Zadkine Innovatieregeling 2011 16/08/2010
Voorwoord Ondanks dat de extra innovatiebudgetten vanuit OCW opdrogen, blijven we innovatie en ontwikkeling bij Zadkine stimuleren. Van onze lumpsum reserveren we hiervoor 4%, eventueel opgehoogd met additionele, geoormerkte (rijks)bijdragen. Wat betreft deze laatste gelden hebben we, bij het uitkomen van de regeling innovatie 2011, totaal geen zicht of en zo ja voor welke hoogte we extra gelden binnen zullen krijgen. Voor de verdeling van het hiervoor genoemde budget van 4% zal een soortgelijk systeem als voorgaande jaren worden gehanteerd, waarbij sprake is van een vast bedrag per lokaal opleidingencentrum (loc), opgehoogd met een variabele component per domein en een CvB-budget voor Zadkinebrede projecten. Een directeur is eigenaar van zijn/haar budget en beslist welk projecten in loc- respectievelijk domeinverband zullen worden gerealiseerd. In de kadernota 2011 komen we daar nog nader op terug. Gelden die niet tijdig worden ingezet door een loc-directeur, vloeien terug in het CvB-budget. Zadkine heeft als uitgangspunt dat we onze innovatieve slagkracht ontwikkelen vanuit onze teams: daar waar het gebeurt, daar waar het kan beklijven, daar waar er enthousiasme voor is. We onderschrijven dan ook de inmiddels bewezen vijf sleutels van succes, waardoor de kans op een geslaagde afronding van onze projecten groter wordt. Het doet er toe om een inspirerend concept te hebben, in een helder en gedeeld eigenaarschap te voorzien, duidelijke resultaten voor ogen te hebben en te krijgen, een professionele aanpak te borgen en expliciet van projecten te leren, waar we dan onder verstaan het delen van kennis, lering en successen. We kiezen er ook voor om de innovatieregeling intact te laten, inclusief het projectmatig werken dat daaraan gekoppeld is. De innovatiecommissie zal dus de aanvragen weer inzien en van een advies aan het CvB voorzien. Verder brengen we onder uw aandacht het boekwerkje Twinkelende Ogen met daarin een greep uit onze innovatieve best practices. Vanaf oktober 2010 willen we overigens de best practices, referenties en leermomenten ook beschikbaar stellen via de toolbox, die is opgenomen onder mijnzadkine.nl en voor iedereen in onze organisatie te raadplegen is. Veel succes met de uitwerking, Augustus 2010 College van Bestuur Henri van Vlodrop Ans Wijtvliet 2
1 Innoveren bij Zadkine Zadkine investeert in onderwijs en onderwijsprofessionals. De innovatieprojecten zijn daarvan een voorbeeld. Om zoveel mogelijk te bereiken voor onze studenten, bedrijven en eigen personeel hebben we de laatste jaren flink gewerkt aan professionalisering van de aanpak van innovaties. Daarin is ook het nodige bereikt, zoals onder meer te lezen valt in de brochure Twinkelende ogen. 1 Zadkine heeft als ambitie om op een lerende en onderzoekende manier vorm te geven aan innovaties in het beroepsonderwijs. Door ervaring op te doen met innoveren en daarop te reflecteren, ontstaat een cyclisch leer- en ontwikkelingsproces waarmee Zadkine het eigen lerende en innovatieve vermogen kan vergroten. Deze manier van lerend, onderzoekend en reflectief omgaan met innovatie is en blijft onze focus waar het gaat om de kwaliteitsverhoging die we willen realiseren in en via onze innovatieprojecten. De beelden die we daarbij hebben, hebben we tot nu toe verwoord in bijeenkomsten zoals die van Zadkine Innoveert en Leert. Ze hebben ook concreet handen en voeten gekregen in formats voor projectaanvragen en evaluaties en dergelijke. Met de voorliggende notitie nemen we de gelegenheid te baat om de Zadkine visie op innoveren nog eens te verwoorden en een en ander ook te concretiseren voor de manier van werken aan innovatieve projecten die in 2011 vorm gaan krijgen. Zo kan iedereen met innovatieve ideeën toetsen hoe deze zich verhouden tot de Zadkine visie en welke aandachtspunten belangrijk zijn om de slaagkansen van projecten te vergroten. Daarbij geven we ook de formele gang van zaken aan: wat is er nodig om aanvragen voor innovatieprojecten in te dienen en welke ondersteuning is daarbij beschikbaar? Dit hoofdstuk 1 geeft de hoofdlijnen van Innoveren bij Zadkine weer. Hoe ziet de levensloop van innovatieve projecten er uit en wie heeft daarbij welke rol? Hoofdstuk 2 zoomt in op de aanpak zoals die voor 2011 wordt gevolgd. In feite ligt dit hoofdstuk in het verlengde van de interne innovatieregeling zoals die in voorgaande jaren is gehanteerd. 