GS1 Data Source Handleiding voor het publiceren van artikeldata in de sector levensmiddelen en drogisterij én doe-het-zelf, tuin en dier Versie 1.0, augustus 2018
Samenvatting Documenteigenschap Naam Waarde Handleiding GS1 Data Source DHZTD Datum Augustus 2018 Versie GS1 Versie 1.0 Status Goedgekeurd Beschrijving Versiebeheer Versie Datum Aangepast door Samenvatting van revisie 1.0 20-08-2018 Belinda Berthauer Disclaimer De tekst uit deze publicatie mag zonder toestemming vooraf worden verveelvoudigd op voorwaarde dat de bron wordt vermeld. Hoewel alle zorg is betracht om te garanderen dat de inhoud van dit document juist is, kan GS1 Nederland niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten of ontbrekende gegevens in deze publicatie. Neem bij vragen over de inhoud van deze publicatie contact op met de Customer Support van GS1 Nederland. Deze is bereikbaar via telefoonnummer 020 511 38 88 of door een e-mail te sturen aan info@gs1.nl. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 2 van 15
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 4 2 Samenvatting... 4 3 Keuze maken tussen twee verschillende webinterfaces... 5 3.1 Veranderen van interface... 5 3.2 Andere manier van uitwisseling via GS1 Data Source... 5 4 Het datamodel van sector doe-het-zelf, tuin en dier... 6 4.1 Producten classificeren... 6 4.1.1 Een GS1 brick code voor uw product... 6 4.2 Gegevens invoeren... 7 4.2.1 Verplichte velden: algemeen... 7 4.2.2 Verplichte velden: doe-het-zelf, tuin en dier... 7 4.2.3 E-commerce velden per GS1 brick code... 8 4.2.4 Hoe moeten e-commerce velden ingevuld worden?... 9 4.3 E-commerce velden van doe-het-zelf, tuin en dier invoeren... 9 5 Meegeven van veiligheidsbladen (SDS)... 12 5.1 Invoeren van gevaarlijke stoffen... 12 5.2 Hoe koppel ik een veiligheidsblad (SDS) aan een product?... 12 6 Meegeven van een Declaration of Performance (DOP)... 13 6.1 Invoeren van DOP velden... 13 6.2 Hoe koppel ik een DOP bestand aan een product?... 14 7 Excel upload... 15 7.1 Algemene informatie... 15 7.2 Link naar de codelijsten... 15 7.3 Excel template van GS1 Data Source... 15 Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 3 van 15
1 Inleiding Deze handleiding is voor gebruikers van de GS1 Data Source webinterface van de sector levensmiddelen en drogisterij, die deze interface ook willen gebruiken om productinformatie uit te wisselen met de retailers van de sector doe-het-zelf, tuin en dier. Er wordt uitgelegd welke verschillende stappen er gevolgd moeten worden door een leverancier die voor de sector doe-het-zelf, tuin en dier gegevens wil publiceren via GS1 Data Source. U kunt het datamodel en meer informatie rond het uitwisselen van data met de belangrijkste retailers terugvinden op www.gs1.nl/dhz. Bent u een nieuwe leverancier die in beide sectoren productinformatie wil uitwisselen, dan kunt u hoofdstuk 3 van dit document raadplegen. Mocht u daarna nog vragen hebben, neem dan contact met ons op via dhz@gs1.nl. 2 Samenvatting Deze handleiding vormt een bijlage bij de handleiding GS1 Data Source invoeren en wijzigen van artikelen in de webinterface voor levensmiddelen en drogisterij. Klik hier om dit document te bekijken. Deze handleiding laat zien welke aanvullende stappen er nodig zijn om de webinterface van de sector levensmiddelen en drogisterij te gebruiken voor de sector doe-het-zelf, tuin en dier. De onderwerpen die wij in dit document bespreken zijn: De keuze maken tussen de twee beschikbare webinterfaces De brick code van uw product bepalen Het gebruik van het datamodel (veldenlijst) doe-het-zelf, tuin en dier Hoe moeten de e-commerce velden ingevuld worden? Het linken van veiligheidsbladen (SDS-documenten) en DOP documenten (Declaration of performance) Door de informatie in deze handleiding toe te passen kunt u voldoen aan de wensen van de retailers uit de sector doe-het-zelf, tuin en dier. Als u andere vragen heeft betreffende het gebruik van GS1 Data Source kunt u contact met ons opnemen via dhz@gs1.nl. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 4 van 15
