Procesbeschrijving informatiemanagement bij evenementen

Procesbeschrijving informatiemanagement bij evenementen Concert @ Sea 5 e editie 2010 Opdrachtgever/ budgethouder Paraaf akkoord opdrachtgever Auteur: 1/13

Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1. Inleiding... 3 1.1. Doelstelling informatiemanagement bij evenementen... 4 1.2. Aanpak... 4 1.3. Omvang... 4 1.4. Randvoorwaarden & beperkingen... 5 1.5. Relaties met andere programma s/projecten/dossiers... 5 2. Business case... 6 2.1. Aannames / uitgangspunten... 6 2.2. Definitie informatieknooppunten concert at SEA... 7 3. Informatieorganisatiestructuur... 7 4. Informatiemanagement... 8 4.1. Capaciteitsplanning... 8 4.2. Activiteitenplan... 8 4.3. Randvoorwaarden... 9 4.4. Risico s... 9 5. Werkinstructie informatiemanagement... 10 5.1. Inrichten informatieknooppunten... 10 5.1.1. Security/MKO... 10 5.1.2. CoPI... 10 5.1.3. SGBO / ROT... 10 5.2. Werkinstructie informatiemanagement bij concert at SEA... 11 5.2.1. Evenementfase... 11 5.2.2. Incidentfase... 12 6. Communicatie... 13 7. Nazorg... 13 Auteur: 2/13

1. Inleiding Op de Brouwersdam vindt op 26 en 27 juni 2010 de 5 e editie plaats van concert at SEA. De doelstelling van concert at SEA is het organiseren van een foutloos festival, binnen een open en eerlijke structuur en cultuur. Concert at SEA baseert de plannen van aanpak op een kaartverkoop van maximaal 40.000 bezoekers per dag. Naar aanleiding van de voorgaande edities is besloten om beter gebruik te maken van informatiemanagement in de evenementfase van het festival om beter voorbereid te zijn op de aanpak van eventuele calamiteiten en incidenten. In het multi-advies dat de taakgroep Grote Evenementen van Veiligheidsregio Zeeland heeft opgesteld, heeft het onderdeel informatiemanagement een prominente plaats ingenomen. Onderliggend document is een omschrijving van de invulling van het proces informatiemanagement bij grote evenementen. Dit proces uit de basisvereisten crisismanagement is randvoorwaardelijk voor het proces leiding & coördinatie en zal derhalve ook moeten worden ingevuld tijdens (de voorbereiding op) een grootschalig evenement. Uit de conclusies van het rapport van de inspectie openbare orde en veiligheid (IOOV) over de staat van de rampenbestrijding in Zeeland, blijkt dat niet alle onderdelen van de hoofdstructuur toegang hadden tot het door de overheid gebruikte informatiesysteem (Osiris) waardoor het niet mogelijk was om een centraal totaalbeeld bij te houden. In onderliggend document wordt de procesbeschrijving van informatiemanagement bij evenementen uitgewerkt aan de hand van de huidige situatie. Uitgangspunt hierbij is dat er op een netcentrische wijze informatie wordt uitgewisseld en dat alle informatieknooppunten zijn aangesloten op het netwerk van de Veiligheidsregio Zeeland. Met het project informatielijn (PIL) wordt technisch invulling gegeven aan de mogelijkheid om informatie-uitwisseling te kunnen garanderen tussen de onderdelen CoPI, ROT en (R)BT van de operationele hoofdstructuur. Naast de technische borging van deze informatielijn, wordt ook de informatieorganisatie op hoofdlijnen ingevuld zoals bedoeld in het referentiekader regionaal crisisplan en wordt een voorsprong genomen op het landelijk project netcentrisch werken (fig.1). Fig. 1 Auteur: 3/13

