Secretariaat: E. Wiersma Postadres: Wonderfontein 58 1448 SM Purmerend E-mail: secretaris@vippurmerend.nl Notulen Algemene Ledenvergadering vrijdag 14 september 2018 1. Opening De voorzitter opent om 20:05 uur de Algemene Ledenvergadering (ALV). 2. Mededelingen Er zijn geen volmachten ontvangen. Sponsoring Het bestuur is in gesprek met een nieuwe sponsor, te weten M. Klein (trainer van Dames 1). Er zijn tot op heden geen afspraken vastgelegd. Via de voorzitter van de Commissie Competitie Jeugd (CCJ) heeft het bestuur een sponsorverzoek ontvangen van een ouder van een jeugdlid. Er is nog geen contact geweest tussen de potentiële sponsor en het bestuur, omdat het bestuur hem telefonisch niet kan bereiken. De voorzitter van de CCJ wordt gevraagd de contactgegevens opnieuw door te geven. Het bestuur geeft aan dat het contract met IJbouw wordt verlengd. In 2019 loopt het contract met Bijlescontact af. Er zijn gesprekken gaande over het verlengen van het contract. Waarschijnlijk wordt het contract op dezelfde manier verlengd. Naar aanleiding van een vraag geeft het bestuur aan dat de adverteerders, afkomstig uit de tijd van het papieren clubblad, op de website adverteren. J. van Bemmel houdt zich hiermee bezig. Eén adverteerder heeft aangegeven te stoppen. Hartman heeft aangekondigd te stoppen met sponsoring van ViP. Voor het generen van inkomsten kunnen Rabobankleden met een Rabobank bankrekening stemmen op verenigingen. Het is mogelijk om vijf stemmen uit te brengen, waarvan twee op dezelfde vereniging. Het bestuur nodigt iedereen die een Rabobank bankrekening heeft van harte uit om een stem uit te brengen. Het bestuur vraagt het ook onder de aandacht te brengen bij vrienden, familieleden en bekenden. Zorg omtrent het dalend aantal herenteams Dit seizoen is er slechts één herenteam. Het bestuur heeft zich ingezet om nieuwe leden te werven, zoals contact met Bevok om gezamenlijk een senioren- en een jeugd team te vormen. Recent heeft het bestuur gesproken met M. Muller en hij is bezig een nieuw team te vormen. De Beuk en de Karekiet De Karekiet blijft de komen drie tot vier jaar bestaan en ViP kan niet terecht in de Beuk voor wedstrijden, omdat de zaal vol is. De Karekiet wordt vervangen, maar het is onduidelijk of het een nieuwe sporthal wordt of dat er in de school tegenover de Karekiet een sporthal wordt gebouwd. Het bestuur kondigt aan dat zondag 30 september a.s. een evenement in de Beuk is. Dit evenement is te vergelijken met de opening van de sporthal vorig jaar. De Buurtsportcoach organiseert dit evenement en hij kan hulp goed gebruiken. Daarnaast kunnen twee teams, incl. recreanten, een wedstrijd spelen. Het evenement vindt plaats tussen 11:00 en 15:00 uur. 1
ALV Frequentie Er wordt afgesproken eenmaal per jaar i.p.v. tweemaal per jaar een ALV te plannen. 3. Benoeming indien nodig stembureau Er hebben zich geen kandidaten gemeld voor de openstaande vacatures. Zodoende is het niet noodzakelijk om een stembureau in te stellen. 4. Vaststelling notulen Algemene Ledenvergadering 8 september 2017 (zie bijlage) De notulen van de vorige ALV worden goedgekeurd door de vergadering. 5. Vaststelling jaarverslag bestuur seizoen 2017-2018 (zie bijlage) De voorzitter geeft een toelichting op het jaarverslag. Samenwerking met Bevok Er wordt gevraagd hoe de gesprekken met Bevok zijn verlopen over de samenwerking betreffende de jeugdteams. Bevok heeft een beperkt aantal jeugdleden en kan om deze reden geen team vormen. Samen met de jeugdleden van ViP is een team samengesteld, hetgeen naar tevredenheid verloopt. De kosten (trainer en zaalhuur) worden verdeeld tussen beide verenigingen naar verhouding van het aantal leden. Bevok stond in het verleden niet open voor samenwerking bij seniorenteams. Met de nieuwe voorzitter van Bevok lijkt er