3 Keuze maken tussen twee verschillende webinterfaces Er bestaan momenteel in Nederland twee verschillende webinterfaces voor GS1 Data Source om productdata aan retailers te publiceren. Eén voor de sector levensmiddelen en drogisterij en één voor de sector doe-hetzelf, tuin en dier. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen beide webinterfaces die GS1 Nederland aanbiedt. U kunt met deze informatie een keuze maken op basis van uw specifieke situatie. De belangrijkste reden voor de keuze van een webinterface is de sector waarnaar u wenst te publiceren en niet de uiteenlopende functionaliteiten van de webinterfaces. De reden waarom u niet van beide webinterfaces gebruik wilt maken: de artikeldata is in twee webinterfaces minder makkelijk te beheren. Levensmiddelen en drogisterij (L&D) Doe-het-zelf, tuin en dier (DHZTD) 1. Publiceren aan landen in de hele wereld. Alleen publiceren aan de Benelux landen. 2. Onbeperkt artikelen publiceren. Publiceren van maximaal 3000 artikel per doelmarkt/land. Maximaal 2 doelmarkten (Nederland en België), totaal dus 6000 artikelen. 3. Geen limiet op het aantal gebruikersaccounts. Eén gebruikersaccount per bedrijf. 4. Het is mogelijk om ook artikeldata voor de doe-het-zelf, tuin en dier retailers via deze interface te publiceren. Artikeldata kan via deze interface alleen aan de doehet-zelf, tuin en dier retailers in de Benelux worden gepubliceerd. 5. Deze webinterface is gebaseerd op het datamodel specifiek voor de L&D sector en een aantal voor deze sector verplichte velden worden afgedwongen in de webinterface (die niet altijd relevant zijn voor de sector van doe-het-zelf, tuin en dier). Het is mogelijk om de informatie die noodzakelijk is voor de sector doe-het-zelf, tuin en dier mee te geven via deze interface, maar de interface begeleidt u hier niet in. Deze webinterface is gebaseerd op het datamodel specifiek voor de sector doe-het-zelf, tuin en dier, met validatieregels ingebouwd in de interface die afhankelijk zijn van het type product. Op basis van de ingevoerde GPC productcode worden automatisch de verplichte e-commerce velden getoond. Bepaalde attributen specifiek voor de levensmiddelenen drogisterijsector zijn niet beschikbaar. Deze betreffen overwegend voeding en/of zijn alleen verplicht als ze aanwezig zijn op de verpakking. 3.1 Veranderen van interface Indien u van de ene naar de andere webinterface wilt overstappen, bijvoorbeeld omdat u een afnemer in de sector levensmiddelen en drogisterij erbij heeft gekregen, vragen wij u om eerst na te gaan of u de aangemaakte artikelgegevens in de reeds actieve webinterface mee wilt nemen. Vervolgens kunt u contact met ons opnemen (via dhz@gs1.nl) om deze overstap in orde te maken. Belangrijk is wel dat u de volgende informatie beschikbaar heeft: uw GLN, welke webinterface u wilt gebruiken en of u uw artikelgegevens wilt overzetten. Zo kunnen we nagaan wat de mogelijkheden zijn en uw aanvraag in behandeling nemen. 3.2 Andere manier van uitwisseling via GS1 Data Source Er is naast het gebruik van de webinterfaces die GS1 Nederland aanbiedt, nog een andere vorm van uitwisseling mogelijk, te weten XML. U kunt daarbij gebruik maken van een implementatiepartner of dit binnen uw bedrijf zelf inregelen. Voor bijvoorbeeld leveranciers met een groot assortiment die aan meerdere landen leveren, kan een XML oplossing een goed alternatief zijn. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 5 van 15
