Hoe zet je als starter je administratie op?

Hoe zet je als starter je administratie op? JASPER HORSTINK

INHOUDSOPGAVE Hoe zet je als starter je administratie op? Deel 1. Wat is het verschil tussen 04 de boekhouding en administratie? Deel 2. Waarom is een goede administratie 07 belangrijk? Deel 3. Hoe zet ik mijn administratie op? 11 Deel 4. Over de auteur 24 2

ONLINE BOEKHOUDEN VOOR ZZP'ERS 3

Deel 1 Wat is het verschil tussen de boekhouding en administratie?

Wat is het verschil tussen de boekhouding en administratie? Als ondernemer ben je volgens de regels van de Belastingdienst verplicht een goede administratie te voeren. Maar wat is een administratie? De termen boekhouding en administratie worden vaak door elkaar gebruikt. Wat is nu het verschil tussen de 'boekhouding' en 'administratie'? De boekhouding heeft uitsluitend betrekking op het vastleggen van fnanciële feiten. Je administratie omvat véél meer dan het vastleggen van alleen de fnanciële feiten. Je administratie bestaat uit je boekhouding plus de overige zaken die je moet bijhouden. Wat behoort er tot de boekhouding? Je boekhouding heeft uitsluitend betrekking op het vastleggen van fnanciële feiten. Denk hierbij aan het vastleggen van de volgende fnanciële feiten: Verkoopboek met daarin je verkoopfacturen Inkoopboek met daarin je inkoopfacturen Bankboek met daarin je banktransacties Kasboek met daarin je kastransacties. In het kasboek staan alle betalingen die je met contant geld hebt gedaan. De essentie is dat met het vastleggen van deze fnanciële feiten het achteraf mogelijk is om te zien welke fnanciële transacties er hebben plaatsgevonden. 5

Wat behoort er tot de administratie? De administratie bestaat uit de boekhouding (vastlegging van je fnanciële feiten) en daarnaast een aantal extra zaken. Je zou de administratie kunnen omschrijven als de boekhouding inclusief de bewijzen die je als ondernemer nodig hebt om je boekhouding te verantwoorden. Je administratie omvat daarom 'je boekhouding' plus: Contracten/overeenkomsten met klanten en leveranciers Agenda s met afspraken Kassabonnen Kassa-administratie Kilometer- en/of rittenverantwoording Urenregistratie Offertes E-mails 6

Waarom is een goede administratie belangrijk? Deel 2

Waarom is een goede administratie belangrijk? Veel ondernemers denken dat zij hun administratie moeten bijhouden voor een ander. Vaak wordt dan met het vingertje naar de Belastingdienst gewezen. Dat is maar ten dele waar. Volgens de wet moet je inderdaad je administratie bijhouden en kunnen verantwoorden. Draai het om! Een goede administratie houdt je bij voor jezelf. Toevallig willen andere partijen waaronder de Belastingdienst daarvan meeprofteren. Het is een kwestie van mindset. Maar waarom is een goede administratie dan zo belangrijk? En waarom is deze met name voor jezelf interessant? Op tijd betaald krijgen Als je je facturen netjes bijhoudt, weet je precies wanneer deze vervallen. Ook krijg je daarmee snel zicht of deze facturen wel of niet door jouw klant zijn betaald. In de meeste boekhoudprogramma's kun je snel, digitaal herinneringen en aanmaningen maken en versturen. Je hebt daarmee goed inzicht in het betaalgedrag van je klanten en kan daarmee sturen op je liquiditeit. Wil je hierover meer weten? Lees dan ons e-book: Hoe zorg ik dat ik sneller betaald word? Inzicht in je prestaties Door je fnanciële feiten goed vast te leggen in je boekhouding helpt een (online) boekhoudprogramma je om inzicht te krijgen in fnanciën. Hoe snel betalen je klanten? Op welke facturen moet je actie ondernemen? Hoe snel kun je je leveranciers nog betalen? Hoe gaat het met je omzetontwikkeling? En houd je je kosten nog wel in de hand? 8

