebruikers Functioneel (informatie) Beheerder Informatie Manager BiSL Serviceteam Technisch Vraag / Opdrachtgever Aanbod / Opdrachtnemer 4
BiSL Business information Services Library RICHTING- GEVEND Opstellen IV-organisatie strategie Informatie Coördinatie Opstellen Informatie Strategie STUREND Planning en control Financieel management Behoefte management Contract management Wijzigingen UIT- VOEREND Gebruiks Gebruikersondersteuning Beheer bedrijfsinformatie Operationele ICT aansturing Functionaliteiten Specificeren Vormgeven niet geautomatiseerde IV Toetsen en testen Voorbereiden transitie Transitie 5 5
Functioneel (informatie) der en BiSL RICHTING- GEVEND Opstellen IV-organisatie strategie Informatie Coördinatie Opstellen Informatie Strategie IM STUREND FB UIT- VOEREND Planning en control Coordinatie werkuitvoering Gebruikers Kwaliteit van Invoer/data ( bedrijfsinformatie) Gebruiks Financieel management Wijzigingen Incidenten en klachten ICT aansturing Transitie Behoefte management procesverbetering Contract management (acceptatie) testen Functionaliteiten 6 6
Houderschap en BiSL RICHTING- GEVEND IM Opstellen IV-organisatie strategie Informatie Coördinatie Jaarplan, meerjarenbegroting, grote investeringsprojecten (strategie en beleid) Opstellen Informatie Strategie STUREND Planning en control Financieel management Behoefte management Sturing en planning Contract management FB UIT- VOEREND Gebruikers ondersteuning Kwaliteit van Invoer/data ( bedrijfsinformatie) Samenwerking ICT leveranciers (ICT aansturing) Gebruiks Wijzigingen Wensen Eisen (wijzigingen) Transitie Functionaliteiten 7 7
Agenda Neuzen richten: Uitgangspunten van het vakgebied Het UT project: professionaliseren functioneel (2011-2012) Aanleiding Resultaten Huidige status functioneel instellingssystemen 8
Houderschap (2010) Houders van instellingssystemen: Stellen functionele vereisten vast voor de inrichting van de instellingssystemen. Dragen zorg voor een enkelvoudige en consistente registratie van betrouwbare gegevens. Dragen zorg voor welgedefinieerd, tijdig en volledigheid bij invoer. Voeren coördinatie over de inrichting van processen Benoemen een domein informatie coördinator en stemmen af met key-users en ders. Bespreken Jaarplan, meerjarenbegroting en grote investeringsprojecten rond instellingssystemen. Hoe doen andere houders dit? * bron: informatie en ICTplan 9
Vragenlijsten en Normering Normering en vragenlijsten gebaseerd op de BiSL zelfevaluatie; De zelfevaluatie gaat er vanuit dat processen en de organisatie zich in verschillende ontwikkelingsfasen kan bevinden Per fase zijn verschillende eigenschappen in termen van activiteiten, resultaten en besturing van het proces te onderkennen. Er wordt een onderscheid gemaakt in een vijftal ontwikkelingsfasen of wel volwassenheidsniveaus 0: afwezig 1: initieel 2.herhaald 3: gedefinieerd en gemanaged 4: optimaliserend 5: keten 10
Constateringen interviews(1) Ontbreken van integraal : er zijn nauwelijks geformaliseerde afspraken en/of afstemming inzake functioneel / functionele veranderingen over de domeinen heen. Uniformiteit in functionele processen ontbreekt : inrichting loket, registraties, templates voor documentatie, vastlegging definities, maken impact analyses, change proces, etc. vindt op diverse manieren plaats. Geen eenduidige visie op functioneel, wat is functioneel eigenlijk? Planning & begroting : tot stand komen van jaarplanningen (voor zover gestructureerd) verschilt enorm, houder neemt niet altijd zijn verantwoordelijkheid, gevolg is dat ICTS deze verantwoordelijk op zich neemt / zit op de stoel van de opdrachtgever. Vanuit optiek van de houders is de uitputting en bewaking van budgetten niet transparant. 11
