Beslisdocument college van Peel en Maas Document openbaar: Ja Zaaknummer: 1894/2014/447816 Documentnummer: 1894/2014/447817 Besluitnummer: 15 9.2 Onderwerp: Verpachting kermissen Peel en Maas 2014 tot en met 2016 Advies: 1 In te stemmen met de verpachting van de kermissen in de gemeente Peel en Maas voor de jaren 2014, 2015 en 2016; 2 In te stemmen met het tot en met 2016 inhuren van Piet Ebisch als kermismeester; 3 In te stemmen met de voorgestelde kermisdata; 4 In te stemmen met de bijgevoegde verpachtingvoorwaarden; 5 In te stemmen met de in bijgevoegde overzichten opgenomen inschrijvingen/ attracties; 6 De betrokken exploitanten te informeren via bijgevoegde conceptbrief; Besluit van het college Peel en Maas: volgens advies aangehouden anders, namelijk: Ondertekening gemeentesecretaris, datum: drs. H. Mensink
Zaaknummer: 1894/2014/447816 Documentnummer: 1894/2014/447817 Besluitnummer: Adviesnota Onderwerp Verpachting kermissen Peel en Maas 2014 tot en met 2016 Advies 1 In te stemmen met de verpachting van de kermissen in de gemeente Peel en Maas voor de jaren 2014, 2015 en 2016; In te stemmen met het tot en met 2016 inhuren van Piet Ebisch als kermismeester; 2 3 In te stemmen met de voorgestelde kermisdata; 4 In te stemmen met de bijgevoegde verpachtingvoorwaarden; 5 In te stemmen met de in bijgevoegde overzichten opgenomen inschrijvingen/ attracties; 6 De betrokken exploitanten te informeren via bijgevoegde conceptbrief; Inleiding In 2011 werden de 11 kermissen in de kernen van de gemeente Peel en Maas voor het eerst voor 3 jaar, tot en met 2013, verpacht. Het is nu dus weer tijd om de kermissen voor de komende periode vast te leggen. Gezien de ervaringen uit de laatste verpachtingperiode kiezen we er weer voor om de kermissen voor 3 jaar vast te leggen, met een vaste kern van exploitanten. Alleen het grootvermaak wordt jaarlijks vastgelegd om de attractiviteit van de kermissen te waarborgen. Met bovengenoemde vaste kern van exploitanten is door de jaren heen een vertrouwensband opgebouwd. Ze weten wat er op de kermissen in Peel en Maas te verdienen valt en helaas voor een aantal kleinere kermissen, ook niet te verdienen valt. Doordat ze meerdere kermissen in Peel en Maas kunnen draaien blijven ze komen en hebben ook nu weer voor 3 jaar toegezegd. Vaak wel tegen een iets lagere pachtprijs omdat de inkomsten op alle kermissen de laatste jaren teruglopen. Bovendien worden de te betalen stroomkosten voor de exploitanten ook steeds hoger dus blijft er minder marge over. Met name de pachtprijzen voor grootvermaak lopen sterk terug i.v.m. met de hoge transportkosten, stroomkosten en personeelskosten. De laatste 3 jaar werd de kermis in het veld begeleid door kermismeester Piet Ebisch. Niet meer als medewerker van de gemeente Peel en Maas maar ingehuurd via zijn bedrijf Ebisch-Events. Deze samenwerking verliep prima en heeft ook geleid tot een substantiële besparing bij de buitendienst door minder inzet t.b.v. de kermissen. Wij stellen dan ook voor om de overeenkomst met Ebisch-Events voor de komende verpachtingperiode, dus tot en met 2016, te verlengen. Tot slot vermelden we nog dat het draagvlak voor de kermis in Koningslust helaas steeds kleiner werd, waardoor in deze kern in 2012 voor de laatste keer een officiële kermis werd georganiseerd. Door Huize Savelsberg wordt jaarlijks nog wel de kermis voor haar bewoners georganiseerd en op deze kermis zijn de inwoners van Koningslust ook van harte welkom! Doelstelling Het organiseren van een representatieve kermis in 10 van de 11 kernen van de gemeente Peel en Maas. Het doel is in wezen 3-ledig: 1. Een aantrekkelijke, representatieve en vooral ook betaalbare kermis voor onze inwoners; 2. De exploitanten moeten op de kermis een boterham kunnen verdienen; 3. Voor de gemeente is het van belang dat de kermis probleemloos, dus zonder grote incidenten verloopt. Door de kermis voor 3 jaar te verpachten blijft het voortbestaan van de kermis ook in de kleinere kernen zoals Egchel, Kessel Eik en Beringe vooralsnog gegarandeerd. In Kessel Eik en Beringe zijn werkgroepen actief om de attractiviteit van de kermis te vergroten. Een mooi voorbeeld van zelfsturing! Disclaimer: het overleg met de werkgroep Kermis Kessel Eik kan binnen 3 jaar leiden tot een andere vorm/ indeling van de kermis in Kessel Eik. De huidige exploitanten hierin ook betrekken en informeren middels de gunningbrief. Gemeente Peel en Maas 1894/2014/447817 Pagina 2 van 6