4 Het datamodel van sector doe-het-zelf, tuin en dier Dankzij een nauwe samenwerking tussen GS1 Belgium & Luxembourg en GS1 Nederland, beschikt de Benelux markt voor doe-het-zelf, tuin en dier nu over een gestandaardiseerde oplossing wat betreft de uitwisseling van productgegevens. Deze uitwisseling vindt plaats via het GDSN netwerk waarmee het mogelijk is om productgegevens uit te wisselen via een enkel centraal internationaal netwerk. Er zijn twee afzonderlijke datamodellen die naast elkaar bestaan voor de Benelux markt: het datamodel levensmiddelen en drogisterij en het doe-het-zelf, tuin en dier datamodel. Het gebruik van deze twee verschillende datamodellen hangt af van de verschillen tussen de artikelen (food en non-food) waardoor de retailers van elke sector verschillende informatiebehoefte hebben. Het datamodel bevat veel verschillende velden. Het is niet nodig om elk veld in te vullen voor elk product. Afhankelijk van het type product (en de gekoppelde brick code) worden bepaalde velden verplicht of optioneel. Bepaalde velden kunnen dus verplicht zijn voor het ene product, maar niet voor het andere. De gegevens kunnen als volgt gegroepeerd worden: Basisgegevens (verplicht voor alle artikelen) Logistieke gegevens (verplicht voor de sector levensmiddelen en drogisterij) Consumenteninformatie (afhankelijk van het type artikel) Gegevens onderworpen aan een wetgeving betreffende gevaarlijke goederen en het milieu (afhankelijk van het type artikel) In dit hoofdstuk krijgt u uitleg over hoe u producten kunt classificeren en gegevens kunt invoeren. 4.1 Producten classificeren 4.1.1 Een GS1 brick code voor uw product Voor Global Product Classification (GPC) ofwel het toekennen van brick codes aan uw product, maakt u gebruik van het GS1 Benelux datamodel (veldenlijst). In het datamodel kunt u de GS1 brick code voor uw product opzoeken. Selecteer de tab Bricks, zoek via sneltoets Ctrl F op een woord dat aansluit bij uw product, beoordeel en kies een brick code. Als kolom DiY DiY is gevuld, is de brick code al in het datamodel opgenomen. U kunt in dit geval de brick code gebruiken bij het uitwisselen van artikeldata met uw handelspartners in de Benelux voor de sector doe-het-zelf, tuin en dier. Is het veld niet gevuld dan verzoeken wij u om contact op te nemen met GS1 Nederland (dhz@gs1.nl). Wij bespreken graag met u de vervolgstappen. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 6 van 15
4.2 Gegevens invoeren In het GS1 Benelux datamodel voor de doe-het-zelf, tuin en diersector kunt u lezen welke velden voor u en uw klanten relevant zijn. 4.2.1 Verplichte velden: algemeen Er zijn 18 velden die altijd verplicht zijn in GS1 datapool (GDSN), onafhankelijk de sector of het type artikel. Deze 18 velden vindt u terug in het datamodel onder de tab "Fielddefinitions" en door kolom P "Mand GDSN" te filteren op "Yes". 4.2.2 Verplichte velden: doe-het-zelf, tuin en dier Er zijn 10 velden die altijd verplicht zijn voor de sector doe-het-zelf, tuin en dier, onafhankelijk van het type artikel. U vindt deze lijst met 10 velden terug door de tab "Fielddefinitions" van het datamodel te openen en in die tab kolom Q "Mand Funct" te filteren op "Yes". Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 7 van 15
4.2.3 E-commerce velden per GS1 brick code Er zijn verschillende verplichte en optionele e-commerce velden per GS1 brick code vastgesteld. Een lijst van deze velden vindt u in de tab "Commercial attribs per Brick" van het datamodel. Vervolgens filtert u de getoonde resultaten door de brick code van uw product in te geven in de cel C4 van deze tab. De kolom D "Attribute name Dutch" geeft u de e-commerce naam van de velden voor deze brick code en kolom C geeft aan of het veld optioneel (0) dan wel verplicht (1) in te vullen is. Picklist Als u de juiste e-commerce velden voor uw artikel heeft gevonden, kunt u ook in de tab "Commercial attribs" van het datamodel nagaan wat de details van deze velden zijn en hoe deze ingevuld moeten worden. Als het veld een picklist betreft (zie kolom H Format ) en u dus een waarde moet selecteren uit een keuzelijst, kunt u deze lijst terugvinden in de tab "Picklists" van het datamodel, in kolom B "Code value" (u kunt een filter plaatsen in kolom A op basis van het FieldID van het betreffende veld). Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 8 van 15
