When you have to be right Time Management voor advocaten die willen groeien Tips om met een groeiend aantal dossiers om te gaan, productiever te werken, meer winst te maken en cliënten beter van dienst te zijn
Time Management voor advocaten die willen groeien Net als de meeste advocaten heeft u waarschijnlijk te weinig tijd. U moet een eindeloze stroom documenten lezen, behandelen en archiveren, rekening houden met heel wat deadlines, uw cliënten te woord staan, pleiten en dan zijn er nog zoveel andere zaken die uw aandacht vragen. Door het steeds groeiend aantal dossiers stapelen de taken zich al snel op. Indien u dit niet slim organiseert en de nodige prioriteiten stelt, besteedt u meer tijd aan taken dan eigenlijk nodig is. Het niet tijdig of correct opvolgen van taken en deadlines kan immers leiden tot procedurefouten of ontevreden cliënten, die bijvoorbeeld meer communicatie over hun zaak verwachten. Gelukkig kunt u eenvoudig uw vaardigheden op het gebied van Time Management verhogen en leren om uw dossiers efficiënter te beheren, terwijl u uw productiviteit, winstgevendheid en cliënttevredenheid verhoogt. Hierna volgen vijf tips om uw vaardigheden op het gebied van Time Management te verbeteren. Tip 1: Plan uw activiteiten beter Time Management is een ongelukkige benaming. We beheren namelijk geen tijd, maar de activiteiten die we in een bepaald tijdsspanne kunnen realiseren. Het is niet de bedoeling om meer tijd te maken, wel om onze activiteiten zo te plannen dat we onze tijd zo productief mogelijk invullen. Iedereen heeft een bepaalde periode van de dag dat hij/zij meer energie heeft en zich beter kan concentreren. De kunst is om tijdens die momenten de meest cruciale of vervelendste activiteiten te plannen. Dit zal de productiviteit verhogen en waardevolle tijdswinst opleveren. Hier volgen enkele tips om uw planning te verbeteren: andere te gaan Groepeer soortgelijke taken. Zo beperkt u de mentale reset-tijd die nodig is om van de ene taak naar de Pak complexere taken aan wanneer u de meeste energie en de hoogste concentratie hebt Verdeel grotere werkblokken in kleinere delen en richt u op één stap tegelijk Stel realistische deadlines en geef uzelf wat marge voor onvoorziene omstandigheden Uw planning beïnvloedt niet alleen uw eigen taken en projecten, maar ook de planning van andere mensen. Een betere planning helpt u om deadline-gebonden taken en niet-urgente taken te onderscheiden, waardoor u op koers blijft. Zo draagt een goede planning bij aan meer openheid en een betere relatie met uw collega s en uw cliënten. 2 Tot slot kan een betere planning u helpen om meer focus te krijgen op het werk wat er echt toe doet voor u. Wanneer we naar de belangrijkste oorzaken van stress en andere werkklachten kijken, staan slechte communicatie, wanorde, gebrek aan casemanagement of informatiebeheer en een onrealistische werklast vaak bovenaan de lijst. Zij leiden ertoe dat men niet in staat is om werk voor cliënten op tijd af te hebben of dat het niet lukt om hierover tijdig met cliënten te communiceren. Een betere planning helpt om een goede opvolging te garanderen.