1.1. Doelstelling informatiemanagement bij evenementen 1. Het opzetten en borgen van informatielijnen tussen de verschillende informatieknooppunten ten behoeve van crisisbeheersing en incidentbestrijding; 2. Informatiemanagement integraal betrekken bij de voorbereidingen op evenementen; 3. Bijdragen aan betere besluitvorming op basis van gevalideerde informatie. 1.2. Aanpak De doelstellingen worden op de volgende wijze gerealiseerd: - Informatiemanagement integraal betrekken in de voorbereiding- en uitvoeringsfase. - Definiëren en benoemen van de informatieknooppunten bij het evenement - Toewijzen informatiemanager aan de organisatie tijdens de evenementfase - Werkinstructie / draaiboek maken - Huidige werkwijze, randvoorwaarden en beperkingen communiceren 1.3. Omvang Informatiemanagement beperkt zich tot het realiseren van een totaalbeeld op basis van informatie uit de genoemde informatieknooppunten, het vastleggen van besluiten uit de eventuele vergaderingen, het uitzetten en monitoren van acties/opdrachten en het verwerken van procesinformatie in het lopend journaal. De informatieorganisatie die hiertoe wordt opgericht, vervangt op geen wijze de operationele hoofdstructuur. De informatieorganisatie staat formeel onder leiding van de informatiemanager van het ROT ongeacht de gekozen operationele hoofdstructuur. Informatiemanagement is geen vervanging of fallback voor de formele gezags- en communicatielijnen (zoals C2000). Het proces informatiemanagement beperkt zich tot het voorzien van informatielijnen,het borgen van de informatiestromen en het adviseren van de Operationeel Leider, Leider CoPI en de organisatie op basis van informatie. Auteur: 4/13

1.4. Randvoorwaarden & beperkingen Capaciteit De benoemde knooppunten moeten worden voorzien van getrainde functionarissen in de rol van informatiemanager of informatiecoördinator. De Veiligheidsregio Zeeland heeft ten behoeve van het ROT een informatiemanager onder piket. Deze functionaris is primair voor het ROT en wordt niet preventief ingezet bij grote evenementen tenzij besloten wordt tot een wakend ROT. De rol van informatiecoördinator in het CoPI wordt ingevuld door de bemanning van de VC2 die zijn getraind in het opzetten van de verbinding en het verrichten van handelingen in de informatiesystemen. Indien een RBT moet worden geformeerd, wordt de rol van informatiecoördinator ingevuld door de beleidsondersteuner van de Veiligheidsregio Zeeland. Specifiek voor het evenement concert at SEA wordt een informatiemanager(im-cas) toegevoegd aan de organisatie / security. Deze informatiemanager neemt tevens deel aan het MKO overleg. Proces Het proces van informatievoorziening is opgedeeld in 4 thema s, totaalbeeld, procesinformatie, opdrachten en besluiten. Het is van belang dat de verschillende knooppunten bekend zijn met de werkwijze en deze ook toepassen en dus voorspelbaar acteren binnen de informatieorganisatie. Specifiek voor het evenement concert at SEA wordt het meteobeeld aangeleverd door de meteoroloog die is ingehuurd door de organisatie. De IM- CAS verwerkt dit beeld in het totaalbeeld van Osiris en vult daar tevens het sfeerbeeld in op basis van informatie van security en uit het MKO overleg met alle diensten inclusief de organisatie. Techniek Daar waar informatiemanagement een basisvereiste is voor het proces leiding&coördinatie uit de basisvereisten crisismanagement, zo is een werkende ICT omgeving randvoorwaardelijk voor informatiemanagement. Het CoPI wordt van techniek voorzien vanuit de zg. crisiskoffers uit de VC2 vanuit het betreffende verzorgingsgebied. De informatiecoördinatoren RBT zijn voorzien van laptops en opereren in principe vanuit Middelburg. Specifiek voor het evenement concert at SEA wordt er door de IM-CAS eveneens gebruik gemaakt van een crisiskoffer. Het MKO wordt gesitueerd in de directe nabijheid van de securitycontainer.. 1.5. Relaties met andere programma s/projecten/dossiers De aanpak van informatiemanagement bij evenementen ligt in lijn met het project Netcentrisch Werken van de Veiligheidsregio Zeeland. Waar mogelijk zal gebruik gemaakt worden van resources uit dat project in de voorbereiding op het evenement. Voor de technische ondersteuning van het voorbereid CoPI wordt gebruik gemaakt van de resources uit het project PIL. Auteur: 5/13

