Instructie RFM module Introductie RFM staat voor Registratie Flow Module. De RFM module vormt de basis voor een aantal nieuwe modules binnen equse Indicate: - Calamiteiten - Klachten - Kindermishandeling - VIM/MIP - Meldingen Elke RFM module bestaat uit minimaal 4 tabbladen. Voor maatschappen en hoofdkantoren geldt dat zij ook nog beschikken over een 5 e tabblad waarmee ze registratieflows kunnen opleggen. 1. Beheer Voor het aanmaken en instellen van verschillende registratieflows. 2. Registreer Voor het registreren op de beschikbare registratieflows. 3. Beoordeel Voor het beoordelen en afhandelen van registraties. 4. Analyse Voor het analyseren van beoordelingen en registraties 5. Opleggen Alleen beschikbaar voor Maatschappen en Hoofdkantoren. Aanmaken, instellen en beschikbaar maken van de verschillende registratieflows voor vestigingen. Standaard wordt een melding gedaan via een registratieformulier en vindt de afhandeling plaatst d.m.v. een beoordelingsformulier, die eventueel ook nog aangevuld kan worden met statussen en opmerkingen. Registreren en beoordelen zijn gescheiden en kunnen d.m.v. permissies worden ingesteld. Hieronder per module kort een samenvatting van de belangrijkste eigenschappen. Klachten Registraties zijn voor iedereen binnen de vestiging zichtbaar. Opties: Toon beoordeling bij melder Extra informatieformulier Pagina 1 van 15
Extern registratieformulier (Registratieformulier beschikbaar stellen via uw eigen website) Afhandelen zonder beoordeling Registraties lokaal beoordelen (indien opgelegd) Extern gemaakte registraties komen binnen op het tabblad registreer en kunnen door iedereen met registreer rechten worden doorgezet naar de Beoordeling. Calamiteiten Registraties zijn voor iedereen binnen de vestiging zichtbaar. Opties: Toon beoordeling bij melder Registraties lokaal beoordelen (indien opgelegd) Kindermishandeling Alleen eigen registraties (per gebruiker met een eigen inlog account) en externe registraties zijn zichtbaar. Opties: Beoordeling ook tonen bij melder Extra informatieformulier Extern registratieformulier (via andere website) Registraties lokaal beoordelen (indien opgelegd) Extern gemaakte registraties komen binnen op het tabblad registreer en kunnen door iedereen met registreer rechten worden doorgezet naar de Beoordeling. VIM/MIP Alleen eigen registraties (per gebruiker met een eigen inlog account) zijn zichtbaar. Opties: Beoordeling ook tonen bij melder Registraties lokaal beoordelen (indien opgelegd) Instellen Voordat er een registratie gedaan kan worden moet er eerst een zogeheten registratieflow worden opgezet. Een flow bestaat in de basis uit een registratieformulier, een optioneel extra formulier en een beoordelingsformulier. Alle formulieren kunnen vrij worden samengesteld. Een flow aanmaken Open de module. Open de submodule (tab) Beheer of in het geval van een Hoofdkantoor of Maatschap de submodule Opleggen. Pagina 2 van 15
Klik op Toevoegen om een nieuwe flow aan te maken. Geef een naam en eventueel een omschrijving op. In het geval van een Hoofdkantoor/Maatschap geeft u ook op voor welke vestigingen de flow zichtbaar moet zijn. Het is mogelijk om, bij het instellen van een flow, kenmerkvelden te selecteren waarvan de waardes, die tijdens het registreren zijn ingevuld, worden weergegeven in de registratielijst en beoordeellijst. Let op! Het registratie en beoordelingsformulier moeten samengesteld zijn alvorens u de kenmerkvelden kunt selecteren. Pagina 3 van 15
Afhankelijk van de module zijn er ook nog een aantal extra instellingen beschikbaar: Toelichting instelling(en): - Toon beoordeling bij melder JA: Een melder mag ook het beoordelingsformulier en commentaren van zijn of haar registraties bekijken. - Afhandelen zonder beoordeling JA: Het beoordelingsformulier is uitgeschakeld. Een registratie wordt vanuit het tabblad registreren direct afgehandeld en verschijnt niet op het tabblad Beoordelen. - Gebruik extra informatieformulier JA: Er wordt een extra meldingsformulier actief. Met name bedoeld voor gevallen waar een extern formulier wordt ingezet en er toch aanvullende informatie vereist is alvorens de registratie naar beoordelen wordt doorgezet. - Registraties lokaal beoordelen LET OP: Deze optie is alleen beschikbaar bij opgelegde registratieflows. JA: De beoordeling van registraties wordt per vestiging afgehandeld i.p.v. centraal. - Registratieformulier extern beschikbaar (nog) NIET beschikbaar voor opgelegde formulieren JA: Het is mogelijk om middels een unieke link (url) het registratieformulier direct (zonder inloggen) te openen. Hiermee is het mogelijk om het registratieformulier via een eigen website beschikbaar te maken. Standaard wordt er een zogeheten Captcha (een automatische controle code) aan het formulier toegevoegd om misbruik te beperken. - Emailinstellingen Pagina 4 van 15
