SELECTIEREGLEMENT Celhoofd HRM (directeur A21) De Vlaamse Waterweg nv, afdeling Algemene Ondersteuning Oktober 2017 1. Toepassingsgebied Dit reglement is van toepassing op de bevorderingsprocedure binnen niveau gecombineerd met de procedure horizontale mobiliteit voor de invulling van 1 leidinggevende functie celhoofd HRM in de graad van directeur bij De Vlaamse Waterweg nv. De functie van celhoofd HRM situeert zich in de afdeling Algemene Ondersteuning met standplaats Hasselt of Willebroek. Deze procedure wordt opengesteld voor alle beleidsdomeinen binnen de Vlaamse overheid. 2. Takenpakket 2.1 Doel van de functie Als celhoofd HRM leid je een geheel van activiteiten en medewerkers binnen de cel HRM van de afdeling Algemene Ondersteuning en sta je in voor het vormgeven en implementeren van het HR-beleid van De Vlaamse Waterweg nv met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte HR-dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van De Vlaamse Waterweg nv. De cel HRM bestaat uit een team HR Business Partners, een team welzijn, een team loopbaanontwikkeling, een team HR-administratie en het A-team. De HR Business Partners hebben als opdracht het lijnmanagement te adviseren en te ondersteunen bij diverse HR-vraagstukken ter implementatie van het HR-beleid en -jaarplan en de processen volgend uit dit HR-beleid. Het team loopbaanontwikkeling staat in voor loopbaanbeleid en -ontwikkeling. Binnen dit team wordt er vorm gegeven aan thema s zoals talentmanagement, prestatiemanagement, retentiebeleid, leiderschap, personeelsmobiliteit (werving en selectie, bevorderingen, heroriëntering) en functieclassificatie. In alle bovengenoemde thema s ondersteunt het team de organisatie en in het bijzonder de HR-business partners in het aanbieden van instrumenten en kaders ter implementatie binnen de organisatie. Ten slotte voeren zij ook praktisch de bevorderingsprocedures uit. Het team welzijn geeft uitvoering aan HR-gerelateerde thema s van het welzijnsbeleid zoals samen met de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk wordt uitgetekend. Dit team geeft vorm aan het integriteitsbeleid, het diversiteitsbeleid, aanwezigheidsbeleid en het onthaalbeleid. In alle bovengenoemde thema s ondersteunt het team de organisatie en in het bijzonder de HR-business partners en de leidinggevenden in het aanbieden van instrumenten en kaders ter implementatie binnen de organisatie. Het team HR-administratie staat in voor de administratieve ondersteuning van de verschillende teams van de cel HRM inclusief het celhoofd HRM (wervingen, vormingen, verslaggeving, rapportering, 1
algemene administratie) en verzorgt de personeelsadministratie (prestatieregistratie, beheer personeelsgegevens,.) in samenwerking met het DCPA. Het A-team fungeert als polyvalent en flexibel inzetbaar team en heeft als opdracht situaties van tijdelijke werkbelasting of tijdelijke gaten in de personeelsbezetting op te vangen. Zij leveren een dienst daar waar er een nood is. De voornaamste doelstelling van het A-team is dat bijkomende tijdelijke noden aan personeel snel kunnen opgevangen worden en waarbij het team van de business zelf zich kan focussen op zijn permanente (operationele) processen. 2.2 Resultaatgebieden Resultaat Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen cel en de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de cel. Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de cel en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Voorbeelden van activiteiten - Het beleid van de hogere entiteit (De Vlaamse Waterweg nv) vertalen naar doelstellingen voor de eigen cel - Opstellen van het jaarplan van de cel - Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers - Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de cel en dienstverlening aan de klant - Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen - Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten - Organiseren van een overlegvergadering binnen de HR-cel - Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk - Supervisie van HR-projecten - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Begeleiden en coachen van medewerkers - De goede werksfeer bewaken binnen de cel - Organiseren en leiden van overlegvergaderingen - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers - Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen - Bewaken van eenvormige uitvoering - Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen - Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures - Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen - Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties - Review en aanpassing van bestaande procedures en werkmethoden - Medewerking verlenen aan werkgroepen - Signaleren van knelpunten 2
