Xelion Softphone (bellen via de PC) snelstart gids Xelion Phone System Mei 2012 Voor eindgebruikers; om snel met Xelion te kunnen gaan werken Met dank aan CNE bv - Amstelveen
Inhoud 1 PC geschikt maken om te bellen... 1 2 Inkomend gesprek... 3 3 Bellen... 4 4 Ophangen... 5 4.1 Zelf gesprek beëindigen... 5 4.2 Ander beëindigd gesprek... 5 5 In de wacht zetten... 6 6 Doorverbinden... 7 7 Niet storen... 9 i
1 - PC geschikt maken om te bellen 1 PC geschikt maken om te bellen Als je de Softphone (telefoon om met je PC te bellen) nog nooit hebt gebruikt, moet je zorgen dat die op je PC beschikbaar komt. De Softphone is al op je PC beschikbaar indien dit icoon op je bureaublad aanwezig is: Als dit icoon aanwezig is op je werkblad kun je er op klikken, waarna de Softphone opstart. Als het icoon niet aanwezig is, moet je een internet browser starten (bijvoorbeeld Internet Explorer of Firefox). In de adresregel van de browser type je dan een adres is. Welk adres is bekend bij de leverancier die het Xelion Phone System heeft geïnstalleerd of misschien ook bij een collega. Vervolgens verschijnt dan de volgende pagina: Klik op de link Start telefoon. Vervolgens krijg je het volgende venster te zien: Pagina 1
1 - PC geschikt maken om te bellen Dit venster kan er voor verschillende browsers (Internet Explorer, Firefox, etc.) en verschillende operating systemen (XP, Vista, Windows 7) anders uitzien. Het kan zelfs zo zijn dat dit venster niet verschijnt. Als het verschijnt, klik dan op OK. Nu wordt de Softphone op je PC geinstalleerd. Dat kun je zien doordat het volgende venster verschijnt (onder Vista, onder XP ziet het venster er anders uit): Als de download succesvol is verlopen verschijnt het volgende scherm: Standaard vul je bij: Gebruiker en Wachtwoord hetzelfde in als wat je invult wanneer je je PC opstart. Als je: Wachtwoord onthouden aanvinkt, hoef je een volgende keer niet opnieuw je wachtwoord in te vullen. Je kunt nu de Xelion Softphone gaan gebruiken. Pagina 2
2 - Inkomend gesprek 2 Inkomend gesprek 1 Gespreksvenster verschijnt en als je PC een speaker heeft, zal je een oproepsignaal horen. Bijvoorbeeld het rinkelen van de telefoon. Gespreksvenster verschijnt. 2 Neem het inkomend gesprek aan of wijs het af. Als je op de knop klikt, wordt het gesprek geaccepteerd en verandert het gespreksvenster in een actief gesprek. Klik je op dan wijs je het gesprek af. Het gespreksvenster verdwijnt en het rinkelen stopt. Pagina 3
3 - Bellen 3 Bellen Met Xelion kun je onder andere bellen via het zoekveld. Nr Actie Status softphone 1 Type een nummer in het zoekveld. Onder de zoekveld klapt een menu uit. 2 Kies na het typen van het telefoonnummer de Enter toets of klik met de muis de onderste optie bel uit het menu onder het invoerveld. Na de Enter of de klik zal het gespreksvenster verschijnen en zul je horen dat de telefoon overgaat bij degene die je belt. Pagina 4
4 - Ophangen 4 Ophangen Tijdens een telefoongesprek kun je zelf een gesprek beëindigen of kan degene met wie je belt, als eerste de hoorn er op leggen. Hoe je zelf een gesprek beëindigd en hoe het er uitziet als de ander het gesprek beëindigd, is onderstaand aangegeven. 4.1 Zelf gesprek beëindigen 1 Zweef boven de knop Ophangen in het gespreksvenster en een submenu klapt uit. Kies één van de opties. Om normaal op te hangen kies je de optie: direct (gewoon ophangen):. 4.2 Ander beëindigd gesprek 1 Als de ander het gesprek beëindigd, verdwijnt het gespreksvenster niet maar ziet het er als volgt uit: Alleen de Ophangen knop is nog zichtbaar. Rechts boven in het venster is te zien dat de verbinding inmiddels 12 seconden verbroken is. Als je niets doet, zal het gespreksvenster na verloop van tijd automatisch verdwijnen. Als je boven de Ophangen knop zweeft, heb je dezelfde opties als wanneer je zelf het gesprek had beëindigd (zie vorige tabel). Pagina 5