2. Business case Het toepassen van een netcentrische wijze van informatie-uitwisseling, bevordert in belangrijke mate de snelheid en kwaliteit van de besluitvorming tijdens (de voorbereiding op) incidentenbestrijding. Het toepassen van een netcentrische werkwijze, is het meest effectief als álle informatieknooppunten zijn aangesloten op hetzelfde netwerk en de hiertoe ingerichte tools én werkwijzen. De meerwaarde voor de operationele leiding moet o.a. gezocht worden in de continue berichtenstroom (tendensinformatie en sfeerbeeld) vanuit het brongebied en de korte lijnen met de organisatie en het motorkapoverleg. Uitgezette acties en genomen besluiten worden gelogd, gemonitord en gedeeld middels het informatiesysteem Osiris. De meerwaarde voor de evenementenorganisatie, als verantwoordelijke voor het evenementengebied bestaat onder andere uit de korte lijnen met de operationele aansturing van het effectgebied waardoor er in de evenementfase geen reden is om een liaison vanuit de organisatie in Middelburg te plaatsen. Daarnaast krijgt de organisatie (via de Informatiemanager) ook informatie uit het effectgebied dat van invloed zou kunnen zijn op besluiten van de organisatie zelf. Door de aan de organisatie/security een informatiemanager toe te voegen, kan het principe van een terugtredende overheid worden geëffectueerd doordat de overheid tot op detailniveau multidisciplinair op de hoogte wordt gehouden middels de beoogde informatielijnen. Als bijkomend voordeel voor de overheid, kan door deze vorm van informatie-uitwisseling de organisatie ook worden ingezet bij calamiteiten door bijvoorbeeld de berichtgeving te publiceren op de borden maar ook gebruik te kunnen maken van de handjes van security, BHV-ers van de organisatie en MES bij een eventuele ontruiming van het evenementengebied. 2.1. Aannames / uitgangspunten - De informatieorganisatie staat los van de gekozen operationele hoofdstructuur; - Om het informatieproces te kunnen laten functioneren is het noodzakelijk om op alle genoemde locaties een informatieknooppunt in te richten (techniek en functionaris); - Het MKO overleg in de ruimte naast security komt te vervallen zodra het CoPI actief wordt. - De locatie van de informatiemanager bij security staat los van het CoPI. Afhankelijk van het incident zal deze bij security blijven ten behoeve van de aansturing van het personeel via de centrale post; - Er is sprake van een technisch voorbereid CoPI, in de evenementfase is deze niet actief. Auteur: 6/13

