Scholing 1. Algemeen Veel werkgevers vinden het steeds belangrijker dat hun werknemers zich voortdurend scholen. Het zorgt dat zij op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen op hun vakgebied of anderszins hun kennis vergroten. En voor rechters is (doorlopende) scholing bijvoorbeeld een factor die zij laten meewegen bij het bepalen van een ontslagvergoeding. Vaak zal scholing echter ook in het belang van uw bedrijf zijn. Maar het kan natuurlijk ook dat uw werknemer zelf als hobby of voor zijn carrièrekansen, een bepaalde studie wil volgen. Hoe zit het dan met de uren die hij niet kan werken tijdens de opleiding en met de kosten? En is er een onderscheid te maken tussen meerjarige opleidingen en één- of tweedaagse cursussen? 2. Studie op uw verzoek Wanneer een werknemer op uw verzoek een studie gaat volgen, dan staat het bedrijfsbelang voorop. Dat uw werknemer daarnaast ook kennis verwerft, die hij wellicht bij een volgende werknemer te gelde kan maken, komt op de tweede plaats. In feite zult u dan vaak bereid zijn de kosten voor de volle 100% voor uw rekening te nemen. Als de opleiding alleen in werktijd kan worden gevolgd, zult u hem ook betaald vrijaf moeten geven. Gaat het om een verplichte opleiding of training, die alleen buiten werktijd wordt gegeven, dan zult u hem die uren moeten compenseren. Veel cao s bevatten bepalingen die aangeven dat uw werknemer recht heeft op een aantal dagen studieverlof, waarbij u het loon gewoon moet doorbetalen. Heeft uw werknemer de keuze om de verplichte bijscholing binnen of buiten werktijd te volgen, dan kunt u van hem verlangen dat hij deze buiten werktijd volgt, indien zijn afwezigheid op onoverkomelijke bezwaren zou stuiten. Beter is het natuurlijk in overleg met hem afspraken te maken over de opleiding. 125
S 3. Studie op verzoek van uw werknemer Wil uw werknemer zelf een studie gaan volgen, die niet in het belang van uw bedrijf is, dan hoeft u hem daar geen faciliteiten voor te verlenen, tenzij de cao anders bepaalt. Hij moet de studie dan maar in zijn eigen tijd en op zijn eigen kosten gaan volgen. Uiteraard kunt u er wel belang bij hebben dat u uw werknemers die een studie willen volgen, in zijn studiezin stimuleert. U weet immers nooit of de gevolgde studie uw bedrijf nog voordeel zal kunnen brengen. Hij kan u echter niet dwingen tot andere werktijden of een bijdrage in de studiekosten. 4. Praktische tips 4.1. Stel een algemene studiekostenregeling op Om niet elke keer in discussies te verzeilen over het al dan niet vergoeden van een studie, kunt u maar beter een algemene studiekostenregeling opstellen. Daarin kunt u bijvoorbeeld opnemen wanneer een studie volledig of gedeeltelijk wordt vergoed, hoeveel studieverlof uw werknemer krijgt en welke terugbetalings regeling er geldt bij een vertrek. Neem in deze regeling in ieder geval op hoe de terugbetaling van de studiekosten wordt afgebouwd. In de rechtspraak is namelijk voldoende vast komen te staan dat een zogenaamde glijdende schaal een voorwaarde is voor een rechtsgeldige studiekostenregeling (zie hiervoor het Studiekostenbeding). 4.2. Leg iedere opleiding opnieuw vast Zelfs als u een studiekostenregeling heeft opgesteld is het belangrijk om de terugbetaling van iedere opleiding goed vast te leggen. Uit vaste rechtspraak blijkt namelijk dat rechters er groot belang aan hechten dat werknemers goed weten waar zij aan beginnen. Zeker als het om een omvangrijke studie gaat kunnen de kosten hoog oplopen, terwijl ook de afschrijvingsperiode langer zal zijn. Om misverstanden te voorkomen is, het verstandig om dit in een omvangrijke verplichting tot terug betalen, nog eens extra vast te leggen met uw werknemer. Zo weet uw werk nemer waar hij aan begint en voorkomt u dat er problemen ontstaan als de werknemer terug moet gaan betalen. 126