4.2.4 Hoe moeten e-commerce velden ingevuld worden? De manier waarop de e-commerce velden ingevuld moeten worden, hangt af van het type informatie dat in het betreffende veld wordt verwacht. De manier waarop u het veld moet invullen, wordt aangegeven in kolom T "GDSN Name" in de tab "Fielddefinitions" van het datamodel. Om uw zoekactie te vergemakkelijken, kunt u de weergegeven informatie filteren in deze kolom door enkel de waarden "propertycode", "propertydescription", "propertyinteger", "propertymeasurement" en "propertystring" te selecteren. Hieronder wordt toegelicht wat de verschillende manieren zijn om de e-commerce velden in te vullen voor elk type veld. 4.3 E-commerce velden van doe-het-zelf, tuin en dier invoeren Om alle beschikbare velden te zien in de webinterface van de sector levensmiddelen en drogisterij, moet u eerst uw instellingen wijzigen van "aanbevolen" naar "alle". U kunt dit pas doen als u een artikel heeft geopend. Voor het overzicht van de in te vullen e-commerce velden, gaat u in de webinterface naar de tab "Artikelidentificatie" en de sub-tab "Classificatie". Daar moet u "(64) - CORE DIY" aangeven in het veld "Bijkomende naam van het classificatie agentschap" en "0" in het veld "Bijkomende code van de classificatie categorie". Dit doet u om aan te geven dat de velden die hierop volgen e-commerce velden betreffen die gelinkt zijn aan het doe-het-zelf, tuin en dier datamodel. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 9 van 15
Let op! Per artikel hoeft u maar een keer de classificatiecode (64) CORE DIY in te voeren. Gegevens invoeren U kunt nu de gegevens van uw product gaan invoeren. U moet het fieldid van het e-commerce veld meegeven in het veld "Additional Trade Item Classification Property Code" om zo aan te geven welk e- commerce veld het precies betreft. Velden van het type Property Code Voor die velden waar er "propertycode" staat in het veld "GDSN name", dient u de betreffende waarde in te geven in het veld "Property code". Velden van het type propertymeasurement Voor die velden waar er "propertymeasurement" staat in het veld "GDSN name", dient u het veld "Property Measurement" in te vullen met de numerieke waarde, en het veld "Property Measurement Unit Code" met de maateenheid. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 10 van 15
Velden van het type propertydescription Voor die velden waar er "propertydescription" staat in het veld "GDSN name" (tekstvelden), vult u bij "Additional Trade Item Classification Property Description" eerst het tekstveld in en vervolgens selecteert u ernaast de taal. Velden van het type propertyinteger Voor die velden waar er "propertyinteger" staat in het veld "GDSN name", vult u de correcte waarde in het veld "Property Integer" in. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 11 van 15