Indien u bij nieuwe registraties een automatische notificatie wenst te ontvangen geef dan een emailadres op bij de emailinstellingen. - Inhoud in email? JA: De antwoorden van de nieuwe registratie worden per mail verzonden. Zo niet dan zal er alleen een algemene notificatie verstuurt worden. Klik op Opslaan. De flow staat nu in het overzicht, maar kan nog niet worden geactiveerd. Eerst moeten het registratieformulier, beoordelingsformulier en eventueel extra informatieformulier worden gemaakt. (Dit wordt ook gemeld in het overzicht onder Status) Formulieren maken Selecteer de flow in het overzicht en klik op Beheer registratieformulier, Beheer beoordelingsformulier of Beheer extra informatieformulier. Stel het formulier samen door de elementen uit de werkbalk naar het formulier te slepen. Pagina 5 van 15
Selecteer een formulierelement door het vinkje aan te vinken. Klik vervolgens op Wijzigen om het aan te passen. Klik op Opslaan om de aanpassingen op te slaan en terug te keren naar het formulier. Pagina 6 van 15
Statussen toevoegen Standaard kent elke flow al vier statussen: 1. Concept: De registratie is door een medewerker (gebruiker) geregistreerd, maar nog niet ter beoordeling verzonden. De melder kan de registratie eventueel nog aanpassen. Alleen de melder ziet de registratie. 2. Verzonden ter beoordeling: De melding is door de melder verzonden. De melder kan deze niet meer aanpassen. Een beoordelaar kan de melding zien en gaan beoordelen. 3. In behandeling: een beoordelaar heeft de melding in beoordeling genomen. 4. Afgehandeld: een beoordelaar heeft de melding afgesloten. Als de optie Afhandelen zonder beoordeling op Ja staat krijgt de melding direct na verzenden de status Afgehandeld. Tussen In behandeling en Afgehandeld kunnen meerdere statussen worden toegevoegd. De melder kan altijd de status van zijn of haar eigen meldingen zien. Selecteer de flow in het overzicht en klik op Beheer statussen. Klik op Toevoegen om een status toe te voegen. Externe link Selecteer de registratieflow in het overzicht en klik op Externe link in de werkbalk. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer bij het aanmaken Registratieformulier extern beschikbaar op Ja is gezet. Pagina 7 van 15
Er worden twee regels code gepresenteerd die u of uw websitebeheerder kan gebruiken om het formulier extern beschikbaar te maken. De eerste regel code genereert direct een link op een webpagina. De tweede kan gebruikt worden om zelf een link (of iframe) samen te stellen. Tip: Om direct te testen kunt u de onderste link kopiëren en plakken in de adresbalk van uw browser. Activeren Selecteer de flow in het overzicht en klik op Activeren. Er kunnen nu meldingen op de aangemaakte flow worden geregistreerd. Deactiveren Wanneer het niet meer wenselijk is dat er op een flow meldingen worden geregistreerd dan kan deze weer gedeactiveerd worden. Selecteer de flow in het overzicht en klik op Deactiveren. Er kunnen nu geen nieuwe registraties meer worden gedaan. Afgesloten meldingen blijven wel zichtbaar en openstaande meldingen kunnen nog steeds worden beoordeeld. Pagina 8 van 15
Indien het formulier extern beschikbaar is gesteld zal de link niet meer een formulier tonen, maar een melding dat het formulier niet meer beschikbaar is. Kopiëren van een registratieflow Het is mogelijk om een kopie te maken van een bestaande registratieflow. Selecteer de te kopiëren flow in de lijst en klik op Kopiëren in de werkbalk. NB: Een externe link is uniek voor een registratieflow. Deze zal dus niet mee gekopieerd worden. Melding registreren Open de RFM module en ga naar de tab Registreer. Indien er al eerdere registraties gemaakt zijn dan worden deze in één overzicht getoond. Via Filter status kan er eventueel op status worden gefilterd. Klik op Toevoegen om een nieuwe melding te starten. Indien er meerdere flows beschikbaar zijn dan wordt eerst gevraagd om er één te kiezen. Selecteer de flow en klik op Opslaan. Pagina 9 van 15
