Informatiebeheer van werkvloer tot beleid. Begeleiding voor gemeenten en OCMW s
Waarom I-scan 2.0? De uitbouw van e-government en het toenemend gebruik van ICT-toepassingen leveren niet altijd de voorspelde efficiëntiewinst op voor lokale besturen. Het beheer van de (elektronische) gegevens is één van de struikelblokken voor gemeente- en OCMW-besturen. In gemeente X zijn er tien verschillende adressenbestanden van bedrijven. Bij één dienst is het bestand gekoppeld aan de Kruispuntbank ondernemingen. Een andere dienst haalt zijn gegevens via een commercieel bedrijf. De contactgegevens van de adviesraden worden per dienst bijgehouden in gemeente Y. Een eenvoudige adreswijziging van een gemeenteraadslid dat in verschillende adviesraden zetelt vraagt daarom veel meer tijd. Gemeente Z investeert voortdurend in meer en meer opslagruimte om de toevloed aan digitale documenten bij te houden. Het digitale archief is het equivalent van een grote zolder volgestouwd met dozen ongesorteerd papier. Tegelijk ervaren lokale besturen een toenemende druk om hun informatiebeheer efficiënter te organiseren. De invoering van BBC vergroot de nood aan managementinformatie. De financiële druk dwingt lokale besturen om doordacht te investeren in efficiëntere ICT-toepassingen. Daarnaast ontwerpt de hogere overheid tal van nieuwe authentieke gegevensbronnen en digitale informatieketens waarin ook de lokale overheid een rol speelt. Denk maar aan CRAB of de plannen voor de digitale bouwaanvraag. Verschillende lokale besturen zetten in op de uitbouw van centrale adresbestanden of op een zogenaamde mid office die verschillende gemeentelijke toepassingen aan elkaar moet koppelen. De invoering van deze oplossingen is niet altijd eenvoudig: de bestaande software laat niet altijd toe om gegevens uit te wisselen; er is geen standaard formaat voor uitwisseling van gegevens met interbestuurlijke authentieke bronnen; gebruikers zijn moeilijk te overtuigen om hun eigen lijstjes op te geven; enz. Het gaat soms over ingrijpende projecten waarvan de onmiddellijke meerwaarde niet altijd even zichtbaar is. Deze complexiteit maakt het voor lokale besturen niet altijd duidelijk hoe ze hun informatiebeheer effectief kunnen aanpakken. Waarin moet men investeren? Kan ICT een oplossing bieden of kunnen problemen met de bestaande middelen aangepakt worden? I-scan 2.0 is ontwikkeld om het lokale bestuur te helpen inzicht te krijgen in die vragen en het op weg te zetten om een praktisch plan van aanpak te ontwikkelen. Wat is I-scan 2.0? I-scan 2.0 is een instrument dat uw lokaal bestuur helpt om inzicht te krijgen in zijn informatiebeheer. Het levert een concreet beeld op van de zeer diverse dagelijkse praktijk en laat toe om beter in te schatten welke aspecten van informatiebeheer prioritair moeten aangepakt worden. Daarvoor gebruikt I-scan 2.0 een unieke aanpak. We kijken hoe ICT op de werkvloer werkelijk wordt gebruikt om informatie te beheren: aan het loket, in de concrete werking van de diensten. Daar, in de buik van de organisatie, zien we hoe er echt met ICT wordt gewerkt; hoe verschillende diensten verschillende toepassingen gebruiken; hoe diensten elk op hun manier met data omgaan; hoe databanken concreet worden beheerd; welke aandacht er is voor het verzamelen van managementinformatie. informatiebeheer in de praktijk beleidsambities van de organisatie aanpak informatiebeheer om ambities te realiseren Dat beeld van de realiteit plaatsen we tegenover de beleidsambities van het lokaal bestuur. Die confrontatie vormt de basis om een dialoog op gang te brengen over de aanpak van informatiebeheer. We benaderen informatiebeheer daarbij niet vanuit een technische ICTinvalshoek maar vanuit een bestuurskundig perspectief. Dat leidt niet tot ambitieuze grote hervormingen of tot de belofte dat ICT alles zal oplossen. Het vormt de basis voor concrete voorstellen die geënt zijn op de dagelijkse praktijk en uw beleidsdoelstellingen uit de BBC.