Velden van het type propertystring Voor die velden waar er "propertystring" staat in het veld "GDSN name", vult u de corresponderende waarde in het veld "Property String" in. 5 Meegeven van veiligheidsbladen (SDS) Volgens het datamodel doe-het-zelf, tuin en dier is het verplicht om voor elk artikel mee te geven of het al dan niet wettelijk verplicht is om een veiligheidsblad (Safety Data Sheet) beschikbaar te hebben. Om dit te doen moet het veld "SDS legally required indicator" ingevuld worden. 5.1 Invoeren van gevaarlijke stoffen Zoals dat het geval is voor alle e-commerce velden, is het veld "legally required indicator" niet aanwezig in de webinterface van levensmiddelen en drogisterij. Deze informatie dient dus op dezelfde manier te worden meegegeven als dat gebeurt voor andere e-commerce velden met behulp van de Property Code. Voor het geheel van uw productgegevens geeft u de waarde "(64) - CORE DIY" mee in het veld "Bijkomende naam van het classificatie agentschap" en "0" in het veld "Bijkomende code van de classificatie categorie Vervolgens vult u "5.006" (dit is het FieldID voor het veld "legally required indicator") in het veld "Additional Trade Item Classification Property Code" in, en de waarde "true" of "false" in het veld "Property Code". 5.2 Hoe koppel ik een veiligheidsblad (SDS) aan een product? Het koppelen van een Safety Data Sheet (SDS) aan een product kunt u doen onder Logistieke informatie bij Verwijzingen naar bestanden. U selecteert bij Type productafbeelding de waarde SAFETY_DATA_SHEET en kunt hier vervolgens in de velden daaronder de naam van het bestand en de link meegeven van de omgeving waar de SDS te vinden is. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 12 van 15
6 Meegeven van een Declaration of Performance (DOP) 6.1 Invoeren van DOP velden Zoals dat het geval is voor alle e-commerce velden is ook het veld "Indicatie DOP wettelijk verplicht" niet aanwezig in de webinterface van de levensmiddelen en drogisterij. Deze informatie dient dus op dezelfde manier te worden meegegeven als dat gebeurt voor andere e-commerce velden met behulp van de propertycode. Voor het geheel van uw productgegevens geeft u de waarde "(64) - CORE DIY" mee in het veld "Bijkomende naam van het classificatie agentschap" en "0" in het veld "Bijkomende code van de classificatie categorie" Vervolgens vult u "5.067" (dit is het FieldID voor het veld "Indicatie DOP wettelijk verplicht") in het veld "Additional Trade Item Classification Property Code" in, en de waarde "true" of "false" in het veld "Property Code". Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 13 van 15
6.2 Hoe koppel ik een DOP bestand aan een product? Dit gaat op dezelfde manier als het koppelen van een SDS, dus onder Logistieke informatie bij Verwijzingen naar bestanden. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 14 van 15
7 Excel upload 7.1 Algemene informatie Voor wat betreft het invoeren van gegevens via de webinterface, kunt u met de Excel upload: Gelijksoortige artikelen importeren, valideren en publiceren. Een reeks artikelen exporteren uit GS1 Data Source, wijzigen en opnieuw uploaden. Zo kunt u bijvoorbeeld een extra taal toevoegen aan verschillende artikelen in de omschrijvingen. De Excel template heeft een strikte structuur (= de eerste negen lijnen van het rekenblad) die nooit gewijzigd mag worden door de gebruikers. Iedere wijziging kan leiden tot een foutmelding tijdens het uploaden van gegevens. Wij raden onze gebruikers die de Excel functie wensen te gebruiken aan om eerst een artikel aan te maken via de webinterface naar artikeltype (brick code) en deze daarna te exporteren naar Excel. Dan kunt u dit artikel als voorbeeld gebruiken wat het gebruik van de Excel file vereenvoudigt. 7.2 Link naar de codelijsten Als u gebruik maakt van de Excel template, heeft u geen overzicht van de codes die werden bepaald. U kunt via de GS1 Global Data Dictionary de algemene codelijsten terugvinden. Daarnaast kunt u de specifieke codelijsten voor het Benelux datamodel raadplegen op onze website. 7.3 Excel template van GS1 Data Source We raden u aan de aparte handleiding specifiek gewijd aan de Excel template van GS1 Data Source te gebruiken. Versie 1.0, augustus 2018 2018 GS1 Nederland Pagina 15 van 15