Constateringen interviews(2) Houders verwachten meer pro-actief vanuit ICT, o.a. inzake risicomanagement, service level management. Ontbreken van service levels en het managen hiervan, er zijn DVO s / SLA maar kunnen en doen er niets mee.... Ontbreken van architectuur (proces-, informatie- en applicatie architectuur), er is geen gezamenlijk referentiekader. Inzicht in domeinoverstijgende consequenties ontbreekt. De cyclus van strategie, informatiebeleid, informatieplanning, project/ programmaplanning tot afdelingsplannen is bij de (meeste) houders niet optimaal ingebed in planning en control cyclus. 12
Constateringen interviews (3) Single Point of Failures (SPOF) : zowel aan functioneel zijde als aan applicatie- / technisch zijde is regelmatig sprake een afhankelijkheid van een enkele persoon. Kennis is niet geborgd in processen. Projectleiders vervullen een dubbelrol : in principe namens houder/ opdrachtgever aangesteld als projectleider en namens ICTS als inhoudelijk deskundige (informatie analist). Teststrategieen: er is geen integrale afstemming over teststrategie / -beleid / -plannen etc. Er wordt niet altijd onderkend dat functioneel een specifiek eigen verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van testen en accepteren. 13
Bibliotheek & Archief Gebruikers ondersteuning 5 4 3 2 1 Functionaliteiten 0 Wijzigingen Sturing & planning Informatie specialisten in faculteiten werkt zeer goed SPOF (appl.) Functioneel is informeel georganiseerd Geen duidelijke afspraken met ICTS Borging van de kwaliteit van bedrijfsinfo goed georganiseerd 14
Facilitair Bedrijf Gebruikersondersteuning 5 4 3 2 1 0 Functionaliteiten Wijzigingen SPOF Afstemming met andere domeinen ontbreekt Sturing & planning 15
FEZ Gebruikersondersteuning 5 4 3 2 1 0 Functionaliteiten Wijzigingen Gestructureerd In control Changes in de keten niet integraal gemanaged Sturing & planning 16
ICTS Gebruikersondersteuning 5 4 3 2 1 0 Functionaliteiten Wijzigingen Projectmatige aanpak vernieuwing niet duidelijk Rol Informatiemanager Sturing & planning 17
PA&O Gebruikers ondersteuning 5 Bedrijfsinformatie 4 3 2 ICT aansturing Functionaliteiten 1 0 Wijzigingen Projecten Gestructureerd In control Testen conform OTAP Strategie & beleid Sturing & planning 18
Strategie & communicatie Gebruikersondersteuning 5 4 3 Functionaliteiten 2 1 0 Sturing & planning Wijzigingen Weinig structuur Geen integraal ORCA Vertegenwoordiging in I- beraad niet goed geregeld 19
Student & onderwijs Gebruikersondersteuning 5 4 3 2 1 0 Functionaliteiten Wijzigingen Professionalisering van functioneel Streven naar integraal Structuur ontbreekt nog, veelal vanuit project gemanaged Sturing & planning 20
Terugblik: inventarisatie houderschap (2010) Gebruikersondersteuning 5 4 3 2 1 0 Functionaliteiten Wijzigingen Sturing & planning 21
Het UT project: Professionaliseren functioneel (2011/2012) Professionaliseren functioneel instellingssystemen Het neerzetten van de discipline of het vak van functioneel in de UT organisatie. Het op een hoger kwaliteitsniveau te brengen Allereerst de instellingssystemen Voor en door functioneel ders Denken en beschrijven vanuit functioneel (houder) Kaders worden bepaald door de drie domeinen en BiSL Projectresultaten: Bewustwording, communicatie en training Wijzigingen, Toetsen en testen, Samenhang instellingssystemen en overlegvormen, 22
Projectresultaten: Training, communicatie en bewustwording Eenheid S&O Deelnemers Rudy oude Vrielink, Timo van Limbeek, Joyce Voor en door functioneel Pasman, Miranda van Amstel B&A ders werkt! Grote Wietmarschen, Lineke Klunder betrokkenheid en FEZ HR positieve reacties M&C FB Marc Hulshof diverse functioneel ICTS Roger Quaedvlieg ders S&B/UIM Frank Snels 30 UT medewerkers hebben een training functioneel (BiSL) gevolgd; 25 boeken zijn aangeschaft als naslagwerk Diverse presentaties over functioneel Gert-Jan Boers, Miranda van Amstel, Jan van Nolet Derksen, Carola Slot, Ellis Ruhlmann Marja Roelofs, Hariët ter Horst, Marco Anzalone Gerty de Wolf, Anne Heining, Arjan Grobben UFO profiel (functiewaardering) voor functioneel (informatie) en informatiemanagement Deel van website voor functioneel (www.utwente.nl/im) Poster functioneel Oplevering functioneel instellingssystemen 11-09-2012 23