Indien er maar één flow beschikbaar is word dit scherm niet getoond en opent direct het registratieformulier. Vul het registratieformulier in en klik op Opslaan of Opslaan en verzenden. Afhankelijk van de instellingen kan i.p.v. de knop Opslaan en verzenden ook een andere knop zoals Opslaan en afhandelen verschijnen. Als u kiest voor Opslaan dan wordt de registratie nog niet zichtbaar voor de beoordelaar(s) en kan deze later ook nog worden aangepast. De melding krijgt de status Concept. In het overzicht kan een openstaande registratie alsnog worden verzonden. Dit kan via bekijken en via wijzigen. Via bekijken: Klik op de datum onder Datum aangemaakt om een registratie te bekijken. Klik vervolgens in het bekijkscherm u op de knop Verzenden/Afhandelen. Pagina 10 van 15
Via wijzigen: Selecteer de registratie door deze aan te vinken in het overzicht. Klik op Wijzigen in de werkbalk. Klik op Opslaan en verzenden. Melding volgen De melder kan altijd via het tabblad Registreren de zelf gemaakte registraties terug zien. In sommige RFM modules zijn alle registraties voor iedereen zichtbaar. Naast het meldingsformulier kan de melder ook zien wat de huidige status is van de melding. Alle andere informatie zoals het beoordelingsformulier en eventuele opmerkingen zijn standaard niet voor de melder zichtbaar tenzij de optie Toon beoordeling bij melder op JA is gezet. Beoordelen en afhandelen Alleen gebruikers met de Beoordeel Permissie mogen/kunnen registraties bekijken, beoordelen en afhandelen. Overzicht bekijken Open de RFM module en ga naar de tab Beoordelen. Een overzicht van alle gemaakte meldingen (op alle beschikbare flows) wordt getoond. Standaard worden alle nog openstaande meldingen getoond. Klik op Filter status om het filter anders in te stellen. Bijvoorbeeld om ook afgehandelde meldingen te tonen. Beoordeling starten Start met beoordelen door een melding aan te klikken. Klik op de bekijkpagina op Beoordeel in de werkbalk. Vanuit het overzicht kan ook direct gestart worden met een beoordeling. Vink de betreffende melding in het overzicht aan en klik op Beoordelen in de werkbalk. Pagina 11 van 15
Het beoordelingsformulier wordt nu getoond. De status van de registratie wordt meteen aangepast naar In behandeling. Tijdens het invullen van het beoordelingsformulier kan de melding (registratieformulier) bekeken worden via Bekijk registratieformulier. Status aanpassen Indien er in de flow eigen statussen zijn toegevoegd bestaat de mogelijkheid om de status aan te passen. Ga naar de bekijkpagina van de melding. Klik op een melding in het overzicht om de bekijkpagina te openen. Pagina 12 van 15
Klik op Status bijwerken om de status aan te passen. Indien er geen extra statussen beschikbaar zijn wordt deze knop niet getoond. Opmerking toevoegen Bij elke beoordeling kunnen ook één of meerdere opmerkingen worden vastgelegd. Open de bekijkpagina van de betreffende melding. Klik op Opmerking toevoegen om een opmerking aan de melding toe te voegen. Beschrijf de opmerking en klik op Opslaan in de werkbalk. Bestaande opmerkingen kunnen aangepast of verwijderd worden door deze aan te vinken op de bekijkpagina van de melding. Wanneer een opmerking wordt aangevinkt worden de knoppen Wijzigen en Verwijderen in de sectie Opmerking(en) van de werkbalk actief. Melding afhandelen/afsluiten Een melding kan worden afgehandeld via de knop Afhandelen op de bekijkpagina. Pagina 13 van 15
Analyses Alleen gebruikers met de Analyse Permissie mogen/kunnen analyses uitvoeren en data met elkaar vergelijken. Analyse filteren Open de RFM module en ga naar de tab Analyse. Selecteer vervolgens de registratieflow waar u de antwoorden van wenst te filteren. Kies bij Weergave voor een lijst met alle registraties of selecteer de optie Grafiek per veld voor een overzicht met grafieken en tabellen. Filteren Geef bij Periode op voor welke periode u de antwoorden wilt laten filteren. Kies voor Alle wanneer u de resultaten van alle registraties en beoordelingen wilt filteren. Kies voor selectie om een specifieke periode op te geven. Status Bij status kunt u de resultaten filteren op de verschillende statussen van een flow. Selecteer vervolgens Filteren in de werkbalk. Pagina 14 van 15
Klik eventueel op registraties exporteren om de antwoorden te converteren naar.csv bestand voor verdere analyses. Pagina 15 van 15