Meer GRIP op het vergaderproces! Welkom
Vergaderen is een middel, geen doel! Doel van deze workshop. Na afloop heb je: Meer inzicht in de fasen in het vergaderproces (BOB) en je eigen invloed daarop; Meer GRIP gekregen op het vergaderproces: Gevoel, Relatie, Inhoud, Procedure; geoefend om vergaderprocessen effectief te laten verlopen; tips en handvatten om besluitvormingsprocessen binnen een vergadering effectief toe te passen.
Onze agenda voor vandaag Interactief kennismaken 3 fasen in vergaderproces: BOB GRIP houden op vergaderproces Oefenen met GRIP Oefenen met BOB Tips en handvatten
Staand vergaderen
Interactief Kennismaken Ga staan op (alfabetische of numerieke) volgorde vragen: Voornaam Leeftijd Aantal jaren OR lid? Hoe laat ben je vanmorgen opgestaan?
Vergadertips Vergader niet als er geen probleem is. Als er geen doel is, heeft een vergadering geen zin Houd het gezelschap zo klein mogelijk. Dan kan niemand zich verschuilen in de massa en bovendien praat het prettiger Als de vergadering een doel heeft, kun je toetsen of de bijdragen iets te maken hebben met dat doel. Zo niet, dan is het duidelijk uit te leggen waarom iemand wordt afgekapt. Ga niet zitten polderen, maar lok in de vergadering verschillende meningen uit. Dat kan de helderheid brengen die nodig is om daarna de juiste beslissing te nemen. 6
Driefasen: BOB model: doelen en gedrag Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming
Meerwaarde Het overleg heeft meerwaarde wanneer het meer is dan: kroegenpraat een peiling een mededeling Die meerwaarde is te realiseren door : een heldere structuur een adequaat voorzitterschap actieve deelnemers Kortom: het overleg is verantwoordelijkheid van alle deelnemers. 8
Interactief inchecken Stap in de kring vragen: (stap mee als je dezelfde hebt) Ik stap straks tevreden de deur uit als.
BOB model: doelen en gedrag Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming
Draagvlak: gesprek op voeten Het doel van vergaderen is voor mij. (ga achter iemand staan als je dezelfde mening hebt)
BOB model: doelen en gedrag Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming
Beeldvorming Weten we hetzelfde? Doel Interactie Afronden gedeelde beelden veel vragen en antwoorden verzamelen brainstorm op feiten, beleving, inventarisatie van mogelijkheden Als iedereen voldoende informatie heeft
Oordeelsvorming Vinden we hetzelfde? Doel Interactie Afronden eens worden over criteria voor juiste aanpak, vervolg, oplossing discussie argumenteren samenvatten van ieders oordeel gezamenlijke criteria benoemen
Besluitvorming Besluiten we hetzelfde? Doel Interactie Afronden Besluit nemen Volgens afgesproken procedure Besluit benoemen en actie
Plezierig en effectief vergaderen: E = K x A x M De Effectiviteit van je besluit hangt af van: Kwaliteit van je besluit; Acceptatie van je besluit; De meerwaarde van je besluit voor de teamsamenwerking.
Procedure: hoe gaan we het bespreken? Opmerkingen werkwijze, aanpak, regels en afspraken Inhoud: waar gaat het over? Opmerking over doel en onderwerp Relatie: hoe gaan we met elkaar om? Opmerkingen hoe mensen zich verhouden tot elkaar, hun rol en positie Gevoel: welke gevoelens spelen er? Opmerkingen over hoe men dat vindt/ervaart.
Het is de toon die de muziek maakt Wat ben je laat! Dat lijkt me niet zo n goed voorstel Hoe kan het dat die klant nog niet gebeld is? Zo, ga je nu al naar huis? Gaat het eigenlijk wel goed met je? Wanneer heb jij voor het laatst uitgeslapen? Doe een interventie! Welk niveau is het?
Oefening De bestuurder laat de OR laten weten dat bij de afrekening van het lopende boekjaar een bedrag van 25.000,-- ter besteding overblijft. De OR mag een bestemming kiezen met een éénduidig doel. Jullie hebben 15 min. de tijd. Kies een voorzitter en hanteer BOB
BOB BEELDVORMING inleiding verhelderen van onduidelijkheden rondje met standpunten èn argumenten (geen discussie!) samenvatting OORDEELSVORMING discussie over elkaars standpunten en argumenten samenvatting BESLUITVORMING een keuze maken, tot een besluit komen hoe gaan we het uitvoeren (strategie) wie doet wat en wanneer (taakverdeling) samenvatting
Uitchecken: de bal rond spelen Wat neem je mee uit deze workshop?
Verbeter je eigen agenda Titel Aard (informerend, meningsvormend, besluitvormend) Resultaat; wat moet er bereikt worden? Tijd Stukken Verantwoordelijke(n)
Notulen Wat? Verslag van de hele vergadering: besluiten, te nemen acties (Wie Wat Wanneer?) Waarom? geheugensteun/bewijsstuk/documentatie hulp bij terugkoppeling in eigen kring grondslag voor de volgende vergadering of verdere acties informatiebron voor niet-aanwezigen ontlasting van deelnemers die zich kunnen concentreren op de discussie Hoe? Kort en bondig; liefst in telegramstijl (dan worden ze tenminste gelezen) Voor de vergadering wordt afgesproken wie het verslag zal gaan maken Uitwerking direct na de vergadering en goedkeuring door voorzitter Verspreiding binnen enkele dagen, zodat deelnemers voldoende tijd hebben voor te nemen acties Worden in de eerstvolgende vergadering goedgekeurd door de deelnemers.