Onze werkwijze De I-scan 2.0 bestaat uit vier fasen waarin medewerkers uit verschillende onderdelen van het bestuur betrokken worden. Op die manier bouwt u tijdens het traject een breed draagvlak op voor een nieuwe aanpak van uw informatiebeheer. Fase 2 Individuele werplekinterviews Fase 1 Intake (1,5 u.) Kennismakingsgesprek om in kaart te brengen welke de grootste vragen zijn in de organisatie op het vlak van informatiebeheer en welke de belangrijkste algemene beleidsprioriteiten zijn voor de volgende jaren. Samenstelling Secretaris, verantwoordelijke ICT en de interne projectverantwoordelijke voor het I-scan 2.0 project. Een reeks van een zestal interviews met uitvoerende medewerkers. Onze onderzoeker brengt in kaart hoe de medewerker dagelijks informatie beheert. Hoe verzamelt, organiseert en verwerkt hij/zij informatie? De interviews vinden plaats op de werkplek zodat de medewerker kan tonen hoe dat praktisch in zijn werk gaat. Over welke middelen, bronnen en toepassingen beschikt de medewerker en hoe gebruikt hij/zij die concreet? Samenstelling Zes uitvoerende medewerkers Focusgesprek diensthoofden ( 2 u.) Die dagelijkse praktijk belichten we daarna vanuit het perspectief van diensthoofden (middenkader) via een focusgesprek. Welke visie hanteren zij en hoe sturen ze binnen hun dienst het informatiebeheer aan. We laten hen toe de resultaten uit de werkplekinterviews te verfijnen of beter te duiden. Fase 3 Workshop (2 u.) Een breed samengestelde focusgroep bespreekt de vaststellingen en een eerste analyse. Het doel is om een dialoog aan te gaan die leidt naar een gezamenlijk inzicht in de sterktes en zwaktes van de organisatie op het vlak van informatiebeheer. Dit vormt de vertrekbasis om prioriteiten en verbetervoorstellen te formuleren geënt op de bestaande beleidsdoelstellingen van uw bestuur. Samenstelling Maximaal twaalf deelnemers uit verschillende delen van de organisatie, eventueel aangevuld met de bevoegde schepen of burgemeester. Fase 4 Presentatie aanbevelingen ( 1,5 u.) We maken geen uitgebreid rapport maar stellen een heldere presentatie op met aanbevelingen. Daarbij vertrekken we vanuit een selectie van beleidsdoelen die uw lokaal bestuur in de BBC hanteert. Per doelstelling analyseren we hoe de organisatie en haar medewerkers informatie in de dagelijkse praktijk beheren en welke uitdagingen of mogelijkheden deze praktijk stelt voor de realisatie van de beleidsambities. We stellen concrete aanbevelingen op waarmee u als lokaal bestuur aan de slag kan. Samenstelling Vrij te bepalen door de opdrachtgever. Samenstelling Een zevental diensthoofden die niet in het MAT vertegenwoordigd zijn.
Voor wie De I-scan 2.0 richt zich op kleine en middelgrote lokale besturen tot 50.000 inwoners. Zowel gemeenten als OCMW s kunnen een beroep doen op de I-scan 2.0. Dankzij deze doorlichting wilden we elke individuele medewerker bewust maken dat de informatie binnen de stad nooit meer hun maar wel onze informatie is. Onze informatie is iets tastbaar geworden. Daarenboven beschikken we nu over een kader waarmee we aan de slag kunnen om het beheer van onze informatie echt te verbeteren. Wie voert I-scan 2.0 uit? De I-scan 2.0 bouwt verder op de ruime ervaring van de faculteit Handelswetenschappen en Bestuurskunde van de Hogeschool Gent in onderzoek en ondersteuning inzake e-government bij lokale besturen. In 2007 Voor grotere lokale besturen kan het lanceerden we de I-scan, die de ontwikkeling I-scanteam een aangepaste aanpak uitwerken. van e-government in lokale besturen in kaart bracht. We voerden de I-scan uit in 46 gemeenten en OCMW s. Daarnaast ontwikkelt het team een reeks andere onderzoeken naar lokaal e-governement. Medewerkers van de Universiteit Kleine en middelgrote lokale besturen Gent staan in voor de uitvoering. betalen voor de I-scan 2.0, alle kosten inbegrepen, 6.000 (excl. BTW). Kostprijs Wat verwachten we van u? "Stafmedewerker Stad Izegem" Het lokaal bestuur stelt een interne projectleider aan als contactpersoon. Het I-scanteam en de projectleider organiseren de planning van het traject en de selectie van de deelnemers in samenspraak. De projectleider is verantwoordelijk voor de interne communicatie en voor het uitnodigen van de deelnemers. Het lokaal bestuur staat in voor de vergaderruimtes en andere praktische faciliteiten.
I-scan 2.0 kadert in het I-scanproject dat gedragen is door een samenwerkingsverband tussen: Contactinformatie Universiteit Gent Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen Vakgroep Politieke Wetenschappen I-scan team Campus Mercator, Gebouw G Henleykaai 84 9000 Gent 09 243 29 67 www.iscan.be iscan@ugent.be ontwerp 2013 www.cluster-graphics.be