Systeem- en applicatiebeheerder Algemene kenmerken De functionaris is werkzaam binnen Stichting Maatschappelijke Opvang Breda e.o., waaronder ressorteren dak- en thuislozenvoorzieningen de Gaarshof,,Weideveld en Herderheem, Crisisopvangcentra t Koetshuis en t Vluchtheuveltje, instellingen voor begeleid wonen, sociale pensions, dag- en nachtopvang t IJ en sociale activering. Breda e.o. Doel van de functie Met behulp van externe deskundigheid het beheren en optimaliseren van het netwerk en de computersystemen binnen de organisatie en het ondersteunen van de gebruikers. Verantwoordelijk voor het oplossen van storingen en onderhouden van interne en externe contacten met gebruikers en de leveranciers. Staat in voor planning uitvoering, informatiebeheer, documentatie en nazorg. Zorgt er voor dat de continuïteit (onderhoud) en actualiteit (beheer) van de applicatie gewaarborgd zijn zodat deze beschikbaar is voor gebruik ter ondersteuning van het dagelijks werk. Organisatorische positie De systeem- en applicatiebeheerder ressorteert hiërarchisch onder de leidinggevende van de afdeling waarbinnen de functie is gepositioneerd (HEAD/Controller). De systeem- en applicatiebeheerder geeft zelf geen leiding. Resultaatgebieden Automatisering beheren - Stelt operationele normen, richtlijnen en procedures vast voor gebruik en beheer van de technische infrastructuur en de afgesproken applicaties; - coördineert de inrichting van de systemen het laten plaatsen van updates, het aanbrengen van vernieuwingen en verbeteringen aan de hard- of software en de monitoring van de systemen; - Via firma Acknowledge beheren van de koppeling met andere systemen - voert werkzaamheden uit die hieruit voortvloeien: - testen van applicaties na invoering van nieuwe versies updates, verzamelen en analyseren van gegevens over de belasting van de systemen, voeren van pro-actief beheer middels het monitoren van de systemen, voeren van accountbeheer van de systemen, beheren van de koppeling met andere centrale systemen; - op eigen initiatief doen van voorstellen voor aanpassing van applicaties op basis van wensen van gebruikers, nieuwe ontwikkelingen of geconstateerde knelpunten; - voert versiebeheer, stelt systeemprogrammatuur en daaraan gerelateerde documentatie beschikbaar en distribueert dit; - oplossen of laten oplossen van knelpunten. Melden, registreren en evalueren van klachten ten aanzien van de technische infrastructuur volgens de afgesproken procedure. Resultaat: Beheer automatisering zodanig uitgevoerd dat de gewenste gegevensverwerking c.q. informatie op een efficiënte wijze beschikbaar is. Kennis overdragen en ondersteunen van medewerkers - Draagt noodzakelijke computerkennis, -vaardigheden en informatie over toepassingsmogelijkheden over aan de medewerkers in de organisatie; HKZ-norm 5.1.5 Pagina 1 van 5
- opstellen en verzorgen van documentatie en protocollen voor beheer, beveiliging en gebruik; - verstrekt algemene en individuele toelichtingen op vragen van medewerkers, ondersteunt en instrueert hen over effectief PC-gebruik; - geeft waar nodig trainingen over PC-gebruik en applicaties c.q. schrijft memo s en /of handleidingen - maakt eventueel uit te lenen apparatuur gebruiksklaar en beheert deze. Resultaat: Kennis overgedragen en medewerkers ondersteund zodat hun vragen adequaat beantwoord zijn en ze voor hun werk de benodigde ICT-kennis beschikken. Informatie beschikbaar stellen - technisch beheer van de website en intranetsite van de instelling; - onderhoudt benodigde operationele contacten met leveranciers en externe deskundigen; - verzamelt informatie c.q. verstrekt standaardoverzichten en stelt op verzoek diverse lijsten samen voor management en leveranciers; - aanspreekpunt voor leveranciers; - neemt deel aan werkoverleg; - participeert in projecten. Profiel van de functie Kennis - MBO+ /HBO werk- en denkniveau; analytisch en conceptueel vermogen; - kennis van geautomatiseerde besturingssystemen en programma's; - kennis van en inzicht in het informatietechnologiebeleid van de organisatie. Specifieke functiekenmerken - Oplettendheid ten aanzien van de afwijkingen, verstoringen en knelpunten die optreden in en rondom de technische infrastructuur; - probleemoplossend / analytisch vermogen voor het interpreteren en oplossen van problemen; - ordelijkheid en systematisch werken ter voorkoming van problemen; - contactuele vaardigheden voor het oplossen van klachten en het instrueren van gebruikers; - sociale vaardigheden bij het overdragen van kennis aan de medewerkers, klantgerichte instelling. HKZ-norm 5.1.5 Pagina 2 van 5