Tip 2: Beheer uw agenda en stel prioriteiten Het plannen van uw activiteiten helpt bij een goede organisatie, maar u hebt ook een systeem nodig om deadlines te bewaken en prioriteiten te stellen. Een agenda met deadlines die gekoppeld zijn aan alerts, is de oplossing. Eveneens hebt u zo een visueel overzicht van alle taken en kunt u snel vaststellen of alle geplande taken haalbaar zijn. Maar hoe geeft u de ene taak prioriteit ten opzichte van de andere? De kunst is om een prioriteitenlijst op te stellen gebaseerd op 2 parameters: welke taken leveren de meeste waarde op (belang) en welke taken hebben een harde deadlines (urgentie). Advocaten die aangeven dat ze te weinig tijd hebben of overweldigd worden door de tijdsdruk, vergeten vaak om taken te rangschikken op basis van belang en urgentie: urgent = taken die uw onmiddellijke aandacht vragen omwille van mogelijke negatieve gevolgen belangrijk = taken die u helpen om lange-termijndoelen van uzelf, uw cliënt of uw praktijk te behalen Door uw taken te beoordelen op basis van belang en urgentie, kunt u uzelf afleren om u te richten op onbelangrijke, ogenschijnlijk urgente activiteiten (zoals een rinkelende telefoon, sms jes of e-mail) en prioriteit te geven aan taken die essentieel zijn voor uw succes. Stelt u de juiste prioriteiten, dan zult u zien dat uw stressniveau, als gevolg van te veel deadlines, vermindert. Urgent Niet-urgent Belangrijk Meteen doen deadlines bij lopende zaken zijn belangrijk en meestal urgent. Beslissen wanneer u het doet. Niet belangrijk Delegeren aan junior advocaat of juridisch medewerker, omdat deze taken geen extra waarde opleveren. Verwijderen uit uw takenlijst. Deze activiteiten leiden alleen maar af. Vermijd ze als dat mogelijk is. 3
Tip 3: Stop met multitasking Veel advocaten zijn misschien trots op het feit dat ze meerdere taken tegelijk aankunnen, maar uit onderzoek blijkt dat multitasking contraproductief is. Gemiddeld hebben multitaskers een 40% lagere productiviteit, doen ze er 50% langer over om één taak te voltooien en maken ze tot 50% meer fouten. Onderzoek heeft aangetoond dat we minder goed in staat zijn om irrelevante informatie te negeren en ons werkgeheugen te gebruiken wanneer we tussendoor aan een andere taak beginnen. Het multitasken vertroebelt ons oordeel, vergroot de frustratie en zorgt voor meer stress. De verleiding om te multitasken in de huidige digitale wereld is erg groot. Advocaten moeten daarom proberen om ononderbroken tijdsblokken in te plannen, zodat ze zich telkens op één taak kunnen richten. Niets verstoort uw concentratie zozeer als wanneer u moet stoppen om de telefoon aan te nemen, een e-mail te beantwoorden of een andere zaak met een collega te bespreken. Gebruik tijdsblokken om zo productief mogelijk te werken en maak tijd vrij voor afleiding op een minder productief moment van de dag. Zo kunt u bepaalde uren van de dag plannen om terug te bellen of mensen te ontvangen, terwijl u de rest van de tijd vrijhoudt om te werken. Hier vindt u nog enkele tips om ononderbroken tijdsblokken in uw dagelijkse planning op te nemen: wordt afgeleid plan een realistische eindtijd voor uw dag (dus niet te laat) plan vrije tijdsblokken: momenten waarvan collega s weten dat u vrij bent om zaken te bespreken bewaak uw ononderbroken tijdsblok: zet alle reminders en alerts af zij zorgen er immers voor dat u Tip 4: Delegeer taken en creëer meer tijd Door onbelangrijke, urgente taken te delegeren, kunt u zich op belangrijke taken blijven richten. Maar bij heel veel belangrijke, urgente taken die onmiddellijk uw aandacht vereisen, moet u ook weten hoe u die aan juridische medewerkers, stagiairs of junior advocaten kunt delegeren. De meeste mensen vinden het moeilijk om taken te delegeren omdat ze zelf graag de touwtjes in handen houden. Maar alles zelf willen doen, kan de winstgevendheid of efficiëntie van uw kantoor negatief beïnvloeden. De uren van juridische medewerkers, stagiairs of junior advocaten is vaak lager. Geef hen dan ook taken die u ontlasten. 