Maak juiste keuzes en beslissingen Als je eenmaal inzicht hebt dan kan je met behulp van deze inzichten betere en slimmere beslissingen maken. Je gaat natuurlijk niet investeren in bedrijfsmiddelen als je niet genoeg geld hebt. Je kan met behulp van de inzichten tussentijds (beter) sturen op de dingen die voor jou en jouw bedrijf belangrijk zijn. Makkelijke btw-aangifte Als je je fnanciële feiten goed bijhoudt en vastlegt in je boekhoudprogramma dan rolt daar bijna automatisch je btw-aangifte uit. Veel ondernemers stressen behoorlijk aan het eind van het kwartaal om hun facturen en bonnetjes bij elkaar te rapen en alsnog met terugwerkende kracht te boeken. Als je regelmatig je fnanciële feiten vastlegt dan is de btw géén verrassing meer. Daarnaast heb je geen stress en lever je je btw-aangifte binnen no-time in. Effciënte uitwisseling Zoals je merkt geldt ook hier weer dat als je op regelmatige basis je fnanciële feiten vastlegt je daarvan fink profteert. Je vastgelegde fnanciële feiten kun je vervolgens in een handomdraai (digitaal) uitwisselen met diverse belanghebbenden. Enkele voorbeelden daarvan zijn: je boekhouder of accountant, de belastingdienst of eventueel je bank voor het aanvragen van een krediet of ZZP-hypotheek. 9

Traceerbaarheid Als je van je vastlegging een rotzooi maakt dan kun je op je vingers natellen dat het achteraf erg moeilijk is te bepalen wat er in het verleden is gebeurt. Na een half jaar weet je écht niet meer wat er met dat ene bonnetje aan de hand was of waarom je die creditfactuur had ontvangen. De vastlegging en daarmee ook de traceerbaarheid is voor jezelf belangrijk maar ook voor andere belanghebbenden waaronder de Belastingdienst! Samenvatend Of je het nu leuk vind of niet, een goede administratie is met name voor jezelf belangrijk. Uit onderzoek blijkt dat de meeste ZZP'ers stoppen met hun bedrijf door gebrek aan fnancieel inzicht en het maken van slechte beslissingen als gevolg van een slechte administratie. Uiteindelijk draait ondernemen natuurlijk om hoe je je bedrijf fnancieel draaiend kan houden... Niet alleen voor de korte termijn maar ook voor de lange termijn. 10

Deel 3 Hoe zet ik mijn administratie op?

Hoe zet ik mijn administratie op? In dit deel leggen we uit hoe je je administratie bewaart. Daarna gaan we in op de boekhouding, en we sluiten af met de overige zaken van je administratie die moet moet vastleggen. Hoe bewaar je je administratie? Een veel gehoorde vraag is: hoe moet ik mijn bewijzen zoals bonnetjes en facturen bewaren? Moet ik die in een map bewaren of mag ik deze ook digitaal bewaren? De Belastingdienst is hier heel duidelijk over. Je mag je bewijzen digitaal bewaren mits het een duidelijke en leesbare kopie is van het origineel. Maar wat is dan verstandig? Alleen digitaal bewaren? Op papier bewaren? Of misschien wel een combinatie van deze twee? Omdat online boekhouden steeds populairder wordt zien we dat steeds meer ondernemers kiezen voor uitsluitend digitaal bewaren. Belangrijk aandachtspunt is hierbij: de bewaarplicht. De bewaarplicht berust bij jou als ondernemer en niet bij de boekhouder of boekhoudleverancier. Kijk dus goed of je je bewijzen ook weer uit de cloud kan downloaden, jij bent immers verantwoordelijk. De bewaarplicht is standaard 7 jaar. Voor sommige bewijzen gelden zelfs langere bewaartermijnen. Voor meer informatie over de bewaartermijnen kun je terecht op de website van de Belastingdienst. 12

Hoe zet ik mijn boekhouding op? Je boekhouding bestaat uit het vastleggen van je fnanciële feiten. Deze hebben betrekking op de dagboeken: Verkoop, Inkoop, Bank, Kas en Memoriaal. Het is dus van belang om deze stromen in je bedrijf dus goed vast te leggen. Denk hierbij dan aan de volgende zaken: Binnenkomende geldstromen zoals je verkoopfacturen Uitgaande geldstromen zoals je inkoopfacturen In- en uitgaande gelstromen zoals je bankmutaties Contante in- en uitgaande gelstromen zoals je kastransacties Privé-opnamen en privé-stortingen Dat je deze zaken moet vastleggen is een feit, het is bij wet verplicht. De vraag is hoe leg je deze fnanciële feiten en geldstromen binnen je bedrijf vast? Gelukkig is de manier waarop je deze fnanciële feiten moet vastleggen is een vrije keuze. 13