2.2. Definitie informatieknooppunten concert at SEA - SGBO o o In het SGBO in Middelburg, wordt informatie gegenereerd over het effectgebied. Dit omvat de hele omgeving van het evenement dat niet tot het aangewezen evenementengebied behoort. Hierbij valt te denken aan het verkeersbeeld, het openbare-orde-beeld, een slachtofferbeeld (door ambulanceritten vanaf het terrein) en een publieksbeeld via bijvoorbeeld de videobeelden van de KLPD; Op verzoek van politie wordt de coördinatiebus van mobiliteit ingericht met Osiris. Deze wordt gesitueerd op de Wijde Wereld; - Security-unit op het evenemententerrein zelf. o In de security-unit, ontstaat informatie over het publieksbeeld, beveiligingsbeeld, een deel van het verkeersbeeld (busstation) en een logistiek beeld; - Het motorkapoverleg (MKO) naast security o Het operationele afstemmingsoverleg in het MKO, dat periodiek plaatsvindt, heeft ook de beschikking over hetzelfde situationele beeld bij het overleg; o Daarnaast wordt daar periodiek een slachtofferbeeld gedeeld van concertgangers die medische hulp hebben gekregen van MES; - Het ROT in Middelburg o In het ROT in Middelburg, wordt informatie gegenereerd over het effectgebied en vindt tevens de aansturing plaats van het CoPI. Het SGBO maakt onderdeel uit van het ROT. Opdrachten en advisering aan het CoPI vinden plaats via het ROT; - Het CoPI op de Wijde Wereld o De operationele afstemming van de hulpdiensten vindt daar plaats zodra er sprake is van een gripsituatie. Op basis van waarnemingen worden er adviezen gegeven aan het ROT en worden de operationele eenheden aangestuurd die betrekking hebben op het brongebied. 3. Informatieorganisatiestructuur Voor Concert at SEA 2010 wordt gewerkt in de volgende organisatiestructuur: IC RBT IM ROT IC CoPI IM Security / MKO SGBO Evenementfase Auteur: 7/13

4. Informatiemanagement Ten tijde van het evenement wordt gebruik gemaakt van 4 verschillende soorten informatie: - statische informatie, meteobeeld, sfeerbeeld, status, slachtofferbeeld, gripniveau; het totaalbeeld - proces informatie, afzettingen bemenst, toegang Noord is open, logistiek is gereed; het journaal - opdrachten, het MKO wil van SGBO een overzicht van stremmingen op de wegen; actiepunten - besluiten, CoPI besluit op te schalen ivm naderend onheil op de Noordzee; besluiten Deze verschillende soorten informatie worden verwerkt in Osiris door de informatiemanagers en informatiecoördinatoren op de genoemde informatieknooppunten. Het totaalbeeld kan alleen worden aangepast door de informatiemanager van het ROT en specifiek voor dit evenement ook door de informatiemanager bij security, dit in verband met het sfeerbeeld en meteo. Zodra er sprake is van een opschaling, kunnen er in Middelburg meerdere teams worden gealarmeerd die ook binnen Osiris zullen gaan acteren waardoor de startinformatie van deze teams gelijk is aan het totaalbeeld. Hierbij valt te denken aan een actiecentrum Brandweer, GHOR maar ook het Regionaal beleidsteam (RBT). 4.1. Capaciteitsplanning De informatieorganisatie wordt op de volgende wijze vormgegeven: - SGBO: journaalschrijver+ van politie - ROT: piketfunctionaris IM-ROT (in geval van opschaling) - MKO / Security: informatiemanager VRZ - CoPI: informatiecoördinator VC2 onder aansturing van leider CoPI (opschaling) 4.2. Activiteitenplan Fase Activiteit Datum gereed Verantwoordelijke Initiatie Advies 29-01-09 actualiseren 27-03-2010 M.D. Nagelkerke Definitie Afstemmen met organisatie 14-04-2010 TGE Ontwikkeling Uitwerken maatregelen / draaiboek 10-06-2010 M.D. Nagelkerke Voorbereiding Planning resources 10-06-2010 M.D. Nagelkerke Realisatie Uitvoering informatiemanagement 26-06-2010 Informatiemanagement Nazorg Evaluatie 05-08-2010 Informatiemanagement Auteur: 8/13