4.3. Spreek af welke bedragen moeten worden terugbetaald Studiekosten kunnen worden verdeeld in drie onderdelen. Zeker als u niet alleen de kosten van de studie en het studiemateriaal wilt opnemen in de terugbetalingsregeling, is het verstandig dit goed vast te leggen. U kunt daarbij denken aan de volgende soorten studiekosten. Allereerst de kosten voor de studie en eventueel studiemateriaal als boeken en gereedschappen. Als u verder niets afspreekt dan zijn dit de kosten die onder de studiekostenregeling vallen. Ten tweede worden ook kosten voor de reis en het verblijf vaak tot de studiekosten gerekend. Verblijfskosten komen regelmatig voor bij meerdaagse cursussen. Als u deze kosten wilt opnemen in de studiekostenregeling, zult u deze duidelijk moeten omschrijven en eventueel nader moeten toelichten. Tot slot kan ook de tijd die uw werknemer op uw kosten heeft gebruikt voor zijn scholing worden meegenomen in de studiekostenregeling. Als u deze loon kosten wilt meenemen in de studiekostenregeling is het van belang deze kosten deugdelijk te onderbouwen. 127
S Studiekostenbeding 1. Studiekostenovereenkomst of -beding 1.1. Terugverdienen investering Indien u de kosten voor de opleiding van uw werknemer geheel of gedeeltelijk voor uw rekening neemt, dan kan dat een behoorlijke investering met zich mee brengen. Een verplichte cursus van één dag is natuurlijk iets anders dan een opleiding waarvoor hij gedurende twee of meer jaren één dag in de week naar een opleidingsinstituut gaat. Dat laatste kan in de duizenden euro s lopen. Bovendien wilt u natuurlijk rendement van de opleiding zien. Dus na afronding van de studie mag u toch verwachten, dat ook ú de vruchten van zijn opleiding plukt. Om nu te voorkomen dat hij tijdens of kort na afronding van de studie bij uw bedrijf vertrekt, is het aan te raden om een afzonderlijke studieovereenkomst met hem te sluiten of een studiekostenbeding in zijn arbeidsovereenkomst op te nemen. 1.2. Voorwaarden Wettelijk is er niets geregeld over het terugbetalen van studiekosten. In de rechtspraak is daarom uitgemaakt aan welke voorwaarden een studieovereenkomst of een studiekostenbeding moet voldoen. Schriftelijk en duidelijk De studiekostenregeling moet helder geformuleerd worden, zodat uw werknemer weet waar hij aan toe is als de arbeidsovereenkomst door hem of door u wordt beëindigd. Dit kan door te verwijzen naar een algemene studiekostenregeling voor uw bedrijf of door specifiek een regeling met hem af te spreken. Hoe lang heeft u er baat bij? Uit de afspraken moet blijken hoe lang u geacht wordt baat te hebben bij de kennis die uw werknemer tijdens de studie heeft opgedaan. 128
Glijdende schaal De studiekostenregeling moet een zogenaamde glijdende schaal bevatten, waarbij de terugbetalingsverplichting van de studiekosten vermindert naar evenredigheid van het voortduren van het dienstverband. In de praktijk wordt de hoogte van het terug te betalen bedrag vaak procentueel berekend. Dat kan er bijvoorbeeld op neerkomen dat uw werknemer na afronding van de studie in het eerste jaar 75% van de door de werkgever betaalde kosten terug moet betalen, in het tweede jaar 50% en in het derde jaar 25%. Wordt uw werknemer weggekocht door een andere werkgever, dan zal in veel gevallen de nieuwe werkgever bereid zijn de studieschuld aan u te voldoen. 2. Praktische tip In de rechtspraktijk letten rechters er sterk op wat de algemene gang van zaken is t.a.v. de studiekosten binnen een bedrijf. Komt u een studiebeding overeen, dan is het om die reden ook zaak om niet alleen te zorgen voor een duidelijk geformuleerd beding of opgestelde overeenkomst, maar moet u ook de daarbij gemaakt afspraken naleven. Dus moet u alle werknemers op dat punt zo veel mogelijk gelijk behandelen. Als u bij de één wel terugbetaling van de studiekosten vordert conform het beding en bij de ander niet, dan zal de betreffende werknemer met succes een beroep kunnen doen op een voorkeursbehandeling van de ander. 129