4 Op basis van welke criteria kunt u bepalen of u bepaalde taken voor uw eigen rekening neemt of beter aan een juridisch medewerker, stagiair of junior advocaat overlaat? Wij geven mogelijke criteria mee: gemiddelde tijd per dossier: door de gemiddelde tijdsbesteding per dossier te berekenen, weet u hoeveel een dossier gemiddeld opbrengt en bent u alert op afwijkingen. gemiddeld aantal advocaten per cliënt: bereken het gemiddeld aantal advocaten ten opzichte van het aantal cliënten. Een wijziging in het gemiddelde aantal advocaten per cliënt kan wijzen op inefficiëntie. bezettingsgraad: deel het aantal te factureren uren door het aantal niet-factureerbare uren per persoon in een bepaalde week. Als een advocaat bijvoorbeeld 80 uur werkt om 30 uren te kunnen factureren, is de bezettingsgraad 37%. Een analyse van de bezettingsgraad helpt u om de hoeveelheid niet-factureerbare taken te verminderen door ze aan administratieve medewerkers te delegeren. facturatiepercentage: het facturatiepercentage meet het verschil tussen de uren die u registreert en het percentage van de uren die u factureert aan uw cliënten. Zo spoort u inefficiënties op. Stel dat uw uurtarief 100 is. U neemt een zaak aan met een vaste werktijd van 400. Als u 5 uur werkt aan deze zaak, is uw daadwerkelijke werktijd 80 per uur en het facturatiepercentage 80%. Indien u deze zaak delegeert aan een stagiair of juridisch medewerker die er 8 uur aan werkt aan een tarief van 50, dan is het realisatiepercentage 100%.
Tip 5: Laat technologie u helpen bij uw organisatie Als advocaat hebt u tools nodig om uw deadlines op te volgen en de prioriteiten van uw activiteiten te kunnen bepalen en beheersen. Software voor dossierbeheer stelt u in staat om via de agenda en de takenplanning uw werklast beter te beheren. Bij het aannemen van een nieuw dossier, bepaalt u onmiddellijk de deadlines en de bijbehorende taken. U plant de nodige activiteiten in bij u en uw collega s, bepaalt op basis van de huidige agenda s de prioriteiten, stelt alerts in als bepaalde deadlines naderen en/of bepaalde taken voltooid moeten zijn en maakt een takenlijst voor dit dossier. Dankzij software voor dossierbeheer kunt u moeiteloos het groeiend aantal dossiers aan. Dankzij de goede organisatie zult u proactief uw cliënten benaderen wat ongetwijfeld zal leiden tot een grotere klanttevredenheid. Ook het risico dat u deadlines mist als gevolg van slecht Time Management neemt af. Maar dat is nog niet alles. Technologie kan u ook helpen om tijd te besparen bij het zoeken naar informatie over lopende of afgesloten zaken. Hoeveel tijd verspilt u vandaag met het doorzoeken van dossiers op uw bureau? Als alle documenten, e-mails, partijen, facturen en rapportages van een dossier digitaal gecentraliseerd zijn, hebt u na één muisklik alles bij de hand. Bewaart u uw dossiers al digitaal op kantoor? Dan zijn zij vaak alleen beschikbaar op het bureau, of via de server gelinkt aan uw pc. Met een cloudoplossing kunt u overal aan dossiers werken. De tijd die u niet op kantoor doorbrengt, omdat u op weg bent naar een cliënt of in de rechtbank zit te wachten, verandert daardoor in productieve, factureerbare tijd. Tot slot kan software voor dossierbeheer met urenregistratie u helpen om tijd op basis van activiteiten per dossier te registreren. Zo hebt u steeds een overzicht van factureerbare uren en geven rapporten inzicht in de activiteit van uw kantoor. Het is tijd voor Kleos Het is tijd om een toekomstgerichte praktijk op te bouwen die het aantal factureerbare uren op kantoor en daarbuiten maximaliseert, niet-juridische, administratieve taken efficiënter uitvoert en zorgt voor een betere service voor uw cliënten. Kleos is de cloudbased praktijkmanagementsoftware van Wolters Kluwer, al meer dan 30 jaar Europa s grootste aanbieder van juridische software. Meer dan 15.000 juridische professionals gebruiken Kleos al elke dag. Nu is het uw beurt. 5
Ga naar onze website voor meer informatie over de cloudbased juridische oplossingen van Wolters Kluwer: www.wolterskluwer.nl/kleos When you have to be right