Bijdrage aan beleid Resultaat Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen de verkregen budgetten. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Inhoudelijke bijdragen Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Voorbeelden van activiteiten - Bijdragen aan de personeelsplanning op middellange termijn van de hogere entiteit - Opvolgen van algemene tendensen in het HRwerkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent - Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen - Opstellen van rapporten en nota s - Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen - Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. opstart van nieuwe projecten, - Beheren van de beschikbare budgetten - Argumenteren van voorstellen - Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de HR-cel en organisatie - Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de cel in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus - Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden - Informeren van medewerkers over genomen beslissingen van het managementcomité - Overleggen meet en informatie verstrekken aan het adjunct-celhoofd HR, de teamverantwoordelijken, de HR-business partners en de medewerkers HR-administratie - Uitbouwen van een professioneel netwerk - Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie - Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten - Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten - Deelname aan ad-hoc vergaderingen - Communicatie naar en overleg met vakorganisaties - Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers - Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig) - Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen - Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten 3
3. Functieprofiel 3.1 Competenties - Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Coachen - Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt Niveau 2 Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag Richt zich naast de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, ook op de persoon die de taak uitvoert (en diens ontwikkeling) Fungeert als klankbord en versterkt het inzicht van anderen in hun functioneren (geeft opbouwende feedback aan de hand van concrete voorbeelden, stelt vragen ter bewustwording, ) Stemt zijn advies en stijl af op het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van anderen Heeft vertrouwen in de zelfsturing en groei van anderen, waardeert en stimuleert die Stimuleert kennisoverdracht in het team, de entiteit, Visie - Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Niveau 2 Betrekt brede (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn aanpak Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld Richting geven - Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 2 Geeft richting op het niveau van processen en structuren Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren Innoveren - Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen 4
Niveau 2 Werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit Zoekt actief naar mogelijke vernieuwingen die zijn functie en takenpakket overstijgen Denkt buiten bestaande kaders en durft experimenteren en improviseren Komt met ideeën voor nieuwe producten, processen, diensten Ziet toepassingsmogelijkheden van nieuwe processen, technieken en methodes en introduceert die Zoekt verbinding met anderen die vernieuwing aanbrengen en bouwt mee aan oplossingen voor de toekomst Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) - Vaktechnische competenties Grondige kennis van de verschillende HR-domeinen (werving en selectie, VTO, prestatiemanagement en loopbaanbegeleiding, ) Basiskennis van loonadministratie en sociale wetgeving Kennis van en inzicht in de structuur van de organisatie Kennis van het Vlaams personeelsstatuut Basiskennis van de wet op de overheidsopdrachten 3.2 Formele deelnemingsvoorwaarden Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit: - Voorwaarden voor bevordering: Je werkt als ambtenaar (op proef of vastbenoemd) in een graad van rang A1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid. OF Je bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in een graad van rang A1. Je beschikt op de uiterste inschrijvingsdatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met ten minste één aspect van het HR-domein (werving en selectie, VTO, prestatiemanagement, loopbaanbegeleiding, ) én minstens 4 jaar ervaring met het leiding geven aan medewerkers met gespecialiseerde, inhoudelijke en conceptuele profielen. Deze ervaring kan sequentieel of gelijktijdig opgedaan zijn. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 5
Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Je bent in het bezit van een (voorlopig) rijbewijs B. - Voorwaarden voor horizontale mobiliteit: Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. OF Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. OF Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je beschikt op de uiterste inschrijvingsdatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met ten minste één aspect van het HR-domein (werving en selectie, VTO, prestatiemanagement, loopbaanbegeleiding, ) én minstens 4 jaar ervaring met het leiding geven aan medewerkers met gespecialiseerde, inhoudelijke en conceptuele profielen. Deze ervaring kan sequentieel of gelijktijdig opgedaan zijn. Je bent in het bezit van een (voorlopig) rijbewijs B. 3.3 Toelatingsvoorwaarden - Voorwaarden voor bevordering: Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: Je bent ambtenaar buiten de proeftijd of contractueel personeelslid buiten de proeftijd. Je voldoet aan de andere voorwaarden zoals vermeld bij de formele deelnemingsvoorwaarden. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. - Voorwaarden voor horizontale mobiliteit/overplaatsing: Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: Je voldoet aan de voorwaarden zoals vermeld bij de formele deelnemingsvoorwaarden. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 6
Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 4. Kandidaatstelling De kandidaatstelling kan uiterlijk tot en met 24 oktober 2018 door te solliciteren aan de hand van het standaard sollicitatieformulier aan jobs@vlaamsewaterweg.be met de vermelding van de referentie Celhoofd HRM. Indien je gebruik wil maken van een vrijstelling of niet nodeloos hertesten, dan maak je dit te laatste bij je kandidaatstelling op 24/10/2018 duidelijk kenbaar via het standaard sollicitatieformulier en lever je de nodige stavende documenten aan. Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. Voor meer informatie over deze procedure kun je contact opnemen met Liesbet Roose, verantwoordelijke loopbaanontwikkeling, liesbet.roose@vlaamsewaterweg.be, 03/860 62 99. 5. Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit 2 fases: 5.1 Fase 1: screening van de kandidaturen aan de formele deelnemingsvoorwaarden (eliminerend) Aan de hand van het ingevulde sollicitatieformulier wordt nagegaan of je al dan niet voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld onder punt 3.2. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de kandidaten die voldoen aan deze formele deelnemingsvoorwaarden kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 5.2 Fase 2: eindbeoordeling van de kandidaten De eindbeoordeling van de kandidaten gebeurt op basis van: een psychotechnische screening: Deze screening wordt uitgevoerd door een extern selectiekantoor. Tijdens de screening worden de persoonsgebonden competenties gemeten zoals deze vermeld staan onder punt 3.1. De screening bestaat uit volgende onderdelen: competentiegericht interview, persoonlijkheidsvragenlijst, redeneerproef, leidinggevend rollenspel en analyse & presentatie oefening. Dit onderdeel is adviserend. een functiegericht eindgesprek: Het functiegericht eindgesprek wordt uitgevoerd door een jury met afgevaardigde(n) van De Vlaamse Waterweg nv en een extern selectiekantoor. Tijdens het eindgesprek worden de volgende punten beoordeeld: vaktechnische competenties, motivatie, inpasbaarheid in het team/functie, wederzijdse verwachtingen en zelfstandig werken. Voorafgaand aan het functiegericht eindgesprek ontvangen de kandidaten een praktijkgerichte oefening die ze mogen voorbereiden. Dit onderdeel is adviserend. Op basis van het verkregen totaalbeeld uit de psychotechnische screening en het functiegericht eindgesprek wordt je geschikt of niet geschikt voor de functie. De lijnmanager beslist wie de meest geschikte kandidaat is voor de functie. Er wordt geen rangschikking opgemaakt. De keuze wordt gemotiveerd. 7
5.3 Timing aankondiging vacature: 3/10/2018 uiterste sollicitatiedatum: 24/10/2018 screening aan de deelnemingsvoorwaarden: 6/8/2018 17/8/2018 psychotechnische screening: 5/11/2018 16/11/2018 functiegericht eindgesprek: 19/11/2018 23/11/2018 Dit is een indicatieve timing. Afhankelijk van het aantal kandidaten en de omstandigheden kan deze timing en/of volgorde wijzigen. 6. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit aangeven bij je kandidaatstelling. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 7. Vrijstellingen en niet nodeloos hertesten 7.1 Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. 7.2 Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. het selectiereglement van de eerdere selectieprocedure, een rapport van de eerder afgelegde testen, je beoordelingsrapport van de geteste competenties, Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. 8. Wervingsreserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van celhoofd HRM bij De Vlaamse Waterweg nv die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Op deze reserve wordt een beroep gedaan bij vacatures voor dezelfde functie in dezelfde graad binnen De Vlaamse Waterweg nv. In dat geval kunnen de geïnteresseerde kandidaten opgeroepen worden voor een bijkomend gesprek. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie van celhoofd HRM niet langer tot de reserve behoort. 8
9. Salaris en graad De graad van directeur en de salarisschaal A211 is van toepassing. 10. Feedback De kandidaten kunnen op hun vraag feedback krijgen over hun resultaten en dit vanaf het moment dat de procedure voor hen afgelopen is. 11. Algemeen Voor alles wat niet expliciet in dit selectiereglement is opgenomen, gelden de bepalingen van het Vlaams Personeelsstatuut. 9