Je boekhouding vastleggen op papier De ouderwetse manier is om alles op papier in mappen te bewaren. Je maakt daarbij voor ieder dagboek bijvoorbeeld een map, bijvoorbeeld een map met daarin al je verkoopfacturen, een map met daarin al je inkoopfacturen en een map met daarin je bankafschriften. Het grote nadeel van op papier bewaren is dat het je totaal geen inzicht geeft. Je krijgt er niet spontaan een mooi fnancieel overzicht van. De échte vraag is natuurlijk: 'Welke interessante informatie kan ik uit mijn papieren boekhouding halen'? Alleen een papieren boekhouding is écht ouderwets en geeft je dus totaal geen inzicht. Boekhouders van het oude stempel zijn hier nog steeds fan van, laat je niets wijsmaken. Een paard en wagen brengt je nog steeds van Groningen naar Amsterdam, maar een comfortabele auto met navigatie rijd sneller en een stuk aangenamer. Het enige belang van een ordner of schoenendoos voor je boekhouder is om uren te kunnen schrijven. De toegevoegde waarde van een boekhouder of accountant zit natuurlijk niet in het overtikwerk. Zijn waarde zit met name in het meedenken, advies geven, de interpretatie van de vastgelegde feiten en deze vertalen naar voor jou duidelijk taal. 14

Je boekhouding met een online boekhoudprogramma Tegenwoordig heb je ook online boekhoudprogramma's. Het grote voordeel van je boekhouding online bijhouden, in tegenstelling tot een papieren boekhouding, is dat je veel inzicht krijgt in je fnanciële voortgang. Wij raden je daarom aan om je boekhouding ook vast te leggen met behulp van een online boekhoudprogramma. De software van tegenwoordig is makkelijk in gebruik, slim, bespaart je veel tijd en geeft je vooral véél inzichten. Met behulp van deze inzichten kun je nou eenmaal betere beslissingen maken. In de meeste boekhoudprogramma's kun je je boekhouder of accountant uitnodigen en/of toevoegen, deze hoeft dan alleen de door jou ingevoerde gegevens (steekproefsgewijs) te controleren. Je boekhouder of accountant betalen voor overtikwerk is in 2017 écht niet meer nodig! Met gebruiksvriendelijke software en een beetje hulp kun je dit prima zelf. 15

Hoe zet ik de rest van mijn administratie op? Naast je boekhouding zijn er natuurlijk meer zaken die je moet bijhouden en vastleggen. Zoals je inmiddels weet is je administratie namelijk méér dan alleen je boekhouding. De term boekhoudprogramma kan tot verwarring leiden. Dat licht ik graag nog even toe. De naam 'boekhoudprogramma' doet namelijk vermoeden dat je met een boekhoudprogramma alleen je boekhouding kan vastleggen. Toch is het tegenwoordig zo dat veel boekhoudprogramma's aanvullende functies hebben waarmee je ook de andere onderdelen van je administratie kunt bijhouden. Hieronder geven we een korte impressie van wat nog meer tot je administratie behoort. In veel boekhoudprogramma's is het dus mogelijk om naast je boekhouding ook administratieve dingen van je bedrijf vast te leggen. 16

Uren Vaak wil je je gewerkte uren verantwoorden aan je klant of opdrachtgever. Aan de andere kant wil je misschien ook gebruik maken van een fscale regeling zoals de Zelfstandigenaftrek. Je kunt je uren dus om meerdere redenen bijhouden. In alle gevallen geldt dat je dit natuurlijk het liefst zo effciënt mogelijk wilt doen conform de geldende regels. Stel je wilt bijvoorbeeld gebruik maken van de Zelfstandigenaftrek. Hiervoor moet je voldoen aan het Urencriterium. Je moet kunnen aantonen dat je in één jaar een aantal uren hebt besteedt aan je onderneming. Bepaal voor jezelf hoe je die uren gaat vastleggen. Als je een controle krijgt moet je kunnen aantonen dat je terecht van de regeling gebruik maakt. Je uren kun je opschrijven in je papieren agenda of in een Excel-bestandje. Stel dat je je uren moet overleggen hoe kun je dat dan makkelijk en snel doen? Een papieren agenda opsturen naar de Belastingdienst is natuurlijk niet erg praktisch... 17

Met een online boekhoudprogramma kan je op je telefoon en online je uren bijhouden. 18

Ritten Als ondernemer moet je soms naar klanten toe. Wil je gebruik maken van fscale regelingen, dan moet je je ritten goed bijhouden. Soms wil je gereden ritten doorbelasten aan je klant maar soms ook niet. Hoe maak je aan je klant inzichtelijk welke zakelijke ritten je vergoed wilt hebben? Heb je een privé-auto maar rijdt je daarmee voor je bedrijf? Hoe zorg je ervoor dat je alleen je zakelijke ritten aftrekt? Sommige ondernemers hebben een auto op naam van de zaak maar willen deze niet bijtellen. Je mag dan maximaal 500km per jaar prive rijden met je zakelijke auto. Maar ja hoe toon je dat aan? In alle bovengenoemde gevallen is het slim om een goede rit- of kilometerregistratie bij te houden. Maar de vraag is hoe doe je dat snel en effectief? Heb jij een kladblok in je auto liggen? Noteer je je kilometers in je papieren agenda? Sommige boekhoudprogramma's hebben hiervoor een speciale rittenmodule. 19

