HUISSTIJLHANDBOEK Landelijke Rijverenigingen Handleiding voor het opmaken van documenten
De huisstijl van LRV: richtlijnen Lettertype Alle documenten van LRV (denk aan omzendbrieven, uitnodigingen; verslagen ) worden getypt in het lettertype Helvetica. de standaardtekst wordt normaal getypt in grootte 12, titels in Verdana in grootte 14 hoofdtitels in Trebuchet in grootte 16 Om de tekst in deze lettertypes te kunnen zetten, ga je naar start > lettertype > Helvetica, zoals je hieronder op de afbeelding kan zien : Het logo Op elk document dat intern en extern gebruikt wordt, staat het logo in full color (verslag, mail, uitgave ). Indien het document gekopieerd wordt, kan er gekozen worden voor het grijze of zwarte logo. Bij full color-gebruik, ziet het logo er zo uit: 2
Ook de zwart-witversie kan gebruikt worden: De logo s vind je terug op T:\Huisstijl LRV\Logo's. Let op! Deze mogen pas gebruikt en verdeeld worden vanaf 1 april 2013!! De huisstijl van LRV: documenten Brief - lettertype = helvetica - Je kan gebruik maken van het sjabloon. - Gebruik steeds een envelop van LRV bij het versturen van officiële briefwisseling Via T:\Huisstijl LRV\Templates met logo LRV Sport en recreatie vind je een sjabloon, namelijk LRV_brief. Bij het gebruiken van een sjabloon, zoals het sjabloon voor een brief (LRV_brief), zijn er twee mogelijkheden. Ten eerste kan je de tekst zelf typen in het sjabloon, Word past zichzelf dan automatisch aan en alle tekst staat meteen in het gewenste lettertype Helvetica. Ten tweede kan je ook de tekst uit een document kopiëren of knippen en daarna in het sjabloon plakken. Indien je gebruik maakt van de deze laatste werkwijze, is het héél (!!!!!) belangrijk dat je gebruik maakt van de knop Opmaak samenvoegen. Deze knop ziet er als volgt uit : De figuur hieronder toont hoe je Opmaak samenvoegen uitvoert in Word. 3
E-mail Elke medewerker van LRV dient de uniforme handtekening onder zijn of haar e-mail staan te hebben. Dit kan gevraagd worden aan de communicatiemedewerker. LRV vzw Inge Vandael Directeur Waversebaan 99, 3050 OUD-HEVERLEE Tel. (016) 47 99 60 Fax. 016 47 99 85 i.vandael@lrv.be www.lrv.be 4
Ook e-mails worden getypt in het lettertype Helvetica. Om dit aan te passen wordt volgende weg gevolgd in Outlook: bestand > tekst opmaken > lettertype. De afbeelding hieronder toont de te volgen weg: Fax Ook een fax dient volgens vaste regels verstuurd te worden. Gebruik hiervoor nooit het briefpapier van LRV maar het sjabloon LRV_fax via T:\Huisstijl LRV\Templates met logo LRV Sport en recreatie. Folder Op elke folder die verspreid wordt, staat minstens het LRV-logo. Bij elke folder die wordt opgemaakt, worden ook volgende lettertypes gerespecteerd: Body : Helvetica Titels : Verdana Hoofdtitels : Trebuchet Nota Gaat het om een document die ook buiten LRV verspreid wordt (bijvoorbeeld verslagen, nota s bundels ) wordt het sjabloon voor een document gebruikt. Deze staan op T:\Huisstijl LRV\Templates met logo LRV Sport en recreatie Bij het opslaan van een document volg je deze afspraken: Er worden volgende subdirectory s aangemaakt : R1, R2, R3, R4, R5, P1, P2, P3, P4, P5, respectievelijk voor provincie Antwerpen Rijverenigingen,, provincie West- Vlaanderen ponywerking. In deze subdirectory s wordt verder met de naamgeving aangegeven waarvoor het gaat : 5
Eerste letter : B, R, O, G : bestuur, raad, omzendbrief, gewest Tweede letter : U,V,C,N : uitnodiging, verslag, correspondentie, nota Daarna de datum : 130303 : dag-maand-jaar N : bevat alles wat te maken heeft met nationaal Hierin worden volgende subdirectory s aangemaakt : B : bundels : organisatiebundel, administratiebundel, organieke reglementen, wedstrijdreglement O : omzendbrieven. Hierin worden volgende omzendbrieven aangemaakt : R (plaatselijk), G(gewestelijk) en P (provinciaal). In deze subdirectory s wordt verder met de naamgeving aangegeven waarover het gaat; eerste letter : doelpubliek : V (voorzitters), K (kommandanten), S (secretarissen), B (bestuursleden), D (derden) Daarna de datum : 130303 : dag-maand-jaar V : Vergaderingen met subdirectory s : AV (algemene vergadering) RB (raad van bestuur), NB (nationaal bestuur), NP (nationale ponycommissie), DB (dagelijks bestuur), VC voltigecommissie), AC (commissie aangespannen), M (mencommissie) In deze subdirectory s wordt verder met de naamgeving aangegeven waarvoor het gaat :Eerste letter : U,V,C,N : uitnodiging, verslag, correspondentie, nota Daarna de datum : 130303 : dag-maand-jaar Persbericht Een persbericht wordt steeds opgemaakt in het sjabloon LRV_pers via T:\Huisstijl LRV\Templates met logo LRV Sport en recreatie. Powerpoint Voor een powerpoint is er een