Projectresultaten: Wijzigingen Inventarisatie van wijzigingsprocessen. Wisselende denkbeelden over de flow van activiteiten. Breed draagvlak voor uniforme gewenste flow. Breed draagvlak voor betere ondersteuning registratie van wensen, vragen en klachten die tot wijzigingen kunnen leiden (zie voorstel) 24
Projectresultaten: gewenste flow wijzigingen Activiteiten Rollen O FB AB TB E Houden gebruikersoverleg U Nader specificeren eisen/wensen (samen met gebruiker); impactanalyse? U Maken wijzigingsverzoek (RFC) (richting leverancier kenbaar maken) V U Indienen en registreren RFC bij leverancier(s) Uitvoeren impactanalyse applicatie impactanalyse Uitvoeren impactanalyse: technische impactanalyse Functionele impactanalyse U Beoordelen acceptabel zijn consequenties uit de Impact Analyses V U Vaststellen in welke release en met welke invoeringsdatum U U Maken/aanpassen Functioneel Ontwerp (gebruikerswensen omzetten naar functionele specificaties) Toetsen functioneel ontwerp Inplannen wijzigingsproces (tijdspad release) U U Opdrachtversterstrekking aan AB/TB V U Realisering wijziging plus applicatie-testen gewijzigde IV U/V Maken/ aanpassen(persoonlijke) niet geautomatiseerde IV U Acceptatietesten (niet) geautomatiseerde IV V U U Voorbereiden transitie U U Transitie U Afsluiten wijzigingsronde V U 25
Projectresultaten: Toetsen en testen Inventarisatie van testbeleid, testen van patches en updates, testomgeving en testorganisatie. Breed draagvlak voor uniformering checklist en verantwoordelijkhed en. Algemeen uitgangspunt Technische test Toetsen Opstellen Samenstellen Functionele test Acceptatie test Activiteiten Het toetsen van de algemene uitgangspunten: Rollen O FB AB TB E Is er een projectplan V U U U Controleren op een projectleider controleren op een Overall testplan controle op een up to date test-/acceptatieomgeving Technisch moet het systeem het doen. Testen of je kunt inloggen Testen of de infrastructuur werkt Testen of alle acties starten (het doen) Stabiel robuust applicatiesoftware Stabiel robuust systeemsoftware en hardware Het toetsen van: Opdracht definitie U Ontwerp (functioneel) Ontwerp (applicatief) Ontwerp (technisch) Requirements (voorwaarden, eisen) Opstellen van Kaders opstellen voor toetsen en testen op basis van overall testplan (wat test je wel en wat test je niet) Het samenstellen van een testteam en functioneel testplan (volledigheid): Samenstellen gebruikers/acceptatie testteam V U Samenstellen functioneel testplan inclusief test scenario's Opstellen testplanning/doorlooptijd: hoe ga je om met blokkerende bugs Verzamelen test templates U U Uit te voeren functionele test: Feitelijke testen van de (opgeleverde) functionaliteit Vastleggen testresultaten Uit te voeren acceptatietest: De feitelijke acceptatietest van de eisen en wensen V U 26 Accoord geven voor overzetten naar V U productieomgeving en communicatie naar betrokkenen
Projectresultaten: Samenhang en overlegvormen Inventarisatie van overlegvormen, koppelingen en aanspreekpunten (bijlage 6 van het rapport) Per dienst en per systeem is beschreven: Wat doet het instellingssysteem Wie is het aanspreekpunt bij ICTS-ISA Welke koppelingen zijn er met andere instellingssystemen Wie is aanspreekpunt namens de houder Overlegvormen met houder Overlegvormen met functioneel Overlegvormen met gebruikers 27
Projectresultaten: Samenhang en overlegvormen Denken (TBV) in drie domeinen werkt goed Definities UT domeinen De UT kent alle denkbare varianten tussen de drie domeinen Gewenste samenwerkingsvorm is beschreven Applicatie Org Technisch TB - org Functioneel AB - org 28
Hoe verder (2012) Besteed aandacht aan het werk van de functioneel der en de relatie met ICT (poster is hulpmiddel) Vervolgacties Tool voor registratie gebruikerswensen; Afspraken instellingssystemen; Opzetten UT-brede functioneel bijeenkomsten Oplevering functioneel instellingssystemen 11-09-2012 29
Vragen Oplevering functioneel instellingssystemen 11-09-2012 30