4.3. Randvoorwaarden - Medewerking organisatie mbt faciliteren informatiemanagement bij security - Functionele locatie in de directe nabijheid van security voor het motorkapoverleg - Medewerking SGBO politie mbt werkwijze met actiepunten en het leveren van een journaalschrijver+ (met kennis van uitgebreide functionaliteiten Osiris) - Werkende ICT omgeving op basis van de zg. crisiskoffers 4.4. Risico s Bedreiging Onbekendheid met netcentrisch werken Capaciteit ICT VRZ Capaciteit IM VRZ Uitval UMTS Uitval ICT Tegenmaatregel Trainen van journaalschrijvers en informatiecoördinatoren. Instrueren leider CoPI en SGBO leden in de werkwijze Uren beperken tot daadwerkelijke opbouw Gebruik maken van informatiecoördinatoren VC2 voor CoPI Satellietverbinding crisiskoffer gebruiken ICT preventief aanwezig tijdens MKO uren RBT ROT SGBO Evenementfase CoPI (VC-2) Chef Mobiliteit MKO Auteur: 9/13

5. Werkinstructie informatiemanagement 5.1. Inrichten informatieknooppunten 5.1.1. Security/MKO Op vrijdag 25 juni zal in overleg met de organisatie de werkplek voor de informatiemanager worden ingericht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een crisiskoffer van de VRZ. Stroomvoorziening wordt gerealiseerd door de organisatie. Het is van belang dat de informatiemanager op voorhand in contact treed met de organisatie om kennis te maken en desgewenst tekst en uitleg kan geven bij de beoogde werkwijze. In de directe nabijheid van security wordt een geluidsdichte overlegruimte gesitueerd ten behoeve van het periodieke motorkapoverleg. Deze ruimte beschikt over een presentatiemogelijkheid om het totaalbeeld te presenteren. De IM-CAS neemt tevens deel aan het MKO. Enerzijds om het totaalbeeld te schetsen aan de deelnemers maar ook om de sfeerbeelden van de diensten te kunnen verwerken in het totaalbeeld en desgewenst opdrachten uit kan zetten naar Middelburg. 5.1.2. CoPI Op de Wijde Wereld zal de MCU van het KLPD worden opgesteld waarin het CoPI zal worden gevestigd indien er zich een calamiteit zou voordoen. De VC2 beschikt over een crisiskoffer met UMTS en satelliet en dient de middelen stand-by te zetten als voorbereiding op het CoPI. De bemanning van de VC2 is getraind in het opzetten van de verbinding en het verrichten van handelingen in Osiris. 5.1.3. SGBO / ROT De OT ruimte aan de Segeerssingel in Middelburg zal initieel gebruikt worden voor het SGBO. De journaalschrijver SGBO is primair verantwoordelijk voor de informatievoorziening vanuit Middelburg. Daarnaast zal mogelijk de officier van dienst meldkamer (OvDM) ook actief zijn in Osiris met betrekking tot het evenement. Zodra er sprake zou zijn van een opschaling, wordt het ROT gealarmeerd en zullen er een aantal verschuivingen plaatsvinden. De piketfunctionaris IM-ROT zal dan de informatievoorziening voor zijn rekening nemen. De journaalschrijver verhuist dan mee met de algemeen commandant van het SGBO. Auteur: 10/13

5.2. Werkinstructie informatiemanagement bij concert at SEA 5.2.1. Evenementfase Tijdens de evenementfase vindt er op gezette tijden overleg plaats op 2 locaties, het SGBO in Middelburg en het MKO op het evenemententerrein. De informatie die tijdens deze overleggen wordt gegenereerd, wordt verwerkt in Osiris middels de daartoe bedoelde functionaliteiten. In het voorbereide CoPI kan desgewenst meegelezen worden. Het meteobeeld wordt op basis van informatie van de meteoroloog van de organisatie in het totaalbeeld van Osiris opgenomen door de IM-CAS. Indien andere bronnen zijn (KNMI / Buienradar) die tegenstrijdige berichtgeving laten zien, dient dit te worden afgestemd met de meteoroloog van de organisatie voordat dit wordt aangepast in het totaalbeeld. Dit op basis van ervaringen uit voorgaande edities van concert at SEA. Het is mogelijk dat tijdens de evenementfase opdrachten worden gegeven die betrekking hebben op het aanleveren van informatie. Hierbij moet gedacht worden aan het aanleveren van een omgevingsbeeld vanuit Middelburg op basis van de cijfers en waarnemingen van Rijkswaterstaat en Traffic Support die zijn toegevoegd aan het SBGO in Middelburg. Anderzijds kan het SGBO richting het MKO opdracht geven om een sfeerbeeld te schetsen. Opdrachten moeten worden aangeleverd via actiepunten in Osiris om het proces van monitoring te kunnen borgen. Daarnaast wordt procesinformatie over zowel het evenementengebied als het effectgebied op beide locaties verwerkt. Het MKO heeft op de volgende tijdstippen gepland overleg: - vrijdag 17:00 briefing voor aanvang - vrijdag 17:30 terrein open om 18:00 - vrijdag 19:00 periodiek - vrijdag elk heel uur periodiek - vrijdag 24:00 einde hoofdpodium - zaterdag 01:00 einde vrijdag - zaterdag 10:00 briefing voor aanvang - zaterdag 11:30 terrein open om 12 uur - zaterdag 13:00 periodiek - zaterdag elk heel uur periodiek (indien wenselijk) - zaterdag 23:00 einde hoofdpodium - zondag 01:00 uitstroom - zondag 02:00 naar behoefte Auteur: 11/13

5.2.2. Incidentfase Zodra zich een incident zou voordoen wordt zowel het ROT als het CoPI actief. De operationele hoofdstructuur wordt dan ingericht waarbij het ROT verantwoordelijk is voor het effectgebied en het CoPI voor het brongebied. Afhankelijk van het gripniveau komt er ook een RBT in Middelburg. De piketfunctionaris IM-ROT zal binnen 30 minuten aanwezig zijn in het ROT en zal op basis van de dan voorhanden zijnde informatie het startbeeld schetsen voor het ROT waarop de adviezen en besluiten dienen te worden genomen (bron wet Veiligheidsregio s). Het MKO overleg komt te vervallen zodra er van een incident sprake is, dit overleg wordt dan verplaatst naar het CoPI op de Wijde Wereld waar tevens de aansturing van de hulpdiensten zal plaatsvinden. De informatiemanager die bij security zit zal afhankelijk van de aard van het incident op zijn plaats blijven zitten. Enerzijds om de informatiestroom naar het ROT en CoPI vanuit het veld te continueren en anderzijds om desgewenst instructies te kunnen geven aan de commandopost van security om hun personeel aan te sturen conform de wens vanuit de hulpverleningsdiensten. Indien er geen toegevoegde waarde meer is voor de informatiemanager bij security, kan deze zich voegen bij het CoPI, desgewenst met eigen mobiele middelen. De informatiecoördinator in het CoPI is getraind in het verrichten van handelingen in Osiris en mail en staat ten dienste van het multidisciplinair overleg. Opdrachten aan het ROT kunnen via Osiris worden verwerkt, dit dient collectief te gebeuren op aangeven van de leider CoPI. Besluiten kunnen alleen worden genomen door de leider CoPI en dienen als zodanig verwerkt te worden in Osiris. Bij uitval van Osiris wordt uitgeweken naar mail. Indien er geen internettoegang verkregen kan worden, zal worden teruggevallen op de fax van de VC2. Auteur: 12/13

6. Communicatie Er zal een informatieflyer worden gemaakt die betrekking heeft op de toegevoegde functionaliteiten van de VC2. Daarin wordt aandacht gegeven aan de nieuwe functionaliteiten binnen het CoPI (mail en Osiris) en wordt ook het verwachtingspatroon geschetst. 7. Nazorg Omdat dit jaar voor het eerst gewerkt wordt met een informatiemanager bij de organisatie, zal een inhoudelijke evaluatie plaatsvinden naast de multidisciplinaire evaluatie. Dit rapport zal worden toegevoegd aan de totaalevaluatie van de 5 e editie van concert at SEA. Auteur: 13/13