Relatie (programma)begroting De kermissen zijn onderdeel van het product 4.3.3 Evenementen, opgenomen onder het programma 4.3 Toerisme en Promotie. Argumenten 1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 4.1 Door een 3 jarige verpachting wordt de kermis ook in de kleinere kernen van de gemeente Peel en Maas weer voor 3 jaar gegarandeerd. De kermisexploitanten die voor 3 jaar inschrijven weten waar ze op inschrijven. Bovendien draaien ze vaak meerdere kermissen in Peel en Maas en kunnen zo financieel aantrekkelijkere kermissen combineren met financieel minder aantrekkelijke kermissen. Bijvoorbeeld: exploitanten van de kermis in Kessel staan ook in Kessel Eik en exploitanten van de kermissen in Helden staan ook in Beringe. Dit zorgt er voor dat ook de kermissen in de kleinere kernen vooralsnog kunnen blijven voortbestaan. Door een 3 jarige verpachting worden de voorbereidingskosten (uren) van de kermissen in het 2 e en 3 e jaar beperkt; Er gaat heel veel tijd zitten in de gesprekken met exploitanten, die vooraf gaan aan de inschrijvingen. Door nu voor 3 jaar te verpachten wordt de voorbereidingstijd voor de kermissen in 2015 en 2016 flink beperkt. De samenwerking met Ebisch-Events is de laatste 3 jaar goed verlopen; De samenwerking met Piet Ebisch is de laatste 3 jaar naar tevredenheid en goed verlopen. Er zijn geen noemenswaardige incidenten geweest tijdens de kermissen. Hij is de juiste schakel tussen de gemeente en de exploitanten. Ook naar de inwoners toe weet Piet hoe te handelen en bij twijfel koppelt hij terug met de verantwoordelijke ambtenaren en/of de portefeuillehouder. De samenwerking met Ebisch-Events levert een kostenbesparing op door minder inzet van de buitendienst; De inzet van Ebisch-Events levert een substantiële besparing op doordat zij werk uitvoeren dat eerst werd uitgevoerd door de buitendienst. Voorbeelden zijn het weghalen van straatmeubilair en het schoonmaken van het kermisterrein; De kermisdata worden in goed overleg met alle betrokken partijen vastgesteld; Inmiddels zijn er voor 9 van de 10 kernen in Peel en Maas in goed overleg met inwoners en exploitanten vaste data voor de kermis vastgesteld. Alleen in Egchel is geen vaste datum. Daar is de kermis afhankelijk van de beschikbaarheid van de exploitant die de kermis ter plaatse regelt. De datum wordt echter jaarlijks in goed overleg tussen de gemeente, dorpsoverleg en de exploitanten vastgelegd. Bij voorkeur wordt de kermis in Egchel in juni gehouden, maar er kan naar mei worden uitgeweken. Stelregel is dat er in Peel en Maas géén kermis gelijktijdig wordt gehouden; Door het opstellen van verpachtingvoorwaarden worden een aantal uitvoerende zaken vooraf geregeld. In de verpachtingvoorwaarden wordt geregeld dat een aantal zaken zoals oprijden en plaatsen van de woonwagens vooraf moeten worden besproken met kermismeester Piet Ebisch. Dit voorkomt dat Piet Ebisch onverwacht met verkeerd opgestelde woonwagens en of attracties wordt geconfronteerd, waardoor bijvoorbeeld andere attracties niet meer kunnen opbouwen. Er gaat veel tijd zitten om dit soort situaties (achteraf) weer te corrigeren 4.2 De verpachtingvoorwaarden scheppen duidelijkheid naar de exploitanten toe en voorkomen daardoor veel vragen. Door de uitgebreide verpachtingvoorwaarden weten de exploitanten waar ze aan toe Gemeente Peel en Maas 1894/2014/447817 Pagina 3 van 6