Offertes Wij zien of horen nog héél veel ondernemers die ervoor kiezen om hun offertes te maken met behulp van Word of Excel. Op zich een prima oplossing maar wel erg bewerkelijk. Hoe en waar bewaar je je offertes? Wanneer verloopt je offerte? Schrijf je dat op in je agenda? Welke acties moet je ondernemen op je offertes? Misschien nog wel belangrijker, stel dat je klant de offerte accepteert, hoe zet je die dan makkelijk om in een factuur? Je kunt dit met de hand doen maar handiger is om hiervoor een boekhoudprogramma te gebruiken. Een boekhoudprogramma kan je veel tijd besparen door het omzetten van een offerte naar een factuur. Vaak verstuur je de factuur vervolgens met een simpele muisklik. 20

Bonnetjes Je schiet als ondernemer nog snel even de winkel in en pint een paar kleine aankopen met je zakelijke pas. Veel ondernemers die wij zien of spreken hebben een overvolle portemonnee met zakelijke (pin)bonnetjes. Misschien is dit wel één van de grootste ergernissen! Hoe boek en verwerk je die irritante bonnetjes met kruimelbedragen? Overtikken in een Excelsheetje? Of druk je ze nog op een ouderwetse prikker die op je bureau staat? Linksom of rechtsom het Excelsheetje of de prikker kosten je veel tijd en frustratie. De meeste boekhoudprogramma's bieden tegenwoordig mobiele apps aan waarmee je met één klik een foto van je bon maakt en zo naar je administratie upload. Je bon staat dan direct digitaal in je administratie. 21

Overige zaken waar je rekening mee moet houden Naast de hierboven genoemde punten is er een tal van andere punten die tot je administratie behoren en die je mogelijkerwijs moet of wilt vastleggen. Maak voor jezelf een plan van hoe je deze zaken wilt vastleggen. Denk hierbij onder andere aan: Contracten of overeenkomsten met klanten/leveranciers Agenda's met afspraken Kassa-administratie E-mail 22

Samenvattend We raden je af om alles alleen op papier bij te houden en te bewaren. Dat kan in 2016 écht niet meer. Ik hoor je denken jullie preken voor eigen parochie, fair enough. Op papier bewaren is in de basis een goed uitgangspunt maar geeft je dus weinig tot geen inzicht. Als je in deze tijden succesvol wilt zijn moet je inzicht hebben in je fnanciën en moet je het liefst ook nog een beetje vooruit kunnen kijken. Kijk daarom goed naar welke behoeften je hebt en ga op zoek naar een online boekhoudprogramma's inclusief administratieve mogelijkheden. Met MoneyMonk kun je als ZZP'er je volledige administratie bijhouden. Zelf ervaren hoe makkelijk MoneyMonk is? Ontdek de mogelijkheden. 23

Start met een goede administratie met MoneyMonk Met MoneyMonk zorg je ervoor dat je een goede administratie hebt. Je maakt facturen in je eigen huisstijl. Vervolgens verstuur je de factuur per e-mail naar je klant. Je ziet direct of de e-mail ontvangen en geopend is. Wanneer een factuur niet op tijd betaald is, kan je met één druk op de knop een herinnering maken. Ook kan je facturen met ideal laten betalen. Je klant kan al zijn facturen online bekijken. Een factuur die nog niet betaald is, kan direct met ideal betaald worden. Zo ben jij zeker van een tijdige betaling. Daarnaast kan je uren en ritten registreren, offertes maken en bonnen scannen. Factureer in je eigen huisstijl Offertes maken en bonnen scannen Zicht op je inkomsten en uitgaven Urenregistratie en rittenregistratie Ontdek de mogelijkheden

Wat vond je van dit e-book? Gefeliciteerd! Je bent helemaal aan het einde gekomen. We zijn benieuwd wat je van dit e-book vindt. Klik op een van de smilies om je mening te geven. 25

OVER DE AUTEUR JASPER HORSTINK MoneyMonk co-founder Jasper Horstink is zelf 10 jaar werkzaam geweest in de bankwereld. Hij kent als geen ander de administratieve problemen waar ZZP'ers mee worstelen. Hij wil online boekhouden voor iedereen begrijpelijk en eenvoudig maken. jasper@moneymonk.nl www.moneymonk.nl 085 30 30 800 26