5 - In de wacht zetten 5 In de wacht zetten In de wacht zetten betekent dat degene met wie je belt, niet kan horen wat je zegt. Afhankelijk van hoe Xelion is ingesteld, kan het zijn dat die partij niets hoort of een muziek of tekst hoort terwijl hij wacht. 1 Je bent in gesprek met Xelion: 2 Je wilt degene met wie je spreekt nu in de wacht zetten. Dat doe je simpelweg door op de knop klikken. te Het gespreksvenster staat op het scherm en het gesprek is al 13 seconde gaande. De Ribbon is rood, wat aangeeft dat dit gesprek in de wacht staat. Rechts in de Ribbon staat ook dat het gesprek in de wacht (In wacht) staat. In het bovenstaande plaatje is het gesprek al 10 seconden in de wacht. Pagina 6
6 - Doorverbinden 6 Doorverbinden 1 Je bent in gesprek met Xelion. 2 Je wilt doorverbinden. Daarvoor zweef je op boven de knop : die knop. of klik je op Het gespreksvenster staat op het scherm en het gesprek is al 13 seconde gaande. Een submenu klapt uit waarbij je kunt kiezen om door te verbinden naar een collega, door te verbinden met een persoon op een Lijst of door te verbinden naar een ander. Als je voor Collega kiest, krijg je een overzicht van je collega s en kun je daar op een telefoonnummer klikken om direct te bellen. Hier wordt gekozen om Harry van Wijk te bellen door het interne nummer 604 te gaan bellen. Om door te verbinden naar een ander (geen collega) kan de optie: Een ander in het Doorverbinden menu worden gekozen of kan worden gebeld via één van de manieren zoals aangegeven in de sectie Bellen (pagina 6). Pagina 7
6 - Doorverbinden 3 Je belt nu naar degene naar wie je het gesprek wilt doorverbinden. 4 Zweef boven of klik weer op. Het maakt niet uit of je de knop van het eerste of het tweede gesprek daarvoor gebruikt. In het gesprekvenster is zichtbaar dat het eerste gesprek automatisch in de wachtstand is gegaan (rode Ribbon). Een tweede gesprek, naar Harry van Wijk, is nu actief. In het Doorverbinden menu is nu een extra optie toegevoegd. Dat is de optie om door te verbinden naar Lijn 2, de lijn waarop je Harry van Wijk belt. Wanneer je die optie kiest krijg je een venster waarin je wordt gevraagd of je zeker weet dat je wilt doorverbinden. Als dat zo is klik je op en wordt Lijn 1 (Xelion) doorverbonden met Lijn 2 (Harry van Wijk ) en verdwijnt dit venster en het gespreksvenster. Pagina 8
7 - Niet storen 7 Niet storen 1 Ga naar de Telefooninstellingen door in het Startscherm deze optie te selecteren. Het volgende scherm verschijnt. 2 Vink Niet storen aan. Onder aan het venster (in de alert bar) gaat dan het stopbordje branden ter indicatie dat Niet storen is ingeschakeld. Ook in de Windows system tray (rechts onder aan je beeldscherm, zie je dat er iets aan de hand is. Bij het Xelion icon, zie je een gevarendriehoek ter indicatie dat er iets aan 3 Om Niet storen op te heffen moet je het vinkje weer weghalen. de hand is: LET OP, als de telefoon op Niet storen is gezet, ontvang je geen oproepen totdat je Niet storen weer deactiveert. Pagina 9