zijn en worden er dus minder vragen gesteld. Deze werkwijze draagt er aan bij om de ambtelijke inzet zoveel mogelijk te beperken. Kanttekeningen 1.1 1.2 2.1 3.1 4.1 Een 3 jarige verpachting met de vaste kern van exploitanten haalt niet de maximale inkomsten uit de kermissen. Doordat exploitanten weten wat er op de kermissen in Peel en Maas te verdienen valt schrijven zij niet maximaal in. Daardoor zijn de opbrengsten iets lager maar wordt de continuïteit wel gegarandeerd. Het is namelijk meerdere malen gebleken dat nieuwe (hogere) inschrijvers na 1 jaar (onverwacht) wegbleven. Vaak is het dan niet meer mogelijk een alternatieve attractie te boeken en zoeken naar een alternatieve attractie kost bovendien veel (extra) tijd. Een 3 jarige verpachting komt de attractiviteit van de kermissen niet ten goede; Doordat met de meeste exploitanten een contract voor 3 jaar wordt aangegaan blijven de kermissen de eerstkomende 3 jaar in grote lijnen hetzelfde. Dit komt de attractiviteit niet ten goede. Daarom is het zaak jaarlijks te wisselen in het grootvermaak. Door de inzet van Ebisch-Events is er minder binding tussen de exploitanten en de gemeente; Door de inzet van een externe partij komt de kermis meer op afstand te staan. Dat wordt door de exploitanten niet altijd gewaardeerd omdat ze vaak al een jarenlange band hebben met de (voormalige) gemeenten; Er is geen vaste jaarlijkse datum voor de kermis in Egchel; De kermisdatum in Egchel wordt pas in de loop van januari bekend, dat is vaak (te) laat voor de opname in (evenementen)kalenders; De uitgebreide verpachtingvoorwaarden kunnen leiden tot een schijnvolledigheid; Uitgebreide voorwaarden leiden tot nauwkeuriger lezen waardoor de kans bestaat dat er bij de exploitanten extra vragen worden opgeroepen. Dat vraagt extra ambtelijke inzet. Financiële consequenties In de huidige begroting is voor dit product al opgenomen: Product Fcl Ecl Lasten Baten Kermissen 6.560.600 Diversen 199.000 186.000. Doordat de inschrijvingen over het algemeen lager zijn dan bij de vorige verpachting zijn de inkomsten jaarlijks naar verwachting 26.000,00 lager dan geraamd. De baten dienen daarom via de bijstellingsrapportage structureel naar beneden te worden bijgesteld tot 160.000. Juridische consequenties N.v.t. Communicatie Met de communicatieconsulent is het volgende overeengekomen: Per kermis wordt een advertentie gemaakt en gepubliceerd in de lokale bladen Uitvoering Organisatie van 10 kermissen in de gemeente Peel en Maas met bijbehorende promotieactiviteiten zoals, opstellen van persberichten, openingen van de kermissen door portefeuillehouders, Gemeente Peel en Maas 1894/2014/447817 Pagina 4 van 6
optredens van clowns,schminken voor de jeugd en diverse loterijen. Ook worden bewoners waar nodig geïnformeerd over mogelijke overlast door wegafsluitingen en andere verkeersmaatregelen. Formulering besluit t.b.v. openbare besluitenlijst Het college heeft ingestemd met de verpachting van de kermissen in de gemeente Peel en Maas voor de jaren 2014 tot en met 2016. Gemeente Peel en Maas 1894/2014/447817 Pagina 5 van 6
Zaaknummer: 1894/2014/447816 Documentnummer: 1894/2014/447817 Besluitnummer: Collegevoorstel ROUTINGBLAD Van team: Omgevingsontwikkeling Portefeuillehouder: Fleuren Opgesteld door: Dave Moorrees Datum: 31 maart 2014 Wijziging: 7-april-2014 13:56 Paraaf Teammanager: Als Bijlage bijgevoegd: Documentnummer: 1894/2014/447820, 1894/2014/447824, 1894/2014/447825, 1894/2014/447828 en 1894/2014/447864 Overleg gepleegd met: Willy Schers Overleg gepleegd met Ton van Deursen van Advies en Control Overleg gehad met Maria Witbaard van Communicatie Meezenden Ter inzage leggen Resultaat: voorstel akkoord Resultaat: voorstel akkoord Ja, per kermis wordt een advertentie gemaakt en gepubliceerd in de lokale bladen Is de Wet KPB van toepassing? (zie toelichting/formulier WKPB op intranet) Voorstel naar OR/GO: Redactionele samenvatting (in overleg met PHO/teammanager): Na vaststelling doorgeleiden naar de gemeenteraad: Nee Niet van toepassing Nee Nee Gemeente Peel en Maas 1894/2014/447817 Pagina 6 van 6