De Vlaamse Waterweg nv Functiebeschrijving: Medewerker A-team (B) Voor ontvangst Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + handtekening Medeweker A-Team_20180420.doc
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Naast de vier waarden van de Vlaamse overheid is De Vlaamse Waterweg een organisatie die ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert. 1.2. Hoofdactiviteit van de dienst De cel HRM van de afdeling Algemene Ondersteuning staat in voor het vormgeven en implementeren van het HR-beleid van De Vlaamse Waterweg nv, beheert de processen die volgen uit dit beleid (werving en selectie, loopbaan, VTO, prestatiemanagement ). De loon- en personeelsadministratie gebeurt met input vanuit de cel HRM vanuit het dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA). De cel bestaat uit een team HR Business Partners, een team welzijn, een team loopbaanontwikkeling, een team HRadministratie en het A-team. De HR Business Partners hebben als opdracht het lijnmanagement te adviseren en te ondersteunen bij diverse HRvraagstukken ter implementatie van het HR-beleid en -jaarplan en de processen volgend uit dit HR-beleid. Het team loopbaanontwikkeling staat in voor loopbaanbeleid en -ontwikkeling. Binnen dit team wordt er vorm gegeven aan thema s zoals talentmanagement, prestatiemanagement, retentiebeleid, leiderschap, personeelsmobiliteit (werving en selectie, bevorderingen, heroriëntering). Het team staat in voor het uitwerken en implementeren van de functieclassificatie binnen De Vlaamse Waterweg nv. In alle bovengenoemde thema s ondersteunt het team de organisatie en in het bijzonder de HR-business partners in het aanbieden van instrumenten en kaders ter implementatie binnen de organisatie. Ten slotte voeren zij ook praktisch de bevorderingsprocedures uit. Het team welzijn geeft uitvoering aan HR-gerelateerde thema s van het welzijnsbeleid zoals samen met de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk wordt uitgetekend. Dit team geeft vorm aan het integriteitsbeleid, het diversiteitsbeleid, aanwezigheidsbeleid en het onthaalbeleid. In alle bovengenoemde thema s ondersteunt het team de organisatie en in het bijzonder de HR-business partners en de leidinggevenden in het aanbieden van instrumenten en kaders ter implementatie binnen de organisatie. Het A-team fungeert als polyvalent en flexibel inzetbaar team en heeft als opdracht situaties van tijdelijke werkbelasting of tijdelijke gaten in de personeelsbezetting op te vangen. Deze situaties kunnen ontstaan door: o Personeelsleden die voor langere tijd afwezig zijn o Onverwacht bijkomend werk of periodieke pieken o Tijdelijk bijkomende projecten die binnen een cel opgenomen moeten worden De medewerkers van het A-team krijgen steeds wisselende rollen toegewezen, worden ingezet op vele domeinen, in vele functies en in verschillende contexten. Zij leveren een dienst daar waar er een nood is. De voornaamste doelstelling van het A-team is dat bijkomende tijdelijke noden aan personeel snel kunnen opgevangen worden en waarbij het team van de business zelf zich kan focussen op zijn permanente (operationele) processen. Het team HR-administratie staat in voor de administratieve ondersteuning van de verschillende teams van de cel HRM inclusief het celhoofd HRM (wervingen, vormingen, verslaggeving, rapportering, algemene administratie) en verzorgt de personeelsadministratie (prestatieregistratie, beheer personeelsgegevens,.) in samenwerking met het DCPA. Medewerker A-Team_20180420.doc 2
1.3. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Teamhoofd A-team 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie / / / Beheren en behandelen van dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. intern moet opgevat worden als de hele Vlaamse overheid en daaraan verbonden organisaties zoals scholen, ziekenhuizen, sociale huisvestingsmaatschappijen, culturele organisaties, welzijnsinstellingen,... Interne processen sluiten niet uit dat er externe gevolgen, externe input of externe doelgroepen zijn. 3. Resultaatgebieden Gegevensverzameling Resultaat Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Ontbrekende gegevens opzoeken - Gegevens importeren in een registratiesysteem - Samenstellen van een dossier Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren - Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie - Controleren of aanvragen in lijn zijn met de regelgeving - Berekeningen uitvoeren - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, - Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden - Opmaken van overzichten en rapporten - Databanken uitbouwen - Opmaken van contracten en besluiten - Voorbereiden en uitvoeren van verrichtingen (vb. financieel) - Aanvragen verwerken Medewerker A-Team_20180420.doc 3
Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Optimalisatie van de werking/beleid Naar aanleiding van nieuwe wetgeving en knelpunten, aanpassingen voorstellen van procedures, processen of werkwijzen met als doel de efficiëntie te verhogen. - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - Fungeren als aanspreekpunt voor klanten - Informatie verstrekken aan leveranciers - Rapporteren over de stand van zaken - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Bespreken van dossiers met collega s - Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. leveranciers, - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten - Samenwerken aan verbeterprojecten - Uitwerken van duidelijke en coherente procedures - Proactief voorstellen tot verbetering van de werking formuleren - Actualiseren en inplannen van revisies op IKZ procedures - Samenwerken aan verbeterprojecten 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid - niveau 2 Analyseren niveau 1 Flexibiliteit- niveau 1 Oordeelsvorming niveau 1 Plannen & organiseren 1 Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Analyseren - Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Medewerker A-Team_20180420.doc 4
Niveau 1 Ziet de essentie van het probleem Verzamelt relevante informatie Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens Oordeelsvorming - Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Zorgvuldigheid - Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Flexibiliteit - Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Niveau 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen Plannen en organiseren - Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Medewerker A-Team_20180420.doc 5
4.2. Vaktechnische competenties - In het bezit zijn van rijbewijs B - Goede kennis van MS Office (Word, Excel en Outlook) Te verwerven op korte termijn (bij nieuwe aanwerving): - Kennis van de organisatie en inzicht in de formele structuren - Algemene kennis van het werkdomein van de dienst 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Naleven van alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor de functie. Medewerker A-Team_20180420.doc 6