sjabloon LRV_powerpoint via T:\Huisstijl LRV\Templates met logo LRV Sport en recreatie. Gebruik steeds dit sjabloon wanneer je een powerpoint aanmaakt. Zo komen we professioneler over naar iedereen die geregeld powerpoints van ons te zien krijgen. Bovendien spaart het gebruik van een powerpoint-sjabloon heel wat tijd bij de opmaak van een presentatie. Uitnodiging Ook voor alle uitnodigingen die je stuurt is er een sjabloon LRV_uitnodiging via T:\Huisstijl LRV\Templates met logo LRV Sport en recreatie. Gebruik altijd dit document. Tracht de uitnodigingen twee weken voordien te versturen. Verslag Ook verslagen van vergadering zijn best zo uniform mogelijk qua uiterlijk. Daarom vind je een standaard lay-out in het sjabloon LRV_verslag via T:\Huisstijl LRV\Templates met logo LRV Sport en recreatie. 6
Alle verslagen worden volledig opgemaakt via dit sjabloon. Dat wil zeggen dat er voor titels, opsommingen gebruik gemaakt wordt van de geprogrammeerde layout. Deze staat bovenaan je word-document, naast het lettertype. Handig is ook het laatste vakje, waar de op te volgen items met een verantwoordelijke staan. Een zeer bruikbaar hulpmiddel om vergaderingen efficiënter op te volgen! Verslagen worden steeds onder een vaste structuur opgeslagen. Deze is v, datum van de vergadering volgens de formule JJ/MM/DD met daarachter steeds de soort vergadering waarvan het verslag werd opgemaakt. Voorbeeld: v090813 7
De huisstijl van LRV: andere afspraken Kleurgebruik Het gebruikte groen in het logo is de PMS-kleur 376. Quadri: 50/0/10/0 IndexColor: 77B900 Adobe RGB: 140-183-29 srgb: 119-185-0 Vooral bij het bestellen van drukwerk is het van belang deze nummers door te geven. Afkortingen Ook wat betreft het gebruik van afkortingen zijn er afspraken gemaakt. Hou hiermee zoveel mogelijk rekening bij de opmaak van documenten. Een lijst van veelgebruikte afkortingen vind je hier: EK : Europese Kampioenschappen NIS : Nationale indoorspringwedstrijd NPT : Nationaal ponytornooi NRT : Nationaal ruitertornooi NVZ : Nationale veelzijdigheidswedstrijd NWJP : Nationale wedstrijd jonge paarden PT : ponytornooien RT : ruitertornooien VZ : veelzijdigheidswedstrijden, combiné s, derby s WJP : wedstrijden jonge paarden Hier willen we wel in het bijzonder vermelden dat er zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van LRV in plaats van steeds Landelijke RijVerenigingen voluit te schrijven. Afwezigheid In onze communicatie gaan we er van uit dat iemand steeds binnen de 2 werkdagen een antwoord krijgt op mails. Vanuit deze optiek, wordt bij een afwezigheid van minimum 2 werkdagen een afwezigheidsbericht ingesteld in outlook. Dit bericht mag aangepast worden met een persoonlijk tekstje, maar let erop dat het kort en bonding blijft. In je berichtje staat het volgende zeker: - de data dat je afwezig bent - de mededeling dat de persoon in kwestie voor dringende zaken best je collega belt. Is deze ook afwezig in dezelfde periode, geef je het telefoonnummer van het nationale secretariaat op - de uitdrukkelijke belofte dat vragen die niet dringend zijn (en waarvoor dus geen collega gecontacteerd werd) zo snel mogelijk na de terugkomst beantwoord zullen worden 8
Klassement Het klassement gebeurt in mappen met als rug het sjabloon LRV_klassement via T:\Huisstijl LRV\Templates met logo LRV Sport en recreatie, met hierbij de vermelding wat de inhoud van de map precies is. Vooraan wordt gebruik gemaakt van hetzelfde sjabloon. Ontwikkelen van LRV-materiaal Wanneer er materiaal voor LRV ontwikkeld wordt, denk aan affiches, banners, folders, promotie-materiaal, t-shirts voor een ledeninitiatief, wordt er met volgende voorwaarden rekening gehouden: - Het LRV-logo staat op alles wat ontwikkeld wordt. - Er wordt rekening gehouden met de huisstijl. - Het materiaal is in overeenstemming met de missie en visie van LRV. - Alles wat gedrukt wordt, passeert langs de communicatiemedewerker als extra controle. Voor materiaal dat je uitdeelt (affiches, folders, ) hou je bovendien ook rekening met volgende vereisten: - De contactgegevens van LRV staan duidelijk vermeld. - De inhoud moet steeds in overeenstemming zijn met het wedstrijdreglement, als je niet zeker bent, check, dubbelcheck en check nog een keer. - Er staat een verantwoordelijke uitgever op. Verwijzingen In verschillende teksten van LRV wordt er een verwijzing opgenomen. Deze kunnen naar een locatie op de website verwijzen, of naar een bundel. De verwijzingen worden steeds op dezelfde manier ingegeven, namelijk: - verwijzingen naar de website: www.lrv.be > Info bestuur > LRVverzekeringen Dus: met hoofdletters, pijltjes tussen elk onderdeel en een spatie voor en na elk pijltje 9