1.1 Denkend aan 2012 zien we innovatieve ideeën - als bestaande ideeën in nieuwe contexten, als nieuwe ideeën in bestaande contexten, of als nieuwe ideeën die nieuwe contexten creëren; - die passen binnen de focus en het strategische beleid van Zadkine; - die intern en extern in samenspraak met partners in de regio zijn ontsproten; - waarbij de overlappen met aanpalende domeinen of locale opleidingencentra worden afgetast en benut; - die leiden tot vernieuwing en verbetering van het beroepsonderwijs dat wij aanbieden als instelling; - die onze studenten kunnen helpen zichzelf volledig te ontwikkelen en die ook de organisatie kunnen helpen in het faciliteren van die ontwikkeling; - die vanuit de lumpsum of met behulp van geld van derden worden gefinancierd; en - die aandacht krijgen in de managementcyclus (4 maandgesprekken). zien we ook Zadkine professionals en teams - die innovatieve ideeën bedenken, uitwerken en beeld en geluid geven als middel in de communicatie met stakeholders; - die gebruik maken van al beschikbare kennis en kunde en zelf ook weer aan de kennisbasis voor het beroepsonderwijs bijdragen; - die collega s inspireren, motiveren, een a ha gevoel en een ja graag gevoel geven; 1 Bijwaard, S. (2010). Twinkelende ogen. Innovatie bij Zadkine 2009-2010. Rotterdam: Zadkine. Als pdf te vinden op www.zadkine.nl/lectoraatberoepsonderwijs 3
- die de innovatieve ideeën verder brengen in het curriculum en er voor gaan ; en - die onder meer via de Zadkine Onderwijsconferentie en Zadkine Innoveert en Leert hun ervaringen met en opbrengsten van innovatieprojecten actief delen met Zadkine collega s en externen. zien we een Zadkine omgeving - waarin innovatieve ideeën kunnen ontstaan en worden gedeeld; - die inspireert tot het gezamenlijk nadenken over problemen en kansen die binnen Zadkine of met de partners worden ervaren; - die innovatie en het uitwerken en vormgeven van projecten ondersteunt, onder meer via het Onderwijsplein; - waarbij onder meer Zadkine Lectoraat en Zadkine Academie op opdrachtbasis hun expertise toevoegen ten dienste van innovatieve projecten. 1.2 De context Nederland kennisland Nederland moet terugkeren in de wereldtop van kennis- en innovatielanden is een actuele uitspraak van de KIA-coalitie, een verbond van werkgevers- en werknemersverenigingen en organisaties uit de kenniswereld. 2 De doelen die in de notitie van de Kennis en Innovatie Agenda (KIA) worden genoemd zijn: een Top-docent voor elke onderwijsdeelnemer, maatwerk in het onderwijs, leergierige cultuur, sterke toppen in onderzoek en innovatie en meer innovatieve bedrijven. Innovatief beroepsonderwijs In 2006 gaf het ministerie van OCW na een veldraadpleging al richtlijnen aan de roc s voor het innoveren van het beroepsonderwijs. Competentiegericht leren met als onderwerpen het versterken van de beroepspraktijkvorming, het optimaliseren en flexibiliseren van de schoolorganisatie en de verbetering van de begeleiding van de student behoorden tot de thema s die volgens OCW prioriteit moeten krijgen. Daarnaast hechtte OCW ook groot belang aan de verbetering van de aansluiting op zowel de arbeidsmarkt als op het vervolgonderwijs, en aan het bevorderen van ondernemerschap. Leren denken durven doen bij Zadkine In 2005-2007 heeft Zadkine een strategisch beleidsplan Op weg naar 2012. Leren denken durven doen geformuleerd. Onderwijskundige doelen zijn daarin uitgewerkt onder noemers als: breed en gevarieerd opleiden voor een beroep, doorstroomgericht onderwijs in de onderwijskolom, naast initieel ook post-initieel onderwijs. Voor de organisatie wordt één toekomstbeeld benoemd waarbij het beeld van product-markt combinaties wordt vervangen door dat van locale opleidingencentra met nauwe banden met partners in de directe omgeving. Op hrm-gebied formuleert de nota één toekomstbeeld: de menselijke maat. Zadkine wil aan deze toekomstbeelden werken vanuit de in de nota aangeven besturingsfilosofie waarin de overgang van low trust naar high trust centraal staat. Onderwijsvisie In 2008 hebben we als Zadkine onze onderwijsvisie vastgesteld. Onderwijs met hoofd, hart en handen, talent tot leven brengen, praktijk als beste leermeester, leren op verschillende manieren op elk moment en op elke plaats, en de interactie tussen de school en de student, dat zijn de normen die we onszelf opleggen. De Stroomversnelling Om de doelen van het strategisch beleidsplan en de onderwijsvisie versneld te realiseren, heeft Zadkine medio 2009 een versnelling van de onderwijs- en organisatieontwikkeling ingezet. Voor de komende jaren is het belangrijk om ons te realiseren dat naast de landelijke en Zadkine brede doelen ook deze versnelling en de reorganisatie die daarmee gepaard gaat, mede de context bepaalt waarbinnen we het innoveren van Zadkine moeten plaatsen, in elk geval in 2011. 2 Zie Kennis en Innovatie Agenda 2011-2020, KIA, juni 2010 4
1.3 Algemene aanpak Goede ideeën verdienen brede belangstelling en stimulans om uitgewerkt te worden. Zadkine wil deze uitwerking projectmatig aanpakken, zodat innovatie duurzaam kan worden. Dat betekent dat medewerkers gestimuleerd worden ideeën te bedenken, middelen aangereikt krijgen om ze uit te werken in een professionele aanpak en de mogelijkheid krijgen zich te bekwamen in projectmatig werken. Zo werkt Zadkine toe naar een lerende en onderzoekende innovatieve organisatie, die haar medewerkers inspireert om continu op zoek te gaan naar betere ontwikkelmogelijkheden, niet alleen voor de studenten, maar ook voor zichzelf. De levensloop van innovatieve ideeën Als we stellen dat elk innovatief idee binnen Zadkine de juiste waardering moet krijgen, hoe gaan we dat realiseren? We leggen aan al onze intern betrokken partijen en onze omgeving het idee voor. Is het een gouden idee, een inspirerend concept? Is er draagvlak? Wie wil er meedoen? Wie kunnen een bijdrage leveren om het tot een succes te maken? We gaan dus op zoek om het idee door te zetten naar een inspirerend gouden concept, en om het eigenaarschap door te zetten naar helder én gedeeld eigenaarschap (dat daar waar mogelijk ook tot uitdrukking komt in cofinanciering). In het verlengde hiervan liggen het duidelijk formuleren van resultaten die bereikt moeten worden, het professioneel vormgeven van de aanpak en het lerend inrichten van heel het traject. De hier beschreven levensloop van innovatieve ideeën is afgeleid van de vijf sleutels voor succes zoals Van den Berg en Geurts (2007) deze voor innovaties in het beroepsonderwijs (vmbo/mbo/hbo) benoemd hebben. 3 Professionele aanpak Duidelijke resultaten Expliciet leren Inspirerend concept Helder en gedeeld eigenaarschap Innovatie stap voor stap Op de volgende bladzijden wordt een innovatie binnen Zadkine, redenerend vanuit de vijf sleutels, in vijf stappen beschreven. Daarbij geven we bij elke stap aan waar het om gaat en hoe het zichtbaar wordt, en ook welke ondersteuning binnen Zadkine beschikbaar is. In het format voor nieuwe aanvragen voor Zadkine Innovatiemiddelen komen de vijf sleutels terug in de vorm van concrete aandachtspunten (zie bijlage 1). In elke fase van een project, van idee tot start tot monitoring van de uitvoering en bij de evaluatie, kunnen de sleutels helpen om het project te toetsen en tot een succes te maken. 3 J. van den Berg & J. Geurts (2007). Leren van Innoveren: vijf sleutels voor succes. s-hertogenbosch: CINOP. De pdf van dit rapport is als download te vinden op www.ecbo.nl en op www.zadkine.nl/lectoraatberoepsonderwijs 5
Inspirerend concept Waar gaat het om en hoe wordt het zichtbaar? Het idee wordt geboren. De bedenker (een persoon, een team) deelt zijn passie voor het idee met anderen binnen en/of buiten Zadkine. Het idee ontwikkelt zich tot een gouden idee en wordt een inspirerend concept dat een oplossing biedt voor de problemen die Zadkiners op de werkvloer of samen met andere partners ervaren. Het concept sluit aan bij het strategisch beleid en de Onderwijsvisie van Zadkine, en het zet Zadkiners aan om het idee in praktijk handen en voeten te geven. Ondersteuning binnen Zadkine Mogelijkheden voor scholing van personeel (gele module: creatief denken, collega s meekrijgen) Innovatie-experts voor het meedenken en mee vormgeven van het idee Vernieuwingsbudget ( de kleine i ) Helder en gedeeld eigenaarschap Waar gaat het om en hoe wordt het zichtbaar? De bedenker werkt aan breder draagvlak en urgentiebesef voor het idee. Draagvlak gaat over de mate waarin bestuurders, management, docenten, studenten, omringend onderwijs en regionale instellingen achter de ambities staan. Urgentiebesef drukt uit in hoeverre de noodzaak van innovatie gevoeld wordt en hoe hoog het op de agenda staat bij de betrokken partijen. Eigenaarschap is herkenbaar aan de prioriteiten die gesteld worden, de bereidheid om zelf te investeren met menskracht en middelen en daarover afspraken te maken. Helder kan worden vastgesteld: Wie zijn de trekkers van het project? Welke mede-eigenaren dragen bij aan gedeeld eigenaarschap? Wie is de budgethouder? Wie legt/leggen aan wie verantwoording af over het project? Ondersteuning binnen Zadkine Scholing van personeel (rode module: creëren van eigenaarschap, ondernemerschap, betrokkenheid, draagvlak, slagkracht, interventiemethodes, leiderschap) Innovatie-experts voor het meedenken bij het realiseren van helder en gedeeld eigenaarschap Vernieuwingsbudget ( de kleine i ) Format voor innovatieaanvragen (voor grote I ) Subsidiebureau om mee op zoek te gaan naar (extra) externe middelen Duidelijke resultaten Waar gaat het om en hoe wordt het zichtbaar? Het gaat om het omzetten van het idee en de doelen in duidelijke resultaten die bereikt (gaan) worden. Deze worden zichtbaar in kwantitatieve en kwalitatieve streefwaarden in termen van concrete bijdragen die het project gaat leveren, of verwachtingen ten aanzien van de waardering voor de vernieuwing. Oriëntatiepunten voor wat een innovatieproject oplevert zijn effecten en resultaten voor studenten, voor bedrijven, instellingen en andere afnemers, voor het onderwijs en voor de organisatie. Ondersteuning binnen Zadkine Scholing van personeel (oranje module: kwantitatieve en kwalitatieve prestaties formuleren) Innovatie-experts voor het meedenken en mee vormgeven van kwantitatieve en kwalitatieve prestaties. Vernieuwingsbudget ( de kleine i ) Formats innovatieaanvragen (voor grote I ) 6
Professionele aanpak Waar gaat het om en hoe wordt het zichtbaar? Het gaat om het uitwerken van doelen in een professionele aanpak waarmee de beoogde resultaten bereikt worden. Een professionele aanpak is herkenbaar aan het voortbouwen op aanwezige kennis binnen en buiten de organisatie, en aan een projectorganisatie die de inbedding van het project in het beleid bewaakt, stuurkracht garandeert, de juiste middelen inzet om de ambities te realiseren. Ondersteuning binnen Zadkine Scholing van personeel (blauwe module: projectmatig werken, opstellen begroting) Innovatie-experts voor het meedenken en mee vormgeven van de professionele aanpak Vernieuwingsbudget ( de kleine i ) Formats innovatieaanvragen (voor grote I ) Format begroting innovatieaanvraag (voor grote I ) Innovatiebudget De Grote I Innovatiebudget CvB/Zadkine-breed Advies en hulp bij onderzoek en monitoring via Zadkine Lectoraat Expliciet leren Waar gaat het om en hoe wordt het zichtbaar? In expliciet leren komt de verbinding van individueel met collectief leren tot uitdrukking. Van collectief leren is sprake als via een continu proces van systematische informatieverzameling, analyse, reflectie op resultaten en professionalisering, betere resultaten worden behaald. Kernvragen hierin zijn: krijgen we voor elkaar wat we willen bereiken? Wat is daarin succesvol en wat niet? Wat zijn versnellers en vertragers? Waarop kunnen we onszelf versterken? Welke extra inspanningen gaan we doen om onze resultaten alsnog te bereiken? Hierbij horen reflectie op de voortgang en het leren, het opslaan en borgen van de kennis in de organisatie, en transfer van de opgedane kennis en kunde. Ondersteuning binnen Zadkine Scholing van personeel (groene module: onder andere over evalueren en tussen/eindrapportages) Managementgesprekken Innovatie-experts voor het meedenken en mee vormgeven van tussen- en eindrapportages doordenken van mogelijkheden om projectresultaten duurzaam te benutten Advies en hulp bij onderzoek en monitoring via Zadkine Lectoraat Formats voor tussentijdse en eindrapportages Bijeenkomsten Zadkine Onderwijsconferentie, Zadkine Innoveert en Leert, Onderzoeksmarkt, Inspiratiebijeenkomsten Zadkine Academie, CVI-managementconferentie etc. Twinkelende Ogen en andere publicaties www.zadkine.nl/lectoraatberoepsonderwijs 1.4 Rolverdeling College van Bestuur - Formuleert strategisch (innovatie)beleid en stelt dit vast - Stelt beschikbaar innovatiebudget vast (Kadernota) - Stelt Innovatieregeling vast - Stuurt Innovatiecommissie aan - Besluit n.a.v. advies Innovatiecommissie welke innovatieprojecten doorgang vinden - Is formeel eindverantwoordelijke voor innovatieprojecten Directeur - Is formeel eigenaar van innovatieprojecten: heeft zicht op en weet van innovatieprojecten binnen LOC en domeinen - Is gedeeld eigenaar van Zadkine brede innovatieprojecten 7
- Is budgethouder innovatie van LOC en domeinen en daarmee verantwoordelijk voor de besteding Projectleiding - Is de verantwoordelijke binnen een team van onderwijsprofessionals dat actief is met innovatieprojecten - Is actief op gebied van kennisdeling binnen en buiten Zadkine - Is verantwoordelijk voor (tussentijdse) rapportages Innovatiecommissie De Zadkine Innovatiecommissie is een samenwerkingsverband van het Onderwijsplein (Lectoraat, Onderwijs&Kwaliteit, Subsidiebureau) en het Serviceplein (Financiën, Planning & Control). Voor de scholing werkt de Innovatiecommissie samen met de Zadkine Academie (zie verderop). De Innovatiecommissie heeft op verzoek van het CvB twee rollen: - beoordelen van door directeuren ingediende innovatieaanvragen en hierover advies uitbrengen aan het CvB; - bevorderen en entameren van de kwaliteitsslag rond innovatie, in samenspraak met de directeuren, onderwijsprofessionals, de partners op de ondersteunende pleinen en het CvB. Innovatie-experts Innovatie-experts zijn meedenkers bij de verschillende fasen van het proces van innovatieve projecten. Via de Innovatiecommissie kan een beroep worden gedaan op deze ondersteuning, binnen de kaders die de commissie aangeeft. Tegelijkertijd is er de wens en het streven om binnen de domeinen, de loc s en de teams zelf een bepaald innovatief vermogen en expertise te ontwikkelen. Hiervoor heeft de Zadkine Academie een ontwikkel- en scholingstraject ontwikkeld dat eveneens aansluit bij de fasen van de levensloop van innovatieve projecten. Zadkine Academie Zadkine Academie zal met ingang schooljaar 2010-2011 een maatwerktraject aanbieden voor Zadkine medewerkers die hun innovatief vermogen willen ontwikkelen. In het maatwerktraject komen alle aspecten van innovatie en innovatieve projecten aan bod. Het traject bestaat uit losse modulen en krijgt een vervolg in een leernetwerk (Community of Practice) dat het eerste jaar begeleid wordt door de Zadkine Academie. Voorafgaand aan de start van het maatwerktraject vindt er een intake plaats. De deelnemers aan het traject krijgen zo handvatten om innovatieve processen in de organisatie te initiëren, systematisch vorm te geven en te relateren aan de strategische doelen van Zadkine. 8
2 Zadkine Innovatieregeling 2011 Binnen de Innovatieregeling maakt Zadkine onderscheid tussen: - Vernieuwingsbudget voor ontwikkeling: kleine verbeteringen die gerealiseerd worden en prille ideeën die nog uitgewerkt moeten worden ( kleine i ). Elke onderwijsdirecteur kan dit budget zonder aanvraagprocedure inzetten; wel moet verantwoording afgelegd worden aan CvB; - Innovatiebudget voor innovatie o.b.v. een gouden idee/inspirerend concept ( grote I ). Onderwijsdirecteuren kunnen dit budget inzetten binnen een loc of domein. Daarnaast heeft CvB Innovatiebudget voor Zadkine-brede projecten die het CvB als zodanig benoemt. De onderstaande aanvraagprocedure geldt dus alleen voor het Innovatiebudget, niet voor het vernieuwingsbudget. Het format voor evaluaties is verplicht voor projecten die uit het Innovatiebudget worden betaald, maar kan uiteraard ook worden gebruikt voor evaluatie en verantwoording van projecten uit vernieuwingsbudget. 2.1 Criteria voor aanvragen Nieuwe aanvragen Aanvragen van onderwijsdirecteuren voor innovatiemiddelen moeten voldoen aan een aantal criteria die samenkomen in het format voor innovatieaanvragen, als bijlage opgenomen in deze regeling. Voor de 1 e fase van de aanvragen wordt een beknopt format gehanteerd, waarin een aanvrager in één A4 helder en consciëntieus verwoordt: welk inspirerend concept ten grondslag ligt aan de projectaanvraag; en hoe het eigenaarschap van het project is geregeld en wat (indicatief) de benodigde middelen (onderdeel professionele aanpak) zijn. Voor de 2 e fase van de aanvragen geldt het integrale format waarin alle vijf sleutels voor succes aan bod komen: inspirerend concept, helder eigenaarschap, duidelijke resultaten, professionele aanpak en expliciet leren. Aanvragen zijn SMART geformuleerd en geven blijk van inbedding in het kwaliteitssysteem van de aanvrager(s). Aanvragen zijn bij voorkeur samenwerkingsprojecten tussen verschillende loc s, domeinen, pleinen en/of externe partners (pas toe of leg uit waarom niet). Daarbij moet duidelijk zijn dat de samenwerkende partners over de aanvraag hebben overlegd en dat er consensus is over de aanvraag. Ook in de begroting wordt ieders inzet zichtbaar. Zie verder bijlage 1. Vervolgaanvragen Voor projecten waarvoor in voorgaande jaren een aanvraag is ingediend en die doorlopen in een nieuw kalenderjaar, moet voor het volgende kalenderjaar een vervolgaanvraag worden ingediend. De vervolgaanvraag start met de inhoudelijke en financiële evaluatie over de projectactiviteiten van het afgelopen kalenderjaar, zoals die ook aan CvB zijn voorgelegd in het kader van de managementgesprekken. De vervolgaanvraag bevat verder met name een update van de professionele aanpak en de begroting voor het nieuwe jaar. Zie verder bijlage 2. 2.2 Indienen en toekennen van aanvragen Toelichting regeling Het CvB licht in september 2010 in het MTO de Innovatieregeling 2011 toe. De Innovatiecommissie licht in dezelfde periode in een informatiebijeenkomst voor aanvragers, directeuren, onderwijsleiders, programmamanagers, beleidsmedewerkers, projectleiders, docenten etc. de innovatieregeling toe. 9
Nieuwe aanvragen De procedure voor innovatieaanvragen zal wederom parallel aan het begrotingsproces plaatsvinden. Voor innovatieve ideeën, die naderhand worden geboren (een creatief proces laat zich immers niet altijd leiden ), is het CvB budget mede bedoeld. De Innovatiecommissie beoordeelt de aanvragen die aan de hand van het beknopte format (fase 1) worden ingediend en brengt advies uit aan CvB. Het CvB besluit welke aanvragen in aanmerking komen voor uitwerking aan de hand van het integrale format (fase 2). Toekenning van de in fase 2 aangevraagde projecten gebeurt door CvB na advies van de Innovatiecommissie. Vanaf het moment van indienen van de fase-1 aanvraag is het tijdpad als volgt: Wanneer Wat Wie Week x Indienen fase-1-aanvraag Aanvragers innovatiecommissie Week x+2 Advies over fase-1-aanvraag innovatiecommissie CvB Week x+3 Besluit CvB over fase-1-aanvraag CvB innovatiecommissie Week x+4 Toelichting besluit CvB Innovatiecommissie aanvragers Week x+9 Indienen fase-2-aanvraag Aanvragers innovatiecommissie Week x+11 Advies over fase-2-aanvraag innovatiecommissie CvB Week x+12 Besluit CvB over fase-2-aanvraag CvB innovatiecommissie Week x+13 Toelichting besluit CvB Innovatiecommissie aanvragers Afgeronde en doorlopende projecten Inhoudelijke en financiële tussenevaluaties worden voorgelegd aan het CvB in de managementgesprekken. De 12-maands evaluaties en eindevaluaties dienen ook ingeleverd te worden bij het Serviceplein (FP&C). Voor een project dat in een nieuw kalenderjaar doorgaat dient een vervolgaanvraag te worden ingediend. Een vervolgaanvraag is de inhoudelijke en financiële evaluatie over het afgelopen kalenderjaar met daaraan toegevoegd eventuele bijstellingen. Het tijdpad hierbij is als volgt: Wanneer Wat Wie Week x Inhoudelijke en financiële evaluatie (over Aanvragers innovatiecommissie 12 maanden) indienen Week x+2 Advies over het vervolg van het project innovatiecommissie CvB Week x+3 Besluit CvB CvB innovatiecommissie Week x+4 Toelichting besluit CvB Innovatiecommissie aanvragers 2.3 Projectregistratie en -verantwoording Het Serviceplein (FP&C) geeft de door het CvB goedgekeurde projecten een projectnummer waarop de interne betrokkenen hun feitelijke kosten boeken. In de maandrapportages voor het CvB worden de projectrapportages opgenomen en tijdens de managementgesprekken vormen de (tussen)rapportages onderwerp van gesprek tussen het CvB en het loc/domeinmanagement. Onze accountant controleert jaarlijks de rechtmatigheid van de bestedingen. Voor de innovatieve projecten is het dus raadzaam dat de projectleiding, het Serviceplein (FP&C) en het Onderwijsplein (Subsidiebureau) in goede samenspraak komen tot een afdoende verantwoording van de bestedingen. De verantwoording voor het beschrijven van de projectvoortgang, de resultaten en de analyse van de besteding versus begroting is de verantwoordelijkheid van de aanvrager/uitvoerder van het project. Als leidraad is hiertoe een format bijgevoegd (zie bijlage 2). Op verzoek van het loc/domein ondersteunt het Serviceplein (FP&C) dit traject. Het Onderwijsplein (Subsidiebureau) en het Serviceplein (FP&C) hebben daarnaast een signalerende rol richting aanvrager en CvB over de voortgang. 10
Bijlage 1 Format voor nieuwe aanvragen voor Zadkine Innovatiemiddelen 2011 Aanvragen zijn SMART geformuleerd en geven blijk van inbedding in het kwaliteitssysteem van de aanvrager(s). Aanvragen zijn bij voorkeur samenwerkingsprojecten tussen loc s en/of andere afdelingen en/of externe partners (pas toe of leg uit waarom niet). Daarbij moet duidelijk zijn dat de samenwerkende partners over de aanvraag hebben overlegd en dat er consensus is over de aanvraag. Ook in de begroting wordt ieders inzet zichtbaar. Voor de eerste fase van aanvragen (projectideeën) gelden alleen de onderdelen Inspirerend concept, Eigenaarschap en één vraag (te weten 4.5) van Professionele aanpak van het format. Voor de tweede fase van aanvragen (uitwerking van projectideeën) geldt het gehele format. Titel van het beoogde project: 1. Inspirerend concept 1.1 Context en aanleiding 1.2 De beoogde innovatie Wat is het probleem en wat is de kern van de oplossing die dit project hiervoor gaat bieden? 1.3 Relatie met Zadkine strategie centraal en decentraal Hoe sluit het project aan bij de Onderwijsvisie Zadkine 2008-2012, het werkdocument Op weg naar 2012 en het Focusdocument 2011? 1.4 Hoe sluit het project aan bij het strategische beleid van het aanvragende loc/domein? 1.5 Doelstelling(en) 1.6 Doelgroep (en) 2. Eigenaarschap 2.1 Hoofdaanvrager 2.2 Contactpersoon namens hoofdaanvrager 2.3 Organisatieonderdeel/delen (decentraal en centraal) die in de aanvraag betrokken zijn 2.4 Eventuele externe partners die in de aanvraag betrokken zijn 2.5 Wat zijn de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen in het project? 2.6 Samenwerking Hoe wordt binnen het project samengewerkt door de betrokkenen? 2.7 Communicatie Hoe vindt de communicatie tussen de betrokkenen plaats? 2.8 Indicatie budget Welke budget is naar schatting nodig om het gehele project te realiseren? 11
3. Duidelijke resultaten 3.1 Kwantitatieve en kwalitatieve resultaten Welke concrete en meetbare resultaten dient het innovatieproject per jaar op te leveren, op het niveau van: onderwijsdeelnemers bedrijven/instellingen en andere afnemers? 4. Professionele aanpak 4.1 Kennisbenutting Welke interne en externe kennis is al beschikbaar en hoe wordt die in dit project benut, hoe bouwt het project daarop voort? 4.2 Hoe is het projectteam samengesteld? Welke kennis (deskundigheid) is aanwezig in het projectteam? 4.3 Werkwijze Hoe wordt het project aangepakt? Wat wordt er gedaan om de doelstelling(en) en kwantitatieve en kwalitatieve resultaten te bereiken? 4.4 Planning/fasering Wat is de planning/fasering van het totale project en specifiek voor het jaar waarvoor innovatiebudget wordt gevraagd? Waar zitten go/no go momenten? 4.5 Middelen Welke personele inzet is nodig om de geformuleerde resultaten te bereiken? Welke materiële inzet is nodig om de geformuleerde resultaten te bereiken? 4.6 Begroting De begroting geeft per begrotingsjaar inzicht in: de personele kosten van elk van de betrokken (decentrale en centrale) organisatieonderdelen (uren en euro s); personele kosten van inhuur (uren en euro s, let op eventuele BTW) en materiële kosten. Kosten van scholing en investeringen in huisvesting vallen buiten de innovatiemiddelen. Co-financiering, subsidie en dergelijke uit andere bronnen worden ook vermeld. 5. Expliciet leren 5.1 Monitoring Hoe wordt gereflecteerd op de mate waarin de beoogde resultaten worden behaald? Door wie wordt gereflecteerd? Welke meetmomenten kent het project? Welke criteria worden gehanteerd bij go-no go momenten? 5.2 Kennisdeling Hoe worden de verkregen kennis en inzichten verspreid onder de projectpartners en anderen uit de Zadkine organisatie en mogelijk ook daarbuiten? 12
5.3 Kennisbenutting, vervolg en implementatie Wat gebeurt er met de uitkomst van de resultaten verkregen uit reflectie? Hoe worden de verkregen kennis en inzichten benut in het vervolg van het project en/of de implementatie van beleid? 13
Bijlage 2 Format evaluatie en verantwoording innovatieprojecten 2011 voor inhoudelijke en financiële evaluatie en verantwoording van innovatieve projecten vervolgaanvragen voor in 2011 doorlopende innovatieve projecten uit 2010 1. Titel van het project 2. Budgetnummer FP&C 3. Contactpersoon namens de hoofdaanvrager 4. Inhoudelijke evaluatie van de activiteiten Welke activiteiten zijn volgens het projectplan gepland in 2010 (incl. kennisbenutting en -deling)? Welke daarvan zijn op dit moment gerealiseerd? Welke eventuele andere activiteiten zijn gerealiseerd? Welke geplande activiteiten zijn niet gerealiseerd, waarom niet? 5. Inhoudelijke evaluatie over het bereiken van de beoogde resultaten en de doelstelling(en) Hoe hebben de activiteiten van 2010 bijgedragen aan het bereiken van de beoogde resultaten en de doelstellingen? (Toelichten wat wel/niet, waarom e.d.) 6. Welke kennisdeling is/wordt naar aanleiding van het project gerealiseerd? Wat was/wordt daarvan de opbrengst? 7. Financiële evaluatie (i.o.v. FP&C) Wat is er voor 2010 begroot? Wat is/wordt er in 2010 gerealiseerd? Wat zijn (mede i.r.t. punt 4) de redenen voor eventuele afwijkingen tussen begroting en realisatie? 8. In het geval van doorlopende projecten 2010 > 2011: Welke aanpassingen/aanvullingen zijn er voor 2011 t.o.v. het projectplan van 2010, wat betreft de volgende punten: inspirerend concept (context, beoogde innovatie, relatie met strategie, doelstelling) eigenaarschap (betrokkenen en hun rollen, taken en verantwoordelijkheden, samenwerking en communicatie) duidelijke resultaten (kwantitatieve en kwalitatieve resultaten) professionele aanpak (kennisbenutting, samenstelling projectteam, werkwijze, planning/fasering, middelen, begroting) expliciet leren (monitoring, kennisdeling, kennisbenutting, vervolg en implementatie) 14