meer ruimte te zijn om te spreken over meer samenwerking, hetgeen niet betekent dat de verenigingen fuseren. Het bestuur juicht meer samenwerking toe, zowel bij de senioren als bij de jeugd. Bardiensten door ouders van jeugdleden Een vraag wordt gesteld over het verrichten van bardiensten en de betrokkenheid van ouders van jeugdleden bij het openen van de zaal. Het bestuur neemt het idee om ouders te laten openen in overweging. Het bestuur geeft aan dat in het verleden is gebleken dat de instructie van de bardienst niet voldoende is voor ouders en de verantwoordelijkheid van de bardienst (en het geld) niet onderschat dient te worden. De CCJ en de Scheidsrechterscommissie proberen te bereiken dat ouders wedstrijden van jeugd fluiten en achter de bar staan. Overige opmerkingen Naar aanleiding van opmerkingen worden de volgende punten toegevoegd in het jaarverslag: J. Seeder en K. van Gaalen hebben wedstrijden gefloten als scheidsrechter en worden toegevoegd aan het verslag van de Scheidsrechterscommissie. Dames 2 is als tweede geëindigd in de poule. Tijdens de vergadering wordt aangegeven dat H. Muller niet betrokken is bij de Kantinecommissie. Dit is niet aangepast in het jaarverslag, omdat hij zich wel voor de commissie inzet. Het jaarverslag wordt goedgekeurd met de bovenstaande wijzigingen. De secretaris krijgt een compliment voor opstellen van het verslag. 6. Vaststelling financieel jaarverslag seizoen 2017-2018 (zie bijlagen) De penningmeester licht de jaarrekening toe en hierna volgen de bijzonderheden. Bijdrage kantine Er is begroot dat de kantine een bijdrage levert, maar hiervan is geen gebruik gemaakt. Er is voor gekozen om een verlies te accepteren. De jaarcijfers komen overeen met de begroting. Door de komst van een trainer voor Heren 1 zijn de uitgaven voor trainers toegenomen. De Nevobo kosten zijn lager vanwege minder teams. De uitgaven en inkomsten van beachvolleybal 2
zijn hoger, omdat er trainingen zijn verzorgd door W. Slim. Deze trainingen zijn goed bezocht door de jeugd. De kosten en opbrengsten van beachvolleybal zijn in balans. De kantine maakt tot op heden winst, maar de inkomsten en winst lopen terug. Het onderhouden van de kantine kost veel menskracht. Het is niet mogelijk om de zaal van de Karekiet te huren zonder de kantine. De gemeente is de verenigingen van de Kantine Beheers Vereniging tegemoet gekomen door vanaf mei jl. geen huur te innen. Voor het eerste kwartaal van het nieuwe seizoen heeft Spurd toegezegd ook geen rekening te sturen. De penningmeester is voornemens de inkomsten van de kantine te analyseren en af te wegen naar de hoeveelheid werk, mede op advies van de Kascontrolecommissie. Het sleutel adres van de kantine is gewijzigd. Voortaan is de sleutel op te halen bij B. Bouman in plaats van de familie Knijn. Meer informatie volgt op de website en de instructie van de bardienst wordt op de website aangepast. Inning contributie Alle contributies van het afgelopen seizoen zijn geïnd. In het jaarverslag is een subsidie voor een jeugdlid door de gemeente reeds opgenomen, maar de penningmeester heeft deze vergoeding tot op heden niet ontvangen. De verwachting is dat dit binnenkort wordt ontvangen. 7. Verslag Kascontrolecommissie d.d. 8 september 2018 De Kascontrolecommissie heeft de jaarrekening en de toelichting hierop gecontroleerd in het bijzijn van de penningmeester. Hierbij zijn geen onregelmatigheden geconstateerd. Naar aanleiding van het positieve verslag van de Kascontrolecommissie en de gegeven toelichting van de penningmeester vraagt de voorzitter om het bestuur en de penningmeester in het bijzonder decharge te verlenen. De aanwezigen van de ALV gaan hiermee unaniem akkoord. 8. Vaststelling begroting bestuur en vaststelling contributies seizoen 2018-2019 (zie bijlagen) De penningmeester geeft een toelichting over de begroting en de contributie. Hieronder worden de bijzonderheden genoemd. De totale contributie is hoger dan vorig jaar en het afgelopen jaar. De trainers betalen weliswaar geen lidmaatschapskosten, maar deze kosten komen voor een juiste vergelijking wel terug bij kosten van trainers en contributie. Er is een toename in het aantal jeugdleden. Daarnaast is de contributie van de Nevobo verhoogd. Bij beachvolleybal zijn de extra trainerskosten voor de jeugd nog niet meegenomen. Verder is de zaalhuur toegenomen bij recreanten vanwege nieuwe leden. De zaal die vrij komt door het stoppen van Heren 2 is overgenomen door Dames 1 en de jeugd. Er is een toename in de uitgaven van de Materialencommissie. Het bedrag voor de Buurtsportcoach is een vast bedrag. In het huidige seizoen is dat bedrag lager, omdat de factuur van Spurd niet ontvangen is ondanks navragen van het bestuur. Zoals eerder genoemd gaan de inkomsten van de kantine hard achteruit. De Kascontrolecommissie gaf als informele tip te beoordelen hoe snel het banksaldo van ViP terugloopt als er geen inkomsten meer zijn van de kantine. Het resultaat is een negatieve begroting. Het bestuur geeft aan dat de kosten voor de trainers, zaalhuur en Nevobo dekkend moeten zijn. De overige kosten worden betaald met sponsorgeld. De contributie is licht verhoogd door inflatie gebaseerd op het CBS en afgerond op hele euro s. De vergadering gaat unaniem akkoord met de voorgestelde begroting en contributie. 3
9. Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) - Introductie AVG Sinds 25 mei 2018 is de AVG van kracht. Deze Europese wetgeving geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken en daarom ook voor sportverenigingen. De ledenadministratie en de secretaris hebben deelgenomen aan AVG training georganiseerd door Spurd. Verenigingen moeten laten zien dat zij met de nieuwe wetgeving bezig zijn (inspanningsverplichting). Een lid heeft het recht om persoonsgegevens in te zien, te wijzigen, vergeten te worden en gegevens over te dragen. Een bestuurder is hoofdelijk aansprakelijk en hoge boetes kunnen worden uitgedeeld. Niet relevante persoonsgegevens mogen niet meer gevraagd worden en gegevens moeten verwijderd worden wanneer niet meer nodig. Verder is het verplicht om datalekken te registreren. Er is onderscheid gemaakt tussen gewone- en bijzondere persoonsgegevens, zoals etniciteit en politieke opvatting. Binnen ViP is er een inventarisatie gedaan van de persoonsgegevens en worden geen bijzondere gegevens geregistreerd. De wet schept een belangrijke uitzondering om persoonsgegevens langer te mogen bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verkregen. Het is toegestaan persoonsgegevens langer te bewaren als daarmee een historisch, statistisch of wetenschappelijk doel is gediend. Het is belangrijk dat persoonsgegevens niet verwerkt worden voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verkregen en dienen wel een grondslag hebben. Er is geïnventariseerd naar doeleinden van de persoonsgegevens binnen ViP. Daarnaast is vastgelegd wie toegang heeft tot welke gegevens en hoe lang gegevens bewaard worden. De afspraken hieromtrent zijn vastgelegd in de privacy policy (privacy beleid) van ViP. Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar moeten verkregen worden met een akkoord van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. - Privacy policy Om aan de wet te voldoen moet de vereniging een privacy policy (privacy beleid) hebben. De privacy policy van ViP is gebaseerd op het voorbeeld van de training van Spurd en gepubliceerd op de website van ViP. De leden dienen geïnformeerd te worden over hun rechten en dit kan door middel van de privacy policy. Een vereniging maakt gebruik van externe dienstverleners, zoals administratie en het hosten van websites. Bij de uitvoering van deze diensten zijn vaak persoonsgegevens betrokken. Een verwerkersovereenkomst is noodzakelijk bij het doorgeven van persoonsgegevens. ViP verwijst hiervoor naar de privacy policy van betreffende organisaties. Verder dient software up to date te zijn, de website veilig te zijn en een data back up gemaakt te worden. - Geheimhoudingsverklaring Om de nieuwe wetgeving te borgen en commissieleden hiervan bewust te maken, vragen wij commissieleden een geheimhoudingsverklaring te tekenen. Hierover wordt binnenkort een mail gestuurd en het is ook mogelijk om na de vergadering een formulier te tekenen. Er wordt gevraagd of de website beveiligd is met https in het kader van de AVG. Het bestuur is op de hoogte van deze eis en is hiermee bezig. 4
Een andere vraag betreft het akkoord van huidige leden met de privacy policy. Nieuwe leden dienen hiermee akkoord te gaan en huidige leden worden geïnformeerd. 10. Vertrek bestuursleden per 14 september 2018 volgens rooster van aftreding De voorzitter en het CAV bestuurslid stoppen met hun functie. Het bestuur en de vergadering bedankt hen voor hun inzet voor de vereniging. 11. Vacatures in commissies a. Vacatures bestuur: - voorzitter; - CAV bestuurslid. Er hebben zich geen opvolgers gemeld en het bestuur geeft aan dat de taken niet worden overgenomen door de huidige bestuursleden. b. Vacatures commissies: - lid Commissie Competitie Jeugd; - voorzitter en leden Activiteitencommissie; - Materialencommissie vanaf volgend seizoen; - Ledenadministratie vanaf volgend seizoen. 12. Benoeming commissieleden a. Benoeming plaatsvervangend lid Kascontrolecommissie: J. Bok De vergadering gaat akkoord met de benoeming van J. Bok als plaatsvervangend lid van de Kascontrolecommissie; b. Herbenoeming lid Klachtencommissie: F. Dijkmeijer De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van F. Dijkmeijer als lid van de Klachtencommissie. 13. Huldiging a. Tomeloze inzetbos W. Slim is gekozen voor de tomeloze inzetbos, die is vervangen door een bioscoopbon. Dit jaar heeft hij een jeugdkamp georganiseerd en beachtrainingen gegeven. Hij is niet aanwezig tijdens de vergadering en de bon wordt later bij hem bezorgd. b. Jubilea De jubilarissen van het afgelopen jaar zijn M. Hart (25 jaar lid), Y. Coert (25 jaar lid), J. Houthuys (25 jaar lid) en A. Koopmeiners (25 jaar lid). M. Hart is aanwezig en neemt een bos bloemen in ontvangst. De overige jubilarissen zijn niet aanwezig en de bloemen zullen bij hen worden bezorgd. c. Afscheidnemers J. Monnik neemt afscheid als lid van de CCJ en zij ontvangt bloemen onder applaus als dank voor haar inzet de afgelopen 15 jaren. De Activiteitencommissie heeft opgezegd en het bestuur bedankt hen voor hun inzet. Over het opzeggen worden nog aanvullende gesprekken gevoerd met de commissie en het bestuur. Binnen het bestuur zal geëvalueerd worden wat in het vervolg beter kan. D. Bloothoofd en K. van Gaalen zijn geen competitie spelend lid meer, maar blijven hun taken uitvoeren voor de Kantinecommissie. Het bestuur waardeert hun inzet. 14. Rondvraag en sluiting De voorzitter sluit om 21:30 uur de ALV en nodigt iedereen uit voor een drankje in de kantine. 5
Aanwezig B. Bouman, voorzitter M. Klein M. Arab, bestuurslid sportzaken A. Loogman-Delgman J. Bouman, penningmeester M. Luijbe S. Maas, bestuurslid CAV J. Monnik E. Wiersma, secretaris H. Muller I. Beekhof I. Poel F. Dijkmeijer J. Seeder K. van Gaalen A. Tigges-Muller M. Hart R. van Wijk J. Klein A. Wijnen- de Haas Afwezig met bericht M. Bannenberg F. van der Moolen J. van Bemmel E. Moorman Y. Coert L. Moorman A. Heinicke K. Muts P. Hendriks D. Post J. Houthuys A. Smit Ouders van T. Johansen L. Verheij A. Kok J. Veuger H. de Kruif M. Wouda B. Lieben M. Zandvoort M. Loogman 6