Beroepsgroep 13 Medewerker financiële en personeelsadministratie, Systeem- en applicatiebeheerder KERNCOMPETENTIES 1. Resultaatgerichtheid 2. Vraaggericht werken BEROEPSGROEPCOMPETENTIES 3. Vakkundigheid 4. Accuraat en betrouwbaar werken 5. Sociale vaardigheden KERNCOMPETENTIES Resultaatgericht Gerichtheid op het behalen van vastgestelde doelen en resultaten. Hanteert de afgesproken planning. 1. Maakt afspraken met de leidinggevende over individuele c.q. teamdoelstellingen zodat duidelijk is welk resultaat van hem/haar verwacht wordt. 2. Vertaalt vragen van klanten naar een doelstelling en concrete acties om deze te bereiken. 3. Toetst regelmatig of het vastgestelde doel nog steeds overeenkomt met de wellicht gewijzigde omstandigheden. 4. Neemt zelf initiatief om vakinhoudelijke knelpunten op te lossen die het behalen van een resultaat belemmeren. 5. Gebruikt de bestaande middelen om afspraken vast te leggen en te toetsen (structureel overleg, rapportages, actiepunten in notulen). 6. Stelt prioriteiten in het eigen werk, indien noodzakelijk in overleg met de leidinggevende. HKZ-norm 5.1.5 Pagina 3 van 5
Vraaggericht werken De wensen en behoeften van de klant (collega/cliënt) signaleren en onderzoeken en hier professioneel op reageren. 1. Onderzoekt wat een collega/cliënt werkelijk nodig heeft door vragen te stellen en dóór te vragen, zodat deze adequaat geholpen kan worden. 2. Heeft een servicegerichte instelling ten opzichte van collega/cliënt wat zich uit door bereid te zijn iedereen (op weg) te helpen. 3. Geeft duidelijk aan of en wanneer aan een verzoek voldaan kan worden. 4. Geeft duidelijk aan wat de mogelijke consequenties kunnen zijn van een verzoek. 5. Vraagt feedback aan collega s/cliënt over het resultaat en de levertijd van de geboden diensten. 6. Zorgt voor goede overdracht van werkzaamheden en gemaakte afspraken bij afwezigheid. 7. Blijft vragen naar informatie en/of antwoorden tot er voldoende duidelijkheid is over afspraken en verwachtingen. 8. Systematiseert gegevens zodanig dat rapportages aan de behoefte van de klant (collega/cliënt) voldoen. BEROEPSGROEP COMPETENTIES Vakkundigheid Gaat professioneel en pro-actief om met het eigen vak door eigen deskundigheid flexibel en in verschillende situaties in te zetten. Signaleert en onderzoekt kansen in het eigen werkveld en in de organisatie. Als een kans zich voordoet deze kunnen oppakken en vertalen naar concrete acties/innovaties. 1. Neemt initiatief om binnen de afdeling/team activiteiten te organiseren, waardoor het werk efficiënter en effectiever uitgevoerd kan worden. 2. Denkt actief mee over het verbeteren van de dienstverlening, ook organisatie breed. 3. Neemt initiatief als zaken niet goed lopen. 4. Stelt zich transparant op in handelen en vraagt naar feedback hierop. 5. Vertaalt de ontvangen feedback naar actiepunten voor zichzelf. 6. Neemt initiatief om het eigen vakmanschap op peil te houden. (lezen van vakliteratuur, scholing, leren van collega s etc.) 7. Is in staat om - ook onder (tijds)druk het overzicht te houden en adequaat te handelen. 8. Is in staat een vraag of probleem te analyseren waardoor knelpunten snel zichtbaar worden en opgelost kunnen worden. 9. Trekt conclusies uit de gegevens door onderlinge verbanden te zien. 10. Werkt zelfstandig binnen het eigen verantwoordelijkheidsgebied (o.a. het nemen van beslissingen). HKZ-norm 5.1.5 Pagina 4 van 5
Accuraat en betrouwbaar werken Werkt alert, gestructureerd en nauwkeurig volgens de vastgestelde procedures. Handhaven van waarden van de organisatie en nakomen van afspraken. Anderen (collega s en klanten) kunnen rekenen op specifieke expertise en competenties. 1. Komt gemaakte afspraken na of communiceert tijdig (en met goede reden) als men een afspraak niet na kan komen. 2. Is loyaal naar de eigen organisatie, door verantwoordelijkheid te nemen om de door de organisatie genomen beslissingen zo goed mogelijk uit te voeren. 3. Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en persoonlijke informatie. 4. Controleert beschikbare en aangeleverde gegevens/informatie op juistheid en volledigheid. 5. Werkt volgens de gemaakte afspraken, vastgestelde procedures en richtlijnen. 6. Levert tijdig de juiste informatie/rapportages aan. 7. Werkt geordend en nauwkeurig. 8. Zoekt in overleg met de leidinggevende evenwicht tussen de belangen van de organisatie, de cliënt en de eigen expertise wanneer deze van elkaar blijken te verschillen. Sociale vaardigheden Aandacht voor de effectiviteit van communicatie en de sociale interactie. In gesprekken zodanig optreden dat het gewenste resultaat bereikt wordt. 1. Toont inlevingsvermogen door zich in de denkwereld van de ander (cliënt/collega) te verplaatsen. 2. Geeft door gedrag en houding blijk van interesse voor wat de gesprekspartners inbrengen. (bijvoorbeeld een luisterend oor bieden of geduldig zijn) 3. Sluit aan bij de gesprekspartner door op het niveau van de verschillende groepen of personen te spreken. 4. Vraagt opheldering, reden of oorzaak als wat de ander zegt niet duidelijk is. 5. Communiceert to the point (duidelijk en begrijpelijk), zowel mondeling als schriftelijk. 6. Durft collega s/cliënten aan te spreken op het juist, tijdig en volledig aanleveren van benodigde gegevens. 7. Is door een vriendelijke houding gemakkelijk te benaderen door cliënten/collega s.. 8. Gaat respectvol en motiverend (empowerment) om met cliënten/collega s. 9. Is door een representatieve houding een visitekaartje voor de SMO Breda. 10. Gaat contacten aan en onderhoudt deze met andere disciplines, instanties en organisaties. HKZ-norm 